vip会员管理系统操作说明书

VIP(very important person)会员管理系统 操作说明书 陕西创新辉煌软件技术有限公司 2011 年 10 月 2 目录 一、前言3 二、功能简介3 三、系统运行环境3 四、系统特点4 五、系统安装5 六、后台管理中心操作说明5 6.1 系统操作总流程5 6.1.1 使用磁卡5 6.1.2 使用条码卡/射频 ID 卡、射频 IC 卡5 6.2 如何进入系统6 6.3 系统基本信息设置7 6.3.1 基本参数设置7 6.3.1.1 系统基本信息设置 6.3.1.2 系统基本卡种设置 6.3.1.3 系统重要参数设置 6.3.2 消费下项目设置10 6.3.3 卡可消费项目设置10 6.3.4 设置操作员、收银员、售卡员 6.3.4.1 设置操作员 6.3.4.2 设置收银员 6.3.4.3 设置售卡员工 6.4 磁卡格式化12 6.4.1 高立开元 lk602 磁卡读写器格式化 6.4.1 国威 602 磁卡读写器格式化 6.5 建档办卡12 6.4.1 磁卡建档办卡模式 6.4.2 射频 IC 卡建档办卡模式 6.6 存款/销户12 6.7 积分存取13 七、前台收费模块操作说明13 7.1 进入系统13 7.2 台号设置13 7.3 结账管理15 7.4 错误单据处理16 金助手 VIP 管理系统操作说明书 3 一、前言 金助手 VIP 管理系统，是针对连锁经营的商场、酒店、咖啡店、小吃城、 礼品店、药店、面包房，跆拳道馆等商业单位开发的一套 VIP（very important person）管理系统。管理的内容涵盖了会员的基本账户管理，积分管理，暂扣 管理，消费管理等各个方面。 本系统以“卡”为基本介质，以网络及数据库为平台，不仅适用于局域网 模式，广域网上也得以完美运行，对于远程连锁经营的企业优势更加明显。 在万年大酒店，面包新语，西光小吃城等 10 多家客户应用实践中，证明系 统对于 VIP 会员管理更加科学、完善。 二、功能简介 1、会员基本账户管理，包括：会员卡编号，姓名，性别，手机号，联系方式， 所在行业，账户类型，账户余额，账户积分，暂扣金额，挂失状态，客户负责 人等。 2、会员生日提醒。 3、会员失客提醒。对于一定时间段位进行消费的会员，系统给予自动提醒。 4、回访管理。 5、存款、销户管理。 6、结账消费管理。本系统有 2 种结账模式：金额结账模式和明细结账模式。用 户可选择其一或 2 种模式并行均可。 7、报表与系统分析。系统提供多种方式的存款统计报表、消费统计报表、积分 统计表、消费统计表 三、系统运行环境 3.1 硬件平台 3.1.1 服务器端：CPU: Core 双核，内存：1G 以上，内存： 20G 以上。建议选 择知名品牌的专业服务器。如：IBM / HP / DELL / LENOVO. 3.1.2 客户端(基本要求:流畅运行 Windows 系统即可): CPU: Core 双核，内存：1G 以上，内存：20G 以上 3.2 软件平台 3.2.1 服务器：win2000 server/ win2003(推荐)。也可以选择 win7,xp。 3.2.2 客户机：win xp/win7 3.2.3 数据库：MS MSDE/ MS SQLserver2000+sp4 /MS SQLserver2005/MS SQLserver2008 3.3 系统结构图 4 四、系统特点 1、系统支持的卡，包括：磁卡、条码卡，射频 ID 卡，射频 IC 卡。 2、系统对于卡的操作均采用加密模式运行，严格杜绝非法操作。 3、系统对于会员的管理，涉及到了金额，积分，暂扣等各个方面。 4、系统支持金额结账模式和明细结账模式。 5、会员短信群发。 6、丰富的统计报表及分析报表。 7、全中文操作界面，易学易用。 8、全面支持 WIN xp/win7/win2000/vista 等主流操作系统。 金助手 VIP 管理系统操作说明书 5 五、系统安装 参见：系统安装说明书 六、后台管理中心操作说明 6.1 操作总流程 6.1.1 使用磁卡。 1、磁卡格式化。磁卡格式化是对磁卡的一种加密处理。从工厂印刷的磁卡，一 般磁条内容为空。格式化时，系统会自动根据磁卡表面的“凸码“自动生成加 密码写入磁卡。此后，所有对客户账户的操作均已此加密码进行操作。 2、建档办卡。为客户建立档案。内容包括：VIP 会员的基本信息，账户信息等。 3、存款、销户。如果会员帐户余额不足，使用此模块对会员进行充值操作。如 果会员要退出本系统，可使用注销功能，进行销户处理，退还会员余额。 4、消费结账。 5、报表查询。存款报表查询、消费报表查询、积分查询、失客分析等 6.1.2 使用条码卡/射频 ID 卡、射频 IC 卡 1、建档办卡。为客户建立档案。内容包括：VIP 会员的基本信息，账户信息等。 2、存款、销户。如果会员帐户余额不足，使用此模块对会员进行充值操作。如 果会员要退出本系统，可使用注销功能，进行销户处理，退还会员余额。 3、消费结账。 4、报表查询。存款报表查询、消费报表查询、积分查询、失客分析等 6.2 登录系统 6 鼠标点击桌面图标 进入后台 默认超级用户为 adm 密码为空。 6.3 系统设置 金助手 VIP 管理系统操作说明书 7 6.3.1 基本参数设置 设置单位名称，地址，电话，传真等信息。该信息会在结账单上显示 主要用于设置卡基本信息。卡基本信息是办卡的依据。卡备注设置的信息，会 在结账界面上显示，用于提醒收银员使用该卡的注意事项。 8 1) 系统类型。自由切换，金额结账模式，明细结账模式 自由切换：收银员登录结账中心时，可以自由选择使用金额结账模式或者明细 结账模式。 金额结账模式：收银员登录结账中心时，只能进入金额结账模式。 明细结账模式：收银员登录结账中心时，只能进入明细结账模式。 说明：金额结账模式：收银员结账时，只需要输入会员消费的金额即可。 明细结账模式：收银员结账时，要求输入会员的消费明细。系统会根据输 入的明细数据自动计算消费金额。 2)普通卡押金。如果卡的制作成本较高，一般要设置卡押金，退卡时押金是 退还给会员的。卡押金对应的金额是不能消费的。 3)收银台显示统计信息。是否在结账模块显示，当日的存款，消费数据。 4)卡消费是否限定消费项目。如果不限定消费项目，会员在明细结账模式 下，可自由选择消费项目。如果限定消费项目，会员在明细结账模式下，只能 在限定的消费项目中进行消费。 5)系统加密模式。系统对于卡的操作，可采用 2 种模式： 普通模式，加密 模式(推荐)。 金助手 VIP 管理系统操作说明书 9 加密模式主要是针对磁卡。普通模式下，磁条信息里可写入任意 4 位以上编号， 系统不做校验。加密模式下，磁条的信息是系统自动生成的加密码，所有的存 款消费操作均依据加密码进行操作(必须刷卡)，杜绝收银员键盘输入会员的编 号进行账户操作，防止非法消费。 6)是否允许键盘输入卡号。这个也是配合加密模式使用。如果选择允许， 收银员可以手工输入会员编号进行存款消费操作(不推荐使用此模式)。 设置打印单据的标题。 6.3.2 (基本) 消费项目设置 基本消费项目设置，针对的是明细结账模式使用。会员刷卡时，依据此设 定的项目进行操作。进入该模块后，首先新增类别，再增加类别下面的消费项 目。 10 6.3.3 卡可消费项目设置 本设置也是针对明细结账模式的。如果您在【卡消费是否限定消费项目】设置 为【是】 ，那么当前卡只能消费限定的项目；如果您在【卡消费是否限定消费项 目】设置为【否】 ，那么当前卡可以消费所以基本消费项目； 6.3.4 设置操作员，收银员，售卡员工 6.3.4.1 设置操作员 6.3.4.2 设置收银员 金助手 VIP 管理系统操作说明书 11 6.3.4.3 设置售卡员工 售卡员工主要用于统计售卡员工的售卡业绩以及会员实际消费业绩 12 6.4 磁卡格式化 6.4.1 高立开元 lk602 磁卡读写器格式化 6.4.1 国威 602 磁卡读写器格式化 6.5 建档办卡 6.5.1 磁卡建档办卡模式 可选用磁卡读写器和磁卡刷卡器 2 种方式，扫描卡号。 本模块使用的磁卡读写器仅支持 高立开元 lk602 型。 6.5.2 射频 IC 卡建档办卡模式 金助手 VIP 管理系统操作说明书 13 6.6 存款/销户 6.7 积分存取 七、前台收费模块操作说明 7.1 进入系统 鼠标点击 进入前台收银 14 系统类型分为金额结账模式和明细结账模式。 输入后台设置好的员工编号，口令进入系统 7.2 结账管理中心台号 台号含义：系统可以根据不同台号进行数据统计。 然后点击辅助功能设置台号，根据后台设置的收银点设置本收银点台号。 修改为对应台号后点击保存修改。 7.3 结账管理（收银操作） 1、金额结账模式 金助手 VIP 管理系统操作说明书 15 2、明细结账模式 刷卡后，右边自动出现本卡可消费项目，选择消费项目双击，并确认结账。 3、暂扣管理，把顾客的部分金额