别让会议成为管理瓶颈

别让会议成为管理瓶颈 大中小 2010-1-13 14:37:33【作者】 AMT 咨询 【进入论坛】 万华集团是一家以大中华区为主，面向全球的食品生产与销售企业，经过多年的发展，已经逐步发展成一 个年销售额过百亿的多元化集团。集团总裁万总从最初的食品加工厂开始创业，在企业里投入了全部的心 血。万总时刻提醒自己，越是企业规模大，风险也越大，所以一直提醒自己要集思广益，不能搞独裁。这 不，每年春节，所有副总裁和总监参加的集团座谈会又召开了。 本文重点： 管理 销售 万华集团是一家以大中华区为主，面向全球的食品生产与销售企业，经过多年的发展， 已经逐步发展成一个年销售额过百亿的多元化集团。集团总裁万总从最初的食品加工厂开 始创业，在企业里投入了全部的心血。万总时刻提醒自己，越是企业规模大，风险也越大， 所以一直提醒自己要集思广益，不能搞独裁。这不，每年春节，所有副总裁和总监参加的 集团座谈会又召开了。 万总首先简要地介绍了集团在去年的经营情况，总体上来说还是在增长，但发展速度 已经明显的慢了下来，没有达到预期的目标，而且在去年接连发生了几起突发事件，万总 最后总结自己的感受，感觉去年一年都是在救火，越来越忙，也越来越乱。 主管财务的张总是跟随万总一起创业的元老，也发言说，这几年公司的规模大了，也 感觉事情比较乱，而且白天的大部分时间都是在开会，集团的财务管理都来不及筹划，基 本是被事情追着走，非常被动。 人力资源部的王总笑着说，集团这么大的规模，高层就是通过会议管理企业的，想问 题嘛，晚上安静，可以回家慢慢想，咱们这叫 7X24，随时待命 总裁办的李主任随即报了一组数字，“万总去年一共在集团总部待了 150 个工作日，每 天平均开 4.5 个会。” 万总疑惑的问，“我有开这么多会吗?” 李主任回答，“去年万总的秘书把会议安排都记录下来了，这个数字还是在工作日时间 里有清楚的会议安排的，真正的会议只会比这个多。” 行政部也说，“我们也估算了集团总部的会议，总部有近 20 个大小会议室，这些会议 室基本每天都被占用，即使按照每天一个会议室上午下午各一个会计算，全年仅集团总部 在会议室召开的会议就有上万个，这还不算占不到会议室只好在其它地方开的会。已经有 很多部门向我们提意见了，要求加强会议室的管理，我们计划今年把会议室的预定工作管 理好。” 主管研发的葛总是集团去年才请来的，“我提个意见，我发现咱们公司的会议管理很差。 我经常收到会议邀请，一看被邀请人，基本上万总和各位副总都要参加，也不知道是不是 重要的事情，去了才发现很多是陪会，也没我的发言，对研发的管理也没有什么意义。以 后会议通知要严肃，什么主题，邀请什么人一定要明确。现在研发任务这么重，参加这样 的会太浪费时间。” 生产管理部也附和说，“现在的会议实在是太多了，我部门的人白天都找不到我了，我 都是跟着万总一起参加各种各样的会，部门内部的事情都没时间管。而且很多会是临时通 知，我这边正在主持内部的工作，总裁办的电话就来了，马上赶过来开会。到会上，也没 什么准备，很多具体的情况也回答不上来，去年我已经被万总批评很多次了。”随后转向万 总，“万总，咱们集团去年新建了两个生产基地，事情太多，我都是晚上才有时间了解情况， 今年生产基地投产，事情还要多，我已经请人力部门给我新招了个秘书，专门收集各种信 息，今年的具体情况能跟得上了。” 王总马上补充说，“各部门的副总按规定都有一个秘书，生产是特殊情况，所以有两个 秘书。” 质量部的彭总监是直接向万总负责的，“各位副总是跟万总每天在一起，我跟你们相反， 很难约到万总的时间，很多质量的事情要向万总汇报都要安排在几个星期后，还只有半小 时，公司的很多措施我们都不是很清楚，这个质量看来还是没有受到充分重视啊。”随后转 向主管营销的吴总，笑着说，“还是吴总好啊，每天都能约到万总，万总走访市场，吴总也 能陪同一起，什么时候能匀给我一点时间啊?” 吴总笑着说，“市场是企业的根本嘛，万总多投入点时间也是应该的。不过销售离不开 各位的支持，象今年出现的凉席促销品，到 9 月份才到货，消费者反应强烈的事情，希望 明年不要再发生了。” 李主任看大家的脸色都不好，就解释说，“今年这个活动是要在整个东南亚做促销，启 动的并不迟，5 月就发文了，但因为要在几个国家一起行动，需要跟市场部、公共关系部、 采购部、财务部协调，但 6 月份公司的事情太多，集团的半年度回顾，供应商的评估，物 流商的调整，还要跟政府部门协调，几个部门 6 月份一直凑不到一起，7 月份详细方案才 最终定下来，但预算金额又因为原料上涨超出 20%，按规定要上总裁办公会，在 8 月的总 裁办公会讨论确定，结果就是 9 月份促销品才到货。” 吴总还是不满意，“这种促销都是有时效的，其它的事情当然也重要，但前方打仗，后 方供不上子弹，这是很要命的，这种情况，完全应该召开临时会议。如果去年的几个促销 跟的上，最少还能再提高一个