12-采购外协加工控制程序-0

1. 目的： 1.1 通過對採購（外協）的各環節進行控制，確保採購（外協）產品質量符合規定要求。 1.2 對供方進行評價，選擇合格的供方，保證供方長期的供貨能力。 2. 適用范圍： 本公司原輔材料採購、外協加工管理。 3. 職責： 3. 採購負責對採購物資的採購和供應商考核管理； 3. 生管負責外協加工和外協廠商的管理； 3. 品保課（含請購人）負責對採購物資檢驗、驗證； 3. 各部門主管對本部門采購申請的審核； 3. 最高管理者負責申購、采購的批准。 4. 定義： 外協即托外加工：當公司人力、設備不足、運輸能力不足、生産能量負荷已達到 飽和時或協力廠商有專門性的技術,利用托外加工方式較爲經濟有效時。 5. 流程圖：見附圖. 6. 內容： 6. 採購作業要求： 6.1. 採購人員對採購案件處理,應盡力達到下列各項要求： 6.1.1. 慎選採購物件： 採購前對廠商産能、信譽、品質之客觀評核,採購中對廠商報價水準、報價時限 之評核,以及採購後對廠商交期、品質、售後服務之評核. 6.1.1. 配合廠商需從“合格廠商一覽表”中選擇。 6.1.1. 以合理價格取適質資材： 配合資材之使用條件選購最有效益之資材. 6.1.1. 適時、適量供料： 配合使用部門需要日期與需要量,聯絡廠商及時供應. 6. 請購作業： 6.2. 請購提出： 由需求單位或倉管單位依産銷計劃、庫存狀況及用料需求,填寫“請購單” ，部門 主管對需求日期、數量、質量等信息作審核,最高管理者核準後交採購實施。 6. 採購作業方式： 採購人員應視資材使用狀況、資材大小、採購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格 穩定性等因素,選擇下列最有利之採購作業方式,辦理採購. 6.3. 訂單採購： 依據需求單位開立“請購單”,所進行之採購作業. 6.3. 計劃採購： 採購員依據公司物資使用頻率、銷售預測和市場價格波動情況擬訂採購計劃，經最 高管理者批準後實施採購作業. 6. 詢、比、議價作業： 6.4. 採購人員于收到經核準後的申購單後,即參考以往採購記錄或供應商資料,以電 話或電傳向供應商資詢問價,除下列情形外,需向三家供應廠商詢價. 6.4.1. 獨家製造、代理. 6.4.1. 訂有長期供應合約之物品. 6.4.1. 經過核准指定供應商之請購案件. 6.4.1. 專利産品、公賣品. 6.4.1. 緊急需求. 6.4. 採購人員于取得廠商報價後,應即比對各家廠商之報價,並以最低價之廠商爲優 先議價。 6.4. 採購人員與廠商議價後,確認符合公司所用之規格時,得以最低價之供應廠商爲 採購條件. 6.4. 採購單位接到請購部門以口頭連絡之緊急採購,主管應即指定經辦人員先行詢 價、比價、議價,待接到“請購單”後,按採購程序優先辦理. 6. 採購核決： 採購人員詢、比、議價後,應於“采購單”上載議價結果、交貨日期及供應商名稱, 依循核決許可權審核、最高管理者核準後實施採購作業。 6. 訂購作業： 6.6. 採購人員應於采購單呈核後,視實際需要以電傳或郵寄向廠商訂購，但必須再 電話確認收信及提示各訂購注意點。 6.6. 採購人員應於“采購單”上分別注明交貨數量及交貨日期、品質標準及交貨地 點，注意事項等，可要求分批交貨。 6.6. 對本公司不能檢驗的物資，應要求供應商交貨時附檢驗報告，材質証明等資料， 以証明其符合要求。 6. 採購人員於訂購完成後,應該將訂購資料登入帳冊,以利下次詢、比、議價作業參考. 6. 進度控制： 6.8. 採購人員應依雙方認同之交期,控制採購作業進度,跟催廠商及時供貨。 6.8. 採購人員得知供應廠商無法依交貨日期入廠時,應反應請購或需求單位採取適 當措施，並繼續電話跟催，必要時親自前往供應商處協商處理。 6. 請款作業： 6.9. 倉管會同相關單位於驗收後,採購應將四聯齊全單據辦理請款手續交由財務部 門. 6.9. 當 月 收 料 者 ,應 於 當 月 辦 理 請 款 爲 原 則 ,但 因 未 完 成 驗 收 ,或 廠 商 於 當 月 未 檢 附 發 票 請 款 ,以 致 請 款 手 續 未 完 備 者 ,則 不 得 辦 理 請 款 . 6. 外協加工： 6.10. 外協加工由生管負責,製造、品保、工程等配合評估，必要時可通過打樣或小 批加工試做來確定外協加工廠商的制造能力。 6.10. 托外加工申請：由 需 求 單 位 提 出 “托 外 加 工 出 庫 單 ”“線 割 /熱 處 理 請 購 單 ”由 工 程 課 擔 當 ， 經 權 責 主 管 核 准 後 進 行 托 外 作 業 ; 6.10. 對本公司不能檢驗的物資，應要求外 協 供應商交貨時附檢驗報告，材質証明等 資料，以証明其符合要求。 6.10. 需運輸服務時,由業務填寫“租車申請單”最高管理者批准後實施。 6.10. 托外加工料品之供應： 6.10.4. 生管課準備托外資料（成品圖、料品明細、品質需求標準）以利代工作業 生産順暢. 6.10.4. 生管將訂單和托工資料,交賦協力廠商承認並簽回. 6.10.4. 托外加工品交運前應先檢查數量、品質等無誤後,方可送交協力廠商, 協 力廠商收到托工資料、訂單、料品在檢查核對無誤後,在“托外加工出庫單”上 簽收,以示點交責任. 6.10. 托外加工管理： 協力廠商於代工作業中, 生管應積極追蹤，如協力廠商反應料品數量、質量或交 期不能滿足要求時, 生管應立即將信息轉相關部門，盡快處理，避免影響最終交 貨。 6. 供應商之調查與選定： 6.11. 爲穩定資材品質並確保料源,採購部門應對經常採購之資材,調查其專業供應廠 商之設備規模、製造能力、品質管制情況,填寫於“供應廠商基本資料表”. 6.11. 對協力廠商評鑒與考核,選定符合本公司要求之廠商做爲供應商；若供應商無 法直接供應時,亦調查其下家供應商之技術、服務、能力,避免來料異常。 6.11. 供應商之評鑒： 6.11.3. 凡本公司重要資材之供應廠商,有必要時需定期作調查評鑒考核，必要時 可通過打樣或小批試做來確定供應廠商的制造能力。 6.11.3. 評鑒人員： 由採購召集品保或相關單位組成評鑒小組,執行調查評鑒工作. 6.11.3. 評鑒內容： 評鑒小組依據採購單位提供之供應商資料卡,對廠商之品管制度、技術水準、 製造能力、機具設備及經營管理進行調查評鑒,並將評鑒結果填入“供應廠商 評鑒報告”. 6.11.3. 評鑒等級： 供應商之分等按評鑒所得之總分分等如下： 等 級 優 甲 乙 丙 總 分 90 分以上 75-89 分 60-74 分 59 分以下 6.11. 供應商之選用： 6.11.4. 供應商經評鑒等級爲乙等以上者,方能列入本公司之合格供應商. 6.11.4. 經評鑒列爲丙等之廠商,經改善後本公司得視需要對其進行再評鑒工作. 6.11.4. 列入專案處理之供應商:(以下任一項狀況發生時,應請總經理專案核准)客 戶或董事長指定之供應商；設備材料之供應商,無法找到第二家配合. 6.11.4. 符合下列情況之一,均視爲本公司合格供應商,免於評估,直接建立基本資 料即可,但應提出證明文件：ISO9000 系列認證合格者；由 廠 商 出 具 品 質 合 格 證 明 書 ,經 本 公 司 總 經 理 簽 認 者 。 6.11.4. 純屬服務性質之供應商,不需評鑒考核,但需列入供應商資料卡管理. 6.11.4. 評鑒合格后,需登入“合格廠商一覽表”. 6.11. 供應商之考核： 6.11.5. 考核物件及時間： 凡本公司重要之供應廠商,每年綜合考核評鑒一次. 6.11.5. 考核人員： 由品保、採購等單位人員負責統計資料進行考核工作,並將考核實績填入“供 應廠商考核表”. 6.11.5. 考核內容： 6.11.5.3. 依過去半年供應商交貨之品質、交期、服務等專案,進行考核. 6.11.5.3. 考核專案所占之分數： 項 目 品 質 交 期 服 務 合 計 分 數 40 分 35 分 25 分 100 分 6.11.5. 評分方式： 6.11.5.4.1.品質評分： 每月由 I.Q.C.人員依據廠商交貨品質予以評分. 月交貨品質得分40 分 X 總計權數/總交貨批數 6.11.5.4.2.交期評分： 每月由採購人員依據廠商交期予以評分. 每延期交期第一天後一天扣一分. 月交貨交期得分35 分1 分 X（該月延期總天數）. 6.11.5.4.3.服務評分： 每月由採購人員依據廠商服務品質予以評分. A.迅速來廠瞭解並解決品質問題者或售後服務良好者爲 20 分-25 分. B.需催促一二日方能來廠解決品質問題者 15-19 分. C.需催促二日以上方能來廠解決問題者 8-14 分. D.經催促仍未來廠解決問題者 0-7 分. E.上列 AC 之服務均以不得影響本公司生産進度、交期爲原則. 6.11.5.4.4.月交期品質得分上述服務狀況評定核分.以上三項每月評分由各負責單 位人員依評分標準予以評定. 6.11.5. 考核等級： 供應商考核之分等所得總分分等如下： 等 級 A B C D E 總 分 91-100 分 81-90 分 71-80 分 61-70 分 60 分以下 評 分 優 良 可 差 暫停採購 6.11.5. 獎懲措施： 6.11.5.6. 經考核等級爲 E 級者,暫停對其進行採購,經其確實改善後且再評鑒合 格,使得恢復採購. 6.11.5.6. 經考核等級爲 D 級者,品保及採購單位,應對其加強輔導. 6.11.5.6. 經考核等級爲 A 級者,公司得給予適當獎勵或優先發單。 6.11.5.6. 付款辦法： 等 級 總 分 付 款 條 件 A 91-100 分 一個月結（匯票） B 81-90 分 二個月結（匯票） C 71-80 分 三個月結（匯票） D 61-70 分 四個月結（匯票） E 60 分以下 暫停採購 7. 相關文件： 7. 倉儲及交付控制程序 7. 進料檢驗控制程序 7. 生產管理控制程序 8. 相關記錄： 8. “請購單”表單編號：GH-QR-5-01-A 8. “採購單”表單編號：GH-QR-5-02-A 8. “托外加工出庫單” 表單編號：GH-QR-5-03-A 8. “品質異常聯絡單” 表單編號：GH-QR-3-03-A 8. “供應廠商基本資料表” 表單編號：GH-QR-5-04-A 8. “供應廠商考核表” 表單編號：GH-QR-5-05-A 8. “合格廠商一覽表” 表單編號：GH-QR-5-06-A 8. “供應廠商評鑒報告表” 表單編號：GH-QR-5-07-A 8. “租車申請單” 表單編號：GH-QR-1-15-A 8. “驗收入庫單” 表單編號：GH-QR-5-18-A 8. “原材料異常聯絡處理書”表單編號：GH-QR-3-08-A 采 購 作 業 流 程 圖 責任單位 流程說明書 相關程序書 相關表單 請購單位 請購單位 資材課 資材課 OK 資材課 供應廠商 資材課 部門請購 登入進貨明細表 追蹤交期 廠商回傳或電話確認 否定報價單 報價單認可 詢價、議價、比價 采購受理 主管審核 最高管理者核准 資材課 資材課 財務課 外 協 加 工 作 業 流 程 圖 責任單位 流程說明書 相關程序書 相關表單 業務課 生管 生管 NG 品保課 OK 品保課 生管 請款作業