人事档案操作手册(人事岗专用)

内部资料，注意保管 中国石油人力资源管理系统 用 户 操 作 手 册 人事档案管理（人事岗专用） 人力资源管理系统项目经理部 二九年三月 - 1 - 目录 一、 档案转递信息 1 1档案转入管理 1 2档案转出管理 7 二、 待移交档案材料管理 9 1. 功能概述 .9 2. 操作流程图 .9 3. 具体操作 .9 4. 批处理工具的使用 .10 三、 档案查（借）阅情况信息 13 1档案查阅情况信息 13 2档案借阅情况信息 18 - 2 - 人事管理岗在人事档案管理中的职责 一、 档案转递信息 1档案转入管理 （1） 功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 （2） 操作流程 档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管 理岗协作完成。如图： （3） 具体操作 操作路径：SAP 菜单人事档案管理 事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 人事管理岗负责：维护 “待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核 人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中” 。如图： - 3 - 说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田 公司人事部干部管理科，刘铭辉。 人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交” ， 表示可以向档案管理岗人员提交档案。 （4） 批处理工具的使用 一由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单人事档案管理工具ZHRBI205-待转递人事档案信息批 量导入程序 其二：事务代码：ZHRBI205-待转递人事档案信息批量导入程序 具体操作： 第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板： 选择“下载模板” ，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员” ， 则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员 状态维护 为“处理中” 状态维护 成“提交” - 4 - 如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状 态”中选择相应的状态即可。如图： 点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关 信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中” 、 “提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。 如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转 递信息” 维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式： - 5 - 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据” ，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般 选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误” ，然后，点击执行。 导入完成后，会出现如下两种情况： 如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 （2） 如果没有错误，则如下为空。 这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。 二直接维护“档案转递信息” - 6 - 当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单人事档案管理工具ZHRBI205- 档案转递信息批量导入 其二：事务代码：ZHRBI205-档案转递信息批量导入 第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板： 如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改” 。 选择“下载模板” ，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员” ， 则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态” 点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填 写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据” ，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般 - 7 - 选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误” ，然后，点击执行。 导入完成后，会出现如下两种情况： 如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 2档案转出管理 （1） 功能概述 “档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。 （2） 操作流程 （3） 具体操作 操作路径：SAP 菜单人事档案管理 - 8 - 事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。 人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息-档案转出” ，并将状态栏调整为处理中，如 下图： “通知人”上面加一个“审核人”栏! 人事管理岗负责：审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成 “提交” ，即通知档案管理人员该员工档案需要转出: 状态维护成 ”提交” （4） 批处理工具的使用 操作同“档案转入管理的批处理工具的使用” - 9 - 二、 待移交档案材料管理 1. 功能概述 “待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。 2. 操作流程图 3. 具体操作 （1）操作路径：SAP 菜单人事档案管理 （2）事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 （3）人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息” 。 在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息” ，点击创建，进入到“待移交 档案材料信息”子类型的选择界面，如图： - 10 - 根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。如图： 维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交” 。 4. 批处理工具的使用 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 人事管理岗维 护 单位负责人、 部门负责人和 档案管理人员 可以从系统中 直接选择 单位负责人、 部门负责人和 档案管理人员 可以从系统中 直接选择 单位负责人、 部门负责人和 档案管理人员 可以从系统中 直接选择 单位负责人、 部门负责人和 档案管理人员 可以从系统中 直接选择 - 11 - 其一：操作路径：SAP 菜单人事档案管理工具ZHRBI129-待移交档案材料信息批 量导入 其二：事务代码：ZHRBI129-待移交档案材料信息批量导入 具体操作: 第一步：下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板： 如图所示：选择“下载模板” ，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板 输出人员” ，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员 如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状 态”中选择相应的状态即可。如图： 点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出。 其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段 对于有下拉选项的请严格按照选项中的填写！ 如果在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案目录信息” - 12 - 维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式： 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据” ，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般 选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误” ，然后，点击执行。 如果是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。 导入完成后，会出现如下两种情况： （1） 如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 （2） 如果没有错误，则如下为空。 这样批量的待移交档案材料管理信息的数据就导入完毕。 - 13 - 三、 档案查（借）阅情况信息 1档案查阅情况信息 （1） 功能概述 “档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。 （2） 操作流程 如果是非人事部门用户查阅员工档案，则由查阅人员直接填写查阅审批单，人事主管部门 签字同意后，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息查阅信息” ，并完成查阅过程。 （3） 具体操作 操作路径：SAP 菜单人事档案管理 事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 人事管理岗负责：填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交” ，回车后系 统自动档案存放位置，然后点击保存。如图： - 14 - 人事管理岗负责：打印“查阅人事档案审批单” 。 操作路径为：SAP 菜单人事档案管理表单档案查借阅 事物代码：ZHRISPAFM102 - 查阅人事档案审批单（人事岗用） 打印出查阅审批单： - 15 - 经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。 （4） 批处理工具的使用 说明：当一次性维护多个员工的档案查阅情况信息时，可以使用批处理工具，有两种方法 进入： 其一：路径为：SAP 菜单人事档案管理工具ZHRBI019- 档案目录信息批量导入 其二：事物代码为：ZHRBI019 - 档案目录信息批量导入 该批处理工具的操作分两步： 第一步：下载模板，如图所示，选择“下载模板” ，用户可以根据需求决定是否要输出人员， 如果选上了“模板输出人员” ，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员： - 16 - 如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改”同时对修改情况下的状态进行选择。 如图： 点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工档案查阅相关信息即 可：字段“状态”中，人事管理岗人员维护“处理中” “提交” ；档案管理岗维护“档案员 确认” 信息维护完毕后，保存成“Unicode 文本”格式： - 17 - 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据” ，在导入文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择 调用事物，运行方式选择“E 显示错误” ，然后，点击执行。 导入完成后，会出现如下两种情况： 如果导入数据有错误，会在此显示员工号、员工姓名、档案材料类别及错误信息等。 如果没有错误，则如下为空。 - 18 - 2档案借阅情况信息 （1） 功能概述 “档案借阅情况信息”是记录人事管理岗实际业务中借阅档案过程的信息。 （2） 操作流程 如果是非人事部门用户借阅员工档案，则由借阅人员直接填写借阅审批单，人事主管部门 签字同意后，拿到档案管理部门，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息-借阅信 息” ，并完成借阅过程。 （3） 具体操作 操作路径：SAP 菜单人事档案管理 事物代码：ZPA30_HR13 -