3.办公室文员工作标准

编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 1/7 1.目的 在繁杂琐碎的办公环境中，建立有效的标准化作业流程，使文件传达通畅，保证办公秩序 良好，做好后勤服务于生产、销售，使产供销各个环节有效链接起来。 2.适用范围 适用于办公室文员岗位 3.工作职责 3.1 负责基建档案的管理及基建项目的呈报、项目跟踪和结算工作； 3.2 建立、维护办公室的质量体系文件； 3.3 办公用品的汇总以及管理、礼品的收发管理； 3.4 负责监督、汇总办公室人员的考勤； 3.5 负责每日油票的签发并一月一结； 3.6 负责组织每月宣传报道的落实上发，兼汇源通讯报导员； 3.7 办公室日常事务（派车、盖章等） ； 3.8厂长办公室日常事务； 3.9证照、红头文件的管理； 4.0单据的审核，文件的草拟、上传、下达。 4.工作目标 协助总经理、办公室主任处理各项事务，做好工厂各部门文件和资料的发放、接收、补 发、 复印、整理、保管等工作，确保工厂内部文件上传下达及时率 100%，文件管控率 99%，与各部 门沟通及时率 99%。 5.工作内容 5.1 办公室、基建档案及证照管理 5.1.1 证照管理 5.1.1.1 工作流程 5.1.1.2工作标准 a.按照国家法律法规结合工厂食品行业性质办理相关证照、红头文件（提供资料） ； b.新办理证照、红头文件入厂进行登记，备份复印件、扫描件； 新办理证 照或重要 红头文件 填写新办理证 照入厂登记表 按类别存入易查 询档案盒/夹 填写档 案目录 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 2/7 c.按照类别存入档案盒/夹子（证照存档注明年检日期、年检部门、需注意事项，红头文件 按照省、市、县、日期先后存档。 ） d.证照文件借出借阅必须登记备案，提供给外联必须加盖再复印无效印章。 5.1.2办公室及基建档案 5.1.2.1工作流程 5.1.2.2工作标准 a.熟悉历史基建档案，分类列出明细方便查阅； b.跟踪在建工程的审批，熟悉签字审批流程，协助主管人员及时上报工程进度和付款事宜； c.严密保管上报总部报批文件，基建档案借阅必需经过主管基建的助理同意，并填写好借 阅记录。 5.2 建立、维护体系文件： 5.2.1 工作流程 将整理后的档 案在记录中分 类列出明细 存入相关档 案柜及相应 档案袋中 在档案袋 上填写档 案目录 办公室/基建 档案分类整理 未批 准 部门体系文件 及记录需要变 更时 填写 变更 申请 单 部门经 理审批 批准 修改体 系资料 体系管理员 审核批准 未批 准 批准体系管理 员处备案 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 3/7 5.2.2 工作标准 a.工厂办公室体系文件受体系管理员监控，有效沟通，发现体系、记录需要修改，填写申 请； b.体系需具有持续性、实现性、可操作性； c.体系有效需经体系管理员加盖受控章后才可执行。 5.3 办公用品的管理。 5.3.1 办公用品的管理。 5.3.2 礼品发放流程： 5.3.2.2 工作标准： a.礼品申请需由部门经理签字报厂长签批，批准后方可领取，原则上果汁礼品以滞销品为 主； 每月 25 日收 集各部门办 公用品计划 办公室 主任审 核 量大或不 属办公用 品 办公用品 预算汇总 厂长审批 申请人打礼 品发放申请 主管经理审 批并签字 厂长审批 未批准 批准 所申请礼品 礼品审批 单备案 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 4/7 b.根据礼品赠送对象，办公室灵活掌握一个尺度，超过 100 元的物品、钱款、购物卡等必 须经过厂长签字，厂长不在需电话、短信请示。 5.4 监督、汇总办公室人员的考勤 5.4.1 工作流程 5.4.2 工作标准 a.考勤包括晨点报假，点名前必须清楚行政后勤哪位同事请假； b.当天考勤，月底让被考勤人员签字确认，配合人力资源进行考勤汇总； c.记录总经理的考勤上报至总部。 5.5 每日油票的签发并一月一结 5.5.1 工作流程 5.5.2 工作标准 a. 每日做好油票签发登记，严格签字加油流程，必须有监督； b.定期与加油站对帐，计算司机百公里耗油量。 每日对本部 门人员考核 出勤确认 月底 汇总 被考勤人员 签字确认 部门经 理审核 分管领 导审批 月低交人力 资源核算工 资 不清楚请 示主管领导 签发油 票并登 记 15 日与 加油站 对帐 供应统 计付款 物料 领用 单 原辅 料验 收单 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 5/7 5.6 每月宣传报道的落实上发： 5.6.1 工作流程 5.6.2 工作标准 a. 确定各部门通讯报道员，报总部奖励同时与当月绩效考核分数挂钩； b.由内讯小组组长修改后按照固定格式上报总部内刊编辑部 c.加强小组内的沟通和互动，掌握工厂的各方面信息，挖掘素材。 5.7 基建项目的呈报、结算及项目跟踪流程： 5.7.1 工作流程 各部门通 讯报道员 内讯报道 交办公室 修改内 容及格 式 通讯发 宣传部 反馈到通 讯报道员 基建立项 申请 相关人员 签字 立项及相关资料 上报基建工程部 进行审批 不同意 同 意 结算报告 基建施工 项目跟踪 报告 相关人员审批报总部基建工 程部处审批回传付款 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 6/7 5.8 办公室日常事务 5.8.1 派车： 5.8.1.1 根据工厂现有车辆进行近距离派遣； 5.8.1.2 根据用车单位/人的事情缓急进行车辆派遣； 5.8.1.3 远距离用车提前请示； 5.8.2 用章： 5.8.2.1 合同章及行政公章必须见用章审批单方可盖章，并做好登记； 5.8.2.2 用章较急且领导不在厂时，电话请示，做好用章登记，后补手续； 5.8.2.3 厂长出差时，由厂长助理审批，待厂长归来补签用章审批单； 5.8.2.4 用章登记表备注栏填写盖章人姓名。 5.8.3 审核各部门上报总经理文件并下发。 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 编号 HYXY/C3. BGS0003-2007 版本 A0 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 页次 7/7 5.9 文件签批流程 总部下发的文件 注明厂长收或秘密字样的 其他文件 交分管助理审阅 呈报总经理批示 财务单据 2000 元以下交 文员汇总登记， 2000 元以上， 交还本人 交财务部门核销 按总经理批示下