《档案管理》复习大纲

企业档案管理 课程名称：企业档案管理 参考教材：企业档案管理 国家档案局编 主编：沈永 平 档案出版社 1997 年 适用专业：档案管理 考试题型：名词解释、填空（或选择）题、简答题、论述题。 说明：考试复习大纲以外的内容不考。 考试复习大纲内容： 第一部分：企业档案管理综述： 1档案的定义： 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。 2企业档案的概念： 是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值 的各种形式的文件材料。 3企业档案概念的理解： 4企业档案的构成： 其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、 财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。5企业档 案的特点： A：综合性 企业是国民经济的基本细胞，是具有法人资格的独立经济组织，它通过对众 多的经济要素的综合运用，为社会提供产品和服务。企业档案就是上述企业活 动的综合产物，从纵的发展来看，它记录了企业过去和现在的历程，是企业历 史的缩影，同时也预示着企业的未来。 B：现实性 企业档案具有很强的现实性，这是由企业同现实社会经济活动的紧密关系所 决定的。其一，企业档案在相当长的时间里具有现行使用价值，如企业的产品、 科研、基建、设备仪器等档案，当产品还在生产、科研项目仍在进行，基建工 程和设备仪器还在使用时，这些档案都必须继续保存，发挥现行效用。其二， 企业档案体现着企业的现实利益，具有很现实的使用价值。 C：企业性 是指企业对其所有的档案具有占有权，这是由企业在社会经济生活中的作用 和法律地位而决定的。 6企业档案管理工作性质： A：企业档案工作是一项具有管理性的工作。 企业档案工作是一项负责管理企业档案的工作。 企业档案工作不仅是企业管理基础工作的重要组成部分，而且还是企业管 理信息系统的重要内容。 B：企业档案工作是一项具有专业性的工作。 2 企业档案工作有自己独立的工作对象。 企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。 企业档案工作正在形成比较完整的专业理论。 C：企业档案工作还是一项具有服务性的工作。 7档案的业务工作内容： 包括八个环节，即收集、整理、鉴定、保管、检索、编辑与研究、统计、提 供利用： 8目前我公司企业档案的门类： 企业档案一般包括以下十一大类： 党群工作类 行政工作类 生产技术类 经营管理类 科学研究类 产品档案类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 声像档案 干部职工档案 9归档文件的概念： 是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸 质文件材料。第二部分：企业档案的收集 1企业档案的收集的理解： 是指企业档案管理部门按照归档制度对企业内各部门应归档的文件材料进 行接收，并且根据企业生产经营活动的需要，向社会索取或征集对本企业有用 的文献资料的一项工作。企业档案收集工作是档案室工作的起点，它是取得和 积累档案的一种手段，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，档案收集 工作的质量好坏直接影响档案室各项工作的水平。由于各单位的文件是分散形 成的，而利用档案，则要求一定的集中，这就需要将分散形成的档案经过挑选， 按照一定的办法集中保存起来，因此就形成了档案的收集工作。 2企业档案收集的基本原则： A：企业档案收集的有用原则。 B：企业档案收集的信息共享性原则。 3企业文件材料的积累与归档措施： A“三纳入” 纳入到领导工作议事日程； 纳入到各项工作计划； 纳入到关人员的经济责任制或岗位责任制中；B：“四参加”参加产品鉴定 会； 参加科研科题审定会； 参加基建项目验收会； 参加大、精、稀设备开箱（或引进项目接收会） C：“四同步”下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步； JAC 员工成长路径考试复习大纲 3 检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步； 验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步； 上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。 4文件在收集时应注意以下几方面的问题文件材料的收集范围和归档范围应 当说是一致的,但收集时宁可多收,不可少收,以免遗漏有保存价值的文件材料。 整理时要进行一次全面的鉴定和调整，可把真正没有保存价值的文件材料再剔 除出去。 一般文件只收集印本和定稿（即领导人的签发稿） ，其它各次草稿不必收，但 特别重要的文件例外。使用计算机起草的文件，其定稿为领导人签发的审定稿， 审定稿一般有领导人修改的笔迹。用铅笔圆珠笔抄写或者字迹模糊不清的文 件定稿和特别重要的文件的历次草稿，应退回文件撰写部门重新抄写后再收。 签发手续不全和张页残缺的文件材料应补齐后再收 正文和附件要同时收 文件处理单要同文件一起收。 请示与批复等往来文件要注意收齐。口头、电话批复的应注意收集批复记录， 最好将答复标注在请示文件上。实在没有批复的，请示也要收。 经多方查找证明，确定已经丢失的文件材料，应当用纸写上文件材料的名称， 注明丢失的原因，加盖公章，然后收集。 第三部分：企业档案的整理 1企业档案的整理工作的意义： 档案整理工作，对整个档案工作具有重要的意义。保存档案的目的是为了 利用，处于零乱状态的档案，不仅查找起来十分困难，更不能反映各项活动的 历史联系和本来面貌。这类档案就会失去利用价值，只有把零乱的档案经过整 理变为系统的档案，才能为档案的提供利用创造前提条件。 档案整理工作是档案业务中承上启下的环节，通过整理，可以进一步了解 和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用。 2归档文件整理的概念： 是将归档文件以“件”或者“案卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、 装盒使之有序化的过程。 3档案整理工作的原则： 整理档案必须保持文件之间的历史联系； 整理档案应该充分利用原来的基础； 档案的整理必须便于保管和利用。 4档案整理时期限划分： 短期 15年以下；长期 16年至 50年；永久 50 年以上。 5确定划分保管期限的原则凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的， 对本单位、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的文件材料列为永久保管。 它主要包括：本单位制定的属于制度性的文件，处理重要问题形成的文件材 料，召开重要会议的主要文件材料，重要的指示、报告、总结、综合统计报表， 4 机构演变、单位领导人任免的文件材料，直属上级单位颁发的属于本单位主要 业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级单位针对本单位主要业务并要 贯彻执行的重要文件材料。 凡是反映本单位一般工作活动,在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的 文件材料,列为长期保管。 它主要包括：本单位一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料， 人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级单位颁发的属于本单位主要业 务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报 表等文件材料。凡是在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，列为 短期保管。 它主要包括：本单位一般事务性的文件材料，上级单位、同级单位和非隶 属单位颁发的非本单位主要业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一 般工作总结、报告和统计报表等文件材料。 6确定划分保管期限应注意的问题：注意文件之间的联系，防止孤立地看其 价值。 注意考察文件的实际内容，防止从形式看其价值。 注意考虑文件的长远需要，防止静态地看其价值。 要综合研究文件的各种作用，防止片面地看其价值. 7什么是全宗： 是指一个单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案。 8立档单位的概念： 立档单位它是形成档案的单位，又称为“全宗构成者” 。全宗指档案而言， 立档单位是对单位而言，两者是不同的概念。 9构成立档单位的条件： （1） 具有独立的法人资格； （2） 是一个会计单位或经济核算单位； （3） 具有独立的人事权力； 总之构成一立档案单位必须有独立的人、财、物权。 10档案号的编制： 参见江汽公司档案编码规则 第四部分：企业档案的鉴定 1档案鉴定工作的内容： 档案鉴定工作，就是甄别和判定档案的价值。鉴定时要以历史唯物主义的 观点，从企业当前和长远利用档案的需要出发，根据统一的鉴定原则和标准判 定档案在企业各方面的历史和现实价值，确定不同的保管期限，以便把需要长 远保存的档案，妥善地保存起来，准确地拣出不需要保存的档案，按照规定的 手续予以销毁。 2档案鉴定工作的意义： 便于发挥档案的作用； 便于档案的安全保管； 便于应付突然事变； 3鉴定档案的基本观念： 全面的观念； JAC 员工成长路径考试复习大纲 5 历史的观念； 发展的观念； 效益的观念。 4档案鉴定应注意的问题： 以文件材料价值为主，不是“有档必归” 。 以文件材料价值为主，不 是“有文必档” 。 归与不归，不能光看有无红字版头和文号。 以本企业为主，不是“外单位的都不要” 。 要注意宏观文件材料，也 要注意微观文件材料。 第五部分：企业档案的保管 1档案保管工作的内容： 档案保管工作的内容主要包括三个方面：一是档案的库房管理；二是档案流 动过程中的安全防护；三是为延长档案寿命而采取的各种专门技术处理。 2档案保管工作的任务： 维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。具体包括以下三个方面： 防治档案的损坏； 延长档案的寿命； 维护档案的安全。 3档案保管中的“八防”指的是： 防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘； 4.档案库房保管条件 库房温度应控制在 1424 0C（2 0C） ；相对湿度应控制在 45%60%（5%） 第六部分：企业档案的统计 1档案统计工作的内容： 档案统计，就是用数量的方法揭示档案、档案工作的发展过程和一般规律。 它的内容包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档 案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其它的专门统计。概 括地说档案统计包括登记和统计两部分工作。从统计对象来划分，一是对档案 及其管理状况的统计；二是对档案事业的组织与管理状况的统计。 2档案统计工作的任务： 是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料， 实行统计监督。 3档案统计工作的意义： 档案统计是认识档案工作的一种手段。档案管理各业务环节的工作，要取 得档案统计的密切配合。不公档案收集这个环节离不开档案的统计，档案的整 理、鉴定、保管和提供利用同样需要档案的统计，没有统计的档案管理，只能 是盲目的管理，没有统计的档案提供服务，只能是被动的，档案统计不是可有 可无，随着档案工作的发展，而是越要加强档案统计工作。 档案统计是制订有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重 要依据。 6 档案统计档案事业建设的一项重要的基础工作。 档案统计也是对档案事业发展实行监督的有效工具。 4档案统计工作的要求： 准确性 及时性 科学性 第七部分：企业档案的检索 1档案检索工作的内容： 档案检索工作的内容大致包括两个部分：一部分是编制档案检索工具，建立 检索系统；一部分是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档 案。 2档案检索工作的意义： 检索是档案提供利用的先期工作； 档案利用者评价档案室工作水平的高低，总是以能否及时、准确、全面、 系统地提供档案为标准。 检索是档案业务工作的一个独立环节。 第八部分：企业档案的利用 1档案利用工作的含义： 档案利用工作就是以利用者为服务对象，以室藏档案为服务手段，采用多种 形式和方法，开发和直接提供档案为企业的各项事业服务。 2 “利用档案”和“档案利用工作”两概念有什么不同： “档案利用工作”是指档案室为满足利用者的需要，向利用者提供档案为利 用者服务。 “利用档案”是指利用者，为了研究和解决各种问题来档案室使用档 案。前者是档案部门的事，后者是利用者的事。 3利用工作在档案工作中的地位： 利用工作是档案工作为企业各项事业服务的手段，在档案工作中占有突出的 地位。主要表现在两个方面： 利用工作是企业衡量档案室工作做得好坏的主要标志。 利用工作对整个档案工作各个环节有检验和推动作用。 4正确处理档案利用与保密的关系： 企业保存档案的目的是为使用，假如长期把档案“禁锢”起来不准使用，就 失去了保存档案的意义。应指出的是档案中的一部分是企业的机密，提供利用 时要注意保守机密，这是关系到企业各项事业的大事，所以，既要积极提供档 案为企业活动的各项工作服务，又要坚持保密原则。保密只是相对地把档案的 使用限制在一定的范围中，而且机密是