公司办公室工作手册

此资料来自 东莞台商信息网，大量的管理资料下载 制度 公司来宾登记、接待管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 、 公司服务台工作人员负责来访者接待、登 记工 作，并建立来宾登 记簿。 、 对来访者登记姓名、来访部门、来访人、时间、 事由等后，发“来宾卡”。 三、对总经理的客人 应及时与办公室 联系，由 办公室通报总经理，对需等待的客人应主动递送 茶水。 四、服务 台工作人 员需熟悉各部门 内线电话，有来 访者立即电话通知被 访者。 五、来访 者离去时 ，及 时将“ 来宾卡”收回，在登记本上注明结束时间 。 六、服务 台工作人 员不得擅自离岗 ，如有特殊原因， 应及时通知办公室， 办公室安排有关人员 接替。 七、前台人员工作 时间早 8：30 至晚 6：00。 执行部门： 责任人签名： 制度 商务中心管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 一、公司商务 中心负责打印、复印公司各部门的文件材料。 二、凡需商务中心打印的文件、 资 料须经本部门负责人审查在原稿上 签字，再填写商务中心打 印文稿审批单，经办 公室审批签字后，方可打印。 三、商务 中心应建立打印、复印登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并根据 重要、紧 急程度，安排工作。 四、对送来打印、复印、 传真的文件资料，做好登记，并在月底作统计核算，费用记各部门。 五、商 务中心的工作人 员应认 真做好本职工作，按 时完成任务，并及时通知有关人员取回打印件 或复印件。 六、商务 中心只负责 打印或复印，打印稿的校对工作由供稿部门负责 完成。 2 容 七、文件打印、修改完必，取件人需将原稿与打印件清点后签字，方可取回。 八、工作人员应树 立严格的保密观 念，不得随意将打印件、复印件截留或将内容透露给他人。 九、商务 中心的计 算机、复印有 专 人使用、保管，非本室人员未经允 许不得随意动用。 执行部门： 责任人签名： 制度 办公室及办公区卫生标准 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 、 办公室及办公区的卫生由保洁员负责打扫。 二、办公室卫 生每日应早晚两次打 扫清理。早 8：30 以前保洁将各 办公室及会议室清理干净。晚 6：30 以后，开始彻 底清扫办公室。 三、办公区卫 生每日随时清扫 ，保持 环境整洁，空气清新，每晚 7：00 后做彻底清扫。 四、保洁员 打扫办 公室卫生时， 应 先将桌面、电脑、打印机用干净抹布擦拭干 净，然后将 纸娄 内废弃物倒掉，更 换垃圾袋，用 扫 帚将地面清扫一便后再用墩布将地面擦拭干 净。 五、保洁员 打扫总经 理办公室及会 议室时，有高档 办公桌、会议桌的，应先喷碧丽珠后，再用 干净的干抹布擦拭。 六、办 公区、楼道的地面、墙面随时擦拭，保持整洁干净、要经常喷洒空气清新剂。 七、办 公区 卫生间应 随时打扫，倒纸娄、用清水冲刷地面后，用干墩布擦干， 卫生间应保持干 净清洁、无异味。 八、保洁员 每日打 扫完卫生后， 应 将抹面、墩布清洗干净、晾晒，保持干燥无异味。 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 3 执行部门： 责任人签名： 制度 文件发放、存档管理办法 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 、 公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存 档工作； 、 文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签 字，报 公司 总经理 审批签字后，方可下发。 、 建立文件发放登记表，登记表将记录文件名 称、发 放 时间及各部 门、收件人等内容。 四、发文部门 持所发文件及文件 发放登记表，由各部 门收件人签 字后领取文件。 、 文件登记表与所发文件一并存档。 、 各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据 文号编排顺序放入文件夹。 七、每月对文件 夹内的文件进 行整理，如有 遗漏，尽快与发文部门联系补齐。 八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。 九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。 十、凡借阅重要文件者，经部门负责 人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。 十一、借阅文件要按 时归还，撤消借条。 十二、对 于重复、过时和无保存价 值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。 执行部门： 责任人签名： 制度 公司介绍信管理办法 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 、 公司介绍信分给几个职能部门管理使用。 二、领 取空白介 绍 信的职能部门需 严格履行登记签 4 内 容 收手续。 、 使用介绍信者，应经主管 领导批准后，由 职能 部门介绍信管理者根据情况填写。 、 使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信 人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。 五、因情况变化，介绍信领用人没有使用介 绍信，应立即退还，未及时退还的，介 绍信的管理 者应立即收回。 六、如若发现介绍 信丢失， 领用人 应立即向公司反映，以便及时采取相应措施。 七、介绍 信要有编 号和骑缝章。存根和发出的介绍信要一致。 八、介绍信的存根要妥善保管，按保 密要求归档，保管期三至五年。 九、介 绍的管理者 应严格执行使用介 绍信的签批手续， 严禁发出空白介 绍信。 执行部门： 责任人签名： 制度 办公用品的采购、发放制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 一、公司设有 总务人员负责办 公用品的采购、 发放、登记工作。 二、为 了 统一限量，控制用品 规格以及 节约经费，所有办公用品都由总务管理员统一订购。 三、管理员将根据 办公用品的 库存量及消耗，确定 订购数量。 四、对有些部 门提出的特殊需求，可选择直接去商店购买。 、 根据商品购进价格，制作办公用品价目表。 、 公司内部购买办公用品，需执内部代金券，价 格与购进价等同。 、 管理员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常 整理清点，库存不足及 时购进。 、 设立内部购、销登记台帐 ，每月 统计、公布发 放数量、费用公布。 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 5 容 执行部门： 责任人签名： 制度 办公室日常工作安排管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、整理 总经 理办公室， 备好茶水。 二、整理副总前日工作日 记，摘抄重点一并报送总经理办公室。 三、各部门文件报总经 理签批、各店、各部门支票申领整理报副总签批后上报总经理； 四、各种会议记录 、考察 报告、副总级每周工作日程、月工作 总结等的收集上 报。 五、报 刊、信函的整理报送。 六、办 公用品的整理、发放、登记、购买。 七、各类 文件的整理、分类、存档工作。 八、日常工作完善，接听电话、接待客人。 6 执行部门： 责任人签名： 制度 公司阅览室图书管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 、 公司阅览室设有管理员对图书进行分类、整理 借阅、登记。 二、建立图书帐 卡，所有 图书 都必须按图书管理要求进行登记，写明购入时间、著作名称等必要的 项目。 三、每年按图书 管理帐卡， 对书 架中的图书进行一次性清点与核 对。在清点与核对前，停止外借， 并要求借出图书全部返还。 四、必须经 常整理 图书管理帐卡，把已不存在的或被清理掉的图书在 帐卡中除名。 五、需购买图书应由管理员制定购书计 划， 报公司审批后购进。 、 对职工或外部机构捐赠图书必须致谢，并在接 收图书时开具收纳凭证。 七、图书原则 上只借给在公司工作的人 员，借出的 图书不得转借第三者。 八、借 阅图书 期原则上为一个月，对超过期限者进行催促，令其归还。 九、超 过借阅归还 期限并经再三催促依然不 还者、 丢失和被盗者，按图书购入价格索赔。 执行部门： 责任人签名： 制度 报刊、邮件、函电收发制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 、 报刊、邮 件、信函由前台工作人员负责签收、 发放。 二、公司前台 设有邮件箱，各店邮件、信函放在邮箱中，由各店派人签字领取交由本店前台； 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 第一业务员网 中国领先的业务员门户网站 7 容 三、办公室负责 提供订阅报刊的部 门及报刊种类清单。 四、前台每天 对邮局送来的报 刊应对分送清单分类清点， 发现差 错及时要求补缺。 五、前台收到 邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅 人手中，不得拖延。 六、总经理订阅的 报刊、及私人信件前台送交 办公室，由办公室 专人负责整理上交 总经理办公室。 七、公司各部门需外 发的邮件应提前送交 办公 室，由办 公室指定 专人送交当地邮 局寄发。 八、前台在签收挂号信、包裹单等 邮单后，应立即 通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款，责任自负。 九、公司外来邮件、信函一律经前台 签收分发。不 论公私邮件应随到随清，及 时分发 ，不得 丢失、损坏。 十、对邮局送来非公司 邮件，经核实确认后，应及时退回，不能私自扣留。 执行部门： 责任人签名： 制度 公务车管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司公务车 由办公室管理，设有专职司机。 二、使用公务车时 ，需提前到办公室登记。 三、登 记注