协会活动申请流程

策划部 活动的申请： 活动举办前 7 个工作日，到院学社联网站下载活动申请表模板，策划案模板。按模板 规范填写内容（电子版+打印版） 。电子版发到所属院（系）学社联策划部邮箱，打印版 （申请书 x2、策划案 x1）交到所属院（系）策划部。等待审批。 活动审批： 策划部审批完活动各项资料后，将返回一份审批过的活动申请表给该协会。 活动结束： 活动结束后 7 个工作日内需上交电子版,打印版各一份的活动总结（到学社联网站下载 活动总结表） 人力资源部 协会活动的跟踪与活动质量反馈表的填写： 1、协会向策划部递交活动的相关资料，经策划部审批后进行活动 2、跟进活动前，首先联系策划部干事，与策划部干事一齐跟进 3、在跟进活动过程中，与策划部干事一齐认真填写社团活动质量反馈表 4、跟进活动时，找现场 6 名参与者，对活动进行评分、提出建议 5、质量反馈表填写好后及时上交，并在部门例会上汇报跟进情况，由学社联人力资源 部认真审批 备注： 1、此份社团质量反馈表作为年审依据之一 2、在填写质量反馈表的时候对以下方面进行评估： （1）活动的前期工作是否充足。 （2）活动正式开始时间是否超过原计划中的时间安排。 （3）大概的估算一下参与活动的人数，最重要的是对活动的开展质量进行评估。 素拓申请流程： 1、活动结束后的 5 个工作日内，上交素拓项目申报书 、 素拓项目实施报表和素 拓主要负责人名字与联系方式。电子版发到学社联人力资源部邮箱，打印版交到学社联人 力资源部。 2、学社联人力资源部会对素拓项目申报书的内容进行审核，了解活动情况（意义、 参与人数、效果） ，对申报书的规范化进行审查 3、我部门审评通过的素拓项目申报书将交由素拓部审议 协会年审换届流程： 1.、社团内部举行换届大会选出干部 2.、于换届前七个工作日提交书面申请，并填写学生社团换届申请表 、 学生社团 第一负责人申请表 。 3、等待校学社联（系分会）审批 4、召开换届大会，填写学生社团换届（换任）大会报告表 5、产生新架构。 6、下载填写社团换届个人简历表 社团换届（备案）表 社团换届财务物资清单 并于七个工作日内交到校学社联办公室（系分会办公室） 备注： 1、在换届选举大会上前社团会长汇报社团内部的制度建设情况、任期期内社团干部培 训、活动总结。财务、和资产状况等。 2、社团第一负责人候选人必须有两名或是以上。 3、选举大会的进行必须有社联的工作人员在场进行监督。关于选举大会的时间或是地 点的改变要及时通知该工作人员。 4、参与选举大会的人数要到达社团所有干部、干事与会员总有数的二分之一 协会年审、评优： 1、协会上交资料 2、总结工作情况，选出优秀社团 3、通过审批（上交老师审批） 4、社团总结大会通过，进行表彰 办公室 在日常的工作中，办公室负责社团各项重大事项的通知、社团活动所需物资的管理与 借用、以及社团活动的奖状盖章与社团活动经费预算的审批。此外，办公室每学年将对学 生社团的财务进行检查，并在学年末向全院公示。 物资借用： 带上已审批的活动申请书提前一到两天到学社联的办公室登记借用物资。物资需按时 归还 经费申请： 活动审批后，若是需要申请经费，则在社联的网站上下载最新的经费预算表，清楚填 写后先把打印版交到办公室，电版发到办公室的邮箱。 可报销项目： 1. 宣传类用品 2. 车费 3. 布置活动场地物品 4. 单张类 5. 关于活动所具体需要的物品。 6. 矿泉水 不可报销项目： 1. 学生类文具用品 2. 食品 建议不申请报销项目： 价格太低廉、难开发票的物品 发票的要求：（要是打印版的发票，不是手写发票） 1. 上交的发票必须是定额发票 2. 发票上有开据方的财务专用章或单位公章 3. 发票背书应有证明人、经手人、外出购买物品时间 （注：证明人和经手人不能是同一人） 宣传部 海报张贴申请： 下载海报张贴申请模板，如实填写，然后交给机电系学社联的宣传部。 （备注：海报 只能张贴 3 天，3 天后要自行清理干净。如需续贴，要再上交海报张贴申请书。 ） 海报右下角要统一标注： 机电系学社联分会 XX 协会 X 年 X 月 X 日 横幅申请： 1、下载横幅悬挂申请表一式两份，如实填写表内各项信息（系分会：分会指导老师签 名） 2、提前一天并附带已经策划部审批同意的活动申请书及喷画或横幅成品进行