广告制作及费用管理办法

归口管理部门 ： 存档部门：行政部 传达对象： 全体员工 主管及以下所有员工 主管及以上所有员工 部门经理级以上所有管理人员 高层管理人员 其他 文 件 会 签 表 会签部门 会签人 会签日期 会签部门 会签人 会签日期 财务部 销售管理部 人力资源部 品牌部 采购部 市场部 后勤服务部 团购部 文 件 更 改 记 录 修改单号 修改页码 行 / 条款号/内容 修改人 生效日期 现版号/修定状态 2011-05-30 A/0 目 录 市场费用管理办法 -03 2 费用报销制度 -09 市场费用管理办法 第一章 市场费用执行 市场费用的执行采用报批制度，分为费用申请、费用使用、费用核销三个管 理环节 市场费用申请 1. 公司各市场费用执行主体（市场部、分公司、办事处）依据业务开展的 需要，在预算范围之内独立制定费用使用的具体计划，并逐级报批申请。 各执行主体对费用计划的合理性、专业性负主要责任； 2. 公司性广告和品牌宣传费用由市场部、品牌部按预算申请，并按流程和 管理权限签批； 3. 产品促销费用由市场部设计促销活动后按预算申请，并按流程和管理权 限签批； 四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件 版本 第 A 版部门管理办法 版次 第 0 次修改 文件编号 CXHT【2011】第 023 号 文件编号 HTSCA/0001 编制时间 2011 年 09 月 30 日 审核人 批准人 3 / 12 4. 区域促销费用由各办事处制定费用使用计划后按预算申请，并按流程和 管理权限签批； 5. 因市场情况发生变化导致已申请的区域市场费用中的具体项目不能执行 或者执行方式与申请存在差异时，可由分公司、办事处申请对费用变更 后使用 6. 如市场有特殊情况，需先实施后补报告的，必须由实施人写清楚详细实 施情况，并注明批准人（分管副总以上） 、实施人，报至市场部登记，待 市场部落实清楚后予以先登记督查，负责此事的实施人在事后，应立即 补办手续，如不及时补办的，按不申请处理 7. 原则上品鉴会地点必须在该城市设置四家固定地点，在该店内做好客情 关系，做到免费陈列及良好的氛围营造。 区域市场费用使用管理 1. 办事处作为区域市场费用使用管理的主体责任人，对区域市场费用使用 的真实性、有效性和手续清楚完备负有主要责任 2. 若区域市场费用由赠酒或促销礼品形式支付的，需由申请人填写赠品 领用单 ，经办事处经理同意后领取发放并填写赠品发放表 区域市场费用的核销 1、 区域市场费用核销时需填写市场费用核销清单经客户及办事处经 理签署后传至市场部，逐级审批后核销，办事处应准备好相关文件以备 审计监察部监察审计。 2、 办事处应按费用项目的规定准备核销凭证，妥善保管供公司审查 1) 实物部分保存年限应大于半年，经办事处经理、市场督导现场清点并 填制实物销毁清单后当场销毁。市场部应核对审计期间累计的报账数 量和实物数量。半年内市场部未到办事处审计的，办事处可将超过保 存期限已报帐的实物自行销毁，并填写实物销毁清单备查。 2) 单据部份（主要指收据、协议、照片、实务销毁清单等）保存年限不 少于一年，由办事处留存，年终时按照方案分类整理成册，作为审计 凭证备查，超过公司要求保存年限后，经分公司、办事处经理与市场 督导联合签字确认后方可销毁。 3、 办事处应建立区域市场费用（含费用申请、核销、促销品、赠酒）使 4 用台账，并于每月同经销商、市场部至少对帐一次。 市场费用核销 一、核销时间 每月 1-10 日核销上月开展的品鉴会，实际开展场地及时间允许与签呈 提报时间有差异，但开展场次不能超过签呈申请量，且实际开展差异需在结 案报告上给予说明。 二、促销活动费用 1、陈列费 （1）需提供该费用的报告，与超市、卖场等签订的协议，收款的发票 （或收据） ； （2）该网点的门店及产品陈列的照片（需附当地当期报纸） ； （3）实施情况一览表中要填写网点的名称、详细地址、负责人(或相关 联系人) 的手机及办公室电话。 2、促销人员费用 需提供报告、工资表、外聘人员使用情况一览表(如有暗促或兼职等请注 明其在网点的真实身份)。 3、旅游活动 （1）需提供该费用的报告， （2）旅游合同，发票，旅游行程表， （3）参加者在旅游景点的集体合影(严禁电脑合成) ，往返交通工具的票 据， （4）旅游人员登记表，活动期间的销量证明。 4、刮奖卡(公司统一投放) (1)、刮奖卡兑现的礼品价值在 500 元以内(含) ，凭刮奖卡直接核报； (2)、刮奖卡兑现的礼品价值超过 500 元的，凭刮奖卡、中奖者身份证复印件、 奖品发放登记表核报。 5、二批、终端促销活动 （1）需提供该费用的报告， （2）赠品的发票(或收据)， （3）活动网点签字盖章的收条， （4）促销活动情况一览表，活动期间的销量证明。 6、其他促销活动 (1)、团购渠道促销活动需提供报告、促销赠品发票(或复印件) 、团购政 策兑现登记表，活动期间的销量证明。 (2)、在超市、卖场、烟酒店等针对消费者的促销活动按公司统一相关 规定执行。 四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件 版本 第 A 版部门管理办法 版次 第 0 次修改 文件编号 CXHT【2011】第 023 号 文件编号 HTSCA/0001 编制时间 2011 年 09 月 30 日 审核人 批准人 5 / 12 三、产品包量销售预支返利费用 （1）需提供该费用的报告， （2）与酒店或超市等终端签订的协议， （3）收款的发票或收据， （4）实施情况一览表中要填写终端的名称、地址、电话号码（可附酒店 订餐名片） ，负责人（或相关联系人）手机号； （5）费用中如有赠送对方个人好处费请提前注明，并填写情况说明由经 办人员及部门领导签字确认。 四、广告宣传费用 1、电视、电台、网络等广告 （1）需提供该费用的报告， （2）合同，发票， （3）第三方的监播证明 (或电视台（或电台） 、网站的播出证明) ，或市 场督导的证明， （4）对方的收款证明，经销商的代垫证明， （5）公司的支付说明、广告实施情况一览表。 2、报纸、杂志等广告 （1）需提供该费用的报告， （2）合同，发票， （3）排期表、合同中约定发布的所有样报或样刊， （4）对方的收款证明， （5）经销商的代垫证明， （6）公司的支付说明，广告实施情况一览表。 3、户外大牌、高炮、过街天桥、灯箱、灯杆旗等广告 （1）需提供该费用的报告， （2）合同，发票， （3）照片（需附当地当期报纸，远、中、近三景照片，如该广告亮化还 需附夜景照片） ， （4）户外广告登记证，验收确认表、对方的收款证明， （5）经销商的代垫证明， 6 （6）公司的支付说明，户外广告实施情况一览表。 4、售点广告、专卖店门头牌等 （1）需提供该费用的报告， （2）合同，发票， （3）照片（需附当地当期报纸，如该广告亮化还需附夜景照片） ， （4）验收确认表、对方的收款证明， （5）经销商的代垫证明， （6）制作材质明细表， （7）公司的支付说明，户外广告实施情况一览表。 5、公交车广告 （1）需提供该费用的报告， （2）合同，发票， （3）照片(需附当地当期报纸，并要求每辆车的照片都能看出前后车牌 及左右车身和线路)， （4）户外广告登记证，验收确认表、对方的收款证明， （5）经销商的代垫证明， （6）公司的支付说明，户外广告实施情况一览表。 五、品鉴会费用 （1）需提供该费用的报告， （2）发票（不同时间开展费用发票不能连号） （3）客情维护实施情况一览表(表内要填写参加人员姓名、单位、职务、 电话、赠酒品种及数量等详细资料)。 （4）按照合同约定情况，本着先申请（填写签呈 ）后实施的原则， 待实施完毕由当事销售人员提请，办事处主任签字确认后交由财务核销。 3.1.2 小品会的方案必须在经销协议内注明前三个月启动期执行的标准。 （注： 小品会可根据情况提前预计下月的小品会场次以总签呈方式进行申请） 凡市场销售人员按市场推广方案可使用小酒作为公关及品鉴用酒，须填 写客情酒领用单并详细记录使用方向。 （5）所属各区域的办事处负责小品会费用的核报，报销时，必须附上 品鉴会总结结案表 。 （6）所核销单据必须与就餐地点对应，由我公司承担比例餐费的费用应 按照实际发生费用出具发票（如餐费 500 元，我公司承担 XX%比例，不管我 四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件 版本 第 A 版部门管理办法 版次 第 0 次修改 文件编号 CXHT【2011】第 023 号 文件编号 HTSCA/0001 编制时间 2011 年 09 月 30 日 审核人 批准人 7 / 12 公司承担多少比例，费用核销时都应该提供 500 元的票据） ，否则不予核销。 （7）小品会每桌饮用酒标准为 2 瓶 10 年（500ml）和 2 瓶 15 年 （500ml）专用光瓶酒，此标准为上限。饮用酒需回收瓶盖进行核销，由办事 处销售内勤监管，严禁将小品会办成吃喝会。 六、公关赠酒 （1）需提供该费用的报告； （2）实施情况一览表(表内要填写受赠人姓名、单位、职务、电话、赠 酒品种及数量、赠送时间等详细资料)； （3）如赠送给单位还需提供对方的收条(如赞助活动赠酒还需提供现场 照片) 。 七、促销品 （1）需提供该费用的报告； （2）促销品发票(或收据)； （3）促销品发放明细表。 第二章 市场费用监察 市场部对市场费用执行的真实性，管理合理性，存档手续完备性进行定 期和随机的现场审计，并定期对审计监察结果予以回馈，每月在公司领导允 许的情况下，在公司的审计简报上对一些典型审计监察结果进行通报。 市场部对于市场费用违规的处罚规定如下： (一) 市场为市场推广费违规处罚的调查处理机构。 (二) 责任主体：省区经理、办事处经理。 (三) 责任划分原则：出现违规操作市场推广费用或监督执行不力，原则上 将按以下比例划分处理责任， 1. 有省区经理且有办事处经理的分公司，省区经理承担 40%，办事处经 理承担 60%， 2. 只有省区经理的分公司，省区经理承担 100%， 8 3. 只有办事处经理的分公司（办事处） ，办事处经理承担 100%。 (四) 违规界定及处理： 1. 未按费用申请或变更申请按标准执行的，每次罚款 500 元； 2. 未按规定准备和保存核销资料的，每次罚款 500 元； 3. 迟缓报帐（执行项目已结束一个月以上的） ，每次罚款 500 元，特殊情况 需单独向市场部说明； 4. 未申请（含临时性申请）或未经过相关负责人允可，先执行后申请或变 更的，每次罚款 1000 元，并且公司将有权对此类费用的申请不予批准； 5. 虚报、假报、超报的，能及时进行全额追回或在下次报帐时扣除的，处 已相关责任人 2000 元罚款，若无法全额追回或无法在下次报帐时扣除的， 由相关责任人全额赔偿并处以 2000 元罚款； 6. 无故截留且利润化费用的，每次罚款 2000 元，且公司不予核报该部分费 用； 7. 贪污窃取市场费用的，直接责任人处以金额 2 倍的罚款后直接开除和追 究其法律责任； 8. 其它有悖于常理的违规行为，根据情况，处以罚款 1000-2000 元； 9. 若市场费用的操作一经发现是违规的，若未核报，公司有权取消该核报； 若客户已核报了，公司又无法按期追回，需全额赔偿； 10.若在一个年度销售周期内，一个办事处违规 3 次或以上，办事处经理直 接开除； 11.若事先发现有违规行为且及时进行了制止或向市场部进行了说明或投诉， 可免于说明或投诉人相关责任。 (五) 处罚流程：相关罚款一并从责任人工资里扣除，若罚款超出该月工资 范围，即向公司财务交纳剩余罚款。 费用报销制度 一 、 目 的 为 明 确 费 用 的 申 请 、 批 准 、 审 核 、 报 销 职 责 ， 规 范 报 销 流 程 及 凭 证 ， 特 制 定 本 制 度 。 二 、 适 用 范 围 本 制 度 适 用 于 公 司 所 有 部 门 包 括 办 事 处 的 费 用 的 报 销 ， 包 括 办 公 费 用 、 员 工 费 用 、 车 辆 费 用 、 应 酬 费 、 差 旅 费 等 ； 固 定 资 产 购 置 /包 材 的 采 购 不 在 本 制 度 规 范 。 四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件 版本 第 A 版部门管理办法 版次 第 0 次修改 文件编号 CXHT【2011】第 023 号 文件编号 HTSCA/0001 编制时间 2011 年 09 月 30 日 审核人 批准人 9 / 12 三 、 费 用 审 核 1、 费 用 经 办 人 原 则 上 应 在 费 用 发 生 后 的 7 个 工 作 日 内 填 制 报 销 凭 证 ， 履 行 报 销 手 续 ， 当 月 费 用 在 当 月 办 理 报 销 ， 特 殊 情 况 可 另 行 处 理 。 2、 报 销 凭 证 根 据 对 应 的 金 额 ， 依 照 相 应 的 审 批 权 限 ， 经 相 关 的 领 导 审 核 签 字 后 ， 方 可 提 交 报 销 。 经 本 部 门 审 核 或 经 归 口 管 理 部 门 复 审 的 报 销 凭 证 ， 可 提 交 财 务 部 门 审 核 报 销 。 3、 费 用 审 核 原 则 上 应 在 收 到 报 销 凭 证 3 个 工 作 日 内 完 成 ， 审 核 完 毕 由 审 核 人 签 名 。 4、 审 核 内 容 包 括 ： 费 用 报 销 是 否 经 费 用 发 生 部 门 经 理 或 分 管 领 导 审 批 ； 需 归 口 管 理 部 门 复 审 的 费 用 是 否 已 经 审 核 ； 报 销 内 容 是 否 符 合 公 司 规 定 ； 报 销 凭 证 是 否 真 实 、 合 法 、 齐 全 ； 审 批 权 限 是 否 在 合 法 授 权 范 围 及 额 度 内 ； 5、 在 审 核 中 发 现 手 续 不 完 备 ， 凭 证 缺 失 、 填 写 错 误 等 不 符 点 ， 审 核 部 门 应 退 回 ， 由 经 办 人 补 办 后 重 新 提 交 审 核 。 四 、 报 销 管 理 1、 驻 外 人 员 原 则 上 每 月 报 销 一 次 ， 各 办 事 处 人 员 的 报 销 票 据 由 各 办 事 处 负 责 人 签 字 后 交 由 公 司 财 务 审 核 ， 无 办 事 处 负 责 人 签 字 的 任 何 单 据 ， 不 论 其 寄 回 单 据 是 否 合 理 合 法 ， 均 不 得 报 销 ， 直 接 寄 到 公 司 的 邮 寄 费 由 个 人 自 付 。 2、 费 用 报 销 单 应 严 格 按 公 司 要 求 妥 善 贴 好 ， 不 符 合 标 准 ， 或 填 报 单 据 不 符 、 金 额 不 符 、 重 复 报 销 ， 一 律 退 回 业 务 人 员 。 3、 单 据 报 销 规 定 填 写 和 粘 贴 方 法 ： 、 差 旅 费 报 销 单 A、 填 写 内 容 按 照 差 旅 费 报 销 单 单 上 的 要 求 填 写 。 B、 粘 贴 注 意 事 项 ： 将 各 类 车 标 按 面 额 的 大 小 分 类 粘 贴 ， 并 在 粘 贴 处 注 明 各 类 面 额 票 据 的 张 数 和 总 金 额 ， 不 得 将 票 据 粘 贴 超 过 粘 贴 单 的 范 10 围 。 C、 报 销 必 须 后 附 出 差 申 请 单 。 、 费 用 报 销 单 A、 填 写 内 容 按 单 上 的 要 求 填 写 。 费 用 一 般 是 指 所 有 人 员 在 工 作 中 所 产 生 的 办 公 、 餐 费 等 （ 不 含 差 旅 费 ） 。 B、 粘 贴 注 意 事 项 ： 原 则 上 只 报 销 发 票 ； 对 于 无 发 票 或 以 冲 抵 发 票 报 帐 的 ， 充 抵 票 据 与 正 式 发 票 分 别 张 贴 ， 不 能 在 一 个 报 销 单 中 报 销 ， 后 附 书 面 形 式 的 情 况 说 明 。 C、 餐 饮 发 票 200 元 以 上 必 需 要 附 餐 馆 的 菜 清 单 （ 办 事 处 品 鉴 会 除 外 ） 。 4、 所 有 报 销 的 所 附 单 据 不 符 合 经 济 业 务 实 际 规 定 ， 不 予 报 销 ， 单 据 不 予 退 回 。 五 、 承 担 责 任 划 分 1、 所 有 部 门 人 员 报 销 单 据 ， 如 一 旦 查 出 报 销 单 据 有 问 题 的 ， 个 人 退 出 全 部 所 报 金 额 ， 并 罚 以 该 报 销 单 据 金 额 的 100%的 罚 款 。 2、 所 有 部 门 人 员 报 销 单 据 ， 部 门 负 责 人 签 字 审 核 其 报 销 内 容 是 否 符 合 公 司 规 定 ； 报 销 凭 证 是 否 真 实 、 合 法 、 齐 全 ； 审 批 权 限 是 否 在 合 法 授 权 范 围 及 额 度 内 ； 如 一 旦 查 出 报 销 单 据 有 问 题 的 ， 部 门 负 责 人 罚 以 该 报 销 单 据 金 额 的 80%的 罚 款 。 3、 所 有 部 门 人 员 报 销 单 据 ， 如 一 旦 查 出 报 销 单 据 有 问 题 的 ， 相 关 监 管 责 任 人 罚 以 该 报 销 单 据 金 额 的 5%的 罚 款 ， 4、 所 有 部 门 人 员 报 销 单 据 ， 财 务 经 理 签 字 审 核 其 报 销 单 据 是 否 是 真 的 ， 附 件 是 否 齐 全 ； 如 一 旦 查 出 报 销 单 据 有 问 题 的 ， 财 务 经 理 罚 以 该 报 销 单 据 金 额 的 5%的 罚 款 。 5、 所 有 部 门 人 员 报 销 单 据 ， 如 一 旦 查 出 报 销 单 据 有 问 题 的 ， 总 经 理 和 执 行 副 总 经 理 监 管 不 力 各 承 担 5%的 罚 款 。 六 、 广 告 制 作 审 批 及 费 用 报 销 流 程 区 域 在 制 作 门 头 时 ， 必 须 有 广 告 公 司 跟 店 主 签 订 的 安 装 协 议 ， 保 质 期 内 出 现 的 店 招 破 损 、 掉 落 等 所 有 质 量 原 因 均 由 广 告 公 司 负 责 ； 四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件 版本 第 A 版部门管理办法 版次 第 0 次修改 文件编号 CXHT【2011】第 023 号 文件编号 HTSCA/0001 编制时间 2011 年 09 月 30 日 审核人 批准人 11 / 12 1 、 点 位 选 择 ： 由 区 域 主 管 选 择 制 作 点 位 ， 选 择 点 位 需 为 人 流 量 大 的 商 业 路 段 名 烟 名 酒 店 及 社 区 烟 酒 店 ； 与 店 主 沟 通 店 招 及 门 头 制 作 类 型 ， 并 提 供 前 期 制 作 实 物 图 供 店 主 参 考 广告审批流程 （ 店招门头 ） 2 、 广 告 公 司 量 取 尺 寸 ： 合 作 广 告 公 司 通 过 公 司 市 场 部 及 区 域 办 事 处 共 同 确 认 议 价 后 ， 广 告 公 司 实 地 量 取 尺 寸 ， 并 提 供 制 作 报 价 明 细 表 及 门 头 效 果 图 给 予 业 务 人 员 3 、 门 头 制 作 申 请 ： 业 务 人 员 收 集 广 告 公 司 制 作 报 价 及 效 果 图 ， 提 报 制 作 签 呈 ， 并 标 明 门 头 所 处 位 置 ， 人 流 数 量 ， 门 头 制 作 价 格 预 算 （ 按 照 公 司 标 准 格 式 ） 、 门 头 制 作 效 果 图 4 、 签 呈 审 批 ： 办 事 处 经 理 审 批 提 报 签 呈 ， 审 核 所 提 报 点 位 及 广 告 制 作 公 司 的 真 实 性 ； 审 核 通 过 ， 递 交 至 公 司 市 场 部 （ 审 核 制 作 效 果 图 及 价 格 预 算 ） 及 总 经 办 领 导 审 核 5 、 制 作 安 装 ： 签 呈 审 批 完 成 ， 业 务 人 员 通 知 广 告 公 司 制 作 安 装 ， 并 严 格 按 照 预 算 表 的 内 容 ， 不 得 出 现 少 于 预 算 内 容 及 更 换 较 差 品 质 材 料 现 象 6 、 制 作 完 成 ， 验 收 ： 广 告 门 头 制 作 完 成 ， 业 务 人 员 沟 通 市 场 部 验 收 ， 重 点 验 收 画 面 颜 色 、 材 料 用 量 、 做 工 是 否 完 整 ； 验 收 单 需 有 市 场 部 、 区 域 销 售 、 店 主 三 方 签 字 ； 缺 少 任 何 一 方 签 字 该 制 作 均 不 得 报 销 ； 验 收 合 格 ， 业 务 人 员 准 备 相 关 资 料 进 行 费 用 核 销 ， 验 收 不 合 格 ， 要 求 广 告 公 司 整 改 ， 直 至 完 成 验 收 7 、 费 用 核 销 ： 门 头 验 收 完 成 ， 业 务 人 员 填 写 费 用 报 销 单 ， 附 上 制 作 签 呈 、 制 作 发 票 、 制 作 实 景 图 ， 验 收 单 、 制 作 合 同 邮 寄 回 市 场 部 报 销 业务人员 办事处经理 市场部 财务部 总经办领导 提供制作点位 ， 收集广告公司制 作预算及效果图 提报 审核提报点位 真实合理性 审核制作效果 图及报价预算 审核费用投入 签呈核准 12 费用报销流程 1 、 报 销 单 录 入 ： 区 域 销 售 内 勤 将 报 销 单 录 入 系 统 ， 并 邮 寄 纸 质 单 据 至 市 场 部 2 、 单 据 审 批 ：