内控手册 -人力资源管理流程-final

内部控制手册 ZJAT-HR 人力资源与薪酬管理流程分册 版本号 2012 1.0 2012年 07月 16日 修订控制 编号 版本号 修订人/修订日期 修订内容 审批人/审批日期 1 2012 1.0 内控项目小组 起草手册全文 2 3 4 5 目录 人力资源与薪酬管理流程 (ZJAT-HR) 5 1. 流程综述 .5 2. 不相容职责表 .6 3. ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定 .7 01. 流程图 7 02. 控制矩阵 8 4. ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 10 01.流程图 10 02.控制矩阵 12 5. ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放 .15 01.流程图 15 02.控制矩阵 18 6. ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理 .21 01.控制矩阵 21 5 人力资源与薪酬管理流程 (ZJAT-HR) 1. 流程综述 人力资源与薪酬管 理流程 Y T Q C - H R - 0 1 人事薪酬战略 规划与制定 Y T Q C - H R - 0 2 人员招聘和离 职及薪酬主文 档管理 Y T Q C - H R - 0 4 绩效考核和培 训管理 Y T Q C - H R - 0 3 薪酬计算和发 放 ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定： 本部分包括人力资源战略目标的建立、年度薪酬预算与招聘计划的制定及审批流程、岗位 分工及职责权限体系的建立、人力资源政策及沟通渠道管理。 ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理： 本部分主要包括人员招聘的类别、审批权限、操作流程；人员离职的审批及业务办理流程； 薪酬主文档的维护、管理流程。 ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放： 本部分包括员工薪资、奖金、五险一金的计算、发放及会计记录管理流程。 ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理： 本部分包括绩效考核和人员培训的管理流程。 2. 不相容职责表 A B C D E F G H I J K A X X X X B X X X C X X D X E X F G H X I J X K “”表示不相兼容的职责 附注： A：薪资福利支付申请 B：薪资福利支付申请的批准 C：薪资福利的计算 D：薪资福利计算的复核 E：制定员工薪酬方案 F：批准员工薪酬方案 G：员工主档案的维护 H：制定绩效考核方案 I：批准绩效考核方案 J: 制定培训计划 K: 批准培训计划 7 3. ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定 01. 流程图 Z J A T - H R - 0 1 人事薪酬战略与制定 浙江 奥通 人力 资源 部 元通 汽车 集团 人力 资源 部 开始 每年 1 1 月底前 ， 根 据业务发展需要等 情况 ， 制订下年度 用人计划 总经理签字同意 根据年度组织架 构 、 人员编制等情 况 ， 对下属公司用 人计划进行审核 拟订年度用人计 划 ， 编制年度人力 成本预算表 ， 下发 至各预算单位 结束 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 02. 控制矩阵 风险描述 控制 目标 编号 控制目标 控制活动编号 控制活动 控制部 门 ZJAT- HR- CO- 101 第五条 企业应当根据人力资源总体规划，结合生产经 营实际需要，制定年度人力资源需求计划，完善人力 资源引进制度，规范工作流程，按照计划、制度和程 序组织人力资源引进工作。（MOF 指引） ZJAT- HR-CA- 101 年度人力资源预算 根据浙江物产元通机电（集团）有 限公司员工招聘录用管理办法，每 年 11月底前，公司人力资源部根据 业务发展需要、组织架构、人员编制、 财务预算等情况，制订下年度用人计 划，经总经理签字同意后，汇总到集 团人力资源部。集团人力资源部根据 年度组织架构、人员编制、财务预算 等情况，对下属公司的用人计划进行 审核，拟订年度用人计划，编制年度 人力成本预算表，作为公司年度全面 预算的一部分统一下发。 相关制度链接： 浙江物产元通机电（集团）有限公 司员工招聘录用管理办法 人力资 源部 人力资源缺乏 或过剩、结构 不合理、开发 机制不健全， 可能导致企业 发展战略难以 实现。 ZJAT- HR- CO- 102 第十一条 企业应当制定与业绩考核挂钩的薪酬制度， 切实做到薪酬安排与员工贡献相协调，体现效率优先， 兼顾公平。（MOF 指引） 第十八条 企业应当建立高级管理人员与员工薪酬的正 常增长机制，切实保持合理水平，维护社会公平。 （MOF 指引） ZJAT- HR-CA- 102 岗位级别和薪酬 浙江奥通按照奥迪经销商制定的标准 岗位职级列表对各部门各岗位进行级 别划分，每个级别都有与其相对应的 指导薪酬数据。公司在新员工入职后 根据其岗位级别及对应的薪酬制定其 薪酬计划。 人力资 源部 人力资源激励 约束制度不合 理、关键岗位 ZJAT- HR- CO- 第六条 企业应当根据人力资源能力框架要求，明确各 岗位的职责权限、任职条件和工作要求，遵循德才兼 备、以德为先和公开、公平、公正的原则，通过公开 ZJAT- HR-CA- 103 岗位任职要求 公司对重要部门制定了书面的岗位任 职要求。如财务部已制定了“财务总 人力资 源部 9 监”、“会计部主任”、“结算部主 任”、“预算管理部经理”、“计划 经理”、“审计专员”、“服务会计” 、“整车会计”、“会计”、“出纳” 、“结算员”和“外勤”等岗位的职 位说明书。职位说明书对各岗位的工 作网络、要求和责任范围做出了明确 的规定。 103 招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才，重点关注 选聘对象的价值取向和责任意识。企业选拔高级管理 人员和聘用中层及以下员工，应当切实做到因事设岗、 以岗选人，避免因人设事或设岗，确保选聘人员能够 胜任岗位职责要求。（MOF 指引） 第十三条 企业应当与退出员工依法约定保守关键技术、商业秘 密、国家机密和竞业限制的期限，确保知识产权、商 业秘密和国家机密的安全。 企业关键岗位人员离职前，应当根据有关法律法规的 规定进行工作交接或离任审计。（MOF 指引） ZJAT- HR-CA- 104 保密协议书 公司在与员工签订劳动合同的同时签 署保密协议书，期限与劳动合同一致， 其中对员工的保密义务和违约责任做 出了明确的规定。 人力资 源部 人员管理不完 善，可能导致 人才流失、经 营效率低下或 关键技术、商 业秘密和国家 机密泄露。 人力资源退出 机制不当，可 能导致法律诉 讼或企业声誉 受损。 ZJAT- HR- CO- 104 第十二条 企业应当制定各级管理人员和关键岗位员工 定期轮岗制度，明确轮岗范围、轮岗周期、轮岗方式 等，形成相关岗位员工的有序持续流动，全面提升员 工素质。（MOF 指引） ZJAT- HR-CA- 105 轮岗制度 公司建立完善的轮岗制度，轮岗制度 应明确轮岗人员岗位范围、轮岗审批 流程、轮岗期限、不同岗位任期年限 等。 人力资 源部 4. ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 01.流程图 Z J A T - H R - 0 2 - 0 1 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 （ 人员招聘 ） 人力 资源 部 应聘 职工 用人 部门 开始 按要求填写 求职 申请表 求职申请表 初试 ， 在 面试评 价表 上打分 复试 ， 在 面试评 价表 上打分 面试评价表 是否被录用 在劳动合同上签字 或盖章 在劳动合同上盖公 章 ， 劳动合同生效 领取劳动合同并签 字确认 ， 进入 6 个 月的试用期 试用期满后 ， 书面 提出转正申请 考核 ， 经理签字确 认 考核 ， 部门经理签 字确认 是否须参加测 试 参加一汽大众的笔 试和在线测试 是否合格 转正 视情况辞退 是 是 是 否 否 2 0 1 2 0 1 2 0 1 2 0 1 2 0 1 2 0 1 2 0 2 2 0 2 2 0 2 2 0 2 2 0 2 2 0 2 2 0 2 归档整理人事档案 文件 ， 一般人事资 料及员工个人资料 信息 ， 并定期更新 结束 否 2 0 7 面试评价表 11 Z J A T - H R - 0 2 - 0 2 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 （ 人员离职 ） 员 工 相 关 部 门 开始 是否在试用期 内 提前三日向部门经 理交书面辞职报告 并填写 员工离职 工作移交清单 提前三十日向部门 经理交书面辞职报 告并填写 员工离 职工作移交清单 员工离职工作移交 清单 用人部门 、 财务 部 、 总经办和人力 资源部部门经理书 面签字审批 结束 是 否 2 0 3 2 0 4 2 0 3 2 0 4 2 0 4 Z J A T - H R - 0 2 - 0 3 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 （ 薪酬文档管理 ） 人力 资源 部 财务 部 开始 薪酬专员每月根据 员工信息的变动填 写在工资表的备注 栏内 经理签字审核 由电子表格中预设 的公式自动计算得 出社保及个税金额 按此金额进行相关 财务处理及发放 结束 2 0 5 2 0 6 2 0 5 2 0 6 2 0 5 2 0 5 02.控制矩阵 风险描述 控制 目标 编号 控制目标 控制 活动 编号 控制活动 控制部门 ZJAT- HR- CA- 103 岗位任职要求 公司对重要部门制定了书面的岗位任职要求。如 财务部已制定了“财务总监”、“会计部主任”、 “结算部主任”、“预算管理部部长”、“计划 经理”、“审计专员”、“服务会计”、“整车 会计”、“会计”、“出纳”、“结算员”和 “外勤”等岗位的职位说明书。职位说明书对各 岗位的工作网络、要求和责任范围做出了明确的 规定。 人力资源 部 人力资源缺乏或过 剩、结构不合理、 开发机制不健全， 可能导致企业发展 战略难以实现。 ZJAT- HR- CO- 201 第六条 企业应当根据人力资源 能力框架要求，明确各岗位的职 责权限、任职条件和工作要求， 遵循德才兼备、以德为先和公开、 公平、公正的原则，通过公开招 聘、竞争上岗等多种方式选聘优 秀人才，重点关注选聘对象的价 值取向和责任意识。企业选拔高 级管理人员和聘用中层及以下员 工，应当切实做到因事设岗、以 岗选人，避免因人设事或设岗， 确保选聘人员能够胜任岗位职责 要求。（MOF 指引） 第七条 企业确定选聘人员后， 应当依法签订劳动合同，建立劳 动用工关系。（MOF 指引） 第八条 企业应当建立选聘人员 试用期和岗前培训制度，对试用 人员进行严格考察，促进选聘员 工全面了解岗位职责，掌握岗位 基本技能，适应工作要求。试用 期满考核合格后，方可正式上岗； 试用期满考核不合格者，应当及 时解除劳动关系。（MOF 指引） ZJAT- HR- CA- 201 新员工的招聘及劳动合同的签订 公司在招聘新员工时，应聘员工按要求填写求 职申请表，经过人力资源部的初试和用人部门 领导的复试在面试评价表上打分后决定是否 录用。录用后公司职工均应按照浙江物产元通 机电（集团）有限公司劳动合同制实施办法的 规定与公司签订劳动合同，劳动合同一经签订， 就具有法律效力。劳动合同的内容包括合同期限、 员工报酬和社会保险等重要内容。劳动合同由公 司与职工协商一致的，并经公司和职工在劳动合 同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由公 司和职工各执一份，职工认领时须签字确认。 相关制度链接： 浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同 制实施办法 人力资源 部 13 ZJAT- HR- CA- 202 新录用员工的考核 员工在被录用后随即进入 6个月的试用期，在试 用期届满后，新录用员工需书面提出转正申请， 由用人部门和人力资源部进行考核并由所在部门 领导和人力资源部经理签字确认。部分岗位还需 参加一汽大众的笔试和在线测试。经考核合格者， 可以转正，经考核不符合要求者，将视情况予以 辞退。 相关制度链接： 浙江物产元通机电（集团）有限公司员工招聘 录用管理办法 人力资源 部 ZJAT- HR- CO- 202 第十三条 企业应当按照有关法 律法规规定，结合企业实际，建 立健全员工退出（辞职、解除劳 动合同、退休等）机制，明确退 出的条件和程序，确保员工退出 机制得到有效实施。（MOF 指引） 第十六条 企业应当避免在正常经营情况下 批量辞退员工，增加社会负担。 （MOF 指引） ZJAT- HR- CA- 203 解除劳动合同 根据浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动 合同实施办法，其中对解除和终止劳动合同的 情形和程序进行了规定。职工提前三十天以书面 形式通知公司，可以解除劳动合同；职工在试用 期内提前三日通知公司，可以解除劳动合同。 相关制度链接： 浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同 实施办法 人力资源 部 人力资源政策违反 国家法律法规，可 能遭受外部处罚、 经济损失和信誉损 失。 人力资源退出机制 不当，可能导致法 律诉讼或企业声誉 受损。 ZJAT- HR- CO- 203 员工离职应妥善办理离职交接手 续。 ZJAT- HR- CA- 204 员工离职 根据公司浙江物产元通机电（集团）有限公司 劳动合同实施办法，员工离职需提前三十天向 部门领导提交书面的辞职报告，并填写员工离 职工作移交清单，包括本部门、财务部、总经 办和人力资源部等部门领导的书面签字审批。 相关制度链接： 浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同 人力资源 部 实施办法 ZJAT- HR- CO- 204 薪酬主文档的变动反映真实的员 工变动情况。 第十八条 企业应当及时办理员工社会保险， 足额缴纳社会保险费，保障员工 依法享受社会保险待遇。（MOF 指引） ZJAT- HR- CA- 205 薪酬信息的审核及发放 公司执行先发月薪制度，每月 10日向员工支付 当月月薪。薪酬专员每月 9日前将新增人员的工 资详细信息、离职人员信息、员工工资调整信息 （包括转正调薪及其他调薪）等信息填写在工 资表的备注栏内，由人力资源部经理签字审核。 社保及个税金额由电子表格中预设公式自动计算 得出。审核无误后，交财务进行相关账务处理和 发放。 人力资源 部 ZJAT- HR- CO- 205 所有人员变动信息已经维护进薪 酬主文档中。 ZJAT- HR- CA- 206 工资表中变动信息的审核 人力资源部薪酬专员每月根据员工信息的变动 （人员增减、工资变动、社保基数变动等）填写 在工资表的备注栏内 ，人力资源部经理审核工资表中的变动信息，保 证所有薪资变动均反映在工资表中。 人力资源 部 人力资源相关信息 不合法、真实、完 整，可能导致公司 财务报表失真。 ZJAT- HR- CO- 206 企业应当确保人员档案的完整保 存。 ZJAT- HR- CA- 207 人事档案的保存 人力资源部负责归档整理公司员工的人事档案文 件及一般人事资料，包括劳动合同和求职 申请表等员工个人资料信息，并对员工信息进 行定期更新。 人力资源 部 15 5. ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放 01.流程图 Z J A T - H R - 0 3 - 0 1 薪酬计算与发放 （ 休假的申请和审批 ） 申 请 人 相 关 领 导 开始 休假申请人须填制 物产元通员工请 假审批表 物产元通员工请假 审批表 部门负责人 、 分管 领导和公司领导的 签字审批 结束 3 0 1 3 0 1 16 Z J A T - H R - 0 3 - 0 2 薪酬计算与发放 （ 薪酬的发放 ） 人 力 资 源 部 财 务 部 银 行 财 务 总 监 开始 薪酬专员每月 9 号 根据员工信息的变 动填写在工资表的 备注栏内 经理签字审核 ， 保 证所有薪酬变动均 反映在工资表中 由电子表格中预设 的公式自动计算得 出社保及个税金额 结束 2 0 5 2 0 6 纸质版的工资表交 由财务部进行账务 处理 电子版工资表转 换成含姓名 、 账 号和金额的 D E S 银行加密文件 结算人员将 D E S 文 件上传至网银系统 进行工资支付 支付成功后出具代 发工资清单 代发工资清单 会计核对清单与纸 质工资明细表 ， 无 误后在 S A P 系统中 录入发放凭证 会计在 S A P 系统中 录入计提凭证 审核凭证 审核凭证 纸质版 电子版 3 0 4 2 0 5 2 0 6 3 0 4 2 0 5 3 0 4 3 0 4 3 0 4 3 0 4 3 0 4 3 0 4 3 0 7 3 0 4 3 0 4 3 0 7 3 0 7 17 Z J A T - H R - 0 3 - 0 3 薪酬计算与发放 （ 考评与奖金的计提发放 ） 销售 及服 务部 门 总经 理 人力 资源 部 财务 部 财务 总监 开始 定期根据市场和公 司自身情况调整相 应的奖金考核标准 相应部门领导审批 审批 相应的部门人员按 考核指标计算奖金 数 相应部门负责人签 字审批 薪酬专员每月底汇 总上月的绩效考核 奖金 ， 将奖金数更 新至工资明细表 工资明细表 每季度 ， 薪酬专员 按照公司当年业绩 的完成情况计算奖 金并汇总 经理签字审批 签字审批 会计计提奖金并按 相应流程发放奖金 （ 同薪酬的发放流 程 ） 销售及服务部门 行政管理部门 结束 奖金汇总表 审核奖金计提与发 放凭证 3 0 2 3 0 2 3 0 2 3 0 2 3 0 2 3 0 8 3 0 6 3 0 2 3 0 6 3 0 3 3 0 6 3 0 3 3 0 6 3 0 3 3 0 6 3 0 3 3 0 6 3 0 8 02.控制矩阵 风险描述 控制 目标 编号 控制目标 控制 活动 编号 控制活动 控制部 门 工时记录失真可能 造成工资计算不准 确。 ZJAT- HR- CO- 301 实际工作时间或工作量需被准确 记录，且记录的工作时间（工作 量）和出勤等信息应当经过适当 管理层审批。 第十八条 企业应当遵守法定的劳动时间和 休息休假制度，确保员工的休息 休假权利。（MOF 指引） ZJAT- HR- CA- 301 休假的申请和审批 公司制定了浙江物产元通机电（集团）有限公 司员工考勤制度，对公司的工作时间、休假的 申请和审批流程等做出了书面的规定。休假申请 人须填制物产元通员工请假审批表，经部门 负责人、分管领导和公司领导的签字审批。 各部门 负责人 公司领 导 薪酬记录失真可能 导致公司财务报表 失真。 ZJAT- HR- CO- 302 第十一条 企业应当制定与业绩 考核挂钩的薪酬制度，切实做到 薪酬安排与员工贡献相协调，体 现效率优先，兼顾公平。（MOF 指引） ZJAT- HR- CA- 302 考核与奖金 公司职员的薪酬分工资和奖金两部分。 对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考 核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要 分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考 核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库 存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分 财务指标考核和质量指标考核。公司的销售和服 务部门会定期根据市场和公司自身情况对奖金考 核标准进行调整，调整后的标准须经相应部门领 导和总经理的审批。销售顾问和服务顾问每月的 业绩工资由相应部门专人进行统计并交部门负责 人的签字审批，审批通过后交人力资源部进行汇 总。 公司人力资源部薪酬专员每月底汇总上月的绩效 考核奖金，并将具体人员的奖金数根据已经审批 人力资 源部 销售部/ 服务部 19 的业绩工资分配方案更新至工资明细表。 ZJAT- HR- CA- 303 奖金的计算与汇总 对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的 完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源 部薪酬专员计算并汇总。奖金汇总表需经人力资 源部经理和总经理的签字审批，通过后交财务部 会计进行奖金的计提。 人力资 源部 行政管 理部门 ZJAT- HR- CA- 304 工资的计提 公司执行先发月薪制度，每月 10日向员工支付 当月月薪。薪酬专员每月 9日前将新增人员的工 资详细信息、离职人员信息、员工工资调整信息 （包括转正调薪及其他调薪）等信息填写在工 资表的备注栏内，由人力资源部经理签字审核。 审核无误后，将纸质版交财务部会计进行账务处 理，并将电子版工资表转换成只含有姓名、账号 和金额的 DES银行加密文件，并将此加密文件发 送给财务部结算人员，结算人员将文件上传至网 银系统进行工资支付。银行支付成功后会出具代 发工资清单，财务部会计将清单与工资明细表进 行核对。 人力资 源部 财务部 ZJAT- HR- CA- 305 应付职工薪酬凭证录入 财务部会计收到经人力资源部经理签字的工资表 后，在 SAP系统中录入凭证“借：费用，贷：应 付职工薪酬”。财务总监审核凭证。 财务部 ZJAT- HR- CO- 304 工资（包括补贴及代扣代缴项目） 被准确计算及记录。薪酬应被记 录在适当的会计期间。 ZJAT- HR- CA- 306 奖金的计提 对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考 核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要 分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考 核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库 存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分 财务指标考核和质量指标考核。销售顾问和服务 人力资 源部 财务部 顾问每月的业绩工资由相应部门专人进行统计并 交部门负责人的签字审批，审批通过后交人力资 源部进行汇总。 对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的 完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源 部薪酬专员计算并汇总。 上述奖金汇总表需经人力资源部经理和总经理的 签字审批，通过后交财务部会计进行奖金的计提。 ZJAT- HR- CA- 307 工资的支付 每月 10日，财务部结算人员将从人力资源部收 到的 DES加密文件上传至网银系统进行工资支付。 财务部会计根据银行的代发工资成功清单在 SAP 系统中录入凭证“借：应付职工薪酬，贷：银行 存款”，财务总监审核凭证。 人力资 源部 财务部 ZJAT- HR- CO- 305 薪酬发放给正确的员工。薪酬的 发放和薪酬费用的记录反映实际 工作时间。 ZJAT- HR- CA- 308 奖金的发放 对于销售部和服务部，公司人力资源部薪酬专员 每月底汇总上月的绩效考核奖金；对于行政管理 部门，人力资源部每季度末汇总当季的奖金数。 人力资源部薪酬专员汇总制作业绩工资分配方 案，经人力资源部经理和总经理的签字审批。 奖金的发放同工资发放流程。财务总监审核奖金 发放凭证。 人力资 源部 财务部 21 6. ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理 01.控制矩阵 风险描述 控制 目标 编号 控制目标 控制 活动 编号 控制活动 控制部 门 ZJAT- HR- CA- 302 考核与奖金 公司职员的薪酬分工资和奖金两部分。 对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考 核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要 分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考 核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库 存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分 财务指标考核和质量指标考核。公司的销售和服 务部门会定期根据市场和公司自身情况对奖金考 核标准进行调整，调整后的标准须经相应部门领 导和总经理的审批。销售顾问和服务顾问每月的 业绩工资由相应部门专人进行统计并交部门负责 人的签字审批，审批通过后交人力资源部进行汇 总。 对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的 完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源 部薪酬专员计算并汇总。 人力资 源部 人力资源考核政策 和薪酬制度不合理， 可能导致公司员工 流失或者业绩低下。 人力资源档案缺乏 适当的管理，可能 导致考核及薪酬政 策的制定缺乏依据。 ZJAT- HR- CO- 401 第十条 企业应当建立和完善人 力资源的激励约束机制，设置科 学的业绩考核指标体系，对各级