办公室行政管理

行 政 管 理 制 度 润東 合肥润东职业健康管理有限公司 Hefei rundong Occupational Health Management Lt 1 目 录 1 考勤管理制度 1 2 会 议 管 理 制 度 4 3 办公室规范管度 5 4 印 章 管 理 制 度 .7 5 物资采购管理制度 .9 6 物资入库及库存管理制度 .11 7 物资用品领 用12 8.报销管理制度 12 2 考勤管理制度 第一条 本公司工作制均实行每天 8 小时、每周 40 小时，周六上午学习下午休 息（特殊情况另行通知）周日休息工作制。 作息时间： 夏季：星期一至星期五 8:3017:30，午休 12:0013:30 冬季：星期一至星期五 8:3017:00，午休 12:0013:00 周六周日有体检的：由行政部根据情况调休，一般为体检结束后两天。 员工上下班时必须签到、签退。总部员工在行政部签，遇公事外出迟到 公司，提前向行政部经理说明。 第二条 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。 迟到： （1）每月迟到不得超过两次，每次不得超过 5 分钟，超过两次者，第 三次以后迟到时间在 60 分钟以内，罚款 10 元，60 分钟以上同 （3） （2）迟到 560 分钟以内，每次罚款 10 元。 （3）上班时间开始后 1 小时以内未到岗者，如电话请假经分部经理批 准后补办手续的，计半天事假；未请假者计旷工半天。 早退：下班时间结束前 1 小时内提前离开公司者。下班提前 1 小时以上离开、 经分部经理批准的，按事假计；未请假者计旷工。 3 旷工：上班时间开始后 1 小时以上未到公司者，下班时间结束提前 1 小时以 上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记 半天至一天旷工； 病假：提前以口头或书面形式通知行政部（视病情严重程度决定请假形式） ，病 假结束后需到行政部进行销假，销假时必须出具医院证明、就医记录和买 药发票，否则按事假处理。 事假：一天以内需提前请假，由本人写请假条，经部门经理批准后方可休假， 行政部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请 假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单， 部门主管签署意见报公司行政部批准后方可按事假处理（须提供相关证明材 料） ；未按上规定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过 12 天的，本 年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过 20 天的，予以辞退。 第二条 违反劳动纪律规定： 1. 旷工： 旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资； 旷工三天或以上的辞退，视为自愿放弃所有未结款项。 2自动离职：自动离职的，视同放弃所有未结款项。 3.节假日依照国家有关规定执行。 4婚假 凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受 7 天有薪婚假。 婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。 4 5丧假 员工直系亲属（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世， 可申请三天有薪慰唁假。 6分娩假 凡符合计划生育规定并在公司工作两年以上的女员工，凭医院证明，经公 司行政部核准后，可视情况享受四个月有薪产假。 在公司工作三年以上的女员工，凭医院证明，经公司行政部核准后，可视 情况享受五个月有薪产假。 7哺乳期优待 公司女职员在哺乳期间享受特殊照顾。 8有薪年假 工作 1 年以上、无其它不良记录，普通员工每年享受年假 3 天，主管级人 员享受年假 5 天，经理级及以上级别人员享受年假 7 天。工作 2、3 年以上者， 以此类推。 * 加班费均在效益工资中体现。 会 议 管 理 制 度 会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会 议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。 过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率， 又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质 5 量，提高会议效率，为此，特制定本制度。 1、 公司例会：每周召开一次，每周一上午 8：30 举行，由总经理主持，全体 工作人员。 总经理传达会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。 部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施， 以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。 各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。 由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置 和安排。 2、行政文员全程记录，会议结束将会议内容进行总结，并将总结报告交于行政 部备案。 办公室规范管理制度 为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。 第一条 仪表规范 1、总体要求：得体、协调、整洁、大方。 2、头发干净，梳理整齐，男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工头发整 洁，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型。 3、服饰干净整洁。 4、女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。 第二条 办公室规范 6 1、办公桌：桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸 张外，不允许放其他物品。 2、辅桌：放文件夹、少量工具书、工作记录本。 3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正； 4、报刊：必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内； 5、饮水机：放指定地点，不得随意移动。 第三条 语言规范 1、交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照， 谢谢，周末愉快，拜拜； 2、电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！润东公司” 。请问，谢 谢，再见。 3、接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰 您，好的，行。 第四条 行为规范 1、坚守工作岗位，不能串岗、脱岗； 2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情； 3、接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。 4、不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次， 罚款 20 元。 5、上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。 6、吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。发现一次，罚款 20 元。 7、根据清洁值日轮流表 ，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。 7 8、纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。 9、节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电是否彻底关闭。 10、 不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。 11、 爱护公司花草树木，不得人为损坏 印 章 管 理 制 度 印章是文件生效、记载的凭证，是权威的象征，是公司经营管理活动中行 使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证工具。印章的管理，关系到公 司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件 的发生，维护公司的利益，制定本制度。 第一条 印章定义：本制度中所指印章是指公司发行或管理文件、凭证文书等 与公司权利义务有关的文件，因需以公司名称或有关部门名义证明其 权威作用而使用的印章。 第二条 印章使用范围： 1、公司章：以公司名义向公司向外发出的公函、文件、资料及介绍信用章。 2、 财务部章：就有计划、财务等方面业务代表公司用章。 3、 合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。 第三条 印章使用规定 1、对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、 金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。 2、公司对外签署体检协议书、体检合同盖合同专用章。 8 3、公司对外开具发票，盖发票章。 4、公司对外开具支票，盖财务章和法人章。 第四条 印章保管 1、公司章、发票章、合同专用章由行政部保管，财务章由财务部保管 2、各类印章保管人负责保管，如有丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇 报，并由保管人负全责。 3、印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。 第五条 印章使用 1、用印前，先填写 2、写明盖印用途，签字后方可用印。 3、印章一般不允许带出公司，特殊情况需经印章保管人批准后方可带出。 印章使用登记表 用印部门 文件名称 件 数 受文单位 文件内容 印章名称 经办人签名 部门负责人签名 行政部门负 责人签名 公司负责人签名 用印人签名 用印日期 9 物资采购管理制度 为保证公司物料用品供应及时、正常，规范采购用品程序，特制定本制度。 第一条 本公司采购物资用品包括： 1公司固定资产及低值易耗品； 2办公用品、电脑耗材等用品用具； 3体检部用品（另行规定） 。 第二条 采购程序： 1 每月 26 日各部门上报下月办公用品、电脑耗材、工具用品物资采购月计 划表到采购员处； 2 采购员预算下月采购金额，总务根据各部门上交的采购计划填写物资采 购计划表于行政部； 3 行政部根据各部门库存物资进行审核，金额在 100 元以内的办公用品，由 行政部签字批准；金额在 100 元以上的，由总经理签字批准。 4 总经理审批签字后将物资采购执行单交财务部，财务部预算、预支采 购金额； 5 财务部备留 1 份后， 将剩余 2 份已批准之计划分别交行政部和采购员处； 10 6 总务按计划安排实施采购。 第三条 临时应急采购 1应急采购，必须具备如下条件： 部门主管核实无误，行政部签字批准； 确认物品（材料或工具）属应急必须品，经检查维修，仍不能正常工作。 2采购流程： 电话总经理申请采购； 事后补加应急请购单交部门主管核实； 部门主管核实无误，金额在 100 元以下的，交行政部签字批准；金额在 100 元以上的，交总经理签字批准； 签字批准后交财务部，财务部备份 1 份，另 2 份分别交行政部和采购员。 3采购员持已批准之应急请购单尽快采购回物资。 第四条 说明 1.物资采购执行单 ，一式两份，行政部一份，总务一份 2 物资采购计划 月报表 。一式三份，总务（采购员）一份，行政部 1 份， 财务部 1 份， 3 物资库存数量表一式两份，行政部 1 份，库存及财务部 1 份。 4 应急请购单一式三份，行政部 1 份，财务部 1 份，总务部 1 份。 应 急 采 购 单 请购部门： 年 月 日 11 最晚需用日期 请购原因 序号 名称 单位 数量 年 月 日 及 用 途 备 注 部门主管意见： 行政部意见： 总经理意见： 12 物资入库及库存管理制度 为了公司更好发展的需要，加强财务管理，提高核算质量，规范商品入库、 出库手续，保证公司商品物资安全完整，切实提高各部门工作效率，特制定商 品入库、出库制度，请务必遵照执行。 1 公司所购、所领一切商品，必须办理商品入库、出库手续。 2 公司所购的一切商品，应办理商品入库手续。当日购货必须当日入库，不能 延误（特殊情况另行规定） 。填写入库单应写明商品的产地、规格、单位、 单价、数量等，如果商品由市场直接购进则由购进者办理商品入库手续， 如果商品由供货方送货到公司，库房则应将客户联交供货方到财务对帐； 如果商品由供货方发货到公司，则由验货人或相关部门经办人办理商品入 库手续。库房将客户联和记帐联交购进者到财务报帐或统一交到财务记应 付帐款。 3 公司所出一切商品，应办理商品出库手续。出库单一式二联。第一联存根联 由库管留存登记商品出库帐，第二联记帐联交到财务记帐。 4 库管员应定期根据商品入库、出库单据，作好商品进、销、存的手工帐。并 经常检查帐实是否相符。 5 物资材料由行政部库管统一库存管理，各部门人员领用时须严格执行领用签 字手续。行政部库管每月 25 日对现存物资进行清理盘点。 13 物资用品领用 1、部门每月所报计划领用办公用品； 2、物品实行部门领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则； 4、新进员工报到每人