主要公文文体及写作要求

主要公文文体及书写要求 目 录 第一节 总述 一、公文的概念2 二、公文主体格式2 第二节 事务性通知 一、事务性通知的分类4 二、事务性通知的写法4 第三节 通告 一、通告的概念与特点5 二、通告的写法5 第四节 会议记录 一、会议记录的概念与特点6 二、会议记录的结构与写法6 三、注意事项6 第五节 计划 一、工作计划的概念与特点7 二、工作计划的结构与写法7 三、注意事项7 第六节 总结 一、总结的概念与类型8 二、总结的结构与写法8 三、注意事项8 第一节 总述 一、公文的概念 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的文书。但在社会实践中，公文的使用范围已远远超出机关的范畴，这 里所称“公文” ，除公文外，还包括日常事务文书。 日常事务文书，是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法 定公文以外的其他文体，主要有公务书信、备忘录、计划、总结、会议记录、 简报、通知等。 二、公文眉首格式 （一）发文机关标识 （二）发文字号 （三）签发人 （四）紧急程度 （五）间隔横线 三、公文主体格式 公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、特殊情况说明、附注、附件等 （一）公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题 中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。完整的标题包括发文机 关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。如XX 市人民政府关 于开展财务大检查的通知 （二）主送机关 “主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、通称” 。 主送机关位于“标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶 格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 所有上行文都必须有主送机关，且主送机关一般只能有一个。 下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机 关，如指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是 多个。二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可以不用主送机关，如公告、 通知等。 平行文一般都有主送机关，可以是一个，也可以是多个。 （三）公文的主体（正文）格式 公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、 年份不能回行。除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一文一事。 （四）附件及附件说明 附件是指那些用来说明、补充正件的图表、统计数字、情况说明以及其他 文字材料。附件说明，是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格 式。 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下一行左空两格用 3 号 仿宋体字标识“附件” ，后表全角冒号和名称。附件如有序号须使用阿拉伯数字 （如“附件：1、” ） ，附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一 主要公文文体及写作要求 第 3 页 共 9 页 起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号。 （五）印章 公文除“会议记录”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。 印章的作用：一是证实公文的效力，二是证实公文的信用，三是表示对公 文的负责。 印章的位置和规范：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只 标识成文时间。成文时间右空格，加盖印章应端正、居中下压成文时间，印 章用红色。 （六）签署 （七）成文日期 四、文尾格式 （一）主题词 （二）抄送机关 注：以上为正式公文格式，但公司有统一发文表头，内部发文以公司统一 表头为准。 第二节 事务性通知 一、事务性通知的分类 事务性通知可分为：事项通知、非正式公文类通知和会议通知。 二、事务性通知的写法 （一）事项通知，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一 般不要求执行或办理。 事项通知的适用范围：当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某 些信息时，可使用这种通知，如撤销、调整某一机构，更换单位名称，更正某 一次发文的差错等 这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实在， 使对方不仅能了解到有关情况和动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作 有所推动和改进。这类通知在形成时大都不编号发文，用过之后，也无须立卷 归档。 （二）非正式公文类通知 1、启事型通知：这类通知与启事相近，但需要把一些临时发生的情况和准 备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用这种通知，有些启事型通知的标 题并不标明事由，可只写“通知”二字。 2、凭证型通知：这种通知既起到告知有关情况的作用，又起证明对方身份 的作用，如某单位要主持召开一个学术讨论会，要事先向有关单位和个人发出 通知，一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为其参加会 议的凭证。 （三）会议通知：要把与会议有关的事项一次性交待清楚，应开门见山， 直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。 1、把召开会议的根据、原因写清楚。 2、把会议的名称写清楚。 3、把会议的主持单位（主持人）写清楚。 4、把会议的起止时间写清楚。 5、把与会人员、会议地点、时间写清楚 主要公文文体及写作要求 第 5 页 共 9 页 第三节 通告 一、通告的概念与特点 通告是一种行政公文，适用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。 其特点主要有三个：一是公开性、二是广泛性、三是严正性 二、通告的写法 通告的标题经常将文种名称“通告”二字放大并置于突出的位置，标题下 空一行，顶格写明所要告知的单位或团体，并以冒号结尾。下行空两格写正文 的主体内容，其内容多采用分条列项的结构。正文内容完成后，下行空两格写 明“特此通告” ，也可根据内容的实际需要应用谦语，如“不便之处，敬请谅解” 。尾部右下方需落款并写明日期。 例文 关于打击小额走私成品油活动的通告 各市、县人民政府，省直属有关部门单位： 为保障我省改革开放和经济建设的健康发展，打击小额走私成品油活动， 特通告如下： 一、 二、 特此通告。 广东省人民政府 二 OO 七年一月十五日 第四节 会议记录 一、会议记录的概念与特点 会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等 内容如实记录下来的文书。 会议记录的特点：一是真实性，二是资料性。 例文 公司项目会议记录 时间：年月日上午时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：张三（集团公司副总裁） 记录：李英（总经理室秘书） 一、 主持人讲话：今天主要讨论一下娱乐城的兴建立项以及如何开展前 期工作的问题。 二、 发言： 第一分公司齐总：该项目的选址（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头（略） 市场部郭总：汇报市场调查与预测的结果（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 三、 决议： （一） （二） 四、 散会（上午时） 主持人：（签名） 记录人：（签名） 二、会议记录的结构与写法 会议记录的结构是：标题正文尾部 （一）标题：会议名称文种。如“公司第三届董事会会议记录” 。也 可以直接用文种作为标题。 （二）正文：首部主体结尾 、首部：会议概况，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、 会议出席、列席话缺席情况、会议记录人签名等 、主体：即会议内容。一是会议议题。如有多个议题，可以在议题前分 别加上序号。二是发言人及发言内容。记录每人的发言时要另起一行，写明发 言人的姓名，然后加冒号。三是会议决议。决议事项应分条列出，有表决程序 的要记录表决的方式和结果。 主要公文文体及写作要求 第 7 页 共 9 页 、结尾。另起行，写明“散会”并著名散会时间。 （三）尾部：右下方写明“主持人：（签名） 、记录人：（签名） ”。 三、注意事项 、记录速度快。 、记录内容真实。 、及时整理。 第五节 计划 一、计划的概念与特点 计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动 拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。 计划的特点其一是针对性，计划是根据相关政策及法律法规，针对本系统、 本部门的实际情况制定的，目的明确，具有指导意义。其二是预见性。计划是 在行动之前制定的，以实现今后的目标。 二、计划的结构与写法 计划的格式大致有两种：文章式和表格式。 因文章式较常用到，以下对其做详细介绍。 （一）标题 、单位名称时间事由文种，如公司年工作计划 、时间事由文种，如年政治理论学习计划 、单位名称事由文种，如公司员工轮训工作安排 、事由文种，如业务考核计划 、文种，如计划 （二）正文 正文的构成是：前言主体结尾 、前言。这是计划的开头部分，简明扼要地概述制定计划的指导思想、 依据等。 、主体。包括目标和任务、措施和步骤、其他事项及应注意的问题。 、结尾。可以提出执行的要求，也可以展望计划实施的前景。 （根据内容 表述的需要确定，决定是否写结尾） 、尾部 包括落款和成文日期两项。落款写明制定计划的单位名称。成文日期写计 划通过或批准的日期。 三、注意事项 1、注意从本部门的实际情况出发，不把任务指标定得过高或过低，计划的 目的、任务、指标、措施、步骤要制定得具体明确，以便落实和监督。 2、语言简洁明了，朴实自然，表达方式以说明为主，不必议论。 第六节 总结 一、总结的概念与类型 总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的回 顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今 后工作的事务性文书。 总结按性质分，可分为综合性总结和专题性总结。 （一）综合性总结：也叫全面工作总结，是一个单位或一个部门对某一时 期各方面工作进行的全面性的总结，如阶段工作总结、年终工作总结等。 例文 燃气集团公司年度工作总结 年，公司在市投资管理公司的正确领导下，坚持以邓小平理 论为指导，按照“三个代表”重要思想，坚持党的基本路线，认真贯彻落实党 的各项方针制度，加大改革力度，超额完成了计划指标，取得了良好的经济效 益和社会效益。概括起来，我们做的主要工作有： 一、 二、 三、差距和不足（略） 燃气集团公司 二七年七月十日 （二）专题性总结 专题性总结也叫单项工作总结，是一个单位或一个部门对某项工作所作的 专门性的工作总结。如经济工作总结、思想教育工作总结等。 二、总结的结构与写法 总结的结构是：标题+正文+ 尾部 （一）标题 1、公文式标题：单位名称+时间+ 事由+文种，如 XX 公司 2006 年度工作 总结 2、非公文式标题：此类标题比较灵活，有的为正副标题，如开源节流， 减员增效销售部第四季度工作总结 。有的为单行标题，如推动人才交流， 培植人才资源 。 （二）正文：前言+主体+结尾 1、前言：概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩。 2、主体