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办公室行政管理工作论文 办公室在单位中，是沟通上下的喉咙、协调左右的纽带、 传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日 常事务的手足，有“不管部”之称。有效的办公室行政管 理，能使工作运行顺利。 办公室作为单位的综合管理部门，其职能是办公室的 职责和权力的综合表现，它渗透到单位的各个部门之中。 办公室担负着协调单位各部之间关系的任务，处理事务， 进而提供支持性服务，以保障各部门的灵活高效运转。办 公室行政管理工作的综合性强，接触面广，既要承上，又 要启下，还有横向联系。工作范围广，既要参与政务，又 要管理事务。其次是服务面宽，上下左右、大大小小的事 都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。对内对外、对 上对下的协调很重要，不论是上报还是下发，需要办公室 一一切沟通，协商并组织落实。由此可以看出，办公室工 作人员必须有较强的办事能力、较高的工作效率和良好的 工作作风。 一、办公室管理中的人事方法 通常，确定要做的工作和如何做，是管理工作中最简 单的任务，而最重要的则是管理的主观或人事方面。由于 办公室工作的各个方面都是有着职责的人在负责，行政管 理中的共性问题，首要就是职责人的问题。因此，信任、 公正、耐心和常识是对解决人的问题的人的基本要求。成 功的办公室管理者要博得下属的尊敬和忠心以确保部门的 最高工作效率，必须具有一定的个人品质。那就是把下属 作为朋友对待、使自己成为单位一员而又丝毫无损于管理 职位的尊严。管理者对人不能过于亲近，因为过于亲近往 往导致过于宽厚，而过于宽厚又会导致失去尊重和信任。 当然冷淡和采取过分严格的纪律同样也是不成功的。因为 这样管理者要求服从以牺牲合作为代价。一种能使管理员 成为一个领导人而不是一个工头的态度应是介于这两个极 端之间，这种态度能赢得最大的合作。办公室管理者在处 理有时会破坏其部门工作高效运行的日常问题时，必须做 到公正、坦率。必须要有思想准备，乐于了解问题的双方， 并公平合理地解决问题。在接近下属时，必须善于听取忠 告，在处理下属个人的、私人的问题时，必须有耐心、宽 容，最后还必须信守诺言。 二、对办公室工作进行有效计划。 办公管理不当，没有计划的人经常被日常的文书工作 搞得晕头转向。如果努力使办公室有一个良好的秩序，就 要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中 的通病就是事必躬亲。适当的委派，把某项任务还同完成 任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而 共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分得锻 炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成 为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。 三、改善办公室时间运筹方法 用尽可能少的时间办尽可能多的事。具体方法是对遇 到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有 哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪费时间，没 有效果。如果有些事不能，也不会有任何影响，那么，这 件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合 并起来的事尽理合并起来办。三是能不能代替它？用费时 少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最 佳方案了。 四、办公室工作量化管理 办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原 理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动劳动两者的比重，定 性、定量相结合的分析方法可以避免机构臃肿、“人浮于 事”、浪费时间的现象。定性，就是对人与事的特性进行 鉴别和确定。定性分析带有较强的主观性。定量是通过一 种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。同时，办 公室工作量化管理也需进行测量与评定工作效率。对于办 公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。 再其次，就是掌握好动静结合的原则。具体可通过制定工 作标准，制订工作定额的要求，办公室工作分类。 五、权责相称适当授权 授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须 授予足够的权力才能保证工作的完 成，工作要出成果就必 须互相了解。从上到下，权责关系必须清楚，这样才能贯 彻全部职能，有交进行管理，尽可能减少任务的重复和交 错现象。有些从来就不去学习授权，却坚持要自己去处理 琐碎的工作。有些是把许多职责交给下级，却很少给予或 根本不给权力。然而，办公室要想管理好，就非适当的授 权不可，至少给予足够的权力，使工作完成，得以让骨干 工作人员发挥主动性，并保证工作能够正常的进行。当然， 这得看被授权力和职责的人必须愿意承担义务，必须胜任 所负责的工作的情况下。但不幸的是，许多管理者不会授 权，因为他们不能充分理解自己的作用，或者说他们不相 信下属的工作才能，以为工作非他们自己是不能做好的。 也还有一些管理员，对工作只喜欢自己动手做，而不愿让 别人碰一下。管理员也有由于心理上的动机而不肯授权于 人的，他们怕竟争，怕失去信誉和赏识，怕自己的短处会 暴露出来。这种惧怕心理往往会导致工作不好、生产率低 下，并使部门中工作人员的士气严重低落。 六、有效的办公室人际沟通 沟通是一种高度个人的、感情的过程。单位的办公室， 如同在其中工作的个人一样，都有自己的个性。在改进沟 通上，一个办公室内行之有效的办法会产生事半功倍的效 果。沟通者不但应关心选择合适的沟通手段，而且，要关 心接受信息者的情感反应、态度和感觉。但是，除非发出 信息者已得到某种确认信息已被收到和内容已被准确理解， 就不能肯定沟通已经完 人际沟通有助于激励工作人员以尽可能有效的方式完 成他的工作。建立办公室管理者与下属之间的有效沟通是 单位面临的人际关系中最重要与亟需解决的问题之一。沟 通不是一种由管理者到下属到管理者的单向通道。沟通要 能有效，必须是双向的-上下于管理者与下属之间，而且 在管理者的之间和下属之间还有“便道”。双向沟通是许 多单位成功的一个重要因素。在有效的双向沟通中起助手 作用的是办公室管理者，他起着“连接拴”的作用，是上、 下沟通的主要渠道。管理者同时是局中两个互相重迭的群 体的成员。作为“连接拴”，管理员在一个