教务处办事流程

哈尔滨应用职业技术学院 教务处办事流程 第一部分 教务处办公办事流程 一、校外单位发来的文件处理流程（王艺梅） 校外单位发来的文件首先登记编号、转教务处处长或分管副处长阅批后，根据批示的意 见转给有关系部或有关部门处理。 二、校内外各种信函、学校文件的处理流程（李晓慧） 校内外寄送来的各种信函自收到后，按收信人地址直接转给收信人或相关部门，由部门 处理回复并存档。 学校印发或转来的文件自收到后，转给处长，由处长阅批，根据处长阅批进行处理。 三、各系部提交的各种请示、报告、申请件的处理流程 （王艺梅） 各系部提交的各种请示、报告、申请件自收到后，办理哈尔滨应用职业技术学院文件 处理签，按请示、报告、申请内容转交相关负责人提出处理意见再转交分管副处长审阅签 署意见后，再转给处长审批，属呈报学校领导审批的及时呈送，不需呈报学校领导审批的， 则交有关负责人办理，并将文件原件或复印件存档或者送有关部门。经学校领导批复后的相 关文件及时通知各系部领回。 四、在校学生的各种申请的处理流程（李晓慧） 在校学生提出的各种申请应先以书面文字提交所在教学系部，相关教学系部及时处理， 需报送教务处的及时报送教务处处理。 第二部分 教务处教务管理办事流程 一、办理教室使用的流程 （一）教学计划内教室的使用（王艺梅、李晓慧） 根据教学计划安排的正常教学需要使用教室时，属教务处直接管理的教室，教室管理人 员按教务处的教室课程表安排使用；属各系部管理的教室，教室管理人员按各系部的教室课 程表安排使用。教务处、各系部于开学前将教室课程表送交有关教室管理人员。教室课程表 均应加盖相应公章，才能有效。 （二）教室临时的使用 1、各系部辅导、答疑，需要临时使用教室，经教务处确定教室使用不冲突的情况下， 使用者应填写教室使用审批表，由有关部门领导批准，签字或加盖部门公章，提前一天 交教室管理人员。未经有关部门领导签字批准或加盖部门公章，教室管理人员不得开放使用。 （李晓慧） 2、凡与教学有关的学术报告、讲学、教师及各班级学生开会等，需要使用属教务处直 接管理的教室时，应填写教室使用审批表，经教务处处长批准，签字或加盖公章，由使 用者提前一天交教室管理人员，方可使用。（王艺梅） 3、需要使用教务处直接管理的教室时，应提前作好使用计划，于每周星期四、星期五 到教务处办理使用审批手续，其余时间原则上不予办理。（王艺梅） 4、学生社团需要使用属教务处直接管理的教室时，应经过校团委的批准并加盖公章， 同时填写教室使用审批表，方可到教务科办理使用审批手续。期末考试前两周，原则上 不再审批学生社团使用教室。(李晓慧) 三、办理调、串、代、停课流程（王艺梅） 1除紧急情况外，教师应按哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课管理办法 办理。 2由所在系部主任审批。 3教务处处长审批。 4教务处处长审批后，填写哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课登记表两 份，一份留教务处、另一份由任课教师所在教学单位及时通知相关班级，以确保正常的教学 秩序。 5教师补课，相应班级辅导员及班长签名。 7所在系部主任审验签名。 8教务处审验。 四、办理教学计划异动流程（王宏玉） 1填写专业教学计划调整审批表一式两份，写明调整开课计划事由。 2系部主任、教务处处长、主管教学院长签字，然后报送教务处备案，系部留存一份。 3调整教学计划。 五、办理英语等级考试报名流程（邹继红） 1教务处发文通知英语等级考试有关事项。 2网上报名，具体步骤为报考大学英语三、四、六级的学生以学号为账号（初始密码 1111），在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码 1111）登录综合教 务管理系统（登录 -办公系统-综合教务系统）。考生登录之后 点击“考试安排”-“英语四六级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已 报列表，点“考试报名”按钮即可完成报名。 3报名费交所在学院教学秘书处，由教学秘书审核人数后打印报名名单。 4各学院教学秘书在通知要求的时间内到我处教务科核对上报考试人数。 六、办理计算机等级考试报名流程（邹继红） 1教务处发文通知计算机等级考试有关事项。 2网上报名，具体步骤为报考计算机等级考试的学生以学号为账号（初始密码 1111）， 在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码 1111）登录综合教务管理系 统（登录 -办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点击“考 试安排”-“计算机等级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已报列表， 点“考试报名”按钮即可完成报名。 3报名费交所在学院教学秘书处，经学院教学秘书审核人数后打印报名名单。 4各学院教学秘书在通知要求规定的时间内到我处教务科核对上报考试人数。 七、报名选修通识选修课、通选课的流程（刘向欧） 1教务处发文公布通识选修课、通选课开课计划。 2网上报名，具体步骤为学生根据不同学科的需要和自己的特长及兴趣爱好，在校内 任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码 1111）登录综合教务管理系统（登 录 -办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点“网上选课” 中的“通识通选课”，选择课程，输入自己的学号和姓名，然后点击页面上的“提交”即可。 3如有充分理由，可在通识选修课、通选课开课后一个星期内，由学生提出退选课申 请，经该课任教师同意，所在学院审批，报教务科备案，学生即可退选所选修的课程。 八、教师教学工作量填报流程（卞博） 1、教务处发文通知填报教师教学工作量有关事项。 2、教师凭个人账号和密码在网上填写教学工作量，签名后打印件交所在学院教学秘书。 3、各学院审核教师教学工作量并进行汇总，经公示无异议后，由学院主管领导签字加 盖学院公章报送教务处教务管理科（只管本专科，研究生教学归研究生处）。 4、教务处审核。 5、报送人事处。 6、人事处审核。 第三部分 教务处教材管理办事流程 一、教材预订的流程（刘向欧） 教务处根据专业教学计划和学期教学进度计划安排，每学期进行一次，统一印发通知， 由各系部按专业、年级、教学计划和学期教学进度计划进行教材预订。预订教材由课程代码 所在系部的填写上报，先由任课教师选择教材报教研室讨论，教研室主任、系部主任签署意 见，报学院教材领导小组审批。各系部教学秘书汇总填入哈尔滨应用职业技术学院 级春季/秋季教材预订表，并向各系部和学生公示一周，各系部和学生确认订数签名后， 统一报教务处，教务处进行全校汇总，提交学校图书购办公室，进行采购。 二、学生领取教材的流程 、 打印领书单 教务处印发领取教材的通知后，请各班班干代表根据本班在预订教材时的签名确认订购 的种数和册数，到教材科（实验楼 室），向工作人员申报所需教材，待工作人员查实后， 给予打印领书单。 、 领取教材 学生凭打印的领书单据到教材科仓库（综合楼一楼 102、103）领取教材，各班认真核 对领书单上的教材名称、出版社、版次、著者、价格、数量等，并仔细检查教材有无破损， 可当场退换。 、 退换教材注意事项 教材出库以后，如果学生需要退换教材，必须保证教材整洁无损没有写上任何字，并带 上本班原领取教材时的领书单，到教材科由科长注明退书的原因并签字，再到教材科仓库退 换。仓库管理人员办理退书并签字后，由班干代表将领书单交到教材科核对并扣减原领书册 数和金额数。 三、学生教材费的管理： 学生教材费以班为单位建立管理登记卡，学生预交的教材费和领取教材的费用，均记录 在卡上。学生教材费每学期统计一次，并通知到各班级。学生毕业时总结算，实行多还少补。 第四部分 教务处学籍管理办事流程 一、办理休学手续流程(卞博、李晓慧) 学生本人提出附有家长签字的书面申请，并提供符合休学条件的相关证明材料（如因 伤病休学，必须经学校指定的二级甲等以上医院诊断，并经校医院复核），交所在学院办公 室所在学院院长（或主管教学副院长）签署意见所在学院将学生休学申请及相关证明材 料报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提出意见教务处处长审核学校领导审定批 复送达所在学院及学生本人学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。 二、办理复学手续流程(卞博、李晓慧) 休学期满，学生本人于学期开学初两周内提出书面申请，并提供相关证明材料（休学证 明、经学校指定的二级甲等以上医院诊断书、学校医院复查证明），交所在学院办公室所 在学院院长（或主管教学副院长）签署意见所在学院将复学申请及相关证明材料报教务处 学籍管理科教务处学籍管理科提出意见教务处处长审核学校领导审批批复送达所在 学院及学生本人学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。 三、办理退学手续流程(卞博、李晓慧) 1. 学生因德育、智育有问题而退学。 所在学院写出报告，学院院长签署意见学生工作处、教务处会同审核校长办公会议 研究决定学校行文学院通知学生本人及家长在退学决定书规定的时间内，到教务处学 籍科办理相关手续。 2. 学生本人要求退学。 学生本人提出书面申请，家长签字同意，并提供相关证明材料（如因伤病退学，必须经 学校指定的二级甲等以上医院诊断，并经校医院复核），交所在学院办公室所在学院院长 签署意见所在学院将退学申请及相关证明材料报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提 出意见教务处处长审核学校领导审批批复送达所在学院及学生本人学生在规定的时 间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。 四、办理转学手续流程(卞博、李晓慧) 1. 黑龙江省范围内转学。 （1）转入：学生本人提出书面申请（家长签字），转出学校签署意见，学校盖章交 我校教务处学籍管理科教务处处长审核签署意见学校领导审批如果批准，学生凭我校 同意转入函到转出学校办理相关手续把相关证明材料（材料包括：转出学校确认后的黑 龙江省普通高等学校学生转学申请暨确认表（一式五份）、加盖转出学校公章的普通高 校录取新生简明登记表复印件、加盖转出学校教务处公章的学生学习成绩表、转出学校签定 书，如因患疾病要求转学者，要有学校指定的二级甲等以上医院诊断证明，并经我校医院复 核），交我校教务处学籍管理科教务处处长复审呈报学校领导审批如果学校同意转入， 则呈黑龙江省教育厅高校学生处签署意见如果同意，我校教务处学籍科负责通知学生在规 定的时间内，到我校教务处学籍管理科办理相关手续，领取转学通知单到我校相关学院报 到。 （2）转出：学生本人提出书面申请（家长签字），交所在学院办公室所在学院院长 签署意见所在学院将转出申请交教务处学籍管理科教务处处长审核签署意见学校领导 审批如果同意转出，学生到拟转入学校办理相关手续如果拟转入学校愿意接收，学生凭 转学申请及拟转入学校同意接收函到我校教务处学籍管理科填写黑龙江省普通高等学校学 生转学申请暨确认表（一式五份）、复印普通高校录取新生简明登记表、学生学习成绩 表及思想表现签定书教务处处长复审学校领导审批如果同意转出，呈黑龙江省教育厅 高校学生处签署意见教务处学籍科凭黑龙江省教育厅高校学生处确认后的黑龙江省普通 高等学校学生转学申请暨确认表通知学生办理离校相关手续。 2、跨省（自治区、直辖市）转学。 （1）转入：学生本人提出书面申请（家长签字），转出学校签署意见，学校盖章交 我校教务处学籍管理科教务处处长审核签署意见学校领导审批如果同意转入，学生凭 我校同意转入函到转出学校办理相关手续把相关证明材料（材料包括：转出学校确认后的 普通高等学校学生转学确认表（一式六份）、加盖转出学校公章的普通高校录取新生 简明登记表复印件、加盖转出学校教务处公章的学生学习成绩表、转出学校签定书，如因病 要求转学者，要有学校指定的二级甲等以上医院诊断证明，并经我校医院复核），交我校教 务处学籍管理科教务处处长复审学校领导审批如果学校同意转入，转出学校所在省 （自治区、直辖市）教育行政部门签署意见如果同意，黑龙江省教育厅高校学生处签署意 见如果同意，我校教务处学籍科负责通知学生在规定的时间内，到我校教务处学籍管理科 办理相关手续，领取转学通知单到我校相关学院报到。 （2）转出：学生本人提出书面申请（家长签字），交所在学院办公室所在学院院长 签署意见所在学院将转出申请交教务处学籍管理科教务处处长审核签署意见学校领导 审批如果同意转出，学生到拟转入学校办理相关手续如果拟转入学校愿意接收，学生凭 转学申请及拟转入学校同意接收函到我校教务处学籍管理科填写黑龙江省普通高等学校学 生转学申请暨确认表（一式六份）、复印普通高校录取新生简明登记表、学生学习成绩 表及思想表现签定书教务处处长复审学校领导审批如果同意转出，呈黑龙江省教育厅 高校学生处签署意见拟转入学校所在省（自治区、直辖市）教育行政部门签署意见教务 处学籍科凭确认后的黑龙江省普通高等学校学生转学申请暨确认表通知学生办理离校相 关手续。 五、办理转专业流程(卞博、李晓慧) 学生本人提出书面申请（家长签字及签字日期）转出学院院长签署意见拟转入学院 院长签署意见教务处学籍管理科签署意见教务处处长审核签署意见学校领导审批如 果同意转专业，则学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相关手续到拟转入学院 报到。 六、办理缓考流程（刘向欧） 学生本人提出书面申请，并提供相关证明材料（如因伤病申请缓考，必须经学校指定 的二级甲等以上医院诊断，并经校医院复核），交所在学院办公室所在学院院长（或主管 教学副院长）签署意见所在学院将学生申请及相关证明材料报教务处学籍管理科教务处 学籍管理科提出意见教务处处长审批批复送达所在学院及学生本人学生在规定的时间 内，到教务处学籍管理科办理相关手续。 七、办理补考流程（刘向欧） 学生本人提出书面申请，交所在学院办公室所在学院院长（或主管教学副院长）签 署意见所在学院将学生申请报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提出意见教务处处 长审批批复送达所在学院及学生本人学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相 关手续。 八、办理免修课程流程（刘向欧） 学生本人提出书面申请，交所在学院办公室所在学院院长（或主管教学副院长）签 署意见所在学院将学生申请报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提出意见教务处处 长审批批复送达所在学院及学生本人学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相 关手续。 九、办理注册流程(卞博、李晓慧) 每学期开学时，学生持学生证按时到所在学院办公室办理入学注册手续所在学院把 学生报到情况报教务处学籍管理科教务处学籍管理科汇总，呈教务处处长阅示向全校公 布学生注册情况。 十、办理毕业证书流程(卞博、李晓慧) 有学籍的学生在最长学习年限内获得毕业所需的学分，作出全面的鉴定所在学院院 长审核教务处复查审核合格呈报学校领导审定批准，准予毕业教务处学籍管理科按要 求发放毕业证书。 十一、办理结业证书流程(卞博、李晓慧) 学生在标准学制内，修完教学计划规定的全部课程，但未取得毕业所需的相应学分， 可以办理结业证书学生本人提出书面申请，交所在学院办公室所在学院院长（或主管教 学副院长）签署意见所在学院将学生申请报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提出意 见教务处处长审核呈报学校领导审定批准，准予结业教务处学籍管理科按要求发放结 业证书。 十二、办理肄业证书流程(卞博、李晓慧) 学生在标准学制内，未修完教学计划规定的全部课程（至少学满一年），可以办理肄 业证书学生本人提出书面申请，交所在学院办公室所在学院院长（或主管教学副院长） 签署意见所在学院将学生申请报教务处学籍管理科教务处学籍管理科提出意见教务处 处长审定呈报学校领导审定批准，准予肄业教务处学籍管理科按要求发放肄业证书。 十三、办理毕业证明书流程(卞博、李晓慧) 毕业证书遗失或者损坏，学校可以补发毕业证明书本人在市级以上公开发行的报纸 刊登遗失声明携带刊登遗失声明的报纸，到教务处学籍管理科填写黑龙江省高等教育毕 业证书遗失后补发毕业证明书申请表（一式两份）教务处学籍管理科提出意见教务处 处长审核呈报学校领导审定批准教务处学籍管理科按要求办理。 十四、办理课程考核违规的处理和申诉流程（刘向欧） 课程考核违规的处理认定考核违规行为收集违规证据；无实物证据时，对违规行为 由 2 名以上（含 2 名）监考老师或考场巡视员对违规事实当场认定在确认违规事实后，当 场宣布违规者终止考核，责成其写出书面检讨，监考人员填写考试违规情况处理登记表， 并将考核试卷连同违规证据等报所在学院办公室所在学院核实后，提出具体处理意见，将 有关材料报教务处学籍管理科教务处审核后，报学校审批行文学院将处分决定送达学生 本人。 申诉的处理学生对处分决定有异议的，在接到学校处分决定书之日起 5 个工作日内， 可以向学校学生申诉处理委员会提出书面申诉学校学生申诉处理委员会对学生提出的申诉 进行复查，在接到书面申诉之日起 15 个工作日内，作出复查结论并告知申诉人。需要改变 原处分决定的，由学生申诉处理委员会提交学校重新研究决定学生对复查决定有异议的， 在接到学校复查决定书之日起 15 个工作日内，可以向黑龙江省教育厅提出书面申诉（学校 不受理学生在申诉期限以外提出的申诉）。 十五、办理出国成绩证明流程（刘向欧） 1、在籍学生本人提出书面申请所在学院办公室按规定格式出具该生在校期间学习成 绩单学院院长（或主管教学副院长）签字并加盖学院公章教务处学籍管理科审核通过并 签字后到教务处办公室盖章。 2、历届毕业学生本人提出书面申请，提交所在单位介绍信学校综合档案室出示学习 成绩证明并加盖综合档案室公章教务处学籍管理科审核通过并签字后到教务处办公室盖章。 第五部分 教务处教学督察办事流程 一、 课