xx地产档案架构组建计划

地产档案架构组建计划 档案分类计划 对象统称 术语解释 迫切性 项目档案 项目建设发展过程中产生的一切有价值的文件，包 括报批报建文件、验收备案。 AAAAA 合同档案 公司以及项目签订的一切合同，包括：土地类、管理类、工程类。 AAAAA 项目公司档案 项目公司档案：公司证照、荣誉奖项、以及与公司本身有关的一切资料。 AAAAA 客户档案 与住宅业主、商业租户、拆迁户有关的资料，包括：业主资料、认购书、贷款合同等。 AAAA 文书档案 集团对内对外的公文，以及外部对集团公文 AA 会计档案 公司日常经营所产生的凭证、账簿、资金预算税务 报告等财务相关资料。 AAA 法务档案 公司法律诉讼案件从立案至结案的相关资料:包含 但不限于民事起诉书、传票、应诉通知书、证据资 料、民事裁定书或判决书等。 AA 人事档案 员工资料，劳动合同、聘用证书、保密协议、学历 职称证明等。 AA 资产档案 公司各类办公资产。 AA 音像档案 公司经营过程中产生的各类图片、影像资料。 A 供方档案 工程、设计、营销等供应商资料。 AA 营销档案 项目销售的前中后期各项营销活动产生的资料。 AAA 档案架构组建计划 总体阶段 细化任务 操作时间 初步了解顺德公司文件情况 初步了解公司原有系统、流程 了解顺德公司现行文件流向 设计适用于顺德公司的档案管理架构以及 操作设想（初步） 初步了解各项目公司档案管理情况 了解公司档案管理现状，确 定大体方向 修改档案架构与操作设想（进阶） 5.6-5.30 确定各项目公司档案对接人召开档案小组会议 召开会议让大家了解组建档案架构工作计 划 6.3-6.7 与 IT 协调，在知识中心新设档案管理专 项 按给定清单整理现有文件 项目公司档案录入到临时档 案系统（知识中心） 填写现有文件情况 EXCEL 表（方便未来 6.9-6.30 录入） 扫描现有项目公司档案 上传到临时档案系统（知识中心） 了解公司现有系统 听取 IT、各档案管理员的建议 提出档案系统需求 提交需求报告 6.16-7.31 根据现有项目进度反推出该项目应有资料 与各项目沟通，确定现有资料情况 处理丢失文件，梳理历史文件 填写项目档案情况 EXCEL 表（方便未来 录入） 扫描项目档案 项目档案录入到临时档案系 统( 知识中心) 上传到临时档案系统（知识中心） 7.1-8.30 跟踪进度档案系统开发与辅助 适时解释需求 7.21-9.30 确定合同档案分类、权限 确定合同档案编号方法 详细了解目前合同档案保管情况 确定合同保管人、存放地方 确定合同归档流程 合同档案整理 填写合同情况 EXCEL 表（方便未来录入） 7.21-9.30 试用所有功能 录入项目公司档案、项目档案、合同档案 内部使用测试及修改 试点工作开展 系统上线前准备、录入、试 点 上线宣传 9.15-10.31 确定存放地点、设立专门档案室 凭证整理 财务档案整理 报表整理 9.1-10.31 解决上线所产生的问题档案系统上线 检查各项功能是否能够便捷使用 11.1-11.29 确定保管人、保管地方 列出清单，圈定客户档案保管范围 收集文件 填写合同档案情况 EXCEL 表 扫描某些必要文件 客户档案整理 批量导入系统 9.22-11.29 使用反馈、改进系统、流程、 架构 根据用户反馈，提出改进方案，并施行。 12.1-12.31 日常维护、监督