mld-sm-(a0) 办公室管理规定1

办公室管理规定 文件编号： MLD-SM- 文件版本： A0 控制状态： 受控本 分 发 号： 拟制单位： 人事行政中心 作 成： 审 核： 核 准： 生效日期： 2013- 08- 01 深圳市铭利达精密机械有限公司 文件标题 办公室管理规定 文件编号 MLD-SM- 版本 A0 制定部门 人事行政中心 生效日期 2013-08-01 页码 1 / 3 深圳市铭利达精密机械有限公司 内部资料 注意保密 文件变更履历表 文件名称 办公室管理规定 文件编号 MLD-SM- 文件制定部门 人事行政部 文件初次生效日期 2013- 08- 01 序号 修改内容记要 版本 修改日期 记录人 1. 目的 为加强办公室管理，营造整洁干净的工作环境，维护良好的企业形象，特制订本规定。 2. 适用对象 本规定适用于深圳市铭利达集团有限公司南山办事处办公人员。 3. 规定内容 3.1 仪容仪表 3.1.1 公司全体员工应仪表整洁、大方，保持良好的精神面貌。 3.1.2 凡上班时间应统一佩戴厂牌，可化淡妆。 3.1.3 在办公区保持坐姿端正，不得东倒西歪、弓腰驼背。 3.2 电话举止 3.2.1 严禁用公司电话接、打私人电话。工作电话中长话短说，应言简意赅。 3.2.2 工作时间内请勿接、打私人电话，必要情况下可到会议室或阳台接、打电话。 3.2.3 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员或受话人本部门 人员应主动接听。 3.2.4 手机尽量随身携带，如若不方便随身携带，应将手机调为静音状态、会议模式或振动，避免手机 铃响不断而影响他人工作。 3.3 接待客人标准 3.3.1 接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体；举止：稳重端庄，从容大方；言语：语气温和、礼貌文 雅；态度：诚恳热情，不卑不亢。 3.3.2 客人来公司拜访时，恰遇拜访人不在，应把客人引导入座并立即通知被拜访人。 3.3.3 客人过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手示意，并 说“这边请” 。 3.3.4 如遇特殊时间来客，例如：中午或者下班后，接待人员需等客人离开公司后方可下班。 3.3.5 送客人进电梯时，要让客人先进，等电梯门关闭后，方可离开电梯间。 3.3.6 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有 价值的信息提交有关部门领导。 3.3.7 接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况， 又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 3.4 办公环境维护 3.4.1 办公区域公共卫生由办公人员按卫生轮流值日表于非上班时间内进行打扫、清洁，值日期间 必须保持办公室内清洁卫生，垃圾桶内垃圾袋尽量当天清理带走。 3.4.2 每周六进行一次集体大扫除。全体人员应自觉维护干净、整洁的办公环境，严禁乱丢纸屑、杂物、 烟头等。 3.4.3 每个人负责个人办公位区域的卫生清洁。收拾整理好桌面的文件、资料等，保持桌面清洁、物品 文件标题 办公室管理规定 文件编号 MLD-SM- 版本 A0 制定部门 人事行政中心 生效日期 2013-08-01 页码 3 / 3 深圳市铭利达精密机械有限公司 内部资料 注意保密 摆放整齐。 3.4.4 各使用会议室人员应保持会议室的干净、整洁，使用会议室完毕应及时将椅子归位放好，并收拾 好会议期间所用的文件、产品等，离开会议室前确保投影仪、空调等开关关闭。 3.4.5 早餐、午餐或晚餐在公司就餐时尽量在公司阳台就餐，严禁乱扔餐饮垃圾，应及时将垃圾带出办 公区域并放入垃圾桶。 3.4.6 严禁在各办公区吸烟，需吸烟者可在公司阳台吸烟。 3.4.7 注意安全，做好防火、防盗措施，消除安全隐患，确保办公室安全。每个人下班时要关闭各自办 公位上的电器电源，办公室最后下班的人须关闭电灯、空调、饮水机等电器电源，并关好门、窗， 检查无误后方可离开。 3.4.8 每天早上上班时由人事行政人员负责门、窗、灯、空调的开启。若遇人事行政人员出差或休假， 由当日值班人员负责或顺延次日值班人员负责。 3.5 办公秩序 3.5.1 市场办公人员：上午上班时间： 9：00-12：00，下午上班时间：13:30-19:00（其中 17:30-18:00 为晚餐时间） 。 人事行政办公人员：上午上班时间：8：30-12：00，下午上班时间：13:30-18:00。 3.5.2 按规定打指纹，每天打 2 次指纹卡，上午上班、下午下班各一次。 3.5.3 不得迟到、早退。迟到、早退 5 分钟以内的，按 1 元/分钟扣取绩效奖金；迟到、早退 5 分钟（含） 以上的，按 MLD-SM-170 （A0） 奖惩制度执行。 3.5.4 参加各类会议或培训，应按时到场，保持会场安静有序，积极、认真听取会议或培训内容，对重要 信息做好记录。 3.5.5 办公室内须保持安静，不得喧哗、吵闹，通电话时也须注意音量，不能影响他人工作和公司整体 形象。 3.5.6 工作时间内不得无故离岗、串岗、吃零食，不得闲聊、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 3.5.7 工作时间内严禁看与工作无关的书籍、报纸和杂志，不得浏览与工作无关的网页、玩游戏等。 3.5.8 未经允许不得擅自使用他人电脑或翻看他人办公资料。每个人需保管好自己的办公资料，做好保 密和安全防护工作。 3.5.9 办公用品领用时间为周三和周六。办公用品的领用秉持节约原则，如领笔时更换笔芯即可的勿领 新支，或以旧换新。 3.5.10 工作中同事之间应本着公司利益为重，团结合作，快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾 和问题。同事间要相互协作，相互支持。 3.6 办公设备的使用 3.6.1 使用打印机、复印机时不得打印、复印私人文件资料。 3.6.2 使用办公设备时要正确操作，如若不熟悉操作，需由部门熟悉人员代操作或给予指导讲解。 3.6.3 公司提倡节约成本，如可双面复印和纸张再利用。纸张再次利用时需注意是否有订书针等物，否 则损坏配件需按价赔偿。 3.6.4 使用者须保持办公设备的清洁。 3.6.5 节约纸张和碳粉，打印资料前应预先编排好文档并检查，避免打印错误造成不必要的资源浪费。 3.6.6 复印、打印或传真的资料应及时取走，不能堆放在传真机、打印机、复印机上面或附近。 3.6.7 不得随意设置或更改办公设备功能。 3.6.8 取所打印的文件资料时，需检查所取资料是否拿错、有夹份，并保持他人所打印的文件资料的整 齐有序。 3.6.9 使用投影仪时不得拉扯投影布，正确使用开关或遥控器。使用完毕时需及时关闭投影仪及收起投 影布。 3.6.10 节约、爱护公物，不损害办公用品，发现办公设备（包括通讯、电脑、影音、照明等）损害或发 生故障时，应及时向人事行政中心报告，以便及时解决问题。 3.7 外出规定 3.7.1 上班期间因私事需请假外出办理，须开具请假条，经上级批准后交由人事行政人员备案备查。 3.7.2 因公外出时（写字楼区域范围）要向部门负责人报告，说明去向和工作内容。 3.7.3 因公外出需用车时，需提前写用车单联系总部安排车辆。 3.7.4 因公外出 0.5 个工作日以上的需提前写出