从事秘书工作的前提条件

从事秘书工作的前提条件(图) 第二章秘书的基本条件 第一节从事秘书工作的前提条件 秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。作为企业的领导人， 他们都肩负重任，要为企业的生存与发展负责，因此，只有具备了一定的条件， 才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性 质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图： 从上面这个图可以看出，在上司的决策过程中，上司决策所需的信息大多 是由秘书传递给他的；同样，上司的指令也多是通过秘书发布出去的；在另一 方面，各部门也包括客户需要向上司导反映的情况或要求，一般也是先通过秘 书来传递。可以说，秘书工作在这种企业的运营过程中起着一种中枢神经的作 用。因此，如果没有秘书的存在，企业运营的效率就有可能下降甚至处于瘫痪。 从这张图还可以看出，秘书每天都处在企业内部各种人际关系漩涡的中央， 可以说牵一发而动全身。比如，秘书无意说的话或做的事，它们不仅有可能被 认为那就是上司的旨意，而且有可能被无限放大，产生意外的影响。正因为秘 书处于这么一个关键而又敏感的位置，所以，它要求秘书首先必须是一个成熟 的白领。 2、白领成熟的标志 那么，白领成熟的标志是什么？白领成熟的主要标志是精神上的自立。所 谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作 出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题，而不再像做学生时 那样依赖父母、老师、同事和上司。当然，他们的父母、上司与同事有责任和 义务继续帮助和指导他们，但归根到底，她的工作和生活必须自己负责。如果 她是一个刚从学校毕业走向职场的新人，只有当她意识到自己的行为要对自己 的家庭、公司和社会责任时，她才开始算是一个成熟的白领。 一个成熟的秘书，她首先要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各 种潜规则)；其次她做事沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强，富于 团队精神，能进行自我管理。 自我管理 二、自我管理 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约 束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理 随着企业的发展和市场竞争越来越激烈，企业领导人面临的各种压力也越 来越大，所以，他们对自己的助手-秘书的要求自然也就越来越高，因此， 秘书必须提高自我学习能力，在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己 充电。 秘书一般都工作繁忙，用来学习的时间有限，所以，秘书不能只凭兴趣读 书，读书应该有一定的目的性。特别是在工作一段时间之后，知道自己哪些方 面知识欠缺，自己在哪些方面应该“充电”。如果有针对性地读书，学习的效 果往往事半功倍。 2、时间管理 秘书工作不仅繁琐，而且工作的内容变化快，经常同时要做几项工作，但 每一项具体工作都有时间上的要求，必须在规定的时间内按质按量地完成工作， 上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉。因此，秘书对自己的每一项工作都要清 楚它需要花多少时间才能完成。为了保证工作的顺利和效率，在工作开始之前， 就要对工作的步骤和程序确定好，做好工作计划。 3、健康管理 上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，秘书工作可以说既是脑力工作也是体 力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。作为秘书，不仅要保持 身体健康，而且还要保持心理健康。只有保持身心健康，才能够在工作中保持 相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件。 如果你今天头痛上医院，明天发烧在家休息，那你不仅不能完成自己的本职工 作，你还会影响你的上司和整个部门的工作。因此，从平时起就要注意运动， 每天保持充足的睡眠有规律的生活，按时定量用餐等。 对于年轻的秘书来说，由于收入有限，应该根据自己的实际情况来选择锻 炼的方式，比如，打羽毛球或篮球，这类运动不仅实惠；而且很容易出汗，锻 炼效果很好。如果工作繁忙，抽不出专门的时间进行锻炼，那就要见缝插针进 行锻炼，比如在上下班的路上，少坐一两站公共汽车，用走路代替锻炼；为了 增加运动量，尽量走得快些；平时一般不乘电梯和滚梯。 4、感情管理 秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在日常工作中要与各种各样的人打 交道，不能因为对方是自己的朋友或熟人，你就改变自己的接待方式或者公司 的原则，比如向他透露公司机密；在另一方面，对于你眼中的“小人”或跟自 己闹过矛盾的人，你就利用自己手中的“权力”故意刁难他。 感情管理的另一方面是控制办公室恋情的发生。同一公司员工之间不允许 谈恋爱，这是现代职场一条潜规则。的确，喜欢一个人或讨厌一个人，都是与 工作无关的个人隐私，但是办公室恋情是发生在工作场合，它不可能对秘书的 工作没有一点影响。感情往往是在无意之中产生，如你讨厌某个人，你就有可 能利用自己的职务之便，在有意或无意之中刁难他；如果对自己喜欢的人，则 完全相反。而且，恋爱不成反成仇是难免的，一旦发生那种情况，工作更受影 响。 5、金钱管理 在工作中无论是对外打交道，还是对内的管理，作为秘书，都要有成本意 识。一些秘书要负责公司办公用品的采购、招待客人；为了提高资金使用效率， 就要从自己的日常开销中保持一种节俭的习惯。 金钱管理的另一方面就是要有个人的“理财计划”，开始积累个人的“财 产”。学会理财，也并不是处处节省，而是花同样的钱做更多的事。实现人生 梦想的最重要也是最基本的工具就是金钱，没有金钱做基础，人生的任务理想 都是空想。世道艰难，竞争激烈，说不定哪天你所在的公司因经营不善而倒闭， 所以，秘书必须对自己的收入进行管理，以便工作无后顾之忧。 从事秘书工作的思想准备(1) 第二节从事秘书工作的思想准备 一、秘书新人的工作特点 秘书工作在现代企业管理中的作用是不言而喻的，但对于一些秘书新人来 说，她们的工作往往又“简单”、繁重和待遇不高；对于另外一些秘书来说， 她们的工作很“清闲”，整天无所事是，因此，在从事秘书工作之前，必须做 好相应的思想准备。 1、工作“简单” 由于在各种秘书教科书和岗位说明书中，对于秘书这种职业到底是做什么 的，几乎从来都没有具体说明过，因此，秘书工作长期以来给人的印象就是 “打杂”，如前台值班、转接电话、给客人泡茶、清洁和整理办公室等。这些 工作在那些踌躇满志的秘书新人的眼里可能都显得非常“简单”，没有什么含 金量，所以，一秘书要不了多久就会失去工作激情，工作得过且过，应付了事。 2、工作繁重 秘书工作繁重主要表现在工作时间长，上班要比上司早到，下班要比上司 晚走，而企业领导人加班是常事，所以，加班对于秘书来说也就成了家常便饭； 由于秘书新人资历浅，部门内部一些粗活重活或没人愿意干的活也多是秘书新 人来承担。因此，许多秘书感到工作繁重。 3、待遇较“低” 秘书的工作主要是“打杂”，难以量化，所以尽管秘书工作属于企业的高 层管理，但许多秘书的身份只是一般的办事员，并没有什么特别的待遇，在奖 金等方面，至少不如一般的业务人员多。 4、工作“清闲” 由于刚刚参加工作，缺乏工作经验、不熟悉公司业务流程、不了解上司的 工作内容及工作习惯等，一些上司图省事只让秘书接接电话或给客人泡泡茶， 因此，让一些秘书感到自己工作很“清闲”；她们空叹青春年华的流逝，上班 只好靠上网聊天等方式来打发时间。 二、自我提升 由于秘书新人的工作存在上述特点，所以，刚进入秘书行业或即将进入秘 书行业工作的人必须做好相应的思想准备，注意在工作中发挥主观能动性，努 力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，在“打杂”过程中给自 己创造机会，从而使自己尽快成长。 1、充分发挥主观能动性 这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政 府汇报工作，作为张总的秘书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与 张总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就对于雪说，他们导师的 夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看老师。 “你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟， 所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一 下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到 时候告诉我。” 张总到下午 7 点多才回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇 报。 “你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来 的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问 于雪。 “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。 问题出在哪里？ 的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘 书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影 响张总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来 处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总 回来之前这一段时间做些相应的准确工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没 有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱， 显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因 此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教； 如果公司的人不了解，可以问自己的亲戚朋友于雪没有及时去了解这方面 的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由 于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。 秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发 挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性， 实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为 企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来 越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要 求越来越远。当然，秘书在发挥?己主观能动性的同时，必须注意自己是否越位。 2、提高工作的含金量 于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近 10 亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务 总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。” “刘总，您好！” “大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马 总想过来拜访他，一起吃顿饭。” “老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你