浅谈高校固定资产的信息化管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈高校固定资产的信息化管理 摘要：高校固定资产管理存在信 息记录不详尽、授权审批程序复杂和信 息沟通不畅等问题。为了解决以上问题， 高校应当采用固定资产信息化管理，建 立固定资产管理信息化系统，为固定资 产管理活动提供一个全面的数据库、一 个操作系统和一个信息沟通平台，从而 提升高校固定资产管理效率。 中国论文网 /3/view-12766382.htm 关键词：固定资产管理；信息化； 管理信息系统 中图分类号：G48 文献标识码： A 文章编号： 1001-828X（2014）07- 0365 一、引言 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 随着信息化进程的不断加速，越 来越多的企业、高校和社区开始运用现 代信息化技术来完成相关管理和控制工 作。在固定资产占比较大的单位，固定 资产信息化管理已经成为了一种新的趋 势。对于高校而言，固定资产管理是日 常管理中非常重要的一个方面，教学、 科研等各种活动都离不开房屋建筑物、 专用设备等固定资产。一旦固定资产管 理出现问题，必然会对高校的各种教学 和科研活动带来不便，从而阻碍高校教 学科研水平的提升。近年来，为了加强 固定资产管理，不少高校开始采用信息 化管理技术。然而到目前为止，高校固 定资产管理仍然存在一系列的问题。因 此，分析高校固定资产管理现状，研究 高校固定资产信息化管理是非常有必要 的。 二、高校固定资产管理现状 （一）固定资产信息记录不详尽， 影响盘点和更新 高校的固定资产种类繁多，价值 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 大小不一，运用传统方法管理固定资产， 常常会出现相关记录不详尽的情况。在 传统管理方法下，通常只会关注固定资 产原值及折旧等与会计核算相关的信息， 对于型号、特性等其他非财务信息没有 形成完整记录。这将直接影响盘点和更 新。盘点时，如果不能确切知道固定资 产型号、特性等相关信息，盘点人员就 无据可依，无法判断固定资产的情况是 否符合账面情况。进而为一些不法人员 留下了操作空间，造成高校固定资产流 失。在做购买决策时，由于相关记录不 详尽，审批人不能确切知道是否已经存 在类似资产，无法做出正确的采购决策， 很可能造成重复投资的问题。 （二）授权审批程序复杂，效率 较低 虽然传统的固定资产管理方法也 制定了严格的授权审批程序，但相应程 序却过于复杂，严重影响了固定资产管 理效率。一般来说，传统管理方法下， 固定资产的更新要经过以下几个步骤： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 资产使用部门申请、部门领导审批、后 勤处审核、后勤领导批准、相关部门采 购、后勤部门登记、财务处报账、资产 使用部门分配资产。这些步骤前后衔接， 有哪一个地方出现问题就要返回重复， 一项资产从申请到使用往往要经历很长 一段时间。 （三）各部门沟通不畅，存在信 息孤岛现象 从前面所列举的资产更新流程可 以看出，相关信息在各部门是顺次传递 的，部门之间的沟通存在障碍。比如后 勤领导和部门领导之间就没有直接的沟 通，只是依靠一张类似于授权审批单据 的纸来沟通。部门领导很可能认为反正 后面还有后勤领导审批，从而对于审批 不是很谨慎。而后勤领导看部门领导已 经签字了，很可能迫于一些压力而忽略 实际情况直接签字。沟通不畅，将导致 信息不对称，从而使得固定资产管理失 效。 三、高校固定资产的信息化管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 变革 （一）运用现代信息技术建立固 定资产管理信息系统，全面记录相关信 息 固定资产信息化管理就是要运用 现代信息技术来获取固定资产全面的信 息，从而实现以信息为重心的管理模式。 建立固定资产管理信息系统，是实现信 息化管理的第一步，也是最重要的一步， 基本上以后固定资产管理的每项活动都 要以固定资产管理信息系统为依托。这 个信息系统实质上类似于一个庞大的固 定资产数据库。从申请、审核、审批、 购买、使用、磨损折旧，一直到报废的 整个过程中产生的所有固定资产信息都 详细记录在此信息系统中。盘点时，盘 点人员可以从该系统中调出固定资产非 常全面而详尽的信息，做到有据可依， 准确判断是否账实相符。从而有效排除 不法分子的操作空间，减少高校固定资 产流失的情况。在做固定资产更新决策 时，相关审批人员可以从固定资产管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 信息系统中查询类似资产的型号、特性、 数量、使用情况等信息，从而全面考察 更新的必要性，进而减少重复投资的现 象。 （二）各授权审批程序都通过固 定资产管理信息系统进行操作，简化流 程 建立了固定资产管理信息系统之 后，各授权审批程序将都通过该系统来 进行操作。就拿固定资产更新来说，一 旦资产使用部门将资产采购申请提交到 固定资产管理系统之后，部门领导、后 勤处及后勤处领导等相关人员都能同时 看到，并可以通过该系统及时作出决策， 从而缩短了整个授权审批流程。如果所 有审批都通过了，资产采购部门也能在 该系统中看到采购指令，及时做相应的 采购安排。资产一旦采购回来，资产使 用部门就能在系统中收到资产领用通知， 从而及时做好资产领用准备和资产分配 工作。这样一来，就大大简化了整个资 产更新流程，提高了管理效率。其他的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 固定资产管理活动也同资产更新类似， 所有操作均通过固定资产管理信息系统 来进行，从而简化整个流程，缩短管理 周期，提升高校固定资产管理效率，进 而为全体师生提供更好的科研和教学基 础。 （三）各部门通过固定资产管理 信息系统及时交流，扫除信息孤岛 固定资产管理信息系统不仅是一 个操作系统，同时也是一个信息交流平 台。在通过固定资产管理信息系统进行 操作的过程中，相关操作人员一旦发现 什么问题或出现什么疑问，都可以通过 该系统与其他人员及时进行沟通。从而 消除信息障碍，扫除信息孤岛。比如部 门领导在审批时，对于资产的一些实际 情况有疑问的，就既可以与资产申请者 沟通，也可以向后勤部门咨询相关事宜。 后勤领导如果对部门领导的审批结果有 疑问，也可以及时与部门领导沟通，了 解对方做决策的详细情况，从而全面考 虑，做出最终决策。这样一来，信息沟 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 通不畅的问题就得到了很好的解决，有 利于相关人员做出更好的决策，从而使 高校固定资产管理活动更加有效率。 四、结论 固定资产是高校教学和科