图书馆利用ilas实现期刊外借的实践.docx

图书馆利用 ILAS 实现期刊外借的实践 (黑龙江科技学院图书馆，黑龙江 * 150027) 摘 要：文章从 ILASII2.0提供的期刊外借功能谈起， 结合黑龙江科技学院图书馆开展期刊外借的具体实际进行 系统地论述，从而找到期刊外借的较优方法。 关键词：ILAS；期刊外借；商品码 中图分类号：G255.2 文献标识码：A 文章编号： 10076921(XX)10012302 纸质期刊开展外借服务能够使期刊得到更合理的利用， 并且不受开馆时间的限定，以此最大限度地满足读者对文 献资料的需求。 应用 ILAS的用户在进行期刊外借时如果考虑的不全面， 在试行时就会遇到一些麻烦和难题。黑龙江科技学院图书 馆在开展期刊外借前，针对 ILAS中提供的外借功能，及外 借本身具有的特点，进行了多方面的测试，最终决定了期 刊外借采用的方式。 黑龙江科技学院图书馆使用 ILAS实现期刊外借已有一 段时间，从工作人员的操作流程和读者的耗时来看，与图 书的借阅一样，省时省力，受到工作人员的称道和读者的 欢迎。那么具体如何执行外借呢？下面笔者介绍一下本馆 开展期刊外借的具体流程。 1 期刊外借的划分 为了强化期刊外借的可行性和操作上的便捷，本馆根 据 ILAS提供的外借功能的特点，将期刊的外借划分为两种： 现刊外借和过刊外借。 现刊是指期刊中在一年内到馆的“新刊”，现刊外借 就是对这种“新刊”的外借，今年的现刊指的就是 XX年的 期刊。 “过刊”是指上一年度及其之前馆藏所有期刊的集合， 过刊是图书馆馆藏的重要组成部分是重要的信息源，具有 参考价值大、累积性强，效用周期短、投资费用高等特点。 期刊与图书相比，期刊具有连续性和周期性的特点， 收藏一种期刊，从不同刊期来看，它会以多本形态存在着， 就像图书的复本，但又不尽相同，它的每一期内容都不同， 其他的特征值都是一样的。 图书外借使用的是条码号，条码号具有唯一性，期刊 外借较图书外借有些复杂。 1.1 专项外借服务在现刊外借中的应用 现刊外借是通过 ILAS中提供的“流通管理专项借阅 事务专项外借服务”模块来进行的，采用 ILAS进行现刊 的外借，能够规范期刊资源管理，并使借刊流程快捷，准 确。 专项外借在实现期刊外借时“设置”中提供了 12种查 询途径，有条码号、商品码、记录序号、记录控制号、 ISSN/ISBN、统一刊号、订购刊号、分类号、索取号、刊名、 责任者和主题词，在专项外借服务中，查询途径的选择是 至关重要的，它涉及到外借的流程。这 12种途径都可以实 现期刊的外借，但从操作的繁简、难易和取得的效果看， 我们选择哪种途径呢？在操作中不可能在 12种中反复选择， 浪费时间，影响工作效率，该怎样对这 12种途径进行取舍 呢，下面就 12种查询途径选取的利弊进行剖析。 1.1.1 条码号，它具有惟一性、可靠性、规范性和实 用性等特点，对于期刊的借、还等工作来说是一种高效、 快捷的途径，适合用于合订刊的管理。对于现刊来说，将 每期的现刊视同一个独立流通体，赋予一个条形码，使其 像图书一样进行流通，但到了年底，现刊收集成册之后， 这些条形码就自然失效，需将条形码删除，这个过程增加 了加工手续，编目时要想加入条码，还必须经过期刊回溯 建库，用此方法是能暂时解决燃眉之急，期刊能够借出， 是起到一定的效果，但最终还得处理条码号，工作人员需 要进入连续出版物子系统，先用 ISSN号或其他途径检索出 每种刊的书目记录且删除所对应的条码，这种做法费时费 力并非完美。 1.1.2 商品码，它具有唯一性，它是 13位数字的 “EAN-13码”加上 2位数字的“补充码”共同构成的， EAN-13码是 ISSN条码 10位数字加上“978”构成的，“补 充码”的含义为期刊的“刊期”，如果是第 6期的期刊， “刊期”就为“06”，“补充码”也为“06”。在 ILAS中， ISSN与商品码建立有自己的一种对应关系， ISSN码能转 换成商品码，只要在期刊编目中的每条记录的 011字段的 a子字段处录入 ISSN号，就自动建立起该期刊的 ISSN号 和商品码的对应关系。在 ILAS中进行期刊外借时，设置中 有年份设置，如果设上年份，再加上商品码，就合成了期 刊外借中的流通标识，如在借阅 XX年第 1期图书馆工作 与研究这本刊，用商品码借阅，会出现如下图的借阅形 式： 740)this.width=740“ border=undefined 其中“流通标识”为 1005-6610|XX|01，题名为图书 馆工作与研究，对于工作人员来说，很明显地就能分辨 出其中的具体含义，而且这时的商品码在借阅时是唯一的， 对于需要续订和已订阅的同一种刊来说它也是唯一的，因 为它是用两个层面来划分的，用年和刊期。 我们都已经知道了 ISSN码与商品码的关系，对于期刊 来说， ISSN码印制的位置很明显，也较固定，在封面或封 底，很容易查看。 在进行期刊外借时，商品码的输入是可以用条码阅读 器扫描 ISSN码来获得，只要把条码阅读器设置成能够识别 EAN-13码并且能够识别 2位补充码的格式即可。这样期刊 的借阅就与图书一样，操作起来简单、快速、准确性高， 并且降低劳动强度，提高了工作效率。 用商品码进行期刊的外借，不用另外再贴条码，用期 刊上的 EAN-13码即可进行转换，比较适合对现刊的借阅。 1.1.3 记录序号，也就是记录号，形式为 0900001012，只有数字，但位数较多，共 10位，在借阅时 并不唯一，同种期刊的不同刊期对应着同一记录序号，用 记录序号作为查询途径，需要到机读期刊记录中查找才能 获得。 1.1.4 记录控制号，是期刊编目中 011字段的内容， 如：10XX001303 就是记录控制号，共 12位，它与记录序号 一样不是唯一的，也需在记录中查找才能获得。 1.1.5 ISSN/ISBN，虽然能够直接用条码阅读器扫描取 得，操作方便，但不唯一。 1.1.6 统一刊号和(7)订购刊号，在期刊中的位置不确 定，不便于查找，不唯一。 1.1.7 分类号和(9)索取号，虽是字母和数字的组合， 使用二者进行查询时，命中的结果记录较多，需要进行结 果的选择。 1.1.8 刊名，印制在封皮处，位置容易确定，但在输 入时，需要进行输入法的转换。 1.1.9 责任者，印制位置不确定，不便于查找，不唯 一，借阅意义不明显，含糊，不便于借阅结果的查询。 1.1.1 主题词，命中结果多，不唯一。从以上对这 12 种查询途径的对比分析看，进行期刊的外借有两种途径可 以选择，条码号和商品码，它们都是唯一的。商品码适用 于现刊的借阅，条码号适用于过刊。 现刊的外借操作过程比较简单，针对现刊的年份比较 固定这个特点，在“专项外借服务”的设置中，“当前外 借年”只要设成“XX”，“查询途径”选择“商品码”， 只需设置这一次，就能满足当年的需求，当读者拿来刊需 要外借时，只要用条码阅读器扫描读者证，再扫描期刊本 身带有的商品码即可完成外借手续。 1.2 过刊的外借 期刊过刊要实现真正意义上的外借，首先在 ILAS的期 刊“装订验收处理”中添加条码号，然后才能流通子系统 的进行流通。这与图书的条码号的添加有些类似，与图书 的借阅过程大致相当，值得注意的是条码号的取值，是按 期刊的流水号来取，还是按期刊本身具有的特征值来取， 采用什么样的形式，能够用它说明期刊装订时所面临的问 题，我们都知道期刊装订成册，往往是根据该种刊的厚度 来决定将几本装订成 1册，这样能使装订成册的过刊不仅 厚薄适度，外形美观，也更有利于对它的管理，根据这种 情况，本馆是这样选取条码号的。 在取条码号时，把它分为四段，年份|ISSN 号|周期|本 数，年份取后两位，XX 年就取 06；如果是月刊，周期就取 01，双月刊就取 02，季刊就取 03；第 1期到第 6期合订在 一起，本数就 0106，如此类推。如：图书馆工作与研究 这种刊，XX 年，双月刊，6 本装订成 1册，那么它的条码 号就设计成这样，6100566100XX6，条码号本身具有一定的 意义，从条码号就能分析出该册刊的一些特征，为工作人 员提供了的方便，对于读者的询问工作人员可以通过查询 明晓该刊的去向，快速地给读者提供一个满意的答复。 确定条码号的选取原则后，用条码软件把条码号打印 出来，把条形码粘贴在期刊中的固定页。过刊具有这样的 特点，当它需要装订成册的时候，都得进行 ILAS系统的装 订验收处理，这个步骤是必须的，是不能省的，所以说过 刊外借只要处理好条码号和码即可。那么过刊的外借也用 专项外借服务功能模块来完成吗？ 如果过刊也同样使用专项外借服务来进行外借，与现 刊同用一个窗口进行外借，那么它们就在查询途径的选择 上会不断的发生冲突的，因为查询途径设成商品码外借现 刊，再用来外借过刊时，需要再重新设置查询途径为条形 码，这个过程是反复的，而且是无止境的。那么用什么办 法能解决这个难缠的现实中又存在的问题呢？在这里提供 三种解决方案。 1.2.1 在同一台运行 ILAS的客户端上在不同位置安装 2个 ILAS程序，并在桌面上分别形成两个快捷方式，第 1 个 ILAS的专项外借服务查询途径设为商品码，第 2个设为 条码号，当进行期刊外借时，打开 2个专项外借服务，1 个 用来借现刊，1 个用来借过刊，只要进行窗口的切换就可以。 1.2.2 现刊使用商品码在专项外借服务进行外借，过 刊使用流通事务中的借出处理来外借。 1.2.3 在期刊外借处配备 2台机器，都安装 ILAS，并 使用专项外借服务，1 台用来借现刊，1 台用来借过刊。 用这三种方案都可以解决查询途径反复选定的问题， 只要设置一次，就不用再行设置，操作上得以简化。 过刊的外借是这样来进行的，进入流通管理流通事 务借出处理或流通管理专项借阅事务专项外借服务 中，用条码阅读器分别扫描读者证和条形码就可完成过刊 的外借。 2 实际操作中存在的问题 通过几种查询方式的比较已经发现，利用商品码进行 现刊的外借是最简单、最快捷的，但利用期刊上的印制的 商品码进行期刊外借也存在一些不足，首先，由于印制质 量问题，有极少数的期刊商品码用条码阅读器无法识别， 要是在外借时通过键盘输入，会减慢操作速度；其次，有 的期刊将商品码中指示刊期的部分印错了，这时如果用期 刊上印制的商品码进行外借，就会把该期期刊当成其他期 的期刊外借，造成外借出错。通过实践，本馆用条码软件 BarTender将期刊商品码上以“977”开头的数字串和期刊 的刊期号连在一起打印成一种具有 2位 UPC补充码的 EAN- 13条形码，这样，很好地解决了上面谈到的利用期刊上的 商品码来外借所存 在的不足。我馆将所有商品码有问题的期刊集中起来， 将所有商品码提取形成一个文本文件，用 BarTende的数据 库导入功能一次性打印在标签纸上，根据具体期刊的具体 期数，揭下对应的条形码贴在封面或封底的某一固定位置。 用这种方法打印出来的条形码打印效果好，用条码阅读器 容易识别，而且与期刊上本身带有的商品码模式和形式是 一样的。 3 取得的效果 期刊的外借使用自动化系统进行管理，虽然增加了工 作人员的部分工作量，但为以后的工作打下了坚实的基础， 更为重要的是为读者提供了方便，同时也促进了对期刊的 管理，强化了期刊的统计功能，能够迅速的在系统中统计 出当天或一段时间内的期刊借阅数量及借阅史，这些数据 报表是做好读者服务工作的基础数据。但 ILAS中外借功能 中的有需要改进的地方，专项外借中的查询途径的选择应 直接在主页面设置下拉菜单来进行，在主页面下应设置现