浅论学校校档案信息化的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅论学校校档案信息化的应用 摘 要伴随着我国信心技术的进 步与发展，文件档案的计算机管理已经 非常重要了。建立高校档案信息化管理 是当今高校档案管理的必要的。学校档 案的信息化理克服了以往复杂的工作环 节。本文则针对学校传统师生档案管理 系统的缺点，提出了实现学校师生档案 管理信息化管理的方法，以及对现在高 校档案的信息化应用存在的现状进行分 析和研究。 中国论文网 /4/view-12690090.htm 关键词 档案管理；信息化；特 点 随着信息技术的快速发展，档案 进行了快速的发展，传统的档案管理存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 在一些缺点与不足，这样已经无法满足 人们的需求。档案的信息化管理变得越 来越重要了。同时，对学校档案管理的 要求也变高了。信息化管理加快了档案 管理进行的速度，减轻了档案管理人员 的压力，重要的是方便了人们的信息的 查找。与此同时，还能达到人们对档案 管理保密性的要求。改变了传统档案管 理的方式，这样使我国档案管理更进一 步。 1.传统学校档案管理的不足 学生档案管理在一个教育单位非 常重要的，也是不可或缺的。它的内容 对于学校的决策者和管理者来说都非常 重要，所以学生档案管理系统应该为使 用者提供非常多的信息，以供他们选择， 同时还有简单方便的查询手段。然而， 从古以来，人们都是使用传统人工的方 式来管理学校档案，这种方式存在着很 多的不足和缺陷： 1.1 低效率 传统的方式来整理学生档案会花 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 费很多的时间，因为大量的信息人们整 理起来非常艰难，严重降低档案管理工 作人员的工作速度。 1.2 易透漏信息 以前，人们使用传统的方式来整 理资料，由于接触的人比较多，这就使 学生档案的信息容易泄露，保密性降低。 1.3 查找，更新不容易 使用传统的档案管理方法，一旦 文件积累时间长，将会积压大量的档案 文件，对于工作人员来说，增加了查找 与更新信息的难度。 2.信息化档案管理的特点 2.1 信息化管理的方便性 现代化档案管理应用是用电脑来 处理的，可以对档案进行分类，使人们 更方便的查询，以获得自己所需要的信 息。同时电脑内有大量的内存，可以存 储大量的档案信息，并可以通过电脑技 术对档案进行修改，从而使管理工作更 加有效。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 2.2 对档案管理工作人员的要求 变高 学校档案工作人员必须喜欢自己 的工作，熟悉自己的工作内容，这样才 能做好自己的工作。更重要的是心细， 具有保密意识。除上述之外，这项工作 还要求工作人员具有熟练地掌握计算机 的能力，并且对所需软件能熟练地使用。 现在是信息化的时期，信息化管理是至 关重要的。要想跟上社会发展，必须解 决其发展过程中的问题，必须提高档案 管理工作人员的素质，使管理人员的知 识面加大，调整自己的知识结构。这样 才能提高档案工作者知识水平以适应这 份工作。 2.3 档案管理信息化应用的缺陷 现代化档案管理工作尚处于早期 发展阶段，并不完善，还需要在管理过 程中不断的改进并加以适应。计算机技 术在各个领域都有广泛的应用。新档案 的产生伴随很多新载体的产生，因此出 现了新型档案载体归档和保管的问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 国家目前没有电子文件归档与电子档案 管理方面的规范标准，也没有从法律上 予以明确规定。 3.信息化档案管理的意义 现在我国学生的档案管理还是使 用纸质版，并没有什么其他形式。然而， 这样的形式并不适应现在的社会了，因 为耗费了大量的人力，同时也需要大量 的物力。在现在的社会，传统的档案管 理方式已经被信息化的管理逐步取代了。 进行信息化的学校档案管理有着及其重 要的意义。信息化的档案管理系统有着 很大的内存，可以存储很多的学生档案， 并且能够有效的管理学校档案，并且更 具安全性. 4.实现信息档案管理应用的方法 为适应当前社会经济发展的需要， 学校应近快建立起现代化的档案管理系 统，使用档案管理信息化。 4.1 提高学校档案管理的标准与 规范 档案信息系统的现状是档案标准 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 化规范化滞后，同时应用软件太多，让 人们无法选择。这些都严重影响了信息 化档案的应用。档案管理的信息化应用 在各个方面和各个环节。那么掌握好档 案管理的标准与规范这两者相辅相成互 相促进的辩证关系。 4.2 建成学校档案数据库 目前档案信息管理仍处于由文件 处理向信息管理的过渡时期，建设数据 库的含义是以先进的信息技术为基础， 对资料进行科学的管理和方便的使用。 4.3 保证档案管理工作人员良好 的素质 档案管理工作涉及到很多丰富的 知识内容，为此要求管理工作人员必须 具备丰富的知识含量。同时档案管理工 作人员还必须喜欢学习，能够及时的吸 收和借鉴信息化管理的一些成功的例子， 及时的改变自身的管理方式，顺应现在 的发展趋势。除此之外，档案管理工作 人员还需要比较高的领悟能力，服从管 理，脚踏实地，认真实施学校领导的各 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 项决定，保证学校档案管理信息化应用 的顺利进行。 4.4 加强学校各部门的沟通合作 档案室与学校信息网络中心有密 切的关系，通过资源整合，可以增加档 案室的信息量，特别是一些特殊的信息， 尤其是具有学校文化底蕴的信息。用这 些资料对学生进行教育。此外，档案室 也与学校各科室组室有很多的联系，将 各种资料及时上交，并且尽量将档案资 料进行专业化的处理。全校各部门进行 及时的沟通与合作，把每个人平时工作 中生成的信息资料及时地输送到信息库 里，信息化管理档案这项工作才能更加 顺利地进行。 5.结语 我国信息技术在不断的发展，人 们对学校档案管理工作有着的新的要求， 并且要求越来越高。由于传统的学校档 案管理已经不能满足人们的要求，很多 学校兜使用信息化来管理学生档案，代 替传统的档案管理模式，使用一支高素 -精选财经经济