a04办公和生活用品管理标准

办公和生活用品管理标准 编号：SXKXR-GW-03-04-2014 1.目的 规范公司办公和生活用品管理，合理控制办公费用。 2.适用范围 本标准适用于公司范围内的办公和生活用品管理。 3.职责 3.1 办公室是公司办公和生活用品的主管部门，负责办公和生活用品配置标准的 确定、采购计划的审核申报 、领用审批、费用控制、日常管理和监督考核。 3.2 各部门负责本单位的办公和生活用品的需求计划申报、合理使用、保管和维 护。 4.流程图 4.1 办公和生活用品日常管理工作流程图（见附件 1） 5.要求 5.1 办公和生活用品的种类 5.1.1 办公用品分为两类，即日常办公使用的低值易耗品和一次性配发的办公用 品。 5.1.1.1 日常办公使用的低值易耗品包括钢笔、中性笔（芯）、铅笔、稿 纸、笔记本、 文件夹、文件夹组合、档案盒、档案袋、计算器、电池、打孔器、 订书机、拆订书器、订 书针、曲 别针、大头针、橡皮擦、印台、印泥、印油、印章、票夹、鱼尾夹、直尺、三角板、 胶带、笔筒、白板、白板笔、白板擦、记号笔、毛笔、粉笔、固体胶、美工刀、剪刀、裁纸 刀、刀片、墨水、胶水、涂改液、标签、便 签、口缺纸 、账册、电话本、复写纸、手电、普 通白纸、打印纸以及在文印室内的纸张消耗等。 5.1.1.2 一次性配发的办公用品包括班台、班椅、办公桌、办公椅、书柜、铁皮柜、 沙发、茶几、电话 、电脑、传 真机、打印机、复印机等。 5.1.2 生活用品分为低值易耗品和一次性配发的生活用品两类。 5.1.2.1 低值易耗类生活用品包括洗衣粉、洗手液、水桶、脸盆、毛巾、拖把、笤帚、 扫把、纸篓 、厕 所刷、 洁厕灵、保 洁球、香皂、 纸杯、垃圾袋、 卫生纸、手套等。 5.1.2.2 一次性配发的生活用品包括空调、电视机、 饮水机、洗衣机、 热水器、木床、 高低床、被褥、被罩、床单 、枕巾、枕 头、枕套、毛毯等。 5.2 办公和生活用品的采购计划审核申报、领用审批 5.2.1 日常使用的低值易耗类办公和生活用品，由生活库房和办公室制定最低库 存定额， 每月末根据上月各 单位的消耗情况和实际库存，及时申报库补计划，确保各 单位低值消耗品的正常领用。 5.2.2 各单位如需配备其它种类的办公和生活用品，于每月 10 日-13 日填写物资 采购申请表进行申报计划,按公司的物资采购计划管理标准中规定的审批程序进 行有效批准后递交到办公室。 5.2.3 办公室依据实际工作需要核定申报的采购计划是否属于办公和生活用品范 畴、是否应当配备，将审核后物资采购申请表提交 办公室负责人批准后录入 ERP 系统传至生活库房，由库管 员根据库存情况合并下达物资采购计划。各单位所申报 物资采购申请表的物资总金额超出 1000 元时须提交行政副总批准。 5.2.4 各部门领用办公和生活用品时，应填写物资领料申请单，经办公室主管进 行审核及台账登记后，到库 房办理领用手续。 5.3 日常管理 5.3.1 对于给各部门一次性配发的办公和生活用品资产以及给员工配发的个人生 活用品，办公室确定配置标 准，建立 各部门办公和生活用品领用台账和员工个人 生活用品领用台账。 5.3.2 公司办公和生活区、生产区的资产，要求各使用部门、宿舍和个人要 认真维 护和保管，各责任部门、宿舍和个人要加强日常管理，由办公室进行检查和考核。办 公室每季度对全公司一次性配发的办公和生活用品的完好情况进行一次全面检查， 并不定期进行抽查，将检查结 果予以公布和考核。 5.3.3 公司内所有办公和生活用品资产造成损坏的，除电脑、打印机及电脑耗材 等 IT 类的办 公用品由办公室 负责联系修理或更换 。 5.3.3.1 属于公共区域内的资产：因使用不当而人为损坏或丢失的，责任明确的费 用由责任人承担，办公室开据 办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源 部在责任人的工资中考核兑现；责任不明确的或因质量原因而损坏的，所发生费用由 公司承担。 5.3.3.2 各单位内部使用的资产：因使用不当造成资产损坏的，由办公室负责联系 修理并做费用报告，所发生的 费用记入使用单位成本中心的维修费项目；资产造成丢 失的，属于固定资产的，按照公司固定资产管理标 准进行处理，属于非固定 资产的， 办公室开据办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源部在责任单位工 资中考核兑现，由办公室重新申报所丢失的办公和生活用品物资采购申请表进行 配备。 5.3.3.3 宿舍内部使用的资产：因使用不当而人为损坏或丢失的，责任明确的费用 由责任人承担，责任不明确的 费用由宿舍人员集体分摊，办公室开据办公和生活用 品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源部在责任人的工资中考核兑现；因质量原因 损坏的，所发生费用由公司承担。 5.3.4 各部门和个人未经办公室允许，不得私自增添、转移办公和生活用品资产。 需增添新资产时，按 5.2.2 和 5.2.3 中规定的程序进行计划申报；资产需转移或报废时， 属于固定资产的，由使用部 门根据公司固定资产管理标准办理相关手续；属于非固 定资产的，需转移时,必须 通知办公室，由 办公室和相关部门或个人共同办理资产交接 手续；需报废时，也必须通知 办公室，由 办公室根据 资产使用年限和维修情况向办公 室负责人和行政副总申请办理设施报废手续。 5.4 费用控制 5.4.1 各部门日常使用的低值易耗类办公和生活用品，由各部门内部自行管理，合 理控制低值易耗类办公和生活用品费用，办公室对其相关费用控制和考核。 5.4.2 对日常使用的低值易耗类办公和生活用品，实行费用定额的控制方法。定额 标准为：公司高管：50 元/月人；各部室：8 元/月人；各车间：4 元/ 月人。每月末由 办公 室根据库房提供的办公和生活用品实际出库情况，将各单位的低值易耗类办公和生 活用品费以及在公司文印室的文印费进行汇总考核，将考核结果报人力资源部进行 兑现。 5.5 员工个人生活用品的回收 员工离职时，属公司配发的个人生活用品（被褥、被罩、床单、枕巾、枕头、枕套、 床垫、暖 壶、 脸 盆）， 经人力资源部确认履职期限超 过三年的，办公室审查后可无偿带 走；如未超过三年的，由办 公室向人力资源部递交离职人员生活用品扣款明细，人 力资源部在其工资中全额扣除后带走。 6.相关文件 6.1 固定资产管理标准 6.2 物资采购计划管理标准 7.相关记录 7.1 物资采购申请表 7.2 各单位办公和生活用品领用台账 7.3 员工个人生活用品领用台账 7.4 办公和生活用品丢失处罚通知单 7.5 物资领料申请单 7.6 离职人员生活用品扣款明细 附件 1 办公和生活用品日常管理工作流程 权责单位 业务流程 相关记录 办公室 办公室后勤管理 人员 办公室 办公室后勤维修 人员 使用部门或个人 人力资源部 办公和生活用品资产发放 确定配置标准 办公和生活用品配置 标准 各布恩办公和生活用 品领用台账 生活区资产维修单 办公和生活用品丢失 处罚通知单 各部门办公和生活用品领用台账 接到 各部 门维 修通 知 办公 室不 定期 抽查 公 司 每 季 度 资 产 清 查 维修/更换 维修登记/赔偿处罚 兑现 日常管理 编号： SXKXR-BD-03-023-2014 使用单位: 序号 名称 规格型号 单位 标准数 实际数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 经办人签字： 使用部门负责人签字： 办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单 编号：SXKXR-BD-03-024-2014 人力资源部： 经查处，以下部门(个人)因使用不当,造成公司资产损坏（丢失） ，请在相关单 位（个人）工资中予以兑现。 单位（元） 单 位 姓 名 资产名称 事 由 罚 金 备 注 经办人： 主管审核： 办公室负责人: 主管副总: 物资领料申请单 编号：SXKXR-BD-03-025-2014 类别： 年 月 日 领料单位： 成本中心 物资编码 物资名称 规格型号 单位 领用数量 实发数量 备注 合 计 审批人： 领用员： 保管员： 员工个人生活用品领用台账 编号：SXKXR-BD-03-026-2014 被、褥 床单、被罩 枕头、枕套 床垫 脸盆、暖壶 拖布笤帚簸箕员工编号 姓 名 部门 领用数量 领用数量 领用数量 领用数量 领用数量 领用数量 离职人员生活用品扣款明细 编号：SXKXR-BD-03-027-2014 被、褥