外贸部工作流程

1. 交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环 节。在这四个环节中我们应该做到： 1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户 基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够 生产)，记录并存档。 2）以统一的格式对外报价（见附件） 。所有的报价单由各区 业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价； 特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可 对外报价。 3）做询盘的回复时，原则上，在 24 小时内给予客户答复； 特殊情况需要商量的，在 24 小时内不能提供准确信息的， 需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。 4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、 交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要 求及柜型等。 5）形式发票编号规则： （1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+ - +公 司自营部分总订单数+客户代码+ 月份两位数+此客户今年的 订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中 ZT 代表浙江中台 工具有限公司，08 代表 2008 年，083 代表自营部分第 83 票 订单，客户代码为 HBG，11 代表 11 月份订购的， 04 代表 2 HBG 今年订购的第四票订单。 （2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+ - +公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今 年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中 HW 代表台 州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定， 08 代表 2008 年，049 代表代理部分第 49 票订单，客户代码 为 MUR，09 代表 9 月份订购的，06 代表 MUR 今年订购的 第六票订单。 2. 业务审核： 1） 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊 合同评审表（见附件） 。 2） 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能 将各种预计费用都列明。 3） 合同审批需附上客人的订单的 COPY 件及客人对产品 的详细要求。 4） 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装 箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件 要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在合同 评审一览表台帐中给予记录。由业务员签字后交由部门 负责人审批，并交至财务审批。 5） 常规产品交货期：3045 天，如采用信用证的交货期 延长至 60 天； 特殊产品或不常规或不经常做的产品的交 外贸部工作流程 第 3 页 共 25 页 6/2/20073 期：60 天。 6） 如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经 理批准后执行。 3. 评审时间要求：常规合同，自接到合同起 24 小时内审核完毕。 特殊合同，填写特殊合同评审记录，交由相关部门进行评审， 期限为三天。 4. 对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具有 限公司合同章，以传真或 E-mail 的形式发给客户以示确认。对于 客户要求以正本确认的合同，评审人员必须将正本合同寄给客户。 并在快件发送记录中予以记录。 5. 明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确， 在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。 1）L/C：通常在交货期之前一个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存 在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊 要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络， 需要改证的请客人立即改证； 填写信用证审核记录表。 2）T/T：采用 30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收 到。记录收款金额、时间及责任人。 3）D/P，D/A 或后 T/T：采用此种方式的客户，必须由部门 负责人或总经理同意并签字确认。 6. 业务交接：业务员将销售订单及信息订单记录或产品要求评审表 4 在客人确认以后交给跟单员。填写合同交接情况一览表记录。 双方人员签字确认。同时将销售订单各 COPY 一份给单证、内务 （作销售统计） 、财务。 7. 下生产任务通知单：制单员将按照已评审的合同编制生产任务 通知单 。将编制好的生产任务通知单交由相关业务员及部 门经理审核及复核。将已复核完毕的生产任务通知单打印， 交至计划部门审核。填写生产任务通知单交接情况一览表记 录。双方人员签字确认。 8. 计划部审批：计划部按照要求对生产任务通知单进行审核。期限 为自接到生产任务通知单起 8 小时内审核完毕，将准确的生 产日期填写在生产任务通知单上，并返回至销售部。 9. 返回销售部：制单员接到计划部返回的生产任务通知单后， 检查生产任务通知单上的各项要求是否可以满足，并将相应 的结果通知各业务员。 A、按期完成生产的，由制单员填写合同执行情况一览表 ， 由业务员和制单员共同对生产部生产进度进行监督； B、不能按期生产的，制单员填写生产任务通知单变更 记录，交给业务员，业务员接到通知后与相关方进行沟 通，执行并填写合同更改情况一览表程序。将已审 核完毕的生产任务通知单复印一式两份，原本留存，副 本一份交给计划部，另一份交给包装设计人员。并由相 关责任人在记录单上签字。 外贸部工作流程 第 5 页 共 25 页 6/2/20075 10.包装设计与制作： 1） 采购人员负责制作合格供应商名录 ，对供应商进行 评定，填写供方评定记录表 。存档。 2） 定期对供应商评价。向出现质量问题及交货不及时的 供应商发出限期整改通知单限期整改，视质量、交货 及服务等情况对供应商重新评价。填写供方业绩评定表 。 3） 接到生产任务通知单后，按照生产任务通知单的要求 制作包装。 4） 制作包装采购订单之前，业务员需通知设计人员 并与设计人员一起将包装作业指导书制作完成。将制 作好的包装作业指导书交给采购，且电子与纸质存档 备查。 （2009-7-9 ） 5） 常规包装：应立即以采购订单通知供应商按照要 求生产。 6） 非常规包装（新客户、新产品、新品牌或原有包装风 格或参数更改等）： A 如客户提供菲林片的，采购应立即以采购订单 通知供应商打样确认或生产； B 如客户提供设计稿的，采购应立即以采购订单 通知供应商设计或打样； C 如客户只提供品牌的需我司设计的，业务应立即将 6 客户品牌以及品牌的风格发给设计人员并通知设计人 员设计。包装设计时间不得超过 2 天； D 将设计好的设计稿交给相应的供应商，让供应商确 认包装印刷的可能性、适用性与方便性，并让供应商 填写包装印刷可能性确认报告回传至公司存档备 查； E 将经由供应商确认的设计稿或打样稿交由业务员发 给客户确认。客户确认时间周期不得多于 10 天，特 殊情况附情况说明。如客户长时间不确认包装的，业 务员有责任且有义务通知客户产品交货期将在客户确 认包装之后 15 天；同时业务必须通知相关人员机器 必须在包装确认后才能生产。 F 客户确认完毕后，立即通知供应商在接到通知后七 天内生产完毕。供应商接到通知后，在 24 小时内将 采购订单盖章或签字回传（特殊情况除外） 。 G 采购填写采购订单确认记录 。 H 供应商在印刷之前，必须将印刷稿发回公司确认， 唯有确认过的包装才能予以印刷，否则由此造成的错 误或损失将由个人承担，公司一概不负责任。 包装设计注意事项： A）所有的参数、认证标志必须符合公司的认证证书 标准； 外贸部工作流程 第 7 页 共 25 页 6/2/20077 B）对于没有认证的产品，在产品包装上不得出现任何 认证标志，且参数要符合公司的规定； C）如果客户坚持要用客户的参数，可以让客户自己提 供证书给我司，以备相关单位或个人查询； D）涉及到注册商标的图案或品牌，必须在拿到客户的 商标注册证及客户的授权书后才能进行后续设计与生产； E）参照认证部门提供的认证产品一览表中相应的规定。 7） 采购订单上要求有制单、审核、生产、检验，制 单人签字后交由相应业务员签字。新客户或新产品或第一 次印刷的包装检验工作由包装设计人员负责确认签字；常 规包装检验工作由包装采购人员负责确认签字，如确认不 了的交由相关人员确认并签字。对于已经确认好的包装， 包装设计人员负责建立包装档案 ，并在存档的包装上 注明确认日期、存档日期、客户名称、责任人。 8） 编制包装资料到厂计划 ，通知仓库， 包装资料到 厂计划里含有合同号、生产厂家、品名、型号、数量、 下单日期、到达日期等。双方签字。 9） 对于检验不合格的包装，根据检验提供的不合格产 品记录填写纠正与预防措施处理单发给供应商，与 供应商协调并限期整改。记录。 10） 将协调的结果通知相关部门保证供应物资及时到位。 8 11） 原则上，所有的包装辅料须提前交货期三天到达工厂 仓库，并经由检验签字确认包装是否可行。如未能如期到 达，必须书面说明原因。 12） 制作包装辅料档案，按客户、供应商、类别、品牌、 订单等进行归类。包括：外盒、内盒、刀模、包装、钻头 及其它。存档。 11.订单更改： 1） 当实际发生与合同/订单不一致导致原合同/ 订单数量、 交货期、技术要求等进行更改时，执行订单更改程序； 2） 属本公司提出要求修改的，业务人员及时与顾客联系 协商，达成一致之后，签订合同/订单更改通知单 ；属 顾客提出修改的，对客户修改的部分重新评审，填写合 同/订单更改评审表 ，在合同评审一览表中予以记录， 签订合同/订单更改通知单 ； 3） 制单员根据签订的合同/订单更改通知单 ，制作 生产任务通知更改单 ，执行生产任务通知单审核 与发放程序，并将原生产任务通知单收回，盖作废章。 12.车间生产： 1） 各业务员在机器生产之前 10 天内以生产确认单的 形式与客户确认机器生产具体日期； 2） 以交货确认单的形式与客户确认具体交货日期； 外贸部工作流程 第 9 页 共 25 页 6/2/20079 3） 如机器不能如期生产，以延迟生产/交货确认单的 形式与客户确认生产交货日期； 4） 车间应在销售部规定的时间内、包装到位后开始生产 机器； 5） 车间在生产之前应询问销售部跟单员此票是否还有什 么变化；跟单员及时通知业务员，此票已经安排生产，由 业务员亲自到现场跟踪生产，发现问题及时解决，确保产 品质量、数量及交货时间。 13.车间包装：包装人员确保产品包装按质按量、提前生产日期两天 将所有包装物调到位，对包装本身的质量负责，并责令仓库及时 清点，并将清点单据签字后交到销售部，包装人员负责跟踪。确 保车间包装顺利进行。 14.验货： 1） 任何时候都不能出现验货员到工厂后机器还没有包装 或机器没有生产完毕的情况。 2） 跟单根据订单要求统筹安排验货计划表，各业务按照 此验货计划表验证包装情况后通知客户验货。 3） 客户来公司验货的前两天，业务必须与相关人员核实 机器包装是否完成。如果没有完成，则确定一个具体的验 货日期并通知客户何时到工厂验货。 4） 公司成品验货员及时对正在包装的产品或包装完毕的 产品验收，并出具成品出厂验货报告 。 10 5） 如果是客人自己或是客人指定的验货公司来验货，跟 单员必须在产品生产之前一周通知客人何时来我司验货， 并将确定的验货时间通知生产部及品质部。 6） 如果是客人指定的第三方验货公司来验货，跟单员必 须在产品生产之前或交货期之前二周与验货公司联系，预 约验货时间，并将确定的时间通知生产部及品质部。在跟 单记录上注明验货时间并填写验货通知单 。 7） 客户验货时，最好由业务陪同一起验货，及时掌握验 货情况。 8） 客户验货结束，业务须及时与验货人员沟通验货情况， 并索要验货报告。如验货结果是肯定的，业务通知单证、 船务继续后续工作；如验货结果有待于商定的，业务与验 货人员及时沟通，达成共识。 15.制备基本文件： 1） 业务在订单确认后将相关基本单据（包括 Pro forma Invoice, Packing List）交给单证员,； 2） 告知单证客户需要何种单据，以交单单据记录书 面通知，并有双方签字确认。 3） 单证按照业务提供的资料将外销合同、商检、报关、 保险、产地、财务及客人清关等单据在合理的时间内做好 并交至相应单位及人员，做好记录，填写正式单据交接 一览表并有相应人员签字确认。 外贸部工作流程 第 11 页 共 25 页 6/2/200711 16.商检： 1） 对于国家法定商检的商品，单证在交货期之前一个星 期将商检单证做好交给办证员，并督促办证员将商检及时 办好。 2） 办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口 规则，定期宣传与讲解。 3） 因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行， 每个报关行对一些产品的 HS 编码的认识不尽相同，单证 员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的 HS 编码是 否正确。 4） 每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人 确认产品一致性，有必要的情况下，亲临现场指导。但必 须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫 及产品本身的属性相吻合。 5） 定期辅导与商检工作有关但对商检没有认识的人员。 6） 确保商检操作系统正常运行，定期对商检系统进行维 护。 备注：1）为了准确有效地提供商检换证凭条，公司或外 贸公司单证员必须将相应的商检资料于产品包装完 成日期之前三至四天提供给办证员，以便办证员方 便、快捷、顺利地办理商检；2）提供后的单据要真 实有效，不得随意更改；3）商检换证凭条将于包装 12 完成之后至少二天时间才能提供，请各业务员在核 算交期时务必要考虑进去；4）商检换证凭条的有效 期为二个月，请业务、储运与船务把握有效时间。 （2009-7-11 ） 17.租船订仓： 1） 如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人 会指定运输代理公司或船公司。 2） 订单确认后，业务与客户确认货代或船公司的相关信 息。并将信息传达给单证。 3） 单证拿到相应的资料后，将货代或船公司资料存档。 4） 单证尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排 的出口口岸，船期等情况。 5） 单证确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前， 以及船期能否达到客人要求的交货期。并将准确的工厂发 货或拖柜日期（不是船期）通知跟单。 6） 应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知 （SHIPPING ORDER） ，通常在开船一周前拿到定仓纸。 7） 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司 咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠， 信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。 如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书 面定仓，程序同上。 外贸部工作流程 第 13 页 共 25 页 6/2/200713 8） 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定 散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关 要求，等内容。 9） 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所 定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 18. 安排拖车及出货： 1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖 车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期 合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书， 注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装 船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能 晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、 司机及联系电话等 2）制作一份装车资料给跟单，列明装柜时间、柜型、 品名、数量、毛净重、订仓号、订单号、车牌号以及司 机联系电话。 3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业 务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱 号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定 要记住上封条。 4）业务员须将装货的过程、集装箱号码、封条号码、车牌 14 号码及整个车型拍照。对特殊订单的，须留存一台样机 备查，做装船样封存记录。 19. 委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委 托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船 截关前） 。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货 物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车 公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 20.保险： 1）按 CIF 条款成交的货物，我方需向保险公司投保。投保时 应填制投保单和支付保险费（保险费保险金额保险费率） ，并随附商业发票，保险公司凭以出具保险单。值得注意的 问题有：（1）投保险种和费率（2）保赔地点（3）保赔金 额，一般情况下是按合同金额的 110%投保。但有的客户会 有不同的要求，此时需按客户的要求对货物投保。 （4）保险 日期，至少为装船日期的前一天。 21.索取预录单：在正式报关之前，单证员及时向报关行索取预录单 进行核对，并将预录单 COPY 一份给财务，以便财务申报核销。 22. 获取正本运输文件： 1） 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司 或货运代理。补料要按照 L/C 或客人的要求来做，并给出 正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司 随同提单出的船证明等 外贸部工作流程 第 15 页 共 25 页 6/2/200715 2） 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无 误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认 的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司 出正本 3） 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输 文件。支付运费应做记录。 23.准备其它文件： 1）商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严 格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票 中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都 要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛 头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天 办理。 2）FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验 检疫局申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开 船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要 办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运 的货物，FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加 签，证明未在港对货物进行再加工。 3）一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理， 要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原 产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天 16 办理。 4）装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发 货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货 物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有 时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等， 注意按客人要求的时间内办理。 5）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱 内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸 计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和 箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相 符。 24.交单： 1） 采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部 单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 2） 采用后 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客 人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客 人。 3） 如果前 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收 款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 4） 采用 D/P 或 D/A 的，备齐全部单证并严格审核，确保 没有错误，交由银行托收。采用此种方式值得注意的是客 户咨信必须要好。咨信不好的客户，即使单证本身完美无 外贸部工作流程 第 17 页 共 25 页 6/2/200717 缺，仍然要冒着客户拒绝付款，而不得不把货物贱卖或返 运回国内的风险。 5） 无论采取何种付款方式交单的，单证员必须在得到业 务员书面确认后方可交单。 6） 业务员的书面确认包括：货款是否收齐、正确的交单 地址、递交何种单据等。单证须将此书面确认存档。 25.业务登记：每单出口业务在完成后要及时在客户交易记录上 做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 26.文件存档：将登记好的每单业务连同涉及到的相关资料（含邮件 记录）与客户档案一起存放在档案柜中备查。并将档案编号。 27.收汇： 1） 除前 T/T 以外的所有付款方式，各业务员必须在规定 的时间内将货款收回，并将客户付款的水单打印一份并 COPY 给内务和财务各一份。记录。 2） 业务员将货款的收款日期及收款金额填写进客户交 易记录备注一栏。 注意事项：外汇管理局相关规定 3） 为完善企业货物贸易出口收汇管理，加强出口交易与 收结汇的真实性及其一致性的核查，自 2008 年 7 月 14 日 起，外汇管理局对出口收结汇实施监管； 4） 出口收结汇核查系统分为一般贸易、进料加工贸易、 其它贸易、来料加工贸易、预收货款、无货款报关等； 18 5） 所有贸易项下收汇款全部要先入待核查帐户； 6） 为方便银行及时入帐及申报，各业务员需提供一份清 单，注明合同号、货币金额、汇出方国别、汇款人名称、 款项性质，并附合同； 7） 通知客户汇款时在汇款附言中写明“goods” 28.帐目整理与核对：统计负责对外贸部发生的所有业务往来的帐目 （包括货物发出、应收帐款、收款及发票等）登记与核对，并于 每月 4 日之前上交公司财务。务必保证往来帐目准确、及时。 29.售后服务：前期的所有工作包含交易的磋商、备货、租船订仓及 收汇核销已经完成，好像我们的工作也已经结束。其实不然，我 们的工作才刚刚开始，且售后服务是销售工作中至关重要的一环。 如果售后服务工作没有做好，就会导致客户没有后续订单，甚至 客户的流失。 30.顾客信息的收集、分析与处理 1） 业务员负责监视顾客满意与不满意信息。 2） 对顾客以面谈、电话、传真、邮件及信函等方式进行 的咨询、提供的建议，由业务员解答、记录和收集；暂时 未能解答的，要详细记录并与相关部门研究后予以答复。 3） 各业务员利用外出的各种活动，及时掌握市场动态和 顾客需求动向，通过各种展会，积极与顾客沟通，收集有 关信息及时反馈给公司有关部门。 31.顾客投诉处理 外贸部工作流程 第 19 页 共 25 页 6/2/200719 1） 每季度向各地经销商（老客户）发出销售情况反馈 表 ，要求填写销售、质量等情况及顾客意见和建议等， 依此汇总整理出售出成品质量报告 ，传递给品质部， 由品质部组织原因分析，视情况发出纠正和预防措施处 理单 ，责成有关部门采取纠正或预防措施，并跟踪实施 效果。将实施的结果反馈给顾客。 2） 负责有效地处理顾客投诉，填写顾客投诉记录 ，及 顾客投诉及不合格分析处理报告相关内容并传递给相 关部门加以解决，跟踪实施效果，将实施的结果反馈给顾 客。 32.顾客满意程度调查 1） 每年年底，向顾客发送顾客满意程度调查表 ，调查 顾客对公司产品、服务的满意程度，收集相关意见和建议； 调查表的回收率争取达到 80%以上，以便于统计分析。 2） 对上述调查表进行统计分析，确定顾客的需求与期望， 及公司需改进的方面，得出定性（形成资料）或定量（如 产品损耗率、顾客投诉率、退货率等）的结果。当定量数 据接近或低于控制下限时，应采用因果图或排列图寻找主 要原因，发出纠正和预防措施处理单给责任部门，采 取相应的纠正、预防措施，并监督实施效果。 33.顾客档案的补充 1） 客户编号及编码。编号规则： ZT080001 共 8 位数。 20 其中 ZT 代表中台； 08 为 2008 年（2009 年为 09，2010 年 为 10，以此类推） ；0001 为客户的编号，编号不分先后， 编号一直累加，如 2009 年第一个客户编号则为： ZT090，三个则是总的客户数。编码规则： CNJHQ8 共 6 个字母。其中前两个字母为国家代码，如 CN 代表中国，IN 代表印度，RU 代表俄罗斯；第三个字母代 表客户所在城市的第一个字母；后三个字母为客户公司代 码，不够的用数字 8 代替。 2） 客户档案编号编写规则同客户编号的编写规则，但需 在 ZT 后加上字母 D，后续编号相同。依据客户交易记 录上的顺序依次存放记录。 3） 将客户订购的每批产品相关重要信息补充完毕，如合 同号、品名、型号、数量及金额。 4） 填充客户的反馈信息及客户的相关要求。 5） 及时更新客户档案。 34.客户档案建立办法 1） 客户档案 2） 报价一览表 3） 报价单 4） 订购产品一览表 5） 每票合同交易完成后，填写客户交易记录 。 6） 保存记录必须有： 外贸部工作流程 第 21 页 共 25 页 6/2/200721 a) 形式发票 OR 合同（必须具有供需双方的授权委托人签 字和公司印章及签定时间） b) 信息订单记录（一般合同） 、产品要求评审表（特殊合 同） c) 信用证（付款方式为信用证的） d) 信用证审核表 e) 生产任务通知单 f) 包装生产任务通知单 g) 包装跟踪记录 h) 合同更改评审表（如合同要求发生变更） i) 订单更改通知单 j) 成品出厂检验报告（含出货图片或出货样机） k) 订仓单 l) 商业发票 m) 装箱单 n) 商检换证凭单 o) C/O 或 FORM A p) 保险单（CIF 条款） q) 发货清单 r) 出货图片（图片拍摄的方式为：1、外纸箱 2、打开外 包装拍内包装排列 3、内包装 4、塑（铁）盒 5、打开 塑（铁）盒 6、机器 7、电线 8、插头 9、说明书 10、 22 商标 11、钻头 12、其它。将这些图片按顺序排列在 Word 文档上用彩色打印机打出） s) 装船通知 t) 报关单 u) 提单 v) 进仓单（散货） w) 海运费及包干费发票 x) 客户付款单据（含客户付至代理公司、代理公司付给我 司） y) 此票的注意事项，如：质量要求、颜色要求、付款要求、 装柜要求及其它。 7） 销售情况反馈表 8） 售出成品质量报告 9） 顾客满意程度调查表 10） 顾客投诉记录 11） 顾客投诉及不合格分析处理报告 12） 纠正与预防措施处理单 13） 客户回访记录 14） 客户服务记录 35. 客户动态分析 1） 单位客户销售动态坐标分析 a) 横坐标为时间（以月份为单位）：纵坐标为销售额 外贸部工作流程 第 23 页 共 25 页 6/2/200723 （以万元为单位可根据与客户每笔交易时间间隔的密 集程度及每次额度的大小，确定横纵坐标的基本单位 量） ； b) 根据交易发生的时间与金额（量）在坐标中标出每次 交易的交点； c) 将各交点连线，则构成了某客户销售动态分析图。 d) *图例分析：1、由各交点间水平距离可看出客户购货 周期变化：2、由各交点问垂直距离可看出客户单次 购货额度变化；3、观察各交点连线可了解与客户合 作的进展变化：4、连续两个以上年度的坐标图放在 一起，可以读出该客户对本公司产品的采购规律。 e) 意义：管理者可