一般酒店业务流程

酒店一般业务介绍 1. 概述 此文档主要总结了首旅集团下属的五星酒店的业务流程。目的是使读者了解酒店业后台的 基本业务流程，给了解酒店进销存软件其辅助性作用。 2. 酒店物资管理组织结构 通过调研发现，三家饭店的组织机构大体相同。其中比较突出的是建国饭店的采购部是与 财务部平行的。 国际饭店： 财 务 部 总监/ 副总监 采 购 部 经理 成 本 部 经理 仓 管 部 经理 验 收 部 经理 采 购 员 帐 务 组 经理 验 货 员 录 入 员 保 管 员 其 他 成 本 核 算 员 总 帐 领 班 餐 饮 成 本 核 算 员 固 定 资 产 核 算 员 应 收 应 付 助 理 长富宫饭店： 财 务 部 总监/ 副总监 应 付总 帐 成 本 银 行 出 纳 现 金 出 纳 采 购 部 经理 库 管 收 货 信 贷 / 应 收 采购员共 4 人，分别是食品 2 人，工程 1 人，物品 1 人。附加文员 1 人 仓库分工程库、食品库、物资库共 4 人，收货部 2 人轮流 建国饭店： 财 务 部 总监/ 副总监 总 账 采 购 部 总监 电 脑 主管 收 款 总出纳 应 付 主管 应 收 / 信 贷 成 本 部 仓 管 部 主管 财 务 经 理 核 算 会 计 资 产 核 算 保 管 员 售 货 员 记 账 员 餐 饮 成 本 成 本 会 计 员 工 物 品 采 购 食 品 采 购 助 理 助 理 班长 外 币 夜 审 信 贷 经 理 应 收 经 理 收 入 核 算 员 3. 分类业务流程 酒店物资主要分为三类：库存物资、一般物资（非库存） 、生鲜食品。这三类物质的管理流 程不尽相同，因此在这里分别描述。 3.1 库存物资管理业务流程 3.1.1 补充库存申请及审批 ，确 定 存 货 量 判 断 补 充 数 量 填 “ 仓 库 补 充 库 存 申 请 表 ” 交 库 房 经 理 审 批 将 审 批 后 的 申 请 表 交 采 购 部 ：申 购 主 执 行 人 库 管 员 主执行人：库管员 其它执行人：库房经理 流程说明： 1. 库管员根据目测或库存卡片来确定需要补充物品的种类和数量 2. 库管员填写仓库补充库存申请表 ，只填写物品品种与数量 3. 库管员将仓库补充库存申请表提交给库房经理审批。无审批不通过情况。 4. 库管员将审批后的仓库补充库存申请表提交给采购部，一联自己留存 久其内训文档 第 3 页 共 24 页 相关单据：仓库补充库存申请表 3.1.2 库存采购 流程图： 接 收 库 房 申 请 表 根 据 订 货 合 同 确 定 供 应 商 及 价 格 填 “ 仓 库 补 充 采 购 申 请 表 ” 送 采 购 经 理 和 财 务 经 理 审 批 通 知 供 应 商 送 货 ：采 购 主 执 行 人 采 购 员 1 联 送 收 货 部 主执行人：采购部人员 其它执行人：采购部经理、财务经理 流程说明： 1. 接受库房经理审批后的仓库补充库存申请表 2. 选择供应商并且确定物品价格 3. 填写 仓库补充采购申请表 ， 4. 将确定供应商与价格的仓库补充采购申请表交领导审批 1) 采购部经理审核已经确定供应商和物品价格的仓库补充采购申请表 （审批单价与 供应商） 2) 财务部经理、财务部长、总经理分别审批仓库补充采购申请表 （审批金额） 。无 金额与审批流程有关的情况。 5. 仓库补充采购申请表经过审核后，采购员通知供应商送货 6. 将 仓库补充采购申请表送财务、收货、库房各一联，采购部留存一联 相关单据：仓库补充采购申请表 3.1.3 验收货物 流程图： 接 收 仓 库 补 充 申请 表接 收 供 应 商 货 物 确 认 货 物 数 量 及质 量 填 写 “收 货 验 货、单 ”供 应 商 收货 部 各 一 份 填 写 “每 日 收 货报 告 ”物 品 入 库送 “每 日 收 货 报告 ”到 库 房：验 收 主 执 行 人 验 收 员 主执行人：验收员 其它执行人：供应商 流程说明： 1. 验收员收到采购部的仓库补充采购申请表 2. 验收员根据仓库补充采购申请表验收到货物品的数量和质量 3. 填写 收货验货单 ，一联供应商，一联收货部， （分别按照不同供应商、不同库房填 写每张收货验货单，填写实际收到物品的名称、数量、单价）收货价格不能高于订单 价格。 如果送货质量不符，换货。数量不符，按当时数量签收 4. 验收员根据收货验货单填写每日收货报表 （一式四联，财务、收货、部门、采 购） 5. 物品入库，送“每日收货报告”到库房 相关单据：收货验货单 、 每日收货报表 久其内训文档 第 5 页 共 24 页 3.1.4 入库 流程图： ：入 库 主 执 行 人 库 管接 收 “每 日 收 货报 表 ”及 物 品 记 库 管 存 货，账 无 误 后签 字 确 认 ，退 给 收 货 部 通知 供 应 商 换 货核 对 物 品 数 量和 质 量 采 购 部 经 理 审 批“每 日 收 货 报 表 ”， ，后 2联 送 财 务 一，联 库 房 一 联 采 购 主执行人：库房人员 其它执行人： 流程说明： 1. 接受验货部的每日收货报表 2. 库房人员根据收货部的每日收货报表 ，核对入库物品的品种、数量、质量， 3. 库房人员核对无误后，签字确认，然后登记库存账（登记流水账，登记物品的名称、 时间、入库数量、结存数） 如果入库时，库房人员发现入库物品有问题，将物品退回收货部与供应商联系换货 4. “每日收货报表”经过采购部经理签字后，2 联附有“收货验货单”的“每日收货报 表”送财务，一联采购部，一联库房 3.1.5 库存采购核算 流程图： 接 收 “ 每 日 收 货 报 表 ” 2 联 确 认 盖 章 、记 应 付 现 付 返 还 1 联 “ 每 日 收 货 报 表 ” 给 收 货 部 ：记 账 主 执 行 人 会 计 主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务人员收到收货部传来的两联附收货验货单的每日收货报表 ， 2. 财务人员确认两张单据上物品名称和数量、金额后盖章 3. 一联记账 1) 如果货款已付：借：库存商品、原材料等 贷：现金（或银行存款） 2) 如果货款未付：借：或库存商品、原材料等 贷：应付账款 4. 一联盖章后返回收货部。 久其内训文档 第 7 页 共 24 页 3.1.6 库存应付结算 主执行人：应付会计 其它执行人： 流程说明： 1. 供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额 2. 财务部根据每张“每日收货报表”与供应商结算，账期一般为三个月。 1) 付款时，作分录借：应付账款，贷：银行存款（或现金） 注释：无拆单结算 3.1.7 物品领用 流程图： ：申 领 主 执 行 人 各 部 门 员 工确 认 需 求 量 填 写 “仓 库 提 货 单”部 门 经 理 审 批 交 仓 库 管 理 员 库 房 经 理 审 批 领 用 人 提 货、领 用 人 发 货 人签 字 送 财 务 一 联留 存 一 联 库 房 人 员登 记 库 存 账 主执行人：各部门员工 其它执行人：部门经理、库管员、库房经理 流程说明： 1.各部门员工确定所需物品和数量 2.填写仓库提货单（有三种：物品申领单 、 食物仓库提货单 、 酒类货仓申请表 ） ， 只填数量，单价为当时选定计价方法计算出的单价 3.部门经理审批本部门人员填写的申领单。 4.部门经理审批后的申领单传递到库房，库房主管审批申领单（不同的部门允许领用的 物品不同） 5.库房人员检查审批人签字是否有效，领用人提货 6.领用人、发货人在申领单上签字 7.签字后的申领单一式三联，一联交财务，一联交使用部门，一联留存 8.库房人员根据出库单填库存账（出库货物、出库时间、出库数量） 相关单据：物品申领单 食物仓库提货单 酒类货仓申请表 一式三联，一联财务、一联库房、一联存根 一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人 久其内训文档 第 9 页 共 24 页 一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人 3.1.8 领用核算 流程图： 接 收 仓 库 提 货 单 确 认 盖 章 根 据 领 用 部 门 计成 本：记 账 主 执 行 人 会 计 主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务部收到库房传来的仓库提货单，财务人员根据提货单的金额记账，归入领用部门 的成本或费用。 1) 如果领用物品归入相关的费用，借：管理费用（或营业费用）贷：原材料（或库存 商品、等） 2) 如果领用的物品归入在建工程，借：在建工程 贷：原材料（或库存商品、等） 3) 如果领用的物品归入相应的成本，借：主营业务成本 贷：原材料（或库存商品、 等） 3.1.9 库存盘点 流程图： ：盘 点 主 执 行 人 库 管 人 员 清 点 库 房 存 货 数 量 盘 点 数 与 帐 面 数 核 对 确 认 盈 亏 数 量 盘 点 单 传 财 务 与 财 务 部 门 核 对 库 存 账 与 财 务 账 财 务 部 确 认 盘 点 前 所 有 原 始 单 据 记 账 主执行人：库房人员 其他执行人： 流程说明： 1. 财务部确定盘点前所有的单据已记账（财务上记帐，记库存的数量与金额） 2. 库房人员与财务部门核对库存账与财务帐 3. 库管人员清点库存数量，填写盘点单，盘点数与账面数核对，确认盈亏数量 4. 盘点单传到财务部 3.1.10 盘点核算 流程图： ：记 账 主 执 行 人 会 计接 收 仓 库 盘 点 单 确 认 盖 章 根 据 情 况 记 管 理 费、用 营 业 外 收 入 和 其 他 应 收 主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 会计收到仓库盘点单据 2. 分析盘盈盘亏原因，领导批准后，根据会计制度记账 3. 如果盘存金额逾账面金额不一致，作凭证。 1) 盘盈： 借：库存商品（或、物料用品、包装物等） 贷：待处理财产损益待处理流动资产损溢 按规定手续报经批准后 借：待处理财产损益待处理流动资产损溢 贷：管理费用 2) 盘亏： 借：待处理财产损益待处理流动资产损溢 久其内训文档 第 11 页 共 24 页 贷：库存商品（或、物料用品、包装物等） 对于盘亏的存货应根据盘亏的原因，分别进行转账 A. 属于定额内的损耗以及日常收发计量差错，待批准后转作管理费用。 借：管理费用 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 B. 对于应由过失人赔偿损失的，作如下分录: 借：其它应收款 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 C. 对自然灾害等不可抗拒的原因而造成的存货损失，作如下分录： 借：营业外支出非常损失 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 D. 对于无法收回的其他损失，经批准后记入“管理费用”科目，分录如下： 借：管理费用： 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 3.1.11 供应商管理 1. 由于压缩库存量，降低成本，除长期供应商由于转行等原因，不再能够供应物品时， 客户才会考虑更换供应商，而且由于库存物资少，一般不会有时间去考察供应商，而 是联系业界有质量保证的其他物品供应商。酒店一般只保存供应商的三证的基本信息。 至于物品质量问题考核、送货不及时等供应商考察信息在酒店的买方市场中没有出现。 3.1.12 价格管理 1. 库存物资与供应商不签合同协议，多数物品供货单价不经常变动。如有根据市场情况 变动价格，供应商与采购部口头协商，改变货架卡上金额即可。货架卡如图： 每张货架卡只填写一种单品的出入库情况 3.2 一般 物资（非库存） 3.2.1 购物申购 流程图： 日期 提货单、 收货单号 码 出入库数 量 单价 结存 发货 备注 确 定 要 购 买 物 品 和 数 量 填 写 “ 购 物 申 请 表 ” 交 部 门 经 理 审 批 交 库 房 经 理 审 批 将 审 批 后 的 申 请 表 交 采 购 部 ：申 购 主 执 行 人 各 部 门 人 员 主执行人：各部门人员 其它执行人：部门经理、库房经理 流程说明： 1. 各部门使用人员通过经验判断自己所需要的物品是非库存物资 2. 各部门使用人员填写购物申请表 3. 填写完毕的购物申请表交部门经理审批 4. 部门经理审批本部门人员填写的购物申请表 5. 部门员工将审批后的购物申请表传递到采购部。 相关单据：购物申请表 一式四联，一联财务、一联收货、一联采购、一联使用部门 3.2.2 物资采购 流程图： 久其内训文档 第 13 页 共 24 页 接 收 部 门 购 物 申 请 表 寻 价 、 、采 购 经 理 财 务 经 理 总 会 审 批 通 知 供 应 商 送 货 ：采 购 主 执 行 人 采 购 员 1 联 送 收 货 部 、 、采 购 经 理 财 务 经 理 、 、总 会 副 总 经 理 常 务 、副 总 经 理 总 经 理 审 批 5 0 0 元 以 下 5 0 0 元 以 上 主执行人：采购员 其它执行人：采购经理、财务经理、总会计师、副总经理、常务副总经理、总经理 流程说明： 1. 采购员收到部门经理审批后的购物申请表 2. 采购员对供应商询价，确定所购买物品的价格，填写购物申请表 1) 交领导审批 500 元以下，由采购部经理、财务经理、总会计师分别审批（审批购 买物品的数量与单价） 2) 500 元以上，还要经过副总经理、常务副总经理、总经理的分别审核。 （审核购买 物品的数量与单价） 3. 购物申请表经过审核后，通知供应商送货 4. 同时送收货部、财务、使用部门各一联，本部门留存一联 国际饭店采购部询价之后要再返回申购部门，由部门经理再次审批。 3.2.3 验收货物 流程图： 接 收 采 购 部 “购物 申 请 表 ”接 收 供 应 商 货 物 同 使 用 部 门 共 同确 认 货 物 数 量 及质 量 填 写 “收 货 验 货、单 ”供 应 商 收货 部 各 一 份 填 写 “每 日 收 货报 告 ” 送 财 务 2联 采，购 1联 领 用 部门 1联 、领 用 部 门 取 走，物 品 并 且 签字 确 认：验 收 主 执 行 人 验 收 员 主执行人：验收员 其它执行人： 流程说明： 1. 验收员收到采购部的购物申请表 2. 验收员同使用部门根据购物申请表共同验收到货物品的数量和质量， 3. 填写 收货验收单 ，一联供应商，一联收货部（分别按照不同供应商、不同部门来填 写每账收货验货单，填写物品名称、数量、单价） 4. 验收员根据收货验货单填写每日收货报表 （一式四联，财务、收货、使用部门、 采购） 5. 使用部门取走采购物品，在每日收货报告上签字确认 6. 采购部经理审批购物申请单后，将附有收货验货单的每日收货报表两联 交由财务部，一联交采购、一联交使用部门， 相关单据：收货验货单 、 每日收货报表 久其内训文档 第 15 页 共 24 页 3.2.4 物资采购核算 流程图： 接 收 “每 日 收 货报 表 ”2联 确 认 盖 章 、记 应 付 现 付 返 还 1联 “每 日收 货 报 表 ”给 收货 部：记 账 主 执 行 人 会 计 主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务人员收到收货部传来的两联附收货验货单的每日收货报表 ，一联记账,一 联盖章后返回收货部。 1) 如果是固定资产， 借：固定资产 贷：应付账款(或现金、银行存款) 2) 如果是工程物资， 借：工程物资 贷：应付账款（或现金、银行存款） 3) 其他，根据领用部门的不同和用途的不同，确认成本或者费用 借：管理费用（或营业费用、主营业务成本） 贷：应付账款（或现金、银行存款） 3.2.5 物资应付结算 主执行人：应付会计 其它执行人： 流程说明： 1. 供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额 2. 财务部根据每张“每日收货报表”与供应商结算，账期一般为三个月。 付款时，作分录 借：应付账款 贷：银行存款（或现金） 3.2.6 供应商管理 1. 一次性物资采购需要在确定采购价格时，对三家供应商进行询价。 （客户提出保留未被 选中的供应商信息，以备日后考察供应商询价时用） 3.2.7 价格管理 1. 一次性物资采购需要在确定采购价格时，对三家供应商进行询价，并可查询以前所有 询价厂商的报价信息。 3.2.8 紧急采购说明 1. 国际饭店提出紧急采购的业务，建国和长富宫没有提出。 紧急采购：部门紧急需要的物品，现不通过申购采购的流程，自行购买，后按正规流程 补充单据。 3.2.9 工程物资采购说明 1. 工程物资采购流程类似于一次性物资采购 3.2.10 固定资产采购说明 1. 固定资产采购流程类似于一次性物资采购，有预算控制。 3.3 生鲜食品 3.3.1 生鲜申购 流程图： 确 定 存 货 量 判 断 补 充 数 量 填 “ 本 地 采 购 表 ” 交 厨 师 长 审 批 将 审 批 后 的 表 交 采 购 部 ：申 购 主 执 行 人 厨 房 人 员 主执行人：厨房人员 其它执行人： 流程说明： 1. 厨房人员判断要购买生鲜的品种、数量，填写本地采购单 2. 交由厨师长进行审批（审核购买的品种、数量） 3. 厨房人员将审批后的采购单交由采购部 相关单据：本地采购单 久其内训文档 第 17 页 共 24 页 3.3.2 生鲜采购 流程图： 接 收 厨 房 “ 本 地 采 购 表 ” 根 据 市 场 询 价 和 供 应 商 确 认 价 格 填 入 “ 本 地 采 购 表 中 ” 送 采 购 经 理 审 批 通 知 供 应 商 送 货 ：采 购 主 执 行 人 采 购 员 1 联 送 收 货 部 主执行人：采购员 其它执行人：采购部经理 流程说明： 1. 采购人员收到厨房传来的本地采购单 ，对上面的物品选择供应商，确定价格（一般 是固定供应商，但价格随时按照市场询价情况变动） 2. 交由采购部经理审批（审核单价、供应商） 3. 本地采购单审核后，采购员通知供应商送货 4. 本地采购单 送收货部、厨房各一联，采购部留存一联 3.3.3 生鲜验收 流程图： 接 收 “本 地 采 购 表 ”接 收 供 应 商 货 物 协 同 厨 师 长 确 认货 物 数 量 及 质 量 填 写 “收 货 验 货、单 ”供 应 商 收货 部 各 一 份 填 写 “每 日 收 货报 告 ” 采 购 部 经 理 签，字 后 2联 送 财，务 1联 使 用 部，门 连 采 购，物 品 入 厨 房 厨 房 人 员 签 字确 认：验 收 主 执 行 人 验 收 员 主执行人：验收员 其它执行人： 流程说明： 1. 验收员收到采购部的本地采购单 2. 验收员同厨房人员根据本地采购单共同验收到货生鲜的数量和质量 3. 验收员填写收货验收单 ，一联供应商，一联收货部（分别按照不同供应商、不同部 门填写每张收货验货单，填写收到物品的名称、数量、单价） 4. 验收员根据收货验货单填写每日收货报表 （一式四联，财务、收货、厨房、采 购） 5. 厨房人员拿走采购的生鲜物资，并且签字确认 6. 采购部经理审批本地采购单后，附有收货验货单的每日收货报表两联交 由财务部，一联交采购、一联交厨房 注释：生鲜验收时，可以上下浮动一定比例，既可以超订单收货，也可以低于订单收货 相关单据：收货验货单 、 每日收货报表 久其内训文档 第 19 页 共 24 页 3.3.4 厨房间物品调拨 1. 厨房间原材料调拨，按当时原材料价格和数量计算结转成本 2. 厨房间成品、半成品调拨 1) 建国：厨师长之间上料金额，结转成本 2) 长富宫：财务按销售成品的利润率结转成本 3) 国际可能成立总厨房，统一配送一部分物品 3.3.5 生鲜厨房盘点 流程图： ：盘 点 主 执 行 人 厨 房 人 员清 点 厨 房 存 货 数 量 填 写 盘 点 单 盘 点 单 传 财 务 主执行人：餐饮成本核算员 其它执行人： 流程说明： 1. 月末厨房人员清点厨房生鲜数量，填写盘点单（指确定结存数量和领用数量） 2. 盘点单经过审核传递到财务 厨房成本的核算：采用实地盘存制。 该厨房本月成本=该厨房本月领用+本月直接入库之和月末盘存 月末对厨房的原材料进行盘点，将本月的领用金额加上月初的金额减去实地盘存的余额作 为本期内厨房的实际成本。每月厨房的成本核算只作一张凭证。 借：主营业务成本 贷：原材料 3.3.6 生鲜采购核算 流程图： 接 收 “每 日 收 货 报表 ”2联 确 认 盖 章 、记 应 付 现 付 返 还 1联 “每 日 收货 报 表 ”给 收 货 部：记 账 主 执 行 人 会 计 主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务人员收到收货部传来的两联附收货验收单的每日收货报表 ，一联记账，作 分录, 借：原材料 贷：应付账款（或银行存款、现金） 3.3.7 生鲜应付结算 主执行人：应付会计 其它执行人： 流程说明： 1. 供应商拿收货验货单和发票与财务收货报表核对，确认付款金额 2. 财务部根据每张每日收货报表与供应商结算。 付款时，作分录 借：应付账款 贷：银行存款（或现金） 3.3.8 供应商管理 1. 供应商管理同库存物资 3.3.9 价格管理 1. 生鲜物品，厨房人员与采购人员到每半月市场全面询价一次，全面调整单价。填写报 价表如图： 品名 市场 供应商 A 上期 本期 差价 久其内训文档 第 21 页 共 24 页 西瓜 1.15 1.40 1.50 1.15 -0.35 红富士苹果 2.50 2.50 2.20 2.50 0.30 美国提子 14.00 16.00 14.00 14.00 市场价有询价人员填写，本期价是由采购部和供应商根据市场价和实际供应商承受价格 确定。红色代表价格上涨，相应蓝色代表本期价格下落。 2. 每周采购部人员还会对物品进行一次询价，价格变化不大的物品不做修改，但如夏季 的西瓜的价格变化很大的物品，采购部会填写食品价格变更确认表。如图： 日期： 价格生效期： 品名 变更前价格 变更后价格 变更原因 采购员： 采购经理： 交验货部以便验货时确认价格。 4. 管理控制 4.1 价格控制要求 不同的物品不同的采购方式其价格控制要求各不相同： 1.库存商品其供应关系相对稳定，价格一般按照和厂家协商确定，国际饭店的要求收货 时厂商价格只能比合同价格低而不能高。 2.对于一般物资采购，其价格为采购部提供询价结果，通过管理人员的手工审批进行控 制，国际饭店明确提出对此类物品审批时，同一商品要提供三次寻价。 3.对于生鲜采购，其价格为定期组织采购人员与厨房人员到市场上寻价，按寻价的结果 与供应商询价，确定订货价格。 4. 对于价格审批程序，国际饭店提出希望能在系统上了以后，能在系统内进行审批。 4.2 存货控制要求 1.各饭店对存量的控制都提出了要求：支持最高最低库存，支持库存报警。库存周转进 行分析等，详见查询分析。 2. 不同的部门允许领用的存货不同。 4.3 其它控制要求 1. 采购有外币采购业务、采购有购买固定资产业务 2. 不同的物品的结账期间不同。库存物资：合同管理，合同期限平均三个月，有专控物 品（付款时间小于三个月，与供应商协商） 3. 采购和入库存在赠品问题，酒店业没有不同质的赠品，故入库按均摊成本处理（建国 酒店应采用手工先进先出的核算方法，故赠品按零成本出入库管理） 4. 酒店每年新增物品近 20%左右，系统应能查询相同物品的历史数据，并判断新增物品 所带来的成本、利润的变化。 5. 国际饭店提出根据配方，核算菜品成本，出利润，实际调研发现因为西餐配方固定， 可实行，但中餐灵活性较大，出菜品成本