医院财务内控中存在的问题及有效措施(蒋)

试论医院财务内控中存在的问题及有效措施 广西区肿瘤医院 蒋翔 摘要：医院财务内部控制是其进行经济管理的主要手段，在单位的管理体 系中占据重要地位。本文首先介绍了医院的财务管理现状，接着分析了财务内 部控制中存在的问题，最后提出进行医院财务内控的有效措施。 关键词：医院；财务内控；问题；措施 随着我国医疗卫生体制改革的不断深入，医院作为一个经济实体，要在激 烈的市场竞争中处于不败之地，旧的医疗模式下的财务管理方式已不能满足医 院自身发展的需要，建立一套科学有效的医院内部会计控静制度，不断完善医 院内部财务管理显得尤为重要。 1 医院内部财务控制的内容 1.1 组织规划控制。主要包括财务治理结构的科学设置、财权和财务控锒权 的合理分割、明确与财务管理相关的各职能部门间的横向或纵向财务式系、不 相容职务的分离等。 1.2 业务处理程序控制。财务管理的“业务”是指资金筹集、资金投放、 资金耗费、资金收回、资金分配等五个方面。每个方面都必须明确相应的预测 决策程序、执行程序和信息反馈程序。 1.3 信息控制。一是关于资金筹集、投放、耗费(成本费用)、收回、分配等 各项理财业务的运作过程及结果的信息。二是关于各责任中心财务控制方面的 信息。这些信息既与财务会计有关，更主要的是内部会计信息，也有一部分是 其他经济信息。 1.4 资金安全控制。无论是筹资、投资，还是利润分配，都有风险防范问题。 资金安全控制在财务管理中主要是一个风险的评估、预警和防范问题，属于风 险控制的内容。一要维持资金收支在数量和时间上的动态平衡；二要保证资金 不受无谓的损失和消耗。 1.5 人员素质控制。财务控制作为一项风险较大的复杂的需要随机应变的管 理工作，从业人员素质要求高。 1.6 预算控制。财务预算控制是财务内控的日常工作和使用最为普遍的控制 手段，在财务内控中具有十分重要的地位。 1.7 内部财务管理审计。财务内控制度和控制业绩的审计评价是医院内部 2 医院事业单位财务内控的现状 近年来，伴随我国经济的迅猛发展与卫生医疗体制改革不断的深化，医院 内部的财务控制以及各项经济活动，在内容与形式上都发生了较大的变化。 医院财务控制实质就是对机构经费收支进行统收统支与专项业务经费的管 理核算，作为财会管理工作的一个重要方面，虽然在近些年当中，我国对财务 管理的法规、法律、行业制度等已经在进行着不断的完善与修订，如 2010 年底， 卫生部会同财政部修订印发了医院财务制度和医院会计制度 。但是对于 医院来说，仍然缺乏一套完整、有效的实际方案来解决财务控制所存在的问题。 3 医院财务内控中存在的问题 3.1 领导重视程度不够 医院单位的领导缺乏创新意识，没有意识到财务内部控制的重要性。他们 认为医院的目的就是救死扶伤，内部控制可有可无。部分医院的领导甚至对财 务的内部控制存在着错误的认识，他们认为内部控制是审计部门的责任，与财 务部门无关。还有些领导虽然知道内部控制对医院有益，但他们更注重短期经 济效益，当他们核算到内控的成本高于短期的经济回报时，就会放弃内部控制。 许多医院的高管滥用职权，不按制度办事，人为干预医院的财会工作，造成财 务内控中的许多重要环节，如管理者权限、审批程序等很难深入开展、医院财 务内部控制制度形同虚设。 3.2 医院财务内控制度建设不健全 为了响应政府号召，我国大部分医院都制定了自己的财务内控制度，然而， 制度的制定过程并不科学，制度的深度和广度都很欠缺，在执行过程中也存在 着大量问题。 由于制度的制定过程并不严谨，在医院的财务内部控制制度执行过程中往 往会产生疑问。例如，按照当今医院的财务内部控制制度，对于同一件事情可 能会有多种处理办法，而不同办法得到的结果往往大相径庭。可以想象，这样 的制度如何去贯彻实施呢。由于财务内部控制制度的不健全，就会导致内部控 制执行过程中无章可循，无法发挥其应有作用。 3.3 医院某些人员的自身素质偏低 医院的财务人员自身素质水平参差不齐，而财务人员的自身水平恰好与内 部控制的效果息息相关。医院的一些财务人员的自身水平较低、素质较差。这 些财务人员在处理财务工作时，时常会把自身的人际关系带到工作当中，对一 些领导或关系好的同事开绿灯。只要有一次不按制度办事的情况发生，以后当 其他员工在财务中遇到类似问题时，就很难再按制度执行。 其次，医院的被管理人员自身素质也参差不齐，许多员工存在严重的自私 倾向。一些医院员工违背了财务内部控制的相关规定后，并不是认真检讨个人 的过错，而是想方设法的寻找各种借口为自己辩护。有的甚至会和财务管理者 发生语言或肢体上的冲突。这些现象都是由于医院员工的素质偏低造成的，他 们把过多的精力都投入到了医疗事业当中，忽视了自身素质的培养和内控制度 的学习。 3.4 医院内部审计没有很好的发挥作用 内部审计是医院财务内部控制的重要组成部分，目标是对医院现有的内部 控制工作进行再次控制，可见其意义重大。然而，当前我国大部分医院事业单 位的审计部门并没有发挥其应有的监督管理职能。究其原因，我国医院通常采 用院长负责制，所有财务事情只要院长批准便无需过问内审部门。因此，内审 部门缺乏独立性，无法对医院的领导进行审计，院高级管理者成了财务上的 “自由人” 。审计的作用难以发挥。 4 加强医院财务内控的有效措施 4.1 医院领导层应充分认识到内部控制的重要性 现如今，在医院财务内部控制还不能被彻底执行，有很大的原因是在于医 院相关负责人的思想认识上面。所以，强化医院负责人内部控制的意识观念， 是决定财务内控制度能否彻底贯彻执行的重要保证，这不但要提升医院负责人 的思想认识，还要努力纠正他们的错误观点。首先，医院的领导层要转变观念， 不断提升自我认识，要充分认识到医院事业单位财务内控制度的建立非但不是 医院的负担，而且是医院进行现代化财务管理与控制的必要手段。只有让医院 的领导层认识到内部控制在医院财务管理中的重要地位，并落实到具体的行动 上来，医院的财务内部控制才能发挥应有作用。其次，领导层要加大对财务工 作重视力度，因为财务工作是内部控制工作的核心，是主要的执行者。所以医 院负责人必须要重视起这项工作，下功夫花大力气做好这项工作。而财务工作 主要由会计人员与会计机构来承担，因此应该充分调动起财务人员的积极性， 提升他们的工作热情，从而使财务工作能够上升到一个新高度。再次，领导层 应以身作则，严格依据内控制度办事，并健全内部相互监督体系，应该在医院 中制定互相监督的措施，让所有人都能参与。 4.2 人员管理与权限管理 4.2.1 加强计算机维护与网络安全维护人才的培养。 4.2.2 财务软件的操作使用人员必须是财务部门指派、合法有权限的使用人 员，经过财务应用系统操作使用培训合格，并经财务负责人认可后，才能上机 操作。 4.2.3 操作使用人员必须使用个人用户名及密码登机使用。操作使用人员不 得泄露自己使用的用户名及密码，对自己使用的登陆密码要做不定期的修改。 因个人用户密码泄漏而造成不良后果的需追究责任人责任。操作使用人员短暂 离开时，使用专用机的必须设置屏幕保护，使用公共机器的必须退出登陆。 4.2.4 按照岗位职责设置操作人员的权限，要注意不相容权限分离。 4.3 硬件管理 4.3.1 不得将计算机财务信息系统的硬件备用设备提供他用。 4.3.2 储存重要信息数据的计算机硬件设备发生故障，交修理单位人员修理 时，财务信息系统使用单位必须指定专人在场监督。 4.3.3 财务用计算机报废时必须格式化后交设备管理部门。 4.4 数据库管理 4.4.1 财务信息数据记录的是单位经济活动的客观情况，必须正确、真实， 禁止计算机管理人员直接打开数据库文件进行操作，需要对已保存的财务信息 数据进行修改的，应通过财务应用系统的对应功能进行。 4.4.2 财务软件使用操作人员，不得直接对数据库数据进行修改。必要时必 须直接通过数据库修改数据，应由使用操作人员书面填写数据库数据更正单并 经财务部门主管领导审核批准后，交计算机系统数据管理人员负责实施，财务 部门相关负责人员应在场监督并当场验证修改的正确性。数据库数据更正单应 和被修改的数据备份文件附在一起交财务档案保管员保存。 4.5 数据备份管理 4.5.1 由于财务信息的特殊性和重要性，必须经常对财务信息进行数据备份 工作，正式备份文件应使用不同介质载体定期制作只读备份。 4.5.2 在日常工作中，应每日进行数据备份，以避免意外发生或人为错误造 成对工作的干扰。 4.6 修改记录管理 已输入计算机的会计凭证，在凭证记账前发现差错，报审核员同意后，取 消审核进行修改，如在凭证记账后发现差错，最好另作凭证，以红字冲销纠正。 目前，财务软件产品中往往有“反记账” 、 “反结账”的功能。所谓“反记 账”就是将已记账的凭证通过记账的逆向过程，恢复到记账前的状态。 “反结账” 功能的道理与反记账相类似。利用这些功能甚至可以进行跨月度、跨年度操作。 按照财务会计制度的要求，记账的凭证，若有错误，只能进行有痕迹的修 改，某一会计期间在进行结账后，就不能再处理本期间的业务。而在实际应用 中，错误是无法避免的，所以，目前反记账、反结账功能的软件有一定市场。 然而，实现对记账前的凭证进行无痕迹修改，存在着令人担忧之处。 首先，可能给某些别有用心的会计人员进行作弊提供了技术支持。例如某 一年度进行结账审计之后，本来相关档案是要完全封存归档的，而由于反记账 和反结账功能的提供，就可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地改动该 年的会计数据，这无疑使财务会计系统的安全性大打折扣，给作弊人员提供了 可乘之机。 其次，将会导致财务报表的不一致。例如某一会计期间结账后，将依据这 一会计期间的核算结果编制各种会计报表，其中部分会计报表将对外报送。如 果事后再通过反记账、反结账，对本会计期间的业务进行调整、修改、补充， 而得出的会计报表很可能与先前的报表不一致。 4.7 档案管理 4.7.1 严格执行会计档案管理办法 。 4.7.2 计算机使用的操作系统、各类系统管理软件以及财务系统应用软件和 各类日志文件的备份、财务数据备份、打印输出的凭证、账册、报表，均作为 会计档案保管。防止档案资料的泄密、人为破坏、病毒侵害。 4.7.3 为保证备份数据的安全、真实，备份必须储存于只读类型载体，并应 由指定的备份人员标明备份的来源、名称、时间、备份人，交由档案管理员归 档。档案管理员应将备份规范地存放在安全、洁净、防热、防尘、防潮、防磁 的异地场所妥善保管。 4.7.4 对于备份文件的使用，应采用复制使用的方法，对复制后的文件进行 操作。 4.8 加强医院的内部审计 内部审计是医院财务内部控制的重要组成部分，内部审计工作搞不好，财 务内部控制也就无从谈起。医院的财务报销和资产报表都需要经过审计才能执 行， 因此只要把好审