商品部工作制度及流程

陕西雍和珠宝有限公司 商品部职责及流程管理 一、商品部职责 1、负责公司商品、道具、工具等物品的采购、接收、标价、入 库、出库等管理工作； 2、负责店面调拨、退换货处理的管理工作； 3、规定、控制各店的报货时间，严格审核各店报货单，做到合 理补充货品；负责各店货款申请，及时报总经理审批，并跟踪 完成付款； 4、保证货品运输途中的安全、负责货到及时上柜，及时协调向 上游索要发票； 5、针对季节转换，敦促卖场折扣、价格调整、清货、调拨等工 作，降低整体存货，优化库存商品资金使用，提高效益； 6、负责顾客临时订单，保证准确、及时到货工作； 7、及时处理旧金、旧货的返厂工作；减少在库时间； 8、负责各门店进出货品的核对工作以及非正常销售（礼品、赠 品、失货等）处理控制工作； 9、及时关注竞争品牌的货品变动情况，做出快速反应，及时传 递信息，配合店面有效提高货品市场竞争力； 10、与上游工厂及相关对口单位建立有效沟通渠道，完善货品 结构； 11、了解消费趋势，及时做好市场调查工作，提供适合各门店 需要的适销对路的商品，做好进、销、存数据分析，随时为公 司提供决策所需的数据； 12、结合财务定期盘点门店库存，保证门店货品做到帐实相符， 商品无损坏。 13、及时制定公司滞销商品的处理方案，保证库存商品的完好 和品质，降低滞销商品造成的损失； 14、指导门店库存资金的使用比例，提高资金的使用效率。 二、岗位职责 （一）货品部经理工作职责 1、制定和完善内部的工作流程（进货、盘货、出货） ，使工作 流程实现逐步规范化、制度化，确保货品在流通过程中的绝对 安全； 2、加强与兄弟部门的协作配合关系，减少部门之间因工作协作 带来的效率降低； 3、逐步实现库存的合理化（建立在正确的、全面的、合理的货 品分析之上） ，优化货品结构，建构合理的库存； 4、扭转观念，树立服务意识，最大限度的为兄弟部门提供优良 合理服务； 5、明确货品部工作人员的工作分工和责任；内部的工作分工 （进货、盘货、打标签、出货） ；对外的工作分工（对各个店面 的衔接，做到专人对口） 6、对外的工作分工（对各个上游渠道商厂家的衔接，做到专人 对口） 7、建立商品部进货、请款台账，加强对进货、请款的管理； 8、建立供货单位的相关信息资料，为多样化进货渠道提供信息 支持； 9、督促商品部工作人员完成公司安排的各项工作； 10、接待供货单位到总部送货或出差人员，并洽谈相关业务； 11、积极主动完成领导交办的其他工作事项。 （二）采购部员工工作职责 1、在经理的领导下，负责全公司的货品采购，货品定价，货品 结构调整，并配合事业部提供适销货品； 2、负责各门店的货品入库、出库、调拨、销库工作； 3、每月对公司各门店的货品进行盘点； 4、负责各门店旧货的返厂维修调换； 5、负责为顾客设计、定做各款式的珠宝申请； 6、完成领导交代的其他日常工作。 （三）资料员工作职责 1、负责收集内部各门店的每月盘点表，上货单，退货单，补货 单；统计本月需补货品的品类及款项； 2、负责收集内部各门店每周的竞品市调报表，结合本部门竞品 及新款流行款市调报表，统计本月需新增新款品类，协调事 业部针对新增品类的实操性；注：新增品类由事业部决定是 否配货。 3、负责统计每月各门店上报的补货清单，配合采购部员工审核 各门店库存情况，结合各门店实际销售情况，计算各门店实际 所需补货清单； 4、负责统计事业部新增门店的铺货清单，结合各门店实际库存 配比，配合采购部人员拿出调货清单和配货清单； 5、负责本部门文件处理及公司下发文件收集，制作本部门所需 对接表格； 6、完成领导交办的其他日常工作； （四）加工厂的工作职责 1、完善加工厂的设备、设计师、加工技师、学徒工的储备、保 养、培训工作； 2、结合本公司实际情况及流行趋势，定期推出专属商品；优先 配比本公司各门店； 3、针对旧货的拆分，残次货品的维修，订单货品的设计加工纳 入工作考核范围； 4、针对批发外联部所联系的外销订单，保质保量保时完成任务； 5、依据国际市场及国内市场金价波动及玉石原料成本，设计适 合本公司利润原则的金工石价格报表； 6、针对因加工质量所引起的纠纷负责； 7、完成领导交办的其他工作； 三、商品部工作流程 （一）到货流程 1、货品到达公司后，接收好单据和货品； 2、根据单据与货品进行核对，核对无误后签收单据交给送货员， 货品有问题及时与送货员当场进行核实并在单据上注明清楚； 3、签收单据后，商品部、财务部、各门店必须留份底单并保存 好，不得遗失与撕毁； 4、到货后如需上货的货品必须及时上柜，配合财务部进行称重， 核对，打标签，入库； 5、通知各店面将所需的货品领至各店面，并做好交接手续，登 记备案。 （二）退（调）货流程 1、收到退（调）货通知时，登记好需要退（调）商品的款号及 相关信息； 2、登记好退（调）货商品后，用表格的形式分开记录各个款的 信息，逐一找出需退（调）的商品； 3、找出所有退（调）货商品后，用登记表再次核对一下各款数 量及总数量，核实无误后开好出库单，出货时必须保存好出库 单底单。 （三）铺、补货流程 1、各门店需求：各柜组上报所需补货清单明细，素金类须注明： 金重区间、类别、款型、条码、预估售价等；镶嵌类须注明： 金重区间、石重区间、类别、款型、钻石级别、证书级别、 预估售价等；玉石类须注明：类别、款型、水种头、证书级 别、预估售价等；店长签字事业部经理审核（注： 应先确认所补货品其他门店是否有充足货源，能调拨尽量各 门店之间调拨。 ） 2、商品部：采购部人员确认门店所补货品库存比例（注：原则 上单品类同款补货标准为正常库存比例的 50%以下方可补货） 再次确认所补货品其他门店是否有充足货源 2.1 属于本司加工厂加工范围的商品部经理审核总 经理签字确认加工厂主管签字下单预估原料价格及 工费成本、加工周期加工厂上报总经理签字购料（依据 本司财务政策与原料厂商沟通进项发票事宜）加工厂开 始制作制作完成后加工厂主管审核合格后依据补货 清单交商品部商品部验收无误入财务金库配合 财务称重、喷印、打标签（依据事业部提供倍率计算价格） 、 制作证书、出库通知各门店领货（注：各门店必须验货、 验证书，如发现证货不符或残次品，请拒收；如领走货品再 发现问题，商品部概不负责，所需费用由门店承担） ； 2.2 属于外购商品范围的商品部经理审核（参比市场价 格波动，核算进货成本，预估进货周期）总经理签字确 认确认财务资金状况联络上游厂商，确认所补货品 情况（如何补货单不符，请各门店调整补货品类）下订 单，通知财务部打款或打订金采购部确认到货周期 依据本司财务政策与上游厂商沟通进项发票事宜货到验 单、验货、做证书或验证书（如证货不符或有残次，尽快通 知厂商协调更换）入财务金库配合财务称重、喷印、 打标签（依据事业部提供倍率计算价格） 、制作证书、出库 通知各门店领货（注：各门店必须验货、验证书，如发 现证货不符或残次品，请拒收；如领走货品再发现问题，商 品部概不负责，所需费用由门店承担） ； （四）库存盘点流程 1、店铺到货的相关手续做好后，及时做好入库手续，盘点表及 库存 明细表； 2、每月进行一次商品库存大盘点，核实无误后做好次月的盘点 表。 （五）商品部组织框架图（附） （六）商品部人员规划（暂定） 1、商品部经理 1 人 2、采购部主管 2-3 人（可兼职 1-2 人，暂定人员：王俊贤、李 翼） 3、资料员 1 人（招聘或从店面直接抽调） 4、加工厂主管 1 人（有丰富珠宝加工经验，熟知加工流程、 精通核算珠宝加工成本） 5、珠宝设计师 2-5 人 6、珠宝加工师 3-6 人 7、珠宝学徒 若干（可操作成珠宝加工培训学校） 8、外联批发主管 2-6 名（主要配合加工厂对外品牌加工批发） （七）上游厂商集散地 1、深圳 深圳珠宝批发加工已经成为世界第五大珠宝加工批发集散地， 其加工工艺和设计水平居全国首位，主要集中在深圳罗湖区 水贝国际珠宝交易中心一带 2、云南 云南昆明和瑞丽等地是玉石类加工集散地，其国内影响力仅 次于深圳； 3、南阳 南阳玉石加工主要突出在于玉