1办公室工作人员的岗位职责及工作说明

综合办公室职员的岗位职责及工作说明 文员是客户进入学校的第一个接待人员，也是能让客户对学校的产生第一印象的重要 人员之一。文员工作的表现直接影响着学校的形象，所以作为文员要从礼仪、素质、能力 等方面不断地完善自己，认真做好本职工作。 直属部门：学校办公室 适用范围：各分校综合办公室职员（主管、文员） 基本要求： 1品行端正，有亲和力，注重个人仪表,在工作岗位上要仪表整洁，仪容端庄，仪态 大方。工作时间要精神饱满，精力集中，在客户面前，注意自己的坐、立、行走姿势。 2具有良好的人际关系处理能力、综合协调能力、组织及公关能力；有较强的分析、 解决问题能力，思路清晰，思维缜密，心细，责任心强，能独立完成学校交付的各项工作 任务，并能承受较大的工作压力。 3. 工作细致认真，爱岗敬业、忠诚负责，工作态度积极乐观；要热情主动地接待客户， 微笑问候，敬语当先，尊重客户的意愿，对客户不得漫不经心，爱搭不理，显出无所谓的 样子，尤其是对一些有特殊要求的客户，不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时， 应按先后次序一一受理，同时向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不乱，有 条有理。要讲究职业道德，注重信誉，确保质量，按规定收费，代客保密。前台办公既是 服务的场所，又是接待客户的地方，一定要做到环境卫生整洁，整体布置井然有序，使客 户有舒适、方便、信赖感。 4.办事认真、讲究效率,对工作程序的执行效果负责。承办文档管理、接听电话、接待 咨询、收费开票、学生管理等项业务时，要做到准确、快捷、细心、周到，杜绝差错。客 户如果对学校服务有不满时，文员应做耐心解释，不应置之不理。解释时说话态度要谦和， 语气要委婉，是要耐心申述事情的原委，严禁转化为与客户一比高下的争辩。 5熟练使用 office 办公软件及自动化设备。 6了解本校的发展历程、基本构架、核心优势及各位老师的特点、优势，熟悉课程设 置、班级安排、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定，做一名专业、 称职的课程顾问。 岗位职责及工作说明： 一、负责本工作区域，办公室、教室及校门前的清洁卫生。 1、 每天准时上班，开窗通风，将本人工作区域，办公室、教室及校门前整理清洁、整齐 （本人工作区域时刻保持良好的卫生环境） 、要求明亮整洁、一尘不染；家具摆放整齐； 办公桌无文件累积，文件整齐规范； 经常维护教室及厕所的卫生情况，及时清理办公、 生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理本人工作区域一次。 2、每堂课后，协助老师将静物及其他物品，摆放整齐，将所有东西归位摆放好， （如：衬 布、静物、画板、画架、范本、凳子等等） 。 二、考勤记录（老师、学生） 按照学校考勤规章制度要求，当天的考勤当天处理，做好每周小结，统计每月考勤并 交财务部做帐，留底。认真负责，实事求是，不徇私情，保证考勤准确、真实、有效。因 事、因病请假前，需做好考勤交接班工作。 老师：1、每日做好老师的考勤工作，每月月底将老师考勤统计并输入电脑，注明全勤 2 和缺勤次数，并详细注明缺勤的原因（如：迟到、早退、病假、事假、旷工等等） 、注明各 班主教、协教老师姓名。 学生：2、每日做好学生的考勤工作（在考勤前把本周请假的学生名字先登记在考勤表 中，并注明原因） ，在上课 30 分钟内提醒各班老师进行考勤，并统计每位学生的出勤和缺 勤，并且注明相应的原因，学生两次未来上课，要提醒老师或自己直接打电话与家长联系， 并注明未来上课的原因，在每月月底将学生的考勤记录输入电脑。 三、会议记录 要求准备充分，安排周全，接待周到，组织完善 。 学校重要会议： 1、会议议程的拟定。2 、 确定与会人员。3 、会议通知起草和发送。 4、会议文件的 准备。5、会议场所的确认及会场布置。6、会议签到及记录。7、与会人员的接待工作。 日常工作会议： 1、 检查会场环境是否干净整洁。 2、 检查会议通知是否到位。 3、 检查会议文件 准备是否齐备。 负责有关会议的准备工作并做好记录；并且及时完成会议中各时间段的工作安排，整理 会议纪要。 四、材料入库存及出库（绘画用品、教材、教学碟等） 1、 每次学校新购买的材料、教材、教学碟等等，要及时入库并详细记录时间、品名、规 格、数量。 2、 每日学生购买的绘画材料或教材，需详细的记录下来，如未交完材料费的需在下次上 课时落实到位，并记录下来。 3、 老师每日期领用的材料需详细记载（并注明材料用途） 。 4、 每期奖品发放都有详细的记录，并把每个班学生获奖名次及奖品名称存档，奖品发放 时间截止后，要及时的提醒各班主任老师把多余的奖品归还学校（要清点核对） 。 5、 每月月底最后一个星期，配合出纳、总仓库进行存货盘点，并制定出一份详细的清单 和报表（如上月库存量、出售量、老师领用数量等） 。 五、负责学校资料的打印、复印（当日工作，当日完成） 、管理文件，整理内部资料，并 建立详细的档案。 要求：1、流程齐全；2 、分类合理；3 、处理及时；4、管理规范。 1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 2、外来文件：按顺序编号，及时送批和传递发放，并留下记录。内部文件：作好收 文记录并放置在待处理文件夹内，便于校长看阅。 3、外来公函、通知及文字资料：及时送交校长阅示，根据校长批示正确办理（不急 的文件资料放置在待处理文件夹内） 。内部通知、报告：及时送交校长阅示，根据校长 批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内） 。 4、学校各部门（单位）送交校长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 5、重要的和紧急的文件，须提醒校长。每天将送交校长批示、看阅的文件清理一次， 并核对登记记录。 6、根据文件积累的情况，对所有的文件分类装订，及时进行存档，并作好相应记录， 便于查阅。 3 7、 特长班、合作学校学生的联系电话的整理，要按班级整理、存档。 8、 负责学校书籍的分类，做出详细的编号和管理。老师及学生借用、归还教材和教 学课时都需要详细的登记，并归位放好， （在一定时间内还未将教材和教学碟归还 的， 办公室督促归还） 。 9、 学校原始资料的存档： A、每次学校组织的活动相片（录像） 、外出写生相片（录像）及教学相片（录像）等 等资料的存档（分类存档） B、学校所有打印的资料，办公室都要留一份存底，并按资料类型存档 C、学校所有书写（打印资料的原件）资料或文件，办公室都要保留并存档。 10、新生报名表填写完毕后，需进行检查，看是否详细登记，如学生的试课情况（提醒 主教老师详细填写新生的试课情况） 、指导老师、安排在哪个班级、是否交费等等，并将交 完费用的学生报名表按班次存档编号，并及时把新生联系电话输入电脑和填写到学生花名 册上。 附：具体见新生报名入学流程 六、负责学生管理工作。 幼儿园意见评价表各其他的资料，并将老师的教案和范画整理好与收集好。 1、 每周将各幼儿园的考勤记录输入电脑，各幼儿园的意见评价表及幼儿优秀作业的整理 及存档。 2、 把幼儿园、特长班的学生各项获奖情况和学生的积分情况整理好，并存档。 3、 老师的教案及范画出入要有详细的记录。 A、 定期的提醒老师将范画入库，并且把新范画按类型进行编号再存档。 B、 教案及范画借出时要详细记录（借出入的姓名、时间、名称、编号、归还时间） ，在规 定时间内未把教案及范画交上来，办公室要及时提醒。 及时登记工作日志 ，做好学生、家长基本信息的收集、文件归档、保管整理工作， 对文件数据的准确性负责。熟悉学生及家长情况，能有效地与学生、家长沟通，能及时、 准确的处理各种突发事件。 熟悉各班级、各任课老师的教学情况，保证及时有效地与各老师进行沟通，合理安排学 生排班、调班、上课、调课的工作。 七、负责管理办公室的电脑和电话，并做出详细的电话记录。 1、电话管理： A、学校工作人员因工作需要可使用电话，超过出三分钟须记录，不能用学校的电话打私 人电话。 （每日的报名电话和其他重要电话，需当日记录下来） B、电话铃响在三声内须接听，标准用语：“您好！黄红蓝美术学校。 。 。再见” 。在接听电 话中态度须亲切、诚恳、耐心，接听电话做留言记录、讯息处理，记录、反馈信息的上传 下达，有急事须与主管领导及时取得联系。 2、电脑管理： A、爱护电脑，每日将电脑清理一次，保持整洁、干净。 B、负责学校文件的打印和复印、学校工作人员因工作需要可使用电脑，电脑不得玩游戏、 上 QQ 等，在上班时间中不得听歌。 八、接待工作要求： 1、彬彬有礼，热情接待，笑脸相迎，茶水相待。 4 2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3、熟悉学校的教学管理各项工作及学生开班情况，做好客户服务，解答客户咨询，在不 影响工作的情况下，带客户到其要求的地点。对客户询问不知的内容，主动帮助咨询相关 的其它工作人员，直到问题解决 ，特殊情况及时向校长请示。 4、与家长、外单位客人等做到良好的沟通，不得以任何理由与家长、外单位客人发生争 执，有矛盾必须及时解决。 九、安全要求： 保密要求：恪守保密原则，增加保密观念，严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中 接触的公司资料、决策等属保密和事项。 学生安全： 根据黄红蓝美术学校安全管理制度的规定严格执行。对学生要有爱心，多关注学生， 了解学生，在课间休息或下课回家时，要重点注意学生回家时是否有家长接。积极配合任 教老师学生的安全管理工作。 学校财产安全： A、经常检查水、电、办公用品使用情况是否正常，发现损坏或异常情况立即内上报；下 班及时关闭电源、关闭门、窗等，杜绝安全隐患。 B、爱护学校的公共财产，不得私自将公物带走。 C、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率 , 本着开源节流的原则督促改进用 水、用电浪费现象，提倡节俭。 十、收费开票的工作规定： 1、熟悉学校有关学生收费的标准与规定，做好集中收费和日常学生收费工作。 2、严格执行先收费后开票的工作流程，检查现金收付业务是否漏单、错单、多收或少 收，发现问题及时进行更正处理同时上报领导。 3、及时将现金及票据上交出纳，并且配合出纳认真核对无误后方可交接。 4、严格按照退费流程办理学生的退费工作，协调好各方面的关系。 十一、按要求做好仓库进销