oa办公自动化系统管理制度

OA 办公自动化系统管理制度 总则 第一条： 办公自动化系统（以下简称 OA 系统）是以通达 OFFICE ANYWHERE 网络智能办公系统为管 理平台，采用服务器/客户端/ 浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管 理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA 系统是信息化建设的重要组成部分，是提高公 司办公整体管理水平的重要手段。 第二条：为了加强对公司 OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加 快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据国家信息化领导小组关于 我国电子政务建设指导意见 、 国家机关公文处理实施细则 、 中华人民共和国保密 工作规定 、 计算机系统管理规定等有关规定，结合公司实际，制定本办法。 组织职责 第三条 OA 系统的运行中，集团各事部各负其责，协同配合。 职责如下： （一）公司管理中心 IT 部门是办公自动化 OA 系统的归口管理部门。主要职责为： 1、负责制定 OA 系统规章制度； 2、负责 OA 系统核心工作流程设计、修改； 3、负责 OA 系统各职能部门工作流程设计和审核； 4、负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参与人员的权限； 5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 7、负责组织各公司人员操作培训； 8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求； 9、负责 OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 10、负责 OA 系统的数据备份； 11、负责公司领导、OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作； 12、负责 OA 服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； 13、负责系统用户注册、注销等管理； 14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。 （二）其他事业部主要职责为： 1、负责制定本单位 OA 系统相应管理办法； 2、负责指定部门（事业部）OA 管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及 本单位 OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作； 3、部门 OA 管理员负责本单位参与 OA 系统人员权限变更时，及时提供给管理中心 IT 部门 申请调整；负责处理 OA 系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作； 4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。 第三章 文件管理 第四条 公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻 等）原则上统一采用公司办公自动化 OA 系统发送，本系统不启用电子印鉴。 第五条 OA 系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形 成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收 过程。 第六条 管理中心 IT 部门负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本 单位的电子公文传输工作。 第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公 文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公 文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各 单位可向公司管理中心申请正式文件。 第九条 各类电子公文处理程序按照IT 公共资源管理制度的规定在公司办公自动化 OA 系统中办理。在 OA 系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领 导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。 第十条 各单位在 OA 系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导 后归档。 第十一条 在 OA 系统中，电子公文审核流程系发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程， 经本部门领导审核后，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主 办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司文控受审公文签发。 第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用 OA 系统文件分发流程发 至公司二级单位、 部门主要负责人和 OA 管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若 干份报出并归档。 第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子 文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。 第四章 系统模块 第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。 第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA 相关通知、公司新闻、文件柜等五大 主要功能模块。 公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是 OA 系统所 有用户。发布的审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责发布； 信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到 OA 系统的所有用户。信息内容必须经各单位 主要负责人审核后，由各单位 OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。OA 相关通 知模块：发布与 OA 系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后， 由各单位 OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。 新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由管理中心负责审核并发布。 文件柜模块：此模块的权限由管理中心 IT 部门从上而下设置受权，各单位 OA 管理员负责 本单位信息共享设置，OA 系统用户按查阅权限查阅。 第十六条各单位在 OA 系统中向本单位发布的信息，交本事业部领导审核。 各单位领导对本单位在 OA 系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。 第五章 用户权限 第十七条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。 第十八条 用户主要权限如下： （一）普通员工 在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向 直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况； 负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需 的公文申请借阅。 （二）主管员工 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文 审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示 的公文，自己办理或批示给下属员工办理。各职员具有查询通过部门收发文管理员办理后 的收发文所有信息的权限。 （三）部门（事业部）领导 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核 完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要） ，会签后送公司分管领导审核、审批。部门 发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文， 批示给下属员工办理 （四）总裁办秘书 在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公 司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责 将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工 作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退 相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。 （五）公司分管领导 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核， 审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需 主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。 （六）公司领导 在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文 处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。 （七）OA 管理员 1、部门（事业部）OA 管理 在系统中具有普通员工的所有权限；部门（事业部）发文、工作请示报告中，接收需 报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照公司公文管理办法规定，负责分发、 归档部门（事业部）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收 文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收 发给本部门（事业部）的公文，传送给办公室（事业部办）领导审批，根据领导批示传送 相关部门人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（事业部） 所有公文的办理情况。负责部门（事业部）收文的催办工作。 2、公司 OA 管理员 负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过管理中心 与总裁办确认后方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。 （八）公司办公室文员 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编 号的电子公文按照公司公文管理办法的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进 行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。 第六章 登陆规范 第十九条 系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午 和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及 时传送。 第二十条 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码， 可设成不对外公开） ，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计 算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入工作环境。 第二十一条 登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取 信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 第七章 安全保密 第二十二条 所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计 算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守公司计算机信息系统管理手册 和公司关于加强公司计算机管理的通知的有关规定。 第二十三条 按照公司IT 公共资源管理制度的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用 BT、迅 雷、pplive 等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软 件和硬件进行非法操作。系统用户必须由管理中心 IT 部门指定的杀毒软件，拒装者取消其 上网资格（包括个人笔记本电脑） ，根据情节及后果，予以 50500 元处罚。 第二十四条 OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系 统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害 系统安全的数据。 第二十五条 OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用