企业合同管理状况

为进一步增强对企业的了解，提高企业的合同管理水平，加快企业诚信体系的建设步伐， 上海市虹口区合同信用促进会于 2004 年 4 月至 6 月对本区企业进行了调研。 这次调研采取随机方式挑选企业，涵盖各个行业、各个层次。调研人员在查看企业合同 管理制度、合同文本、合同管理台帐、年度合同管理总结等相关资料的基础上，根据评分 标准，做出客观评分，划分合同信用等级。 通过调研，我们深深感到：企业非常珍惜此荣誉，企业合同管理水平有很大提高，但也 存在不少问题，需要加以解决。 一、企业合同管理更趋规范化、电子化 从总体情况看，无论是什么类型、什么规模的企业都对合同管理和信用等级较为重视。 在受调研的 20 户企业中，6 户合同管理水平达到优秀，10 户达到良好水平，其它 4 户达 中等水平。可见，合同管理已被企业视为企业经营的生命线，信用等级则是企业竞争中的 无形资本。因此，大多数企业有专门的合同管理部门和专职管理人员，合同管理水平不断 提高，可谓一年上一个台阶。 （一） 企业合同管理人员素质不断提高 据企业合同管理人员的相关资料，大多数企业合同管理人员的学历和职称在不断提升，管 理人员的专业水平也在不断提高。不少单位还设有专门的法律顾问来监督合同的管理与履 行。同时，许多企业还推行培训制度，邀请专家学者定期对企业合同管理人员进行培训和 考核，以促进合同管理人员素质的提高。 （二）企业合同管理规范化 科学的合同管理除了要对合同进行有效的归档和总结外，更重要的是对合同进行规范化 的管理。许多企业在这方面成绩较为突出。上海市第二建筑有限公司所汇编的合同信用 评价资料 ，共 300 多页，除了装订精美外，更重要的是内容详实，包括企业资质、企业合 同总结、会计报表、企业合同管理制度、企业合同管理人员培训、考核以及获奖情况等， 较好地反映出该企业合同管理水平和信用等级水平。上海市邮政局编制的合同实用参考 文本 ，提供了 92 份合同示范文本，给公司各部门、各子公司及各分公司提供了一份比较 完备的范本，便于制定和签订合同的部门能规范地签订合同，从而促使公司对合同进行规 范的管理。 （三）企业合同管理电子化 合同管理电子化，即用相关的软件将合同管理的各个步骤有机地结合在一起，组建一套健 全的电子化系统。合同管理的电子系统可以对公司合同管理工作进行全面控制，完善公司 合同管理工作。借助该系统可以实现公司对合同的电子化管理、实现合同台帐的自动统计、 实现合同管理的远程办公以及实现合同履行情况的电脑自动跟踪处理。合同电子系统的推 行提高了企业合同管理工作的效率，也提高了企业的经济效益。上海市电信有限公司开发 了“上海市电信有限公司合同电子管理系统” ，该系统已与公司的 OA 网络体系直接统一在 一起，由公司总部机关和各下属单位两大部门组成，共分 6 个模块，即合同起草、合同查 询、合同统计、合同预警、帮助、其他模块，有效地实现了合同管理的电子化与规范化， 起到了推动企业经济效益发展的作用，为真正实现合同管理的现代化这一目标迈出了关键 性的一步。 （四）借鉴国外先进的合同管理经验 人世带来的竞争压力迫使企业倍加重视诚信建设。唯有加强对合同的履行和管理才能更好 地体现企业的信用。因此，许多企业，十分重视借鉴国外合同文本制定经验和管理经验以 提高自身的管理水平。上海市第一建筑有限公司就是典型的一例。该公司通过学习国外同 类公司的合同文本制定和管理制度经验，结合自身的特点，自制了较为完备的合同文本， 建立了先进的合同管理制度，在同行业的相关合同文本的制定中走在前列，其信用等级亦 得到众多企业的肯定。 二、企业合同管理中存在的不足 （一）合同管理制度不完善 合同管理制度是一个企业内部合同管理所遵循的根本性准则，是一个企业合同管理理念 的体现。目前，不少企业合同管理制度尚不健全。有的企业合同管理制度未能与时俱进甚 至还不知道中华人民共和国经济合同法已于 1999 年被废止。有的企业未能正确和有力 地执行合同管理制度，导致合同条款以及合同管理程序与制度中所规定的条文产生矛盾， 对企业合同管理和信用等级造成不良的影响。 （二）合同管理台帐不规范 合同管理台帐记录了企业合同签订和执行的各方面情况，能有效地反映企业合同管理的 各个层面。但是，有的企业台帐较为简单，内容单一，无法反映合同的签订及执行情况， 更难以反映合同的动态性流程，不能真正体现设置台帐的意义。有的企业台帐未形成规范 的电子文稿，仅用钢笔填写，且无备份，大大降低了合同台帐的安全性系数。同时，企业 台帐范本不统一，相同行业也有不同的格式，影响台帐价值的真正体现。 （三）合同文本不规范 合同文本是企业合同签订的最终载体，企业对此十分重视。调研中发现，企业为了工作 的方便和自身的利益往往自制合同文本，20 家企业中有 16 家企业所签订的合同均为自制 合同，成为企业合同文本主要形式。由于企业法制意识不一，企业自制合同文本不可能规 范统一。有的不能正确运用规定术语，有的则未能详细写明合同签订的地点、时间、违约 责任以及纠纷选择等。如发生争议，这一系列问题势必会对企业正当权益造成不利影响， 影响企业信用建设。 三、对改进企业合同管理的几点建议 （一）加强企业合同管理人员培训 尽管企业对合同管理的重视程度和合同管理人员的素质已有一定程度的提高，但在合同 管理制度、合同管理台帐、合同文本等方面仍存在问题。许多企业监管合同的工作人员都 为专业人员，但其管理理念很难适应今天市场经济的发展，应该与时俱进。有的企业定期 开展培训工作，但是其培训的广度和深度还不够。随着市场经济的完善和全球化，我们的 企业不仅要与国内同行竞争，而且将面临国外强势企业的压力，这更需要加强合同的管理， 提高管理人员的素质，强化企业诚信建设，从而在激烈的竞争中博得顾客的肯定和尊重。 为此，促进会应着重推行和加强培训工作，扩大合同法规知识，更新合同管理理念。 （二）积极提供示范合同文本及合同管理相关资料 除了对合同管理人员的培训外，本会还计划给会员企业提供示范合同文本及合同管理相 关资料，包括台帐、合同管理制度、审批制度等，从根本上提高会员企业的合同管理软件 和硬件水平。许多企业有进一步修订与完善合同、台帐文本的动机，促进会应该借鉴各相 关行业协会以及优秀企业的合同文本制定先进经验，制定一套相应的合同管理相关文本范 本以提供会员企业借鉴和仿照，帮助他们在合同管理建设中更上一个台阶。 （三）组织会员进行合同管理经验交流 不同的行业有不同的合同管理方式，不同的企业有不同的合同管理办法，各有所长。例 如， “一建”合同文本较为规范性， “二建”的电子化管理系统和一系列的资料汇编集值得 学习和效仿。电信和邮政合同管理也颇具特色。因此，有必要组织经验交流会，让优秀企 业介绍先进的合同管理经验，讨论解决疑难问题，进一步提高企业合同管理水平。 （四）积极推行合同管理电子化 合同管理电子化是合同管理发展的总体趋势。合理的合同电子管理系统可将合同文本的 制定，合同的履行以及管理等有机地融为一体，不但可以提高工作的效率，还可以确保合 同工作的安全性。因为系统中的预警程序可以提示合同管理员工作勿要脱离轨道，自身的 加密程序则更让非合同管理人员或公司外人员难以进人不该进人的档案区，而拥有自己账 号的公司员工则可以在公司内外远程或近程地轻松查找与自己相关的数据。合同的电子化 管理将是 OA 系统的有力补充，将促进公司进一步实现管理的现代化。因此，作为为会员 服务的行业协会，应该倡导会员，尽自己的能力来建设合同的电子化系统。 （五）成立法律工作者志愿团 为了促进企业合同管理，更好地为会员服务，促进会拟成立法律工作者志愿团。 企业只有具有一定的法律意识与法制观念，才能具有较完善的合同管理制度，才能推进 企业诚信建设。促进会的宗旨是为企业诚信建设服务，因此，带领企业增强法制观念、倡 导诚信建设、提高合同管理水平是我们的职责和义务。本次走访中，企业合同管理人员都 流露出对合同管理方面的法律法规以及合同管理制度、文本、台帐等方面知识的渴望。因 此，作为为会员单位提供直接服务的一个重要载体，成立法律工作者志愿团已是本会刻不 容缓的职责和义务。 法律工作者志愿团，顾名思义即由一些企业法律工作者、律师等组成的团体，其成员主 要来自我会会员企业中比较优秀的企业法律顾问，其宗旨是为会员企业提供最优质的服务， 其职能主要是为会员提供无偿的咨询服务，并在必要时候