机关干部怎样提高写材料的能力1

第十章：机关文字工作改革与发展 机关文字工作经历了漫长岁月，其自身逐步形成一门独立的学科。现 在，不论在哪种政治制度的国家，机关文字工作在国家政治生活中都在逐 步走上了制度化、科学化的轨道。新中国建立以来，我国机关文字工作经 历了借鉴探索、建立规范、毁坏扭曲、重建发展四个阶段，逐渐走向成熟。 但从目前来讲，机关文字工作虽然有较大的发展和完善，但仍需要按照建 设社会主义现代化的要求不断进行改革，继续向前发展。 一、机关文字工作改革势在必行 我国机关文字工作在近十几年来有了明显的提高。改革开放以来，由 于党和政府重视机关文字工作的地位和作用，先后制订、颁布了一系列的 公文管理办法，对有些公文的制订、颁发进行了法律规范，用法律法规和 规章制度的形式确定下来，逐步使机关文字工作走上规范化、制度化、科 学化的轨道。现在看，适应我国社会主义现代化建设的新型公文管理体制 已初步建立起来，但是现实生活中，机关文字工作还存在大量不尽人意之 处，与建设社会主义现代化的要求存在许多差距。 、行文主体的职责不清。国家机关内部职责不清，行政管理活动必 然混乱。目前由于政治体制和经济体制改革还不够彻底，许多内部关系未 完全理顺，致使许多部门的职权、责任和利益划分与现代化大生产、与全 社会改革开放的进展还不相适应，传统思想、传统管理模式还起着一定作 用，因而在机关文字工作中也有许多反映。在党政不分、政企不分的问题 还没有彻底解决的情况下，党、政、企职责不清，在行文方面也有许多相 关联的现象，致使行文比较混乱。如党委直接向政府具体办事部门行文、 政府向同级或下级党委发号施令、政府向上级党委请示一般行政问题、不 相隶属的上级政府部门随意向企业下达指令等等。 、公文内在质量比较差。主要指不良文风依然存在，公文写作质量 还较差。文风，体现着党和政府的工作作风；公文质量影响着行政效率。 当前，不良文风的问题远远没有解决，必须进一步改革。一是内容空洞、 舍短求长。一些本来几百乃至几十字就能说清的问题，硬是要去洋洋数千 言，使人望而生畏；有的面面俱到，重点不突出，什么都想讲；有的搞现 象罗列、观点堆砌，缺乏以一贯之的中心思想，总之有越写越长的趋势。 二是滥用概念，不讲逻辑。许多文中概念不明确，判断不恰当，推理含混 不清，篇章布局杂乱无序。三是避实就虚、报喜不报忧。讲成绩一大堆， 不厌其多；讲缺点一笔带过，甚至搞文过饰非。有的一般说理太多，一篇 文中多是泛泛而谈“为什么”，不讲“做什么”、更少讲“怎么做”，不 提出问题和解决问题的方法和措施。四是言过其实，夸大其辞。习惯用概 念加例子的表述问题，而不是用理性分析、定量分析，常常把“点”上的 事夸大为“面”上的普遍现象，以此证明某结论如何正确；或是强把一个 方面的典型、素材，上升为某个路子，到处乱用。五是文体不符。有的文 件乱用文种，在法定的规范性的公文中自造文种；有的不讲行文关系，文 中乱用语气，上行文用命令式、祈使语气，下行文用祈求、请教式语气等 等。堩 、公文运转的效率低下。这问题主要表现在公文的运转过程之中。 一是行文不分轻重缓急，当快不快，当缓不缓。原本能办得较快的，往往 推迟着办；而对那些重大问题，反而一蹴而就，没有充分地斟酌思量。二 是传递慢，分送迟。收到的文件不能及时分类批阅传递，等到达办事部门 晚了许多；有的发送不及时，积压文件，造成传递拖延。三是办文不主动， 不催不办，不到时限不办，不督查不办，造成文件滞压，及至遗失。四是 批办文件不正确，发送文件不准确，使文件在一个小范围盲目运转等等。 、机关文字管理工作混乱。机关文字管理混乱表现在多方面，既有 制度上的原因，也有工作人员自身素质的原因。如，制发文件不按机关公 文处理办法，不经主管部门审核擅自找领导签发；有的对上级批办件的行 文不经办公厅（室）主任审核径自报上级，认为办公厅（室）主任与我是 一个级别，不用他们管；有的在制度上把得不严，不经主管处室或部门把 关擅自编号发文；也有的制度不配套、不健全，程序不清，根本就没制度 可依，自然就会混乱。另外，以文谋私的现象也不同程序地存在。有的利 用机关文字工作的权力，对有关方面急需批复的文件实行卡缓、拖，以谋 取私利，还有的不经领导同意就擅自发文等。 、对机关文字工作领导不力。在许多领导人的眼里，文字工作是秘 书的事，是秀才们的事，小兵小将们的事，将其视为一般性的工作，没有 给予应有的重视。还有些部门的领导者认为，搞机关文字工作是耍笔杆子、 咬文嚼字，不能起到实际作用，办不了事实，只是摆花架子。因而，自觉 不自觉放松了对这项工作的领导，听之任之，由他去吧，久而久之形成了 放任型工作方式。这样放纵下去必然产生一系列的问题。 机关文字工作中存在的职责不清、公文的质量不高、办文效率低、文 牍主义、管理混乱、领导不力等问题，直接影响机关的行政效率和效能。 随着改革开放和现代化建设的深入展开，对机关文字工作也提出了新的更 高的要求，只有深入进行改革，才能使机关文字工作适应新的形势发展要 求，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。 二、机关文字工作改革的原则和途径 改革机关文字工作，应当也必须适应我国社会主义现代化建设的要求， 符合我国实现由传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制转变的需要， 有助于推进政府职能转变，有助于推进科学行政，有助于提高行政效能， 目标是建立起具有鲜明时代性的机关文字工作运行机制，推进依法行政、 科学行政、高效行政。推进机关文字工作改革是一顶长期的任务，需要不 断探索，付出艰苦的劳动。本人认为，推进机关文字工作的改革，应坚持 项原则，并采取相应的措施。 、坚持党政分开、政企分开的原则，明确党政企的责权关系 这是我国政治体制改革和经济体制改革的内在要求所决定的。党政分 开、政企分开是政治体制、经济体制改革的重要方面，作为上层建筑组成 因素的公文也要适应其要求。党政不分、政企不分带来了一系列的行政关 系混乱，一些由此而派生的问题在机关文字工作中也不可能解决。当前改 革逐步深入，在推进党政分开、政企分开的过程中，上述问题还时有发现。 因此机关文字工作改革，必须把党政、政企分开作为一条重要原则，理顺 党委、政府和企业之间的职责关系、权力关系和行为关系，健全各自的行 文规则和行文系统。根据实践经验，必须建立健全如下制度，一是实行依 据自身职责独立行文，避免联合行文过多、过滥：二是凡属部门职责范围 内的业务性工作，由部门负责行文，党委和政府不去包办；三是上级党委、 政府的部门未经授权或批准，不得向下级党政及其他组织行文；四是改变 传统按级别（县团、地师、省军级）发文的做法，实行按级与按需相结合， 凡文件内容与受文机关无关，就不要再发送；如需公开的事由，可由其它 媒介传送。 、坚持精简高效的原则，革除影响文字工作运转的障碍 提高机关工作效率，必然要求相应提高文字工作的效率。当前公文形 成环节过多，办文效率低下的问题十分突出。这个问题的本质是行政活动 缺乏针对性和科学性。所谓缺乏针对性，便是行文主体不知行文对象需要 知道什么、已经了解什么，当前还要掌握什么，而按自己的意愿行文。所 谓缺乏科学性就是不知行文内容怎样能更加直接、迅速、简便地告知行文 对象，使其按照行文目的去组织实现行政领导和管理活动。在公文改革中 必须注意解决这个问题。凡是可以口头请示、电话洽谈的问题，不要再用 书面公文。各级政府机关的某些公文，可以在报刊上发表，不必另行行文。 有的还可以通过广播、电视发布下去，直接和群众见面。这样，通过多媒 体实现行政沟通，可以迅速及时准确地实现上情下达、下情上达，提高行 政效率。同时注意不要越级行文、多头主送或随意抄送，也不要随便翻印、 转发公文。这样可以大大精简文件、减少不必要的繁琐累赘的公文处理。 在处理公文时应把握一个原则，文件能取消就取消，能用简便的办法就用 简便的办法，能再短些就再短些，能办得快些就快些，能用其它办法就用 其它办法。 、坚持实事求是的原则，加强机关工作作风建设 通过公文的撰制、传递，把中央和上级机关的指示贯彻下去，把下级 机关和基层的工作情况反映上来，把各部门的工作协调起来，才能使机关 的上下左右连成一个整体，完成所担负的共同任务促进各项事业的发展。 如果机关文字工作出现问题，就会妨碍上伟下达、互通情报，以致脱离实 际、脱离群众，造成不良影响，特别是在改革开放不断推进和加快建立社 会主义市场经济新体制的形势下，新情况、新问题不断出现，各方面的联 系和交往日益增多，流入与输出机关的信息量激增，更要求公务文书这个 工作系统更加敏捷、准确、高效地运转，保证不失真、不走样，充分发挥 其在机关工作中联系上下左右，包括联系群众在内的枢纽作用。要克服文 牍主义，综合治理“文山”。现在，领导机关的文件繁多，重复琐碎，质 量不高，缺乏有用性，从而给机关工作人员特别是给领导造成很大压力， 没有时间深入基层，研究和解决问题。综合治理，一要领导要亲自把关， 可发可不发的公文坚决不发，必须发的公文也要严格控制数量。要避免把 文件和信息混为一谈，把许多信息的内容，大量充斥在正式公文之中。二 要充分发挥职能部门的作用，凡是职能部门职权范围能解决的问题，就不 要搞公文升级，曲线发文，已发过明确的约束文件就不要再重复发文。三 要文秘部门把好筛选关，把“文山”消化在萌发之前。 、坚持科学管理的原则，推进机关文字工作提高科学水平 把机关文字工作纳入规范化、制度化、科学化的轨道，是提高公文工 作质量和效率，改进组织管理工作的重要要求。所谓规范化，就是要使公 文工作的各个程序和环节有严格的标准要求，按照一定的轨道运转，不能 有随意性。所谓制度化，就是要建立健全以目标管理和岗位责任制为中心 的各项工作制度，使具体工作要求都有明确的规范。所谓科学化，就是对 各项标准、制度、程序经过比较选择，使之合情合理，符合公文工作的内 在规律。年月日国务院办公厅发布的国家向行政机关公 文处理办法和年月日中共中央办公厅发布的中国共产 党各级领导机关文件处理条例（试行），是各级党委、政府机关文字公 文工作实现规范化、制度化、科学化的重要指导性文件，也是各级各种组 织和广大企事业单位应参照执行的行文规范。作为每个政府机关或其他组 织单位，都应据这两个文件的要求，结合自身工作的实际，研究制订和修 正完善自己的公文处理办法，以解决目前较为普遍地存在着的行文关系和 办文程序较乱等问题。 、坚持办公现代化的原则，努力改进文字工作的条件和设施 多年来机关文字工作的手工写作和使用传统的文印设备，以及落后的 传递手段，是工作效率长期难以提高的一个重要原因。现代科学的实践表 明，只有把办公自动化设备被引进到公文处理工作中来，才能大大提高办 公效率和质量，提高服务水平。因此，应把推进办公自动化问题当作一件 改进机关文字工作质量和提高效率的一个突破口来抓，努力实现机关文字 工作质的飞跃。要由手工操作和传统处理方式转向以计算机处理为主的办 公自动化，由单一文字处理转向多媒体技术处理，由各种公文混合处理转 向单项检索处理，由传统的以纸张为文件载体转向电子文件载体等等，努 力实现文字工作的电子化。应尽快搞好总体规划，扎扎实实地、一步步地 把办公自动化推向前进。 、注重培养教育的原则，提高文秘队伍素质 机关文秘人员及至全体机关工作人员的思想修养、政策水平、文化程 度、业务知识、写作能力等，直接影响机关文字工作的质量和效率。不提 高文秘人员的基本素质，无论机构设置怎样合理，规章制度怎样健全，办 公设施和技术手段如何现代化，都不会收到良好的成效。如果工作人员不 懂得公文的性质、特点、作用、原则和写作方法，不掌握公文的文种、用 途、体式、结构以及公文形成和各项程序，无论如何是不能胜任工作的。 然而从目前机关干部的现状来看，对机关文字工作比较熟悉、能够胜任的 比例还不高，与实现干部的革命化、年轻化、知识化和专业化的要求还相 距甚远，提高在职人员的思想理论、业务水平和写作能力，是一件十分迫 切的事情。因此，要加强在职干部（公务员）的培训，开展秘书学、公文 写作、行政管理的知识教育，采取多种形式，开辟多种渠道，举办各级各 类的文秘人员培训班，定期轮训在职的文秘人员，同时要创办专业学校， 在有条件的高等院校建立相关系科，尽快培养出一批中、高级熟悉行政管 理的文秘人才来。 三、机关文字工作未来展望 从本世纪最后几年到下世一二十年间，必定是机关文字工作发生巨大 变化的重要历史时期。当代迅猛发展的电子计算机技术、信息技术、通讯 技术、多媒体技术和现代行政管理科学技术，已为这个剧变创造了充分的 条件，现在已经出现了加快变化的势头。展望未来，机关文字工作将发生 以下变化。 、机关文字工作率先实现办公自动化 由于机关文字工作者具有简单重复性、较强的程序规范性和信息传递 性，以及对储存检索的要求，因此它非常容易实现办公自动化，与其他计 算机技术应用领域来讲，成本较低，推广使用的价值较大，会率先实现办 公现代化。近几年来，国际上已普遍采用了众多的现代化办公设备，如电 子计算机、复印机和传真机等处理日常事务，文秘工作发展转向专业化、 自动化和科学化。公文的拟制、复印、传递、处理，已大量采用新的技术 手段。过去公文处理，包括公文起草、公文收发、公文批办、公文归档和 检索等，主要靠手工作业，现在许多单位采用办公自动设备代替手工作业 后，机关文字工作正经历着一场深刻的变革。比如，可以用计算机文字处 理和通讯系统取代传统的打字机和邮递，担负起文字起草、录入、编辑、 修改、打印、校对乃至传递文稿的全部工作；用电子计算机替代人工登记 收发，存贮文书输入情况和领导指示，并可自动按公文主题词检索公文； 可统计公文的登记、处理情况，及督查结果等等。这将大大提高机关文字 工作的效率和质量，而且将改变机关文字工作和机关公文的内容和形式。 例如，采用电子信息收发文件和电子文件管理系统管理文件，书面文件的 数量将会减少；利用“电视电话会议系统”，传统的会议组织工作将出现 质的变化；档案管理的对象，不再以书面文件为主，而将多媒体的存贮系 统。办公自动化实现以后，必将影响到社会生活的很多方面，尤其是传统 的机关公文将会受到更直接的冲击。于此同时，机关工作人员可从大量事 务性、重复性的劳动中解放出来，集中精力完成本职工作或其它更重要的 工作。这种趋势，应当引起我们的密切注意并加以认真研究。 、机关文字工作纳入信息高速公路 当代社会是一个瞬息万变的社会，政治、经济、军事、科学文化的方 面的新情况层出不穷，各方面的信息潮水般地涌向办公管理机构。在这个 瞬息万变的社会中，社会管理以及各种组织活动呈现出新的特点，一方面 行政管理活动的信息量剧增，使得决策依据不断丰富，同时，决策的内容 增加，时效性、准确性要求的更高。在这种情况下，机关文字工作与社会 信息的联系更加密切，更加快速地溶为一体。机关文字工作与信息社会的 关联反映在三个方面。一是行政管理和行政决策与信息的处理成为密不可 分的统一体，只有把行政活动与信息活动结合在一起，才能更好地决策和 反馈的各种情况。二是行政活动的一个重要内容成为信息处理，把多种复 杂情况结合在一起分析处理，成为行政决策的依据，以取得良好的行政成 效。在现今社会中，只有依靠信息系统，借助良好的信息技术，才能在处 理信息方面取得更好的成效。三是现代政府行政要求文字工作，也就是公 文的制发处理、转递等过程必须摆脱原有的模式，用先进技术和方法来实 现。而上述这些问题只有运用现代信息技术，借助信息高速公路系统方能 妥善解决。因而这就向机关文字工作提出了新的要求和挑战，既要处理越 来越多的信息，又要迅速地传递各种信息，这就表明机关文字工作必将很 快纳入信息高速公路的轨道，我们对此要有足够的思想和技术准备。 、社会发展对机关文字工作要求越来越高 现代社会政治、经济和科学技术的发展，对机关文字工作提出越来越 高的要求，社会各个领域对文秘人员的需求也将更加迫切。机关文字工作 是一种精神劳动，它所生产的“产品”是不能用机器来代替的。现在许多 机关有一个状况已引起人们的关注。一方面文秘人员已不是机关工作的主 要写作者，他们拟制的文字材料占整个机关文字材料的比重已由过去的 降到左右。另一方面，机关工作人员写作 水平普遍有所提高，但是整体工作水平却不高，表现出参差不齐，真正能 出“精品”的还不多。这说明现代社会对文字工作的要求更严格、更迫切。 随着科学技术的发展和办公自动化的逐步推进，文秘机构和公文制度将会 出现重大变化，但机关文字工作本身决不会因此而削弱，而且相反，与现 代社会相适应，对其要求越来越高，地位越来越重要，不仅要求工作人员 懂得文字工作，熟悉文字工作，还要求能够掌握现代科学的许多相关科学 和知识，掌握先进设备的原理、使用、操作和简单的维护方法，了解更多 的相关软件的使用，甚至要根据自己工作的实际去开发软件。因此，对机 关工作人员来说，就必须十分注意提高自己的业务素质，提高自己的科学 知识，以适应形势的挑战。否则，在未来的社会发展和科学技术广泛应用 的形势下，就要被淘汰。这个问题目前已在