公司经【2013】20号合同管理办法

公司经2013 20 号 关于印发中国水利水电第四工程局 有限公司合同管理办法的通知 各单位、各部门： 中国水利水电第四工程局有限公司合同办法，现予印发， 请遵照执行。 二一三年六月十三日 主题词：合同 管理 办法 通知 抄送：股份公司市场经营部 水电四局有限公司办公室 2013 年 6 月 13 日印发 中国水利水电第四工程局有限公司合同管理办法 第一章 总 则 第一条 目的 为进一步加强中国水利水电第四工程局有限公司工程施工 项目的合同管理工作，规范工作流程，维护公司合法权益，防范 与控制合同风险，做到合同管理部门职责明确，合同洽谈、签订 和履行过程的规范化、制度化，合同台帐及资料清晰、完整，提 高公司管理水平，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 本办法适用于中国水利水电第四工程局有限公司在工程建 设领域与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）相互之间设立、 变更、终止民事权利义务关系的协议管理。包括公司法人代表或 经公司法人代表委托的代理人以公司名义签订的工程施工项目 承包合同、劳务分包合同、专业承包合同以及联营体内的专业承 包合同。上述合同在本办法中通称施工合同，施工合同的甲方通 称为发包人，乙方通称为承包人。以公司二级施工单位及其项目 部为发包方的专业工程分包和劳务作业分包，参照中国水利水 电第四工程局有限公司工程分包管理实施办法进行管理，项目 部与上级管理部门之间的内部经营责任书参照中国水利水电第 四工程局内部经营指标核算办法执行。 第三条 各单位应按照本办法，于本办法印发施行两个月 3 内，结合单位实际，制订实施细则，并报经营管理部备案。各项 目应认真执行公司和本单位的有关合同管理制度，全面有效履 行合同，切实维护公司的合法权益。 第二章 职责与组织机构 第四条 职责划分 （一）经营管理部是公司施工合同主管部门，负责施工合同 的归口管理，负责本办法的制订、修改，指导、检查按办法进行 合同管理；负责监督公司施工合同的履行。 （二）市场营销部负责公司的投标工作；负责组织中标项目的 签约和签约前的合同风险管理；负责中标项目的合同文件移交和 技术、商务交底工作。 （三）财务管理部负责合同履行中的成本监控工作。 （四）资金管理部负责合同项目履约保函、预付款保函在执 行过程中的检查和监督，并督促及时回收；负责检查、监督资金 运作。 （五）工程科技部负责合同项目的形象进度计划管理；负责检 查、监督合同项目各节点工期目标的实施情况；按照合同文件要 求负责指导、审查和制订重大技术方案和施工组织设计；负责合 同项目设计变更归口管理；负责图纸工程量计算复核工作；负责 对合同项目的技术管理进行检查监督；负责公司合同项目施工质 量归口管理；负责检查、监督公司合同项目的质量承诺履约情况； 负责合同项目计量签证归口管理工作；负责指导公司合同项目竣 工资料的管理工作。 （六）资产管理部负责公司合同项目履行中所需设备的调配、 管理；负责重要施工设备的调配管理；建立设备物资管理体系；负 责材料核销归口管理；负责指导、检查和监督公司合同项目的设 备物资管理。 （七）安全监察部负责公司合同项目的环境和职业健康安全 归口管理；负责指导、检查和监督公司合同项目的文明生产。 （八）法律事务部负责合同项目法律事务咨询；负责合同签约 前的法律风险评审；负责合同履行中法律纠纷的归口管理。 （九）公司属二级单位经营部门为本单位施工合同管理部门， 组织、规范本单位管辖的合同项目按本办法进行合同管理，负责 本单位合同项目履行情况的检查、监督；其他各部门按各自的分 工配合经营部门进行合同管理工作。 （十）项目部经营部门负责本项目的合同管理，具体负责执 行、检查、监督合同履行全过程；其他各部门按各自的分工配合 经营部门进行合同管理工作；项目经理受企业法人代表委托负责 全面履行合同。 第五条 组织机构的设立 公司直属项目部及二级单位项目部必须建立合同管理部门， 配置专职合同管理人员，设置分工明确的合同管理岗位。必要时， 5 成立变更索赔工作小组和工程分包评审小组。 第六条 合同管理部门的职责权限 （一）负责对各类合同的合法性、可行性进行审查，并出具审 查意见。 （二）负责各类分包合同、局内各专业分包合同的洽谈、招 （议）标组织工作。 （三）按规定程序办理工程价款结算、索赔、工程变更、工程 延期、各项费用补偿及价格调整等合同业务工作。 （四）负责监督、检查各类劳务分包合同、专业分包合同的履 行情况。 （五）负责各类合同纠纷的调查、协调工作。 （六）负责工程索赔管理的资料整理，提供索赔依据，撰写索 赔报告，对索赔项目进行跟踪、催办，积极配合监理、业主等单 位对索赔资料进行审核，及时提供进一步的资料，做好索赔资料 的档案管理工作，详见公司变更索赔管理办法。 （七）负责工程分包的发包、评标、结算及对分包单位的管理， 详见公司工程分包管理实施办法。 （八）负责合同台帐的建立、编制、维护、整理工作。 （九）负责合同文件的档案管理。 第七条 合同管理人员要求 （一）熟悉工程施工技术及工艺流程，及时全面的掌握所负 责合同文件的全部内容；了解施工现场情况；了解有关财务管理 和法律法规知识。 （二）有一定的公关能力，能够处理好内外关系，特别是处理 好外部监理工程师和业主的关系；有一定应变能力，思想敏捷， 条理清楚，在对外联系、商讨和谈判中，能随机处理问题，维护 企业的合法权益。 （三）有一定的文字写作能力，对外提供的各类函件、报告， 要简明扼要，文理通顺，论理严谨，能够反映出本单位的水平， 提高企业声誉。 第八条 建立强有力的合同管理组织机构 严格落实合同管理责任制，合同管理人员的工作范围、职权、 应负的责任等要落实到人；制定合同管理的进度、质量、成本、安 全环保等目标制度，合同管理人员必须依据该目标制度落实对 合同的管理；建立内部合同审查批准制度，项目部签署的分包、 租赁等合同必须得到项目部相关部门的审查，并加盖公章；建立 合同管理奖惩制度和统计考核制度，激发合同管理人员的工作 积极性，切实维护企业利益，不断总结经验，提高合同管理水平。 第三章 合同洽谈与交底 第九条 合同洽谈 （一）对于公司中标的工程项目或二级单位中标的重大项目 7 的合同洽谈，由公司负责组织有关职能部门一起进行，并经公司 领导审核。其他二级单位自行中标项目的合同洽谈，由公司授权 二级单位组织有关部门进行，并经公司主管领导审核。公司二级 单位（项目）之间的经济合同，由双方各自合同部门会同各自财 务、物资、人事、技术及纪检部门负责人共同洽谈，然后经双方 单位行政一把手审定后签订。 （二）订立经济合同是一种法律行为，必须符合合同法及 其它法律法规要求，必须坚持合法有效原则和坚持平等互利、协 商一致、等价有偿的原则。 1.公司对外签订经济合同的当事人必须要有合法资格，即： 公司总经理或总经理授权的代理人，如果没有总经理签发正式 的授权委托书，公司各单位及任何人无权对外签订经济合同。 2.经济合同一律采取书面格式订立，合同双方的义务、权利 清楚、明确和具体，合同份数应根据双方协商意见确定。 3.经济合同洽谈与订立时，应按公司有关法治文件规定经公 司（二级单位）法律顾问审核，以减少合同的法律风险。 （三）公司各单位未经许可不得对外联营或对外投资，由此 产生的法律责任及经济损失由合同当事人负责。 （四）经济合同必须具备合同当事人、标的（货物、劳务、工程 项目、数量和质量等）、合同价款或酬金、履行的期限、地点和方 式、违约责任以及法律规定的其他条款等。对于招、投标项目， 必须按业主的招标文件规定的合同条款确定。 （五）物资材料采购合同、机械设备采购合同、工程分包合同 的洽谈与签订按照上述原则及有关文件规定执行。 第十条 合同交底 （一）要重视合同交底，对合同条款认真进行研究和评估，尤 其是对工程技术难点重点，对单价合同、总价合同和成本加酬金 合同关于风险的特殊约定条款，以确保达到合同规定目标的适 宜性、充分性和有效性，以便防范和控制合同风险。 （二）项目部在中标 15 日之内召开合同交底会议。公司中标 项目，公司市场营销部门负责组织合同交底，合同执行单位领导、 项目部领导及各部门负责人参加；二级单位自行中标项目，合同 交底由项二级单位或目经营部门具体组织，分局领导、项目部领 导及各部门负责人参加。对合同协议书、合同条件、图纸、技术 规范等文件进行分析与交底： 1.分析合同文件，研究合同内容； 2.识别合同风险，制定风险对策； 3.分解合同工作，落实合同责任； 4.合同分析作为项目合同执行计划的重要参考，包括：工程 总体安排、施工方案、总体计划和施工组织计划；图纸会审结果、 人工、材料、机械计划需求量、采购计划；技术会审、技术方案； 工程成本计划；分包实施计划；变更索赔策划；合同职责划分。 9 （三）项目合同交底内容：主合同条款及分析结果、采购合同、 技术规范、图纸、施工组织、质量工期要求、部门（操作层）责任 界限等。合同交底要形成书面记录。 第四章 合同履行 第十一条 合同履行管理 （一）在投标前和合同签订前进行合同策划，避免由于低价 中标或合同条款不严谨造成成本管理和控制的被动局面，避免 合同变更风险过大，造成履约困难或带来无法承受的经济损失。 根据合同策划情况确定是否投标，对于风险无法控制的项目放 弃投标。在合同签订前，分析合同条款中的不利因素，一方面争 取在合同谈判中有所突破，另一方面提前制定相关措施，规避不 利因素，做好成本控制和变更索赔的准备。 （二）作好合同的计划编制与管理工作 1.合同签订后，公司（二级单位）市场开发部门向项目部移交 有关招投标及合同资料，项目部合同管理部门在对合同条款充 分理解的基础上，组织合同的交底解释工作，使项目部各职能部 门、各承建单位明确在合同执行过程中应履行各自的职责和义 务。 2.按照合同的要求，由技术管理部门组织有关部门优化施工 方案，并在确保质量、安全和进度前提下实现经济效益最大化， 进行资源的优化配置和最佳利用。在此基础上，制订整体施工进 度控制网络图，编制可行、经济的施工组织设计（包括施工场地 布局、劳动力、机械设备、风水电、各类物资、资金等计划，以及 设计、测量、试验、质量、工程量、技术措施等方面的要求和控制） 和生产经营计划。 3.项目部应按承包合同和履约过程中的合同性文件要求及 工程施工完成情况组织有关部门编制年度施工、生产经营计划， 按公司（二级单位）有关规定程序审定后，根据合同要求报送监 理工程师和业主审批。经业主批复后的计划报送公司有关管理 部门。 4.加大合同监督工作力度。各职能部门对合同中要求的数量、 质量、技术标准、工程进度等要定期进行检查，与施工、生产经 营计划相对照，发现问题及时反馈，并采取补救措施，对合同的 执行进行全过程监控。 5.建立合同管理协调会议制度。对合同管理工作实行动态管 理，发现问题及时协调、处理，合同管理工作应和工程进度、工 程技术、质量管理、材料供应、财务管理等工作围绕施工合同的 要求密切合作，掌握工程施工过程的全面情况，促使全面有效地 履行合同，减少或避免因合同风险造成的损失，并利用合同有关 条款，保护企业的合法权益。 （三）作好合同的计量与结算工作 1.项目部质量、技术、生产等部门要按合同规定的工程范围， 11 及时办理工程施工中的质量检验和验收签证工作。对于监理工 程师验收签证的工程量，合同管理部门要及时进行工程价款的 结算工作。 2.对于工程变更和监理工程师指令增加的工程，如若超出合 同工程范围，要按合同规定，及时办理验收签证、工程变更和工 程价款结算工作。如需调整单价或另行报价，要做好单价调整和 计算工作。 3.对于监理工程师指令用计日工支付的工作，应准确地记录 所使用的机械（型号、功率等）台数、人员（分工种、等级）数量、 材料数量等，并办理签证，按月进行计量结算工作。 4.每次工程价款结算单（报表）经业主审批后，要与所报送的 结算单对照检查，如有未批准的结算项目，搞清原因，及时进行 结算。 5.每季度及年终，要将工程计量结算单分项汇总，与工程量 清单相应项目进行对照比较，以便调整生产计划。若单项工程或 整个工程计量超出工程量清单数量，已经达到或超出合同规定 比例，要及时进行价格调整或重新报价工作。 6.工程竣工后，要进行工程决算，以便与财务决算比较，核 算本工程项目的成本效果。 合同结算流程如下： 第十二条 合同台帐的建立 （一）合同管理台帐应详细记录合同结算、变更索赔和其它 重要事项的申报、处理情况。详见下表，可酌情优化表格。 主合同管理台帐 年 月 序号 合同名称 合同金 额 暂列金 额 合同工 期 目标成 本 累计 实际成 本 累计完 成产值 累计结 算产值 备注 变更索赔台帐 年 月 序号 变更(索赔) 立项名称 预估金额 上报日 期 批复情况 期望 金额 备注 搜集资料 计日工、现场指令工程量计算、统计 业主审核 编制报表 监理工程师审核 财务部门结算， 进帐 经营部门重新核实报表中遗 留问题下月报，做结算台帐 技术部门重新核实报表中遗留 问题下月报，做工程量台帐 单价上报 工程技术部门 提供工程量签 认情况 各施工队厂提 供验收签证等 基础资料 物资办、质量 办提供相关资 料 13 监理批复（金 额：万元） 业主批复（金 额：万元） （二）合同管理台帐要按工程合同项目建立，由合同管理人 员专人填写登记，工程竣工验收并结清价款后，交公司档案室归 档保存。每月工程结算或索赔事件处理后，要及时登记台帐。合 同管理台帐要与有关合同文件、索赔资料等配合使用。 第五章 合同风险管理 第十三条 项目部风险管理工作应由项目经理负责，组织 决策层、领导层和作业层认识风险管理的重要性，将风险管理贯 穿于项目各项管理工作之中。风险管理的基本工作应包括风险 识别、风险分析、风险管理对策选择、风险管理措施实施与评估 等方面的内容。 第十四条 对项目部风险管理的要求 （一）风险管理是对项目目标的主动控制。首先对项目的风 险进行识别，然后将这些风险定量化，对风险进行控制。项目部 应根据实际情况灵活应用风险回避、控制损失、风险转移、风险 利用等方法，加强风险管理工作。 （二）在项目施工过程中，要提高施工管理的风险意识，增强 对工程项目的风险管理力度，突出施工技术措施和质量安全操 作规程的到位，特别是项目管理人员、施工技术人员及其他相关 人员要认识到风险的危害性，提高遵章守规的自觉性。 （三）在施工过程中应及时对风险因素进行评估、预测、防范， 减少风险的发生和发生风险时能采取有效的弥补措施，从而达 到防险避险，减少损失，降低成本，提高经济效益的目的。 （四）项目部严格执行公司有关不得以任何方式对外借款、 对外担保、对外投资、对外出借印鉴、银行帐户等方面的财务制 度要求，以减少财务风险。 （五）项目部应建立法律顾问制度，设立法律项目经理，对重 要合同和重要性经济活动事项要征求和听取法律顾问的意见， 以减少由于有关法律程序不规范而引起的风险。 第十五条 与合同相关的风险 项目部应认真辨识与合同有关的风险，并认真对各类风险 进行分析，制订可行的风险管理对策，重视和加强合同风险管理 工作，减少和规避合同风险。要求对以下合同风险重点予以关注 和重视。 （一）与甲方有关的风险，包括与甲方的合作关系、甲方的资 金能力、甲方的管理能力及效率、是否存在不现实的期望等。 （二）因合同条款不全面、不完善，合同文字不细致、不严密， 致使合同存在较严重的漏洞或存在权利不平等条款而引起的风 险。重点分析需要满足的合同条款和条件是否会造成成本过高， 15 包括绩效惩罚、合同终止惩罚、合同索赔风险等。 （三）项目管理风险，是否有同类项目和管理经验、项目各类 管理人员的经验水平、是否需要特殊技能的人员、各项管理制度 是否完善、是否能严格执行等。 （四）项目约束条件，因地质地基条件、水文气象条件、自然 灾害、施工准备、劳动条件等引起的风险，如项目的设计、施工 或工作环境有特殊的限制，会导致较高的成本支出，较长的工期 及质量的下降。 （五）技术风险，如因设计变更、设计错误和遗漏，采用不成 熟的施工工艺、施工技术方案，或采用新技术、新设备时未掌握 要点等而引起的风险。 （六）质量风险，由于原材料、构配件质量不符合要求，技术 人员或操作人员水平不高违反操作规程等原因引起的风险。 （七）项目建设的复杂性和规模，项目的复杂性或规模大到 交付困难，将增加成本或延长工期。 （八）分包商风险，项目是否能够充分地控制、约束和对分包 商进行管理等。 （九）政治风险（因政局不稳、种族冲突、战争等而引起的风 险）、经济风险（因招标文件、资金、资源的市场价格、金融市场 因素、材料设备供应工期拖延、费用超支、法律法规变化等引起 的风险）、自然风险、人为风险和治安风险等。 第十六条 在进行合同分析时，应对项目风险进行识别和 分类，并建立项目风险清单。对项目风险清单中列出的风险， 根据风险分析的结果，采取相应的措施，也就是制定并实施风险 处置计划。 风险处置措施主要有： （一）风险回避。即放弃可能发生风险的项目，适用于风险发 生频率高、损失大的项目； （二）风险控制。对损失小、概率大的风险，采取措施控制其 发生的概率，降低其造成的损失。 （三）风险转移。对损失大、概率小的风险，采取购买保险或 租赁、分包、委托、合资经营等措施。 （四）风险保留。对损失小、概率小的风险留给自己承担。 （五）要充分利用保险降低工程风险。 第十七条 工程保险的理赔 经营和相关管理人员应仔细研究招标保险条款，列出可以 索赔的灾害、事故等内容。办理索赔一般有以下环节： （一）及时报损。当发生意外事故时，要在第一时间通知保险 公司； （二）保护现场。收集现场第一手资料，作为理赔的证据； （三）填报出险通知书，作为理赔的正式文件； （四）协助保险公司提供理算依据及证明材料，包括图纸、方 17 案、发票、凭证、单据、照片； （五）与保险公司谈判，达成赔偿意见，填制损失清单，并争 取预付赔款； （六）签订赔偿协议。 第六章 合同后评价 第十八条 合同后评价以各二级单位为主，各单位对合同 金额大于 3000 万的合同后评价上报至公司经营管理部备案。 合同实施项目部在工程项目完工验收结算办理后 1 个月内， 应就整个合同的执行情况做出自评价。自评价报告以书面形式 报二级单位审核，二级单位根据掌握的项目资料，核实评价报告 的客观真实性，提出审核意见，并于项目上报 1 个月内报公司经 营管理部备案。 自评价报告主要包括工程管理总结，质量、工期、安全、环 保的合同履行情况，各级管理体系、制度在项目的运行情况、项 目经营效益评价，财务评价，合同遗留问题的处理，合同履约率， 顾客满意度以及产生的社会效益、经验和教训的总结等内容。 第十九条 对于项目实施单位，合同自评价是对合同管理 和经营管理工作的总结，找出在合同管理与经营管理中的问题， 在总结经验教训基础上不断提高管理水平，同时也是合同实施 单位对合同执行的汇报材料，因此必须保证报告的客观真实性 和全面准确性，各二级单位要承担审核责任；应将合同重大问题 的出现和采取的措施列举出来，便于公司对其执行事实的判断， 对项目经营结果进行评价，确定遗留问题解决处理的办法，并总 结经验和教训，以利于更好的提高公司整体项目管理水平。 第七章 合同备案管理及合同管理检查 第二十条 合同备案管理 施工合同备案管理工作应归口合同（经营）管理部门负责。 备案的合同文件包括中标通知书、议标文件、合同协议书、招标 文件、投标文件（包括修改报价）、澄清、答疑资料等。合同文件 正本存放在合同履行单位，合同文件副本交公司经营管理部 1 份，同时