网络环境下档案信息资源利用方式的实践探索

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 网络环境下档案信息资源利用方式 的实践探索 摘要：如何更高效地实现档案的 利用价值，是档案工作者在网络环境中 面临新的挑战。本文以笔者所在单位为 例，就档案信息资源利用方式中存在的 问题，结合实践工作，提出构建档案信 息资源目录中心、搭建综档系统共享平 台、实现档案数据全文检索等有效的实 践探索。 中国论文网 /4/view-12975559.htm 关键词：网络环境档案利用信息 孤岛 在网络信息迅猛发展的数字时代， 传统的档案信息提供及获得方式正在发 生巨大的变化。在这样的背景下，档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 工作者必须重新审视和创新档案信息资 源提供利用的方式，在确保档案数据安 全的情况下，整合数据资源，消除信息 孤岛，以便更好地提高档案信息资源的 利用服务水平。 一、现有档案信息资源利用方式 存在的问题 档案利用工作主要包括两个方面， 即利用者对档案数据的需求和档案工作 者对需求者的提供利用。其中，利用需 求是指通过档案信息解决自身工作困境 而形成的实际需求，提供利用则是指档 案工作者根据馆室藏信息，检索其所需 信息的过程。纵观笔者所在单位档案利 用工作的整体情况，其问题主要表现如 下： （一）档案信息资源管理分散， 导致利用主体单一 笔者所在单位成立于 1999 年， 下设两个集团性质的企业单位，其中一 家为上市公司。目前，两家单位下设分 子公司约 80 家。按照“ 统一领导、分级 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 管理”的档案工作原则，各分子公司自 行保管本单位形成的档案信息资源。虽 然这种模式满足了笔者单位多所有制结 构、多资产管理纽带、多区域分布的特 点，但是在档案机构分散管理的模式下， 各单位档案信息资源的库存数量和库存 内容仅由各单位掌控，档案信息的价值 也只能为本单位使用。档案信息资源共 享利用仅局限于档案的形成单位，档案 的利用方式也只能是利用者来馆后由人 工进行档案实体的查询，档案利用价值 未能得到最大实现，形成档案资源的信 息孤岛，一定程度上影响了档案信息资 源的有效利用。 （二）尚未在集团范围内建立档 案信息资源共享平台 大数据时代的来临，使得许多以 数据为核心的行业受到了冲击。笔者所 在单位的许多运营、发展离不开档案信 息资源的支持和提供服务，加之“各自 为政”的档案信息管理模式，迫切需要 建立信息共享平台来满足企业成员间多 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 方面、多层次的管理需求。纵观笔者所 在单位的档案信息管理模式，尚未在企 业范围内建立档案信息共享的平台，一 定程度上影响了档案信息资源跨部门、 跨单位的综合利用和共享信息。 （三）档案查询利用的效率和精 确度较低 在档案信息的查询利用过程中， 档案利用者多是带着利用需求前往档案 库房查询档案的。在传统的档案利用中， 档案工作人员根据利用者的需求，通过 手工翻阅全引目录、卷内目录等途径， 提供档案原件或者复制件。对于查询信 息明确，档案检索点精确的，档案工作 者可以快速定位查找。而对于信息模糊、 查找内容也不明确的，利用人员往往只 能在查询区域等待档案工作人员变换不 同的检索点，以匹配其利用需求，这样 不仅耗费时间较长，而且档案查询工作 的精准度也会受到影响。 二、网络环境下档案信息资源利 用方式的实践 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 自“十一五 ”规划以来，北京市档 案局就提出了“ 加快推进档案信息化建 设”的工作目标，特别是在“ 十二五”规 划期间，指出了实现科学实用的档案信 息化建设体系的过程，即通过建立文件 级（案卷级）的目录检索平台，搭建档 案信息资源检索数据库，逐步实现档案 信息资源全文数字化。在此推动下，笔 者所在单位制定了分步实施馆藏档案信 息资源目录查询和实现全文数字化查询 的信息化发展战略，并以此作为在网络 环境下实现档案信息资源利用的主要方 式。 （一）建设档案信息资源目录中 心，汇集各单位分散管理模式下的档案 信息资源目录，实现档案信息资源的初 步整合 档案信息资源目录中心建设，是 在网络环境下探索实践档案信息资源利 用的基础，其目的是逐步整合分散存储 在各单位的档案信息资源。为建设档案 目录中心，笔者所在单位的档案监督管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理机构先是为所属的几十家分子公司都 安装了数据库结构相同的档案管理软件， 软件中各模块的输入方式也与集团保持 一致，并适时开展软件操作培训，使其 快速了解系统各模块和数据输入方法， 强化档案信息资源内容信息输入的| 量， 保证了录入数据的准确性。同时，制定 档案电子目录实施细则 ，明确规定 目录的封装格式、管理方式和开发利用 方法，为实现集团范围内档案信息资源 的共享查阅奠定了基础。根据实施细 则要求，对各单位档案信息资源目录 进行收集，并陆续将馆藏可公布的文书 档案、工程建设项目档案的目录信息在 协同管理平台“ 资料中心 公共资料” 上 进行公布，利用者可通过检索开放档案 目录的条目，对集团公司的档案目录进 行在线查阅，然后再去档案馆室进行档 案实体的查询。此外，还按照实施细 则的要求，将各单位导出的数据目录 信息进行汇总。档案监督管理机构通过 阅览各单位的档案信息资源目录，即可 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 掌握各单位的档案信息资源管理情况。 可以说，档案信息资源电子目录的汇集 和公布，使每个单位的档案信息资源在 网络环境下相互补给，各单位原本分散 的档案信息资源也得以集中，从而使各 单位之间的档案信息资源得到互通，解 决了分散管理带来的档案信息资源利用 不便的问题。 （二）集成档案信息资源数据， 搭建综合档案管理系统平台，实现档案 信息资源的共享 在稳步推进档案信息资源电子目 录中心后，为解决现代企业环境下档案 工作的制度化、规范化和档案资源的整 合、综合开发利用等业务管理所面临的 问题，笔者所在单位分步实施了馆藏档 案的目录和全文的数字化，建立数字化 应用平台，开展档案信息的网上服务， 全面提高档案工作质量和效率，满足档 案信息利用需求。主要通过搭建综合档 案管理系统（以下简称综档系统） ，对 档案数据进行集成和共享，避免出现信 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 息孤岛所产生的信息不对称和利用延迟 等问题，以便更好地为集团各部门提供 档案利用服务。 综档系统实际 上是依托馆藏资源构建的局域网下的档 案查询界面。在该界面下，业务人员可 自行查询系统中公开的档案信息。档案 信息的公开与否由归档部门完成。归档 部门在移交档案时需要根据文件内容、 文件涉密程度决定这份档案是否公开。 档案管理部门在对归档文件进行整理、 数字化加工后，将可公开的档案数据通 过综档系统进行发布。如图 1 所示。综 档系统作为集约化管理平台，通过对各 个档案管理部门的点状管理模式进行整 合、优化，形成多点互通、辐射全网的 集成共享平台，以实现档案数据的互通、 共享，避免信息孤岛的出现。综档系统 下的档案公开利用，可以满足多用户、 多终端并发查询利用的需求，特别有利 于全集团范围内跨地域共享检索和利用 档案。 （三）推行档案的全文检索功能， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 实现线上线下双重档案检索途径 笔者所在单位在推行档案信息化 建设的过程中，对馆藏档案进行了数字 化处理，当利用者查询档案时，可根据 利用需求，通过计算机检索定位档案查 询内容，然后通过“ 原文阅览 ”的方式在 线查询档案数字化成果。并在此基础上， 引入全文检索。全文检索依托数据库， 根据用户的需求获取原文的相关内容。 它对文档中的每一段落、文字进行相应 检索，从而将它们在文档中的位置及出 现次数记录下来，形成新的索引库。一 旦利用者提出新的查询请求，输入所要 查询的关键字，系统便就在新的索引库 中进行相应检索，最后将检索结果反馈 给利用者。这种查询方式（如图 2 所示） ，因检索的档案类别范围广，检索匹配 的内容会自动生成，考虑到档案信息安 全性的问题，在笔者单位的档案查询利 用工作中，一般是通过专线连接至服务 器，不通过互联网和局域网连接，按线 下申请的方式进行查档服务，以保证档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 案数据的安全利用。利用者可先通过综 档系统的共享平台自行查找所需档案信 息数据，在查找无果的情况下，再去档 案馆室查询。档案人员根据利用者的查 询需求，选择题名、文号、全文关键字 检索等途径查找定位利用者所需档案， 实现线上线下双重查询途径，不仅提高 了检索的速度，而且提高了检索的查全 率与准确率。 参考文I ： 1赵屹，宋晓颖 .网络环境下档 案信息利用服务常新研究J.档案与建 设，2013（7）：10-12. 2马仁杰，蔡璇，孟璐.论网络 环境下影响档案利用行为的因素J.档