电子资源管理催生图书馆新架构

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子资源管理催生图书馆新架构 摘要 中国论文网 /4/view-12771986.htm 当电子资源日益成为图书馆的主 体资源时，在印本资源环境下建立的图 书馆线性管理模式已经无法适应电子资 源较复杂的管理要求，图书馆必须调整 业务流程，进行机构重组，才能适应电 子资源的发展。该文对国内外图书馆基 于业务流程变化进行的机构重组情况进 行了回顾，特别分析了国内图书馆电子 资源管理以及组织结构问题，最后给出 了基于业务流程变化进行机构重组的建 议。 关键词 电子资源管理 业务流程 机构重 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 组 上个世纪中期以后，随着 Web 的兴起和普及应用，基于 Web 的电子 资源得以飞速发展。以外文电子期刊为 例，1995 年有电子期刊 115 种，1998 年增长到 1300 种，到 2004 年达到约 30000 多种。电子资源的迅猛发展不但 改变了图书馆的馆藏结构，也对图书馆 的业务流程、管理和服务模式提出了挑 战，现行的图书馆业务流程和架构是在 印本资源为主体的环境下构建的，文献 的管理是线性的，即从采购、分类编目 到借阅服务和典藏维护，一般是由几个 相对独立的部门分别完成的，而电子资 源在采集、存储、访问、维护、保存等 方面具有动态性和周期性，传统的线性 管理模式无法适应电子资源较复杂的管 理要求，当电子资源日益成为图书馆的 主体资源时，这一问题就更加凸显出来。 在电子资源繁荣发展的近 20 年里，国 内外的图书馆一直孜孜以求，力图寻找 一种科学高效的管理方式，从早期套用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 印本资源管理模式，到研发独立的电子 资源管理系统（ERMS ） 、网络级发现系 统，再到下一代图书馆系统，可谓模式 百出，方法各异，但迄今为止电子资源 的管理还很不成型，笔者认为，电子资 源管理的关键不是系统问题，而是图书 馆流程和架构的重组问题，图书馆必须 调整业务流程，进行机构重组，才能适 应电子资源的发展和管理要求。 1 基于业务流程变化的图书馆机 构重组概况 电子资源在授权、获取、网络、 定价、所有权和迅速变化的技术和标准 方面引起诸多复杂的问题。对于电子资 源，采选人员不能单独决定是否采集， 而必须在馆内与其他部门进行密切协商 以评估该资源的适用性才能决定，通常 情况下需要与技术、采访、资源发现与 组织、法务及服务部门协商，而且流程 要比印本资源的采访复杂得多，除了内 容选择，还包括谈判、许可、开通试用、 数据库激活、使用统计、评估、续订和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 用户支持等。电子资源的复杂管理要求 改变了图书馆的传统业务流程，使图书 馆的技术业务与公共服务的界限日趋模 糊。为了适应电子资源的发展要求，图 书馆必须进行基于流程的机构重组。 1.1 国外图书馆业务流程变化以 及机构重组概况 机构重组向来都不是一件容易的 事情，尤其在图书馆界，有史以来，图 书馆就是一个以人为中心的机构，以人 安排工作的比例远远大于让员工适应工 作。根据海逊（A.Hirshon）的研究，从 1975 年到 1991 年，图书馆自动化技术 的发展使得图书馆的采编流程发生了很 大变化，但是令人难以置信的是除了部 分图书馆将采访和编目合并以外，从 1975 年到 1991 年间大部分图书馆的组 织机构都未改变。美国研究图书馆学会 （Association of Research Librar- ies，ARL）1987 年和 2007 年的两次统 计，也得出类似结论，这 20 年间，藏 书建设实践发生了很大变化，但图书馆 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 组织结构变化却很小。究其原因，主要 是因为自动化技术及其相关工作并未改 变图书馆的线性工作模式，但电子资源 则不同，它具有周期性循环、螺旋式上 升的特点，图书馆原有的单一线性组织 结构不能适应其发展，必将引发机构变 革，尽管这种变革还比较缓慢，但它已 经在发生和演进。电子资源管理引发的 图书馆机构重组历程可以分为三个阶段。 1.1.1 第一阶段：电子资源适应 印本资源为中心的架构（上世纪 90 年 代中期到 21 世纪初） 在电子资源兴起早期，图书馆是 不愿意变革的，只有少数图书馆敢于冲 破传统，对机构进行调整。如美国内华 达大学图书馆在上个世纪 90 年代中期 就成立了一个新的部门“ 知识检索管理 ” （Knowl-edge Access Management） ，该 部门包括编目、系统以及网络开发与维 护，它将内部服务与公共服务合并在了 一起。又如康奈尔大学图书馆于 2002 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 年对技术业务部进行重组，不但增加了 元数据服务小组，而且将采访和书目控 制合并，并在其下设立电子资源工作小 组。但从总体上看，在电子资源出现的 最初几年，大部分图书馆都没有发生机 构重组，都是将电子资源的相关职责， 如谈判许可、知识库管理、电子资源激 活等添加到了现有的工作职责中。波兰 的贝德纳雷克一米哈尔斯卡（Bozena Bednarek-Michalska）于 2002 年形象地 描述了世界范围内图书馆员奋力应对电 子资源的情况：图书馆的每个部门似乎 都必须吸收一点与电子资源相关的工作。 为电子资源设立专门的岗位势在必行， 但到底设立在哪里？采访部、编目部、 期刊部或参考咨询部都在讨论之中。另 外一个焦点就是电子资源岗位到底包括 什么职责？采访？资源管理？保护与藏 书建设？认知的不同，导致了电子资源 工作职责的差异。 1.1.2 第二阶段：机构重组适应 电子资源的发展（21 世纪前 10 年） -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 首先，作为印本资源管理流程 “附加”模块的管理方式瓦解。随着电子 资源经费和数量的快速增长，特别是大 规模的全文数据库以及诸多大型出版社 的电子期刊的引入，以及始于 21 世纪 初的连续出版物 e-only 收藏政策的推行， 导致了电子资源管理作为印本资源管理 流程“附加”模块的工作模式开始瓦解。 因为印本资源的处理过程，如订购、催 缺、装订和编目不能完全应用到电子资 源管理中；同时电子资源又有新的流程 需要考虑，如开通试用、跟出版商直接 进行价格谈判、许可、设置和维护检索。 按照文献题名逐一选择、订购、记清单、 签收和续订的线性流程逐步被按照内容 包进行管理的多方位和周期性的流程所 替代，而该流程是现存集成系统和工作 流程所不能容纳的。 其次，新的流程催生图书馆的机 构改革。这十几年中，大部分图书馆设 立了电子资源部门或者新岗位，或者完 成了从印本资源到电子资源转化的机构 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 重组。机构重组的核心是将内部技术业 务与公共服务融合。伯克和麦康奈尔 （Burke & McConnell）很直接地描述了 这种融合：“ 在公共服务和技术服务领 域， 我们与你们区分的时代已 经过去，现在两者的角色交叉已经势不 可挡”。图书馆重组的方式多种多样， 有的设立跨部门的委员会去协作，如美 国利哈伊大学（Lehigh University）成立 由采访、藏书建设、连续出版物、咨询 服务人员共同组成的委员会去推进协作； 有的设立电子资源馆员岗位，馆员职责 有的侧重在技术业务，有的侧重在公共 服务；也有按照文献类型重组机构的， 如：澳大利亚新南威尔士大学图书馆 （University of New South Wales Li- brary）将原来的“图书期刊部”分成了电 子资源、印本资源、数据库商以及财务 处理服务三部分。最有争议的变革是美 国西北大学图书馆于 2007 年将电子期 刊和印本期刊完全分开，成立了专门的 “电子资源与评估部 ”，原来的印本资源 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 归到了重组后的采编部。 其三， 人力资源情况。无论形式如何，机构重 组已经发生，图书馆用在电子资源的人 力明显增多，根据华盛顿州立大学图书 馆朱莉荭关于图书馆管理者对技术服务 主任岗位职责要求的研究，1996-1998 年，技术业务部主任岗位中关于电子资 源管理的职责只占 1.59%，而 2006- 2008 年增加到了 19.15%；加德纳 （Susan Gardner）2001 年对 ARL 成员 机构做了一个调研，以期发现电子期刊 向 e-only 转变对图书馆人力资源配置的 影响，调查发现，73%的人认为电子期 刊的工作员工增加了，97%的人认为员 工花在电子资源上的时间增加了，88% 的人认为电子期刊需要专业馆员参与。 但总体上看，电子资源的馆员数量与电 子资源的发展规模不成比例。巴恩斯 （Matt Barnes）于 2009 年在一个会议 报告中分析了这一问题，他指出在技术 业务部门 75%的员工负责印本资源的工 作，25% 的员工负责电子资源，但是 60%的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 经费都花费在了电子资源上。他建议最 起码应该有 60%的员工负责电子资源工 作。总之，这个时期，不管规模大小， 大部分图书馆只雇佣 1-3 个专业馆员负 责电子资源业务，再辅之以少量电子资 源助理，有的甚至没有电子资源助理岗 位。 其四，电子资源岗位职责和隶属 部门分析。奥尔比茨（Rebecca Albitz） 于 2002 年对 1996-2001 年间电子资源 馆员的岗位进行了分析，分析集中在三 个问题：电子资源岗位设在哪个部门、 岗位对资历的要求和具体职责。研究发 现 42%的电子资源岗位设置在公共服务 部门，33% 设在技术业务部门，26%设 在两个部门或者在岗位描述中不明确； 职责要求中主要强调公共服务（咨询占 58%，书目指导占 53%） ，同时也包括 技术业务的诸多方面，包括网页设计与 支持、藏书建设、自动化与技术支持以 及学科馆员、连续出版物、编目、采访、 版权和数据收集，这些岗位职责对电子 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 资源馆员的要求是“ 万能”的。克罗尼斯 和亨德森（Croneis & Henderson）于 2002 年对美国大学与研究图书馆新闻 （College & Re-search Libraries News） 19902000 年间电子馆员岗位的研究正 好印证了奥尔比茨（Rebecca Albitz）的 研究，他的研究发现电子资源岗位仍旧 是强调公共服务职责，这不足为奇，因 为早期的电子资源如光盘工作站等主要 是在公共服务部门如咨询部等提供服务。 费希尔（William Fisher）于 2003 年分 析了 1985-2001 年在美国图书馆 （American Li-braries）上发布的电子资 源馆员岗位，大部分岗位设置仍聚焦在 公共服务，尤其是参考咨询和书目指导。 当电子资源在规模和范围上增加 时，其业务内容如谈判许可、认证机制、 通过网页和联机目录提供服务等需要更 多部门参与，电子资源馆员主要分布在 公共服务部门的情况发生了变化，2007 年，奥尔比茨和谢尔本（Rebecca -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 Albitz，Wendy Alien Shel-burne）对电 子资源岗位在管理体系、职责和职业经 历等方面的变化进行了调研，发现了一 个完全不同的结论，52%的电子资源馆 员在技术业务部门工作，25%在公共服 务部门，30%在藏书建设部门，只有 19%的 员工在咨询部，17%在培训部。职责主 要是技术、公共服务或行政管理，具体 为：购买、审核和协调占 71%，许可、 价格谈判占 62%，管理和协调电子资源 占 57%；电子资源馆员的职责一直在动 态变化，除传统角色外，还融入了网页 设计、系统管理、合同律师、技术工程 师等角色的任务，只有当这些角色在图 书馆界成为共识，电子资源馆员的定义 和职责才能标准化。 其五，形成了分布与集中两种模 式。电子资源工作模式的多样性导致了 图书馆技术业务部门组织结构的多样化。 但总体上可以分为分布式和集中式两种。 大部分图书馆将与电子资源相关的工作 分布在不同部门，通过一个电子资源馆 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 员协调各个部分。根据美国研究图书馆 学会（ARL）对“ 电子资源管理 ”的调研， 68 位被访问者中有 66 位认为他们的机 构组织和人力资源是分布式的。分布式 是必需的，因为电子资源管理流程要求 与技术业务和公共服务人员之间有深层 次的协调、交流。但对于一些图书馆来 说，他们倾向于将电子资源管理集中在 一个部门，尤其是当大部分资源都转成 电子资源时，这种集中式管理模式比较 方便。如美国弗吉尼亚州的欧道明大学 （Old Dominion University） ， 20022005 年印本期刊减少了 25%， 但电子期刊订购增加了 300%，印本期 刊的工作量减少，但电子期刊编目却出 现积压，经过流程分析后，管理人员决 定建立专门的电子资源和连续出版物部 门来处理电子资源业务。又如印第安纳 大学伯明顿图书馆把原来分散在三个部 门的电子资源集中在“ 连续出版物和电 子资源采访组” 处理，职责包括所有印 本和电子期刊管理。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 1.1.3 第三阶段：电子资源管理 朝整体化管理模式发展（2010 年） 起初，电子资源馆员把时间和精 力主要花在传统技术业务流程最相关的 部分，如许可、谈判价格、购买内容等， 经过一段时间，这些挑战已经被解决， 电子资源管理从依赖于一个集成系统就 能处理的采选、付费和著录等模式转变 到由多个系统处理的数据管理模式。用 户通过联机公共目录（OPAC）之外的 诸多系统跟电子资源交互，包括开放链 接（OpenURL ） 、数据库和电子期刊导 航系统、元搜索/联邦检索、发现系统、 搜索引擎、浏览器工具 LibX 等，电子 资源管理因此变成了多个系统的数据管 理，检索和发现问题占据了电子资源管 理的大部分工作。 除了检索和发现以外，电子资源 的管理还涉及到资源建设、系统和流通 等部门的工作，需要从整体上考虑。从 资源建设角度看，传统资源建设的数据 通过图书馆自动化系统就可以收集到， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 而电子资源的统计和分析比印本资源复 杂，需要了解新的文献计量标准，理解 各个选项之间的关系，而且要对不同数 据库商的数据进行装载、清理和质量审 核。从系统角度看，当图书馆系统全部 移到云端，不需要再做本地维护时，跟 系统相关的工作就变成了确保互操作性、 迁移数据、理解界面和用户的交互、与 用户的联系，电子资源馆员与支持电子 馆藏的系统打交道更多，其职责更像传 统系统部所做的工作。从流通业务看， 电子资源管理与流通部工作的交叉也非 常明显，表面看，两个部门因为载体类 型不同工作是完全分离的，但他们在给 用户提供检索这点上是相同的，流通负 责安排和管理书架上的图书，电子资源 负责管理图书馆主页、目录和其他系统 中的资源，流通人员帮助读者寻找找不 到的书，电子资源管理人员帮助读者修 复问题链接。电子资源和流通工作都与 系统和用户打交道，需要一个整体的方 法去帮助公共服务和技术业务的融合。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 16 比如成立一个数据部门对许可、获取、 著录、数据集检索以及帮助用户掌握查 找、整理、分析数据的整体化方法。另 外，不同的电子资源载体如流媒体、电 子书、电子期刊也需要统一考虑。如美 国科罗拉多大学图书馆，把传统的采编 和电子资源建设整合成：资源获取部 （ResourceProcurement） ，负责印本资 源和电子资源的用户请求和采购；资源 处理和著录部（Resource Processingand Describing Unit） ，负责所有资源的接收、 上架或提供检索；资源维护部 （Resource Maintenance U-nit） ，负责对 资源交付使用后所发生的变化进行处理。 这个阶段电子资源的管理不再 局限于电子资源的采集和使用，而是把 系统、资源和检索服务融合在一起，将 电子资源和印本资源进行整合管理，在 机构组织上也体现了这样的特点。 2 国内图书馆电子资源的发展、 管理与组织架构 国内图书馆的电子资源建设比国 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 17 外稍晚，但发展很快，自 1998 年 1 月 中国高等教育文献保障系统（China Academic Library Information System，CA-LIS）开通了全国第一个网 络数据库 Science Online 后，电子期刊、 文摘索引数据库、电子图书等纷纷购买 和引进，到 2005 年左右，图书馆的学 术性电子资源的主体建设框架已经完成， 之后就是根据用户需求和学科发展等不 断补充和完善。根据肖珑报告，2012 年 CALIS 引进外文数据库 129 个，总 费用约 7 亿人民币。国内电子资源管理 具有如下特点。 2.1 缺乏适应电子资源的组织架 构 国内图书馆电子资源管理的发展 历程跟国外图书馆类似，早期也是作为 印本资源管理流程的附加模块，随着电 子资源的快速增长，一些图书馆逐步开 始设立电子资源岗位，人员多设在公共 服务部门，如咨询部、文献服务部等。 2005 年前后，有些图书馆开始人力资源 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 18 调整，将电子资源馆员调整到了采编部 门。笔者选择电子资源收藏比较丰富的 一些图书馆，如北京大学、清华大学、 复旦大学、中国科技大学等十几所图书 馆进行了简单的网页调查，从它们的组 织机构来看，基本没有图书馆为电子资 源工作设立一个独立部门的，大都是在 资源建设部或者信息资源部设立电子资 源岗位。根据杨荣蕙介绍，香港中文大 学为了将电子馆藏的管理及相关的工作 整合起来，在 2009 年从现有的图书馆 架构中，建立了一个新的部门“电子馆 藏管理组”，隶属于 “采编及馆藏发展部 ” 领导，这是国内图书馆设立独立部门管 理电子资源并做策略性规划的先期案例。 总体上，国内高校图书馆一般在 资源建设部配置 13 个电子资源馆员 专门从事电子资源工作，以北京大学图 书馆为例，在资源建设部有两个电子资 源馆员，一个负责中文，一个负责外文， 在信息咨询部有一个电子资源馆员负责 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 19 后期的发布、使用统计分析和处理。 2013 年，北京大学图书馆电子资源采购 经费占图书馆所有采购经费的 35.5%， 但电子资源馆员在整个资源建设队伍中 的占比只达到 5%。随着电子资源日益 成为主导资源，这样的人员结构比例将 不能适应新的工作流程。 2.2 尚未形成以电子资源为主体 的工作流程 目前国内电子资源的管理沿袭的 还是印本资源的线性流程，电子资源馆 员的职责主要是负责订购资源，很少参 与知识库管理、用户服务、使用统计分 析等，用户服务和需求由公共服务部门 负责，电子资源管理系统应用不普及， 电子资源的揭示主要通过导航，有的还 停留在手工阶段，电子资源跟其他资源 的整合程度不足。近两年，一些研究型 图书馆开始使用发现系统来提供电子资 源的整合，但在稳定性和中文本地化方 面还任重道远。 3 电子资源管理呼唤新的组织机 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 20 构 电子资源管理的核心不是系统问 题，而是流程和组织结构重组问题。新 的组织结构可以有多种方式，主要取决 于电子资源以及相关服务跟传统部门之 间的联系，在新的电子资源环境下，图 书馆的传统功能还是需要的，因为书还 是需要人购买，经费还是需要管理，但 电子资源人员的比例以及放在什么部 门技术服务部门还是流通部门取决 于图书