明道使用手册 ppt版

入门级 玩转动态 Status Update1 使用 “ 今日工作 ” 标签，轻松汇报工作 汇报工作进度，并知会给队友，保持沟通透明，即可提高工作成效和协作能力。 及时反馈客户建议 收到客户建议，通过明道动态即时分享，并 相应群组，即可快速传达客户心声， 提升服务水平。 快速分享市场信息 嗅探市场信息，并第一时间利用明道动态进行报备、分享，高效、便捷。 快速发起头脑风暴 发布一则动态，让全员参与一场头脑风暴，征求各种创意，点子和方案，成本更低 ，效果更好。 快速发起头脑风暴 发布一则动态，让全员参与一场头脑风暴，征求各种创意，点子和方案，成本更低 ，效果更好。 玩转任务 Task2 使用明道任务作个人代办 让每位成员建立清晰任务列 表，提升团队执行力。 任务托付，简化任务的分配与交接流程 拆解任务，分工明确，逐个击破，一个不漏 玩转问答 Q&A3 百度、 Google、知乎、 Quora.遇到 问题，我们第一时间会想到这些工具。 但可惜的是，我们企业内部的问题 在这些平台上是无法找到答案的。 不用怕。明道里有一个功能叫作 “ 问答中心 ” 。问答中心作为企业的内部 “ 知乎 ” ，很好的解决了有问题不知道 问谁、不知道在哪问、不知道该不该问 的问题，当企业的人和知识逐渐积累起 来之后，它的价值就会成几何级增长。 玩转徽章 Badge4 明道不仅是一个公开、工作沟通的平台，还充满了各种人性化设计 。 表扬，赞赏，关注和认可，这是激励员工最为有效、且成本最低的方式。我们认为 ，在明道这样平台上，通过赠送徽章来达到这些目的会显得特别有趣。 明道预置了 22个不同的徽章。 通过赠送徽章的方式，既增加了员工满意度，又拉近了同事之间的距离，何乐而不 为呢 ？ 玩转投票 Vote5 何为投票？小事化大，大事化小，乃神器也。 所谓 “ 小事化大 ” 直接上图！ 如图所示，下午茶应该是每个公司都有的小福利吧，但在下午茶的选择问题上恐怕 很多公司都没当回事，说白了就觉得这是小事。但公司在这件事情上往往吃力不讨好， 因为你根本不知道吃货们想吃什么。所以如果不想怨声载道的话，果断整一投票吧。这 事关广大吃货的切身利益， 小投票，大作用 那么 “ 大事化小 ” 又是什么呢？请看下图 这是我们老大之前发布的一个投票，有关明道版本定价的调整，此等几年一遇的大 事连他老人家自己也定夺不下来。这时候就非常有必要去听听奋斗在客户第一线的顾问 们的意见。很快，顾问们都投出了自己宝贵的一票。于是明道现在就多了一个 10人迷你 版。这是一个非常典型的 “ 大事化小 ” 的例子， 涉及到了公司的战略调整，但投票使得 问题的解决变得很轻松。通过投票我们往往能做出非常正确的决定，事实也证明，新推 出了 10人版之后我们的新订单数目短时间内即出现显著增长。 进阶级 打破边界，全员沟通 Breaking Barriers1 在传统企业中，高层人员的指派和变动、企业战略的制定和变更比较 “ 高大上 ” ， 和一般的基层、中层员工无关； 部门与部门之间更像是隔了几座大山，沟通已然不顺，协作如何进行？ 员工没了话语权，就没了参与感；员工没了决策权，就没了使命感。 部门也是一样，都是一家人，何必做两家事。 看完下面的案例，你就会知道如何使用明道让部门、同事变成真正的 “ 一家人 ” 。 案例一：企业战 略全员沟通 Convey Strategy to Everyone 下面这一张截图，很好的诠释了全员沟通的场景。公司战略变动通过明道向全员公 开，所有人都可以第一时间获取这条信息，并发表自己的观点。图中分享的群组是销售 和市场的合体，这两个本不应该分开的部门因此也有了更加密切的关联。 案例二：打破边界，跨地区、 跨部门协作 Boundaryless Collaboration 1.这是来自北京的一名销售发来的客户问题，并辅以截图说明： 2.上海的研发和运维看到后第一时间查看并创建任务进行跟踪，并指派相关负责人进行 修复： 几分钟后，问题得到解决，运营公布处理结果给顾问，并进一步明确了反馈问题的 格式，同时知会了全国所有的顾问： 这是一个典型的反馈 记录 执行 再反馈的案例，它在短短的几分钟内连 接了销售、运营和研发 3个部门以及北京、上海两个地区，并在最后通知了全国各地的 顾问，整个修复过程持续 10分钟，解决问题的同时，还加强了区域间、部门间的联系， 企业的柔韧性（ Flexibility） 和敏捷性（ Agility）也得到完美施展，这就是打破边界、全 员沟通、跨界协作的力量。 内部众包，沉淀知识 Internal Crowdsourcing2 对于企业来说，最重要的资源是人才。但你了解你们公司的人才吗？你善于发现公 司里的人才吗？如果你都不知道你的员工有什么样的才能，你如何人尽其才？当你的员 工逐渐多起来，了解他们的成本逐渐增高，团队的潜力就根本无从发挥。 下面的这一个案例，会告诉你如何利用明道发掘人才、激发团队的自发性。 案例解读： 一个偶然的机会，明道创始人 Phil（任向晖）接触到了来自美国 CRM厂商 Pipedrive 的一个文章系列，讲述的是销售漏斗的概念，整个系列总共有 11篇， Phil觉得文章写得 很不错，于是他第一时间通过动态分享给整个公司： 但英文阅读的成本和门槛较高，于是公司里热心的白羊男 Pilo（许维）站了出来， 并发起了这样一个项目： 很快， 11个擅长英语的人就站了出来，并建立了一个任务进行跟进，他们将系列中 的每一篇文章都拆解成一个子任务交给不同的人负责。 很快，在规定的时间内，小伙伴们都各自完成了属于自己的那一部分翻译任务，并 提交了 34个翻译文档附件，完美的完成了任务 。 而这 11个人，这份宝贵材料背后的 “ 英雄 ” 们，来自不同部门、不同职位、甚至不 同城市，仅仅是因为在明道上看到这样一条动态，就聚集到了一起。这是传统管理模式 下难以做到的，也正是企业社交网络的魅力所在 。 专家级 明道任务管理术，一种 OKR的落地工具 Mingdao&OKR1 OKR是这两年在企业管理领域非常流行的一个概念，它的英文全称是 Objective & Key Result，也就是 “ 目标和关键结果 ” 的意思。这个管理方法由 intel伟大的执行官安迪 格鲁夫（他的书 给职业经理人的第一堂课 5颗星推荐）发明，后来因为 Google的采 用而变得流行起来。 但要深入理解 OKR，首先我们要理解 “ 任务 ” 。 一、理解 “ 任务 ” 举一个通俗的例子。我们都看过武侠片，老师傅总会先让徒弟扎马步、站桩，而不 是一开始就教招式，道理很简单，基本功比招式更加重要。任务，就是工作的基本功。 每个公司都有战略，战略会被转变成为计划，计划又是由一个一个的任务组成。只有微 观的任务被完成， 公司的宏观战略才会变成现实。 那么任务 的本质到底是什么呢？所谓任务，就是工作目标和人力资源的匹配。 我们仔细想想看是不是这样？当企业制定了新的目标的时候，我们第一反应就是谁 适合来做这件事，如果没有人适合，那我们可能就要考虑招聘或者外包，这是在给目标 匹配人力资源。当目标和人力资源匹配起来以后，任务就产生了。 任务又有不同的类型，世界上不存在一种适合管理所有类型任务的方法论。比如说 KPI就适合于管理重复性任务和执行性任务，但是它对创造性任务就完全不适用（我们 从来没看到过用 KPI管理 出来的成功的创新产品），而偶然性任务和柔性任务我们则没 有什么特定的管理方法。 今天展示的 OKR管理法适合于计划性任务和创造性任务，也就是说，它非常适合于 脑力劳动为主的公司，例如互联网公司、科技公司、品牌公司。如果传统型公司想学习 互联网思维改善自身管理，那 OKR一定是要了解的。 二、 OKR是一场工作的革命 上一节我们提到，任务就是工作目标和人力资源的匹配。这两项资源的匹配方式大 致可以分为两种，一种是给人力资源匹配工作目标，我们称其为 “ 岗位职能驱动模式 ” ，因为它往往从公司的组织架构出发，根据岗位职能来制定工作目标；另一种是给工作 目标匹配人力资源，我们称其为 “ 任务驱动 模式 ” ，它从工作目标出发，然后选择合适 的人去承担这个任务。 OKR本质上是一种任务驱动的管理方法。 一般企业都会开战略会议。在岗位职能驱动模式的公司里，这种会议的过程往往是 这样的：分管各个不同部门的领导逐个汇报自己部门的工作计划，领导班子对计划进行 评估，做出决定。这种战略的制定方法是从人力资源角度出发的，部门领导代表自己所 在部门的人力，隐含的逻辑是 “ 因为我有研发的人力资源，所以我们部门今年的计划是 ”、 “ 因为我们部门的人力资源是销售员，所以我们的计划是 ”、 “ 因为我们部门 的人力资源是销售员，所以我们的计划是 ”。这是在给自己的部门找事儿干，也就是 在给人力资源匹配目标。 而采用 OKR管理方法制定计划 的逻辑顺序正好是相反的，它是给 目标匹配人力资源。以明道为例， 在刚刚过去的 Q4 OKR战略会议上面 ，每个高管都要提出自己认为四季 度最重要的公司目标，提目标的时 候无需考虑自己是哪个部门的，我 们只要考虑事情的重要程度即可。 在每个人都提出目标之后，我们会 把相同目标合并同类项，然后逐条 进行讨论，最后得出经过集体确认 的 OKR目标。 不过现在我们仅仅有了目标，它还不能算作任务，因为它没有匹配相应的人力资 源。我们会给每个目标分配两个角色，一个是支持方，一个是项目经理。支持方一般由 高管担任，他负责监督、检查任务的执行，协调任务需要的资源，对最终结果负责。而 项目经理则可以由高管担任 ，也可以由基层员工担任，标准只有一个：他是不是最适合 负责这个任务的人。所以我们会看到 ，也许一个隶属于市场营销类的任务却由一个销售 部的员工来负责，那是因为他比市场部的人更适合承担那个任务。 任务驱动模式相对于传统的岗位职能驱动模式，最明显的优势是让人力资源的利用 率大大提高了。在岗位职能驱动的企业里，员工不能越界，不能去做自己岗位责任里没 有写明的工作，否则就会受到指责。而在任务驱动的企业里，员工在哪个部门不重要， 他有没有承担某个任务的能力才重要，这样就做到了人尽其才。岗位职能对于人力资源 是一种束缚，任务驱动对人力资源则是一种解放。 我们可以这么说，以任务驱动的工作方式是一种完全互联网时代的工作方式，如果 没有互联网，任务驱动就不可能实现，因为只有通过应用类似明道的企业协作软件，任 务驱动才能从一种理念变成一个切实可行的方法。 从普遍意义上来说，互联网革命的本质就是改变资源匹配的方式： Google改变了信 息和读者匹配的方式，淘宝改变了商品和消费者的匹配方式， Uber改变了汽车和乘客的 匹配方式，而明道则改变了工作目标和人力资源的匹配方式。接下来的第三部分，我们 会详细介绍怎么用明道来实现 OKR的落地。 三、明道与 OKR的结合 上一段我们说明了 OKR的制定和 指派过程，提出目标、讨论确定目 标、指定支持方和项目经理，那么接 下来如何来落地执行呢？这个时候明 道软件就派上用场了。 下面一张截屏展示的是某管理者 将其所负责的一系列任务，他使用明 道的任务中心给每个 OKR都建立起了 任务，把项目经理设置为任务的负责 人，把需要协作的人员加入任务，给 每个任务撰写具体目标和时间结点。 如此一来，一条条仅有一行字长度的 OKR，就变成了一个个明道任务，接 下来所有的任务成员就可以在明道任 务的比特空间里面进行协作了。 四、明道任务是否可以使用 QQ与微信替代？ 我们可以这样来理解明道的任务，它首先是一个在线工作群，让所有的任务成员实 现信息共享。但它和 QQ群、微信群有一个根本的区别，它是以 “ 目标 ” 为理由建立起 来的，每个任务的标题就是它的目标，任务讨论的内容全部和这个目标相关，无关内容 不会出现在任务当中，目标完成后任务即可关闭 。 而 QQ群、微信群则是以部门、身份为理由建立，一旦建立会长久存在，讨论的内 容没有明确主题，各种话题混杂在同一条时间线当中，信息会互相干扰，过往信息基本 上很难再次找到。 另外，明道的任务带有逻辑关系，一个任务可以再拆分为更小的子任务，也可以从 属于某个母任务，这也是 QQ群、微信群做不到的（见下图）。 总而言之，明道的任务是专门为工作而设计，而 QQ群、微信群则是为休闲聊天而 设计，二者出发点不同，自然不能互相取代。 五、明道的任务中心，相对传统的协作方 式有哪些区别和改进 1）传统 的线性沟通（请示、汇报、批示）被扁平化沟通取代了，高管可以直接了 解到一线的动态，一线的信息也能毫无扭曲的传递到上层，从而消除因为信息不对称而 造成的误会。而且，所有沟通记录都有据可查，扯皮现象可以休矣。 2）每个任务都可以被视作一个在线会议室 ，大量沟通可以直接在任务当中进行， 从而大量减少不必要的线下会议。对于跨区域协作的公司来说，这个意义更加不言而 喻。 3）任务 当中的所有数据都被储存下来，日后随时想查就查。当需要进行任务交接 或者扩大任务成员时，只要把新成员加入到任务当中，他就可以看到所有此前的沟通记 录。如果有任务成员离职，他也不会带走这些信息（如果使用邮箱、 QQ，员工离职会 令公司损失大量数据）。 4）任务打破了组织架构对于员 工的限制，管理者可以任意挑选自己认为合适的人 才加入任务，他从属于哪个部门并不重要。 5）对于事务杂 多的高管来说，任务中心可以替代 to do list功能，哪些任务有新进 展、哪些任务已经完成、哪些任务需要督办，完全一目了然，可以大大提高执行力。 欲详细 了解 OKR，可参阅 “ 扩展阅读 ” 。 明道的知识管理工具箱 Knowledge Sharing2 在没有明道之前 ,企业每天产生的大量信息都去了哪里 ? 一部分保存，小部分遗忘 ，大部分流失。 因为 ： 1）企业缺乏统 一的信息沟通平台，在分散使用邮件， QQ或微信工具的环境 中，无法有效汇集在沟通协作中产生的知识资产，也不可能有强大的检索工具。 极其宝贵的企业知识沉睡在分散的位置，无法用来帮助企业提升员工能力。 2）繁 重的项目任务工作，让成员缺乏精力和热情来建立一个清晰有序的知识 库。 3）员工离职 后，掌握的知识资产难以有效交接给继任者 。 针对上面提到的 3个问题，我们分 3步来解决。 首先，明道的知识中心提供了整合信息和资源的统一入口。如图所示。 当工具不再分散之后，你会发现短时间内就会积聚大量的文件。 有了这么多文件之后，分类、检索以及跨平台获取如何解决？ 不用担心，知识中心提供多种标签分类，同时右上角设置了全文搜索按钮，支持全 文检索，标题、正文的关键词都可以检索到。命中率高，检索速度快。 点开任何一个文档，下方都有在线预览、下载和收藏的功能。不仅如此，明道知识 中心支持多版本管理，同一文档可上传多个版本。方便追