浅谈档案管理的信息化建设

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈档案管理的信息化建设 摘 要 档案管理学是一门历史 悠久的古老学科。随着世界步入信息化 时代，传统的档案管理学也面临着信息 技术的冲击和挑战。本文就档案管理信 息化的内涵及推进进行了初步的探讨， 并就其注意的问题提出几点看法。 中国论文网 /4/view-12862283.htm 关键词 档案；管理；信息化 档案信息化，就是在国家档案行 政管理部门的统一规划与组织下，在档 案管理活动中全面应用现代信息技术， 对档案信息资源进行处理、管理和提供 利用服务。换言之，档案信息化是指档 案管理模式从过去的以档案实体保管为 重点向以档案实体这种主要形式向社会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 提供服务为重点的转变过程。 一、档案信息化的建设 （一）建立档案网络系统 档案网站是档案机构在互联网上 建立的站点,是发布各类档案信息并提供 档案利用服务,构成信息网络的一个节点,在 档案系统内建设数字化综合应用平台。 建立健全内部服务网和公众服务网，发 挥网站的作用，使档案网站成为宣传档 案工作、探讨档案业务交流、开展档案 信息服务的窗口，这项工作，极大地促 进了档案信息化的建设。在此基础上， 根据系统建设需求，采购必要的硬件设 备，为系统提供硬件基础。提高档案管 理软件的技术和应用水平，为保证档案 信息交换、实现档案信息资源共享创造 条件。制定相应的策略、保障档案资源 的原始性、安全性、可靠性。 （二）加强电子文件的管理 一是随着计算机信息管理网的建 立与发展，越来越多的重要文件被传输 上网。上网前，又按照信息管理部门的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 统一要求进行了文件格式的转换，在一 定程度上保证了数据的可靠性和通用性。 对那些未输送到计算机信息管理网上的 具有保存价值的电子文档，应由电子文 件形成部门编目整理，也利用网络技术 向档案部门传输，也可以借助信息管理 网络在各业务管理机构与档案部门之间 开通电子文件归档专递网线，建立依附 在信息管理网上的归档专用子系统。将 上网与未上网的具有保存价值的电子文 件通过此系统传输给档案部门。档案部 门经与办公自动化和信息管理部门协商 后，要对归档的电子文件提出格式要求。 无论利用何种途径归档，必须由电子文 件形成单位按统一格式编目整理后，传 输给档案部门，不能由档案部门自行从 网上下载，以保证电子文件形成部门对 其数据的真实性、准确性。档案部门接 收的电子文件一律存入光盘，最好不用 磁盘存贮。 （三）强化档案队伍建设，提高 业务素质 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案人员必须从杂业型转向专业 型。保证档案系统现代化管理工作有序、 正常、持续的发展，人的因素是主要的。 档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档 案专业知识的复合型人才；提高整个档 案队伍素质，创造条件有针对性适合不 同的工作岗位。进行知识更新，适应对 外指导工作和内部基础管理工作；建立 竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人 的主观能动性，有他们的用武之地和舒 展才能的场所；建立激励机制，合理设 置岗位。工作科学量化，体现一个单位 内工作量大与小不一样、专与不专不一 样，有利于工作人员的积极性和创造性 充分发挥。 二、网络环境下档案安全问题 （一）网络技术本身的安全隐患 网络本身就不是一种很安全的信 息传输方式,网络上的任何信息都是经过 重重网站分段传送至目的地。任何中介 站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。 同时,网络与应用技术的发展很快,新的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 技术不断推动新的应用,而安全技术是一 种在对抗中发展的技术,它总是滞后的, 这样就导致了网络的脆弱性。目前,我国 信息安全技术研究与应用起步很晚,技术 防范能力不强,许多系统处于不设防状态 中。 （二）电子文件的信息共享,带来 了一些不安全因素 以计算机为载体的电子文件档案, 不同于以纸质为载体的纸质档案,它可以 不受时间、地点和人员的限制随意阅读, 这种电子文件的共享性是其运作环境网 络化决定的,是一种进步和发展。同时, 也对电子文件带来不安全和泄密因素。 如不采取措施,则可使网络的任何终端设 备读取在网络上的文件,致使一些保密文 件泄密。 （三）组织管理的隐患 据有关资料显示,90%以上的档案 管理人员没有受过正规的计算机安全培 训,他们缺乏计算机与网络的相关知识, 缺乏对档案信息网络的安全意识,致使网 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 站遭到攻击。而从事信息产业的公司没 有精力对网络安全进行人力和物力的投 入,很多站点的管理人员都是新手,在操 作中出现漏洞,使入侵者获得控制权。 三、网络环境下档案信息安全的 对策 （一）管理方面的对策 1.加强电子档案信息基础设施配 置的管理 在配置各种基础设施的过程（下 转第 33 页） （上接第 31 页）中，要充 分考虑硬件、软件性能参数，特别应当 关注它们的稳定性、可靠性、安全性与 数据恢复等功能。同时，对库房的选址， 馆舍的建筑，温湿度的控制，防光防尘 的要求都应按照有关规定，严格遵守。 2.设计可信的电子档案安全管理 系统 由于电子档案对信息技术的依赖， 安全、稳定的系统是防范风险发生的最 有效的措施。因此就要求在设计系统之 初，电子档案管理人员必须参与到开发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 设计的工作中去，根据前端控制思想和 全程控制思想，设计出满足电子档案保 存功能需求的系统，尤其要注重系统在 权限限制、身份证、安全警告、全程监 控、保存迁移档案、区分版本和自动保 存日志等安全方面的功能。 3.选择可靠的信息保存载体，制 定适合的管理制度和方案 载体性能的好坏直接关系到电子 档案信息是否安全，这一点是无庸质疑 的。在电子档案安全管理制度和方案的 制定上，我们应该根据分级管理思想、 风险管理思想以及危机管理思想进行综 合考虑，其中尤其重要的是制定合适的 电子档案备份方案和应急管理机制。 （二）技术方面的对策 实体安全防护和防电磁辐射技术。 光盘作为目前网络环境下最基本的存储 介质,它本身的质量也决定着档案的真实 性、可靠性,购买时一定要符合国家档案 管理标准的光盘。用来作为电子档案的 光盘必须是只读,只能供使用者读出信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 而不能追加或擦除信息,这种特性可以有 效地防止用户更改电子档案内容,保持电 子档案的原始性和真实性。 （三）硬件防护技术 1.数据备份系统 对电子档案载体进行有效的检测 与维护,电子档案载体,极易受到环境的 影响,因此,应当定期检测和拷贝,检测每 年进行一次,采用等距抽样或随机抽样的 方式进行,样品数量应不少于 10%为宜; 拷贝应每四年一次,要求多重备份,以防 数据丢失,并且原载体继续保留的时间不 少于四年。对于电子档案的检测和拷贝, 必须建立相应的跟踪记录,避免发生人为 的误操作。 2.加密技术 电子档案的特殊性,决定了它的非 公开性。采用加密技术可以确保电子档 案内容的非公开性,电子档案的加密方法 有很多,加密的强度基本上由加密使用的 密钥长度来决定。收发文通常采用“双 密钥码”,网络中的每一个加密通信者拥 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读-