浅谈在管理提升活动中如何加强和改进办公室业务建设

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈在管理提升活动中如何加强和 改进办公室业务建设 摘 要：办公室是企业管理环节 中的重要环节，起到承上启下的作用， 也是协调企业管理活动的枢纽，因此， 企业管理工作开展过程中要从根本上夯 实办公室业务管理水平，才能有效提升 管理工作的实效性。本文对强化办公室 业务建设的重要性进行了简要分析，并 集中阐释了管理提升活动中强化办公室 业务建设的路径，旨在提供办公室业务 建设整体水平。 中国论文网 /4/view-12987072.htm 关键词：企业管理 办公室业务 建设 管理路径 中图分类号：F276 文献标识码： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 文章编号：1003-9082 （ 2017）10-00- 01 神华铁路货车运输有限责任公司 是中国神华能源股份有限公司全资子公 司，承担着神华铁路自备货车的运输组 织、定期检修、运用维修以及机车大中 修等业务。2013 年 8 月，依据中国神华 能源股份公司批复精神，改制为中国神 华能源公司全资子公司-神华铁路货车 运输有限责任公司。公司总部设在北京 市东城区，公司总部结合实际情况设置 了办公室、党建工作部、财务部、人力 资源部、检修管理部、运输管理部、安 全质量部等 15 个职能部室。 一、强化办公室业务建设的重要 性分析 办公室作为神华铁路货车运输有 限责任公司下设的主要部门，将“质量 效益型”作为管理重点，全局性监督和 管控产品质量、服务质量、项目质量、 过程控制质量。 1.完善办公室建设目标 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 在神华铁路货车运输有限责任公 司日常工作开展过程中，一直秉持“服 务大局，和济共赢” 的管理原则和理念， 将服务社会以及服务企业发展大局作为 管理重点，在通力合作的基础上，实现 共同发展和进步，也为和谐化管理工作 的发展提供支撑。办公室管理工作与神 华内外业务相关单位密切沟通与配合， 从而形成多方共赢的合作局面。也就是 说，要维护管理效率，就要将部门协调 发展作为重点，切实维护职能作用，保 证办公室能在日常工作中发挥统一协助 的作用和价值，也能在提高各个层面管 理力量的同时，调动相关部门的工作积 极性，形成领导主张深度贯彻落实，且 单位决策管理形成合力的管理结构3。 在服务管理机制建立的过程中， 要将参谋服务项目作为工作中的重点任 务，衡量办公室工作水平，确保管理工 作和实际控制体系能发挥其实际价值。 因此，办公室管理人员要积极落实切实 有效的管理机制和控制措施，针对办公 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 环节中的薄弱问题进行全程化管理，控 制相关管理尺度的同时，完整地收集相 关信息，实现加工处理效果的最优化， 也能系统化控制管理效果，实现超前调 研目标1。 2.综合协调办公室职能作用 各个职能部门要积极落实其自身 的管理工作，践行系统化的工作模型。 结合公司行政管理工作要求以及公司领 导指示，维护组织开展行政管理制度的 运行效果，能在保证公文运转效率的同 时，确保文字材料起草效果和管控措施， 会议活动和组织协调性也要符合实际需 求。并且，在物业管理工作体系建立后 也能实现行政管理工作顺利开展。要树 立全局意识，将综合性国际化趋势作为 发展目标，实现改革项目的系统化创新 和发展，并且在完善自身实际情况的基 础上，借鉴国内外先进经验。企业要树 立阶段性意识，确保现代技术在开拓和 阶段性经营的基础上实现业务和服务手 段的全面优化，因此，要在创新管理要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 求的基础上，保证企业能拥有发展动力 和产业优势2。另外，企业要结合市场 运行策略和管理控制水平，提高办公室 常规化工作的完整程度，建立高标准和 高水平管理机制，符合材料要求的基础 上，完善其管理结构。 第一，要践行组织制定的相关原 则，完善公司行政管理规章制度，集中 制定部门工作计划，监督执行实际效果 和水平。在工作任务落实过程中，也要 保证具体工作行为发挥实际水平和价值。 首先，组织制定公司各项行政管理制度， 其中主要是会议制度和发文制度，并且 要积极修订公司各个部门常规化行政控 制行为。其次，要监督并检查行政管理 制度的执行情况，维护实际效果。最后， 要制定本部门年度工作计划，确保监督 执行效果符合标准。 第二，对于工作职责是组织公文 运转工作的情况，要保证工作任务能围 绕具体要求展开，对来文进行签收和登 记，并且保证传批、传阅以及承办工作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的完整性，发文拟题以及会签工作等也 是基本工作任务。 第三，对组织公司总经理常务办 公会议以及月度例会项目等，也要维护 基本工作任务的完整性，向不同部门收 集相关材料，应用总经理常务办公室会 议研究，提高议题管理决策效果，也要 调整事宜和研究水平3。在实际管理体 系建立后，也要负责半年和年度工作会 议材料准备，集中从事会务组织工作， 对会议催办和督办事宜进行监督管理。 第四，组织起草公司半年或者是 年度工作总结项目，要在汇总半年和年 度工作情况的基础上，落实工作总结制 度。不仅要组织起草公司半年、季度和 年度工作报告，也要重视组织起草集团 公司上报相关请示机制。要按照标准化 制度开展相关工作，能在满足领导工作 要求的基础上，完善本职工作，及时管 理和疏通工作，确保协调和补助效果的 完善程度，积极补充的同时实现部门配 合。要在职能工作开展过程中，对沟通 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 效果进行全面管理，及时解决部门之间 矛盾的同时，完善管理水平，实现全面 性优化4。 第五，着重关注办公室内部管理 工作，在领导的指导下制定工作计划， 并且建立健全完整的督办机制和执行措 施，组织制定部门经费管理预算体系， 维护审批部门经费使用效果和实际应用 水平，切实维护办公室部门的安全管理 工作水平以及党组织建设、廉政建设工 作的实际价值。 此外，办公室职责还包含完善公 司行政管理方面的各项规章制度、部门 工作计划以及监督工作计划的执行；公 司印章管理和综合档案、年鉴管理等工 作；公司公务用车的管理和安排、办公 室物品的购置、物I 管理和外宾来访 管理；办公室内部管理以及完成上级部 门所安排的各项工作等，只有切实保证 各项职责的履行和业务完成情况，办公 室作用才能够得到全面发挥。 二、管理提升活动中强化办公室 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 业务建设的路径 2017 年以来，办公室宣传带头下， 整个神华铁路货车运输有限责任公司开 展了大规模安全管理工作，铁路货车公 司榆林分公司通过开展全员危险源辨识、 全员岗位技能培训、全员危险源点检等 手段，切实形成“ 人人参与安全管理， 人人都 是风险管理者” 的安全管理氛围， 也正是基于此，在完善整个管理结构和 管理水平的基础上，保证了神华铁路货 车运输有限责任公司常规化工作的全面 开展，使“我安全、我幸福” 的安全理念 逐步深入人心。在具体开展管理提升活 动，全面强化办公室业务建设的过程中， 可以从办公室职责入手对业务建设路径 进行系统分析，希望能够为办公室工作 的开展和职责的履行提供相应的支持。 1.全面组织开展行政管理制度体系建设 基于办公室领导人员的正确指示， 在管理提升活动中，要想进一步强化办 公室业务建设工作，就应该认识到行政 管理制度体系建设的重要性，为办公室 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 业务建设工作的优化开展提供有效的支 撑。在全面组织开展行政管理制度体系 的建设工作中，应该对办公室工作业务 进行全面综合，保证借助行政管理体系 的构建，规范业务工作，切实提高办公 室业务水平，促进办公室工作得到公司 的广泛认同。在构建行政管理制度体系 的过程中，应该注意对办公室工作权力 进行明确，如对公司行政管理规章制度 的起草权和制度执行监督监察权、公司 相关事宜的度版权、公司会议决定事项 的检查、督办和管理权、对各部门会议 费用使用情况的审核权等等，保证办公 室工作人员在开展业务工作的过程中能 够真正做到履行个人职责，规避业务风 险，维护办公室业务工作的稳定发展。 2.明确办公室具体工作职责和业 务要求 在全面加强办公室业务建设的过 程中，应该正确认识业务建设和职责的 关系，进而从职责角度探索强化业务建 设的措施，并明确各项工作的业务要求， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 了解业务建设的具体工作方向，促进业 务建设工作的优化开展。如针对“组织 制定、完善公司行政管理规章制度、部 分规划等，并监督执行” 方面的具体工 作职责，办公室业务人员在加强业务建 设的过程中就应该注意从工作任务入手， 即在业务建设过程中注意组织制定公司 各项行政制度、监督行政制度的执行情 况、结合办公室工作基本情况修订整体 管理制度，同时对本年度工作计划进行 规划并监督执行等等。这样结合工作职 责，就能够明确办公室工作业务的主要 建设方向，提高建设效果。 3.有效协调内外部工作关系 在办公室开展业务建设工作的过 程中，还应该注意对自身在公司中的位 置进行正确的定位，在强化内部管理工 作的同时，对上级布置的工作任务和业 务工作等加以完成，并合理安排下级政 务主管、行政主管、事务主管以及档案 主管人员对各项任务工作加以执行，希 望能够通过内外部协调进一步增强办公 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 室业务工作的完成效率和效果，促使办 公室工作形成有机的体系，为公司整体 运行提供相应的保障。这样办公室内部 积极加强业务建设，外部上级领导部门 和下级执行部门大力支持业务建设工作 的开展，办公室业务建设必然会取得新 的发展成效