文书档案收集与归档工作的研究探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 文书档案收集与归档工作的研究探 讨 摘 要：随着社会的发展，档案 管理和档案利用服务越来越受到人们的 关注，其中文书档案收集与归档工作是 档案管理和档案利用服务工作的基础。 为了确保档案管理和档案利用服务工作 的顺利、高效开展，分析文书档案收集 与归档工作中存在的问题，探究如何高 效管理文书档案收集与归档工作就显得 非常重要。 中国论文网 /2/view-12998245.htm 关键词：文书档案；收集与归档； 研究 文档案属于管理性档案，是 机关单位及其他社会组织在领导和行政 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 管理等各项活动中形成的具有保存利用 价值的文件。一个档案立档单位是通过 制定文书档案的归档制度来保证文书档 案收集工作的正常进行，其中文书档案 的归档范围、时间、要求等都要有明确 的标准制度。文书档案收集与归档的主 要材料有上级下发的指导性公文、本机 关自己形成的公文、下级呈送的报请类 公文及同级或其他机关的商洽性或审批 性公文等等。文书档案收集与归档工作 的有效进行是顺利完成档案管理和档案 利用服务工作的先决条件，因此研究与 探索如何加强文书档案收集与归档工作 的管理是非常必要的。 1 文书档案收集与归档工作的重 要性 （1）文书档案收集与归档工作 是文书档案管理工作的前提和基础 文书档案收集与归档工作是档案 管理工作的起点和基础，没有档案收集 与归档何谈档案管理。档案收集的齐全 与否、档案归档的正确与否都直接影响 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 到档案管理工作能否顺利、有效地开展， 尤其是直接影响到社会各方面对档案的 有效利用。 （2）文书档案收集与归档的质 量决定文书档案管理的质量 文书档案的收集是档案管理机关 取得档案的方法，文书档案的归档是档 案管理的重要部分，因此文书档案收集 与归档工作质量的好坏决定着档案管理 工作能否有效的开展。只有加强文书档 案收集与归档工作的管理，才能更好地 体现档案管理工作的水平与质量。 （3）文书档案收集与归档工作 是充分发挥档案作用的保证 档案是党和国家的宝贵财富，随 着社会的发展，人们对档案的利用需求 越来越大，那么做好档案管理工作是发 挥档案作用的重要前提。由于文书档案 收集与归档工作是档案管理工作的起点 和基础，所以，做好文书档案收集与归 档工作是充分发挥档案作用及其利用价 值的保证。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 2 文书档案收集与归档工作中存 在的问题 （1）收集与归档的档案材料不 全面 随着社会的进步，各机关单位的 不断发展，档案资料越来越多，档案资 料的内容也越来越广泛，这样就造成档 案的收集与归档工作的工作量明显增大。 档案工作人员还是按照之前单一、传统 的档案收集与归档方法，这样就容易出 现遗漏材料、断章缺页等现象，使档案 的收集不全面，档案的归档无法顺利完 成。 （2）文书档案的收集归档力度 不够 由于各机关、团体、企业及事业 单位中档案管理部门的档案管理制度及 流程不统一、不规范，各种档案资料的 收集与归档标准不一，致使文书档案的 收集与归档工作难度大、进展慢。各档 案管理部门只重视文字档案的收集与归 档，忽略电子文书档案的重要性。另外， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 档案管理人员对档案的完整连续性也不 够重视，常出现缺时间或时间不连贯的 档案，然而收集人员并没有及时处理， 给档案的归档造成很多不便。此外，还 有一些档案材料的真实性有待考究，只 是在相对紧急的情况下为了应付检查而 临时收集或记录粗糙的档案材料。 （3）档案工作人员的意识与责 任心缺乏 由于档案工作人员对档案的完整 性、重要性等认识不足，致使在档案收 集时只重视自己认为重要的红头文件的 收集，对一般性档案材料或无编号的档 案材料收集不够认真，造成档案收集与 归档工作的质量不高。同时，由于工作 人员的责任心缺乏，对档案材料的记录 及整合不够严谨，致使档案材料的真实 性需要考证。此外，还有些工作人员对 收集分散、混乱的档案不够用心、整合 粗糙，致使档案的归档、管理及利用受 到严重影响。 3 加强文书档案收集与归档工作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的措施 （1）加强对文书档案工作人员 的业务培训 对于一名从事档案工作的人员来 说，首先要具备管理档案的专业知识， 有较强的档案管理意识。因此要不断加 强对档案工作人员的相关培训，使他们 在档案工作中对档案材料有着不同于常 人的职业敏感性，对档案的收集与归档 有着专业、高效的方法。同时，还要让 档案工作人员在培训的过程中增强对档 案工作的责任感及对档案重要性的认识， 从而确保他们收集与归档的档案材料的 完整性和真实性。 （2）完善文书档案收集与归档 的相关制度 制定与完善相关的文书档案收集 与归档制度，让档案工作人员明确收集 与归档的时间范围、保存期限及注意事 项，并能结合自己单位部门的实际情况， 依照相关的法律法规高效地进行文书档 案的收集与归档工作。另外，各档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 理部门 可以结合本单位的档案实际管理 情况适时更新和完善相关的文书档案收 集与归档制度，以满足不同发展阶段档 案的管理需求，使档案的管理工作得到 高效、顺利的开展。 （3）改进文书档案收集与归档 的工作模式 传统的文书档案收集工作仅仅是 被动地将送来的文书档案资料进行整理， 容易造成档案资料不完整、档案信息混 乱等，因此改进文书档案收集与归档的 工作模式是档案管理工作高效开展的基 础。转变传统的文书档案收集与归档模 式，加强档案工作人员与各部门之间的 联系，从而有利于工作人员主动进行档 案收集与归档。另外，在信息技术飞速 发展的今天，要懂得采用信息技术进行 文书档案的收集与归档，促使文书档案 收集与归档工作更加迅速、准确、高效 的进行。 4 结束语 -