人口普查的档案如何规范化整理

人口普查档案管理工作浅析 在国务院、地方各级人民政府的统一领导和各级普查办的精心组织下，广大普查工作 者的积极努力辛勤工作，第六次全国人口普查工作已经取得了显著的成果。在普查工作过 程中形成了大量有价值的文件、表册、音像和实物等普查资料。这些资料蕴藏着极其丰富 的信息，能够全面、客观、系统地反映人口的性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职 业、迁移流动、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况，为科学制定包头市国民经济 和社会发展规划，统筹安排人民的物质和文化生活，进一步实施可持续发展战略，提供了 重要依据。同时，也可为社会各界提供大量翔实的基础数据。充分认识人口普查档案的重 要作用，积极开发利用，科学系统管理人口普查档案显得更加重要。 一、 什么是人口普查档案 人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分： 一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的 文件材料。 （一）人口普查工作中形成的调查统计材料、表册 如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等。（ 全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、 销毁。） （二）领导和组织人口普查工作中形成的文件材料 如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件 、工作计划、总结、报告、来往函电等。 人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录，是人口普查的第一手材料，是汇总、 整理人口普查资料的依据。 二、 人口普查档案的特点 人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保 存价值的有关人口普查资料的搜集，数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的 文件材料。 （一）普查档案数据案卷多 按照 2010 年人口普查的工作进度图，全部工作分为 22 个大项、121 个小项，可形成 的统计表格达 35 种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码 、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数 据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。 （二）普查档案形成周期长 人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性 强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档，有的则要在下一 阶段或几个阶段结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资 料分析研究，需要的时间则更长，决定了人口普查档案形成周期的长期性。 （三）普查档案涉密性强 人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私，关系到全市公民的根本利益， 如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要 。 （四）普查档案规范要求高 一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动， 做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程， 人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。 三、 人口普查档案分类 按 照 中 华 人 民 共 和 国 统 计 法 、 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 和 全 国 人 口 普 查 条 例 的 规 定 ， 结 合 普 查 工 作 的 特 点 ， 我 市 人 口 普 查 档 案 可 分 为 文 件 类 、 资 料 表 册 类 、 音 像 实 物 类 和 普 查 工 作 的 其 他 重 要 相 关 材 料 。 （一） 文件类 1.全市各级党政机关有关普查工作的决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题 词； 2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报 提纲、总结； 3.普查方案、普查填写说明、普查细则及重要的修改稿； 4.普查公报； 5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单； 6.普查文件汇编。 （二）资料、表册类 1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘 等为载体的电子文件材料）、填表说明及计算机应用程序软件等； 2.行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本； 3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材； 4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇报材料； 5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。 （三）音像、实物类 1.普 查 工 作 中 的 照 片 、 录 音 带 、 录 像 带 、 电 影 片 、 电 视 片 、 幻 灯 片 、 光 盘 及 整 理 汇 编 的 相 册 、 画 册 ； 2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日 封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等。 （四）普查工作的其它重要相关材料 通过对普查档案内容进行科学的鉴定，以上各类普查档案中，重要的作永久保存，比 较重要的作长期保存，一般的作短期保存。 四、 人口普查档案的整理归档 收集整理人口普查档案，是一项专业性、技术性较强的工作。为了保质保量地完成这 一任务，针对人口普查档案的特点，对整理好人口普查档案提出以下浅见: （一）坚持以成文单位(即各级人口普查办公室)立卷 收集整理好人口普查档案，是人口普查工作最后一个环节，而成文单位是文件材料的 形成者，对本地区本单位文件材料的形成规律了如指掌。以各级人口普查办公室为单位,负 责文件材料收集归档更为有利，可以与人口普查办的有关领导和人员岗位责任制直接挂钩 ，档案整理任务不完成，普查班子人员不能散。 （二）实行“三步走”的立卷法 第一步，文件材料的收集与修复。凡是上级下发和本级产生的文件，可按收、发文薄 进行收集，本级形成的各种文件按专业组、责任人逐个进行收集。对使用铅笔、圆珠笔、 复写纸或红、纯蓝墨水起草书写的文件、表格，一律用碳素墨水重新复制抄写一次。 第二步:分类组卷。按照拟定的分类方案和归档范围，对收集起来的全部文件初步进行 分类立卷。 第三步:编目装订。参照文书档案的立卷程序，完成编号、编目、装订、书写封面等工 作。 （三）保证文件材料的齐全完整 对各类文件的收集整理,除了收集上级下发的文件外，收集重点应放在本级。要注意克 服过去只重视“红头文件”，忽视其它文件的错误作法，凡是本单位形成的文件材料，不 管是“红头文件”，还是内部文件，只要具有保存价值的，都应当收集归档。因为上下左 右来文还有可能从别的地方找到，而本机关