内审档案管理流程

第一章 总则 内部审计档案管理操作规程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 第一条 目的为进一步规范内部审计工作，加强审计档案工作，确保审计档 案的安全完整，充分发挥审计档案的作用，根据上海&（集团）有限公司内 部审计制度、档案管理规定和保密管理规定等，制定本规程。 第二条 适用范围本指引适用于公司审计部。公司旗下的所有子公司的内部 审计部门实施审计档案管理时参照本规程执行。 第三条 释义本规程涉及的相关术语按以下释义理解： （一）审计档案：是指审计部在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的， 具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。 （二）审计档案管理：是指审计部对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、 统计、鉴定、移交和销毁等工作。 第四条 审计档案种类审计档案分为如下两类： （一）审计项目档案； （二）审计行政档案。 第五条 审计档案介质审计档案包括如下介质形式： （一）纸质档案； （二）电子档案； （三）声像档案。 第六条 档案期限分类审计档案分为永久性档案和当期档案： （一）永久性档案，是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以 后审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案； （二）当期档案，是指那些记录内容经常变化，只供当期审计使用和下期审计 参考的审计档案。 第二章 审计档案管理的职责 第七条 审计助理的职责对于审计部档案管理，审计助理承担如下职责： （一）对审计档案按照项目档案（按项目分） 、行政档案（按事由和职能相结合 分）进行分类管理； （二）对于电子档案，每月制作纸质档案，并编制档案目录后报送综合协调部； （三）对于纸质档案，按照档案类别对档案资料进行编号，编制案卷目录和卷 内目录装订成册，归档目录电子版月报综合协调部； （四）平时在部门内部收集整理行政档案资料； （五）在审计档案向综合协调部移交前，对审计档案进行妥善保管，保证档案 的安全和完整； （六）办理其他单位或部门调阅审计部档案或工作底稿的相关手续； 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 （七）对于档案中无关或重复的资料，进行鉴别，删除或销毁无需归档或重复 归档的资料； （八）会同公司档案管理部门办理档案销毁的相关手续； （九）公司有关档案管理的其他职责。 （十）每年 3 月底之前已经办结的属于集团层面和 4 个二级单位层面的审计类 文件，做好移交清单，移交综合协调部。 第八条 项目主审的职责对于审计项目档案，项目主审承担如下职责： （一）对主审的项目的档案资料的完整性、真实性负责； （二）在项目作业过程中收集并初步整理审计项目档案资料； （三）在审计项目结束之后，按项目分类进行编码立卷，并向审计助理移交项 目档案资料。 第九条 审计部总经理的职责对于审计档案管理，审计部总经理的职责是： （一）档案管理工作规程的修订和完善； （二）对档案的安全和完整负最终责任； （三）其他单位或部门调阅审计部档案的审批； （四）销毁审计档案的审批。 第三章 审计档案管理对象 第十条 应归入审计项目档案的资料在审计项目实施过程中，如下资料应 归入审计档案： （一）审计项目立项书； （二）审计项目工作方案或审计计划； （三）审计通知书； （四）与审计项目有关会议的会议纪要，包括审计进场或退场会议纪要； （五）审计报告各个稿次； （六）审计决定书、审计意见书及审计建议书等； （七）项目实施过程中收集的审计证据； （八）项目实施过程中编制的审计工作底稿； （九）与审计项目有关的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料； （十）与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料； （十一）其他应归入审计项目档案的文件材料。 第十一条 应归入审计行政档案的资料在审计管理过程中，如下资料应归 入审计行政档案： （一）与具体审计项目无关的行政文书，包括集团、下属单位或其他部门的来 文、工作联系单、通知等； （二）审计部门综合管理的资料，包括总结、计划、例会会议纪要等； （三）部门制度，包括内部审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程 图等； （四）培训资料，包括相关的法律法规、会计审计准则、房地产行业知识及参 加内部或外部业务培训的资料； （五）其他，包括公司的制度及操作规程、作业指引等。 第四章 审计档案管理的内容和方法 第十二条 审计档案的收集审计档案的收集包括： （一）审计项目实施过程中对审计项目档案的收集； （二）审计部日常管理过程中对审计行政档案的收集。 第十三条 审计档案的收集要求审计项目实施及日常管理过程中，对审计 档案的收集： （一）审计档案按照完整、精炼、有效的原则进行收集； （二）项目关键节点的文档要收集齐全； （三）针对特定审计事项的关键审计证据要收集完整； （四）审计工作底稿等项目资料在由主审移交审计助理之前应由主审立卷并按 单元收集完整； （五）行政档案由审计助理于平时收集，但审计人员每月要定期向审计助理移 交应归档的审计行政档案资料。 第十四条 审计档案的分类管理收集的审计档案的整理，主要采用分类管 理方法： （一）对于审计项目档案，采用按项目立卷的方法； （二）对与审计行政档案，采用按性质立卷的方法。 第十五条 项目档案的分项立卷审计项目档案按如下审计项目类别分别立 卷： （一）经营和管理审计项目； （二）绩效审计项目； （三）财务审计项目； （四）内部控制审核项目； （五）合规性审计项目； （六）舞弊审计项目； （七）经济责任审计项目，包括离任审计项目； （八）重大事项审计项目，包括但不限于企业重组、清算注销、并购分立、关 联交易、重大投资、重大资金运作、大额举债和对外担保的专项审计及 高风险业务的审计； （九）各类审计调研及调查项目； （十）根据董事长及审计委员会要求，办理的其它专项审计项目。 第十六条 行政档案的分性立卷审计行政档案按如下性质类别分别立卷： 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 （一）审计公文； （二）部门管理； （三）培训资料； （四）其他。 第十七条 项目档案的立卷编码审计项目档案按如下规则进行编码立卷： 一级编码 一级编码含义 二级编码 二级编码含义 三级编码 三级编码含义 JXSJ 绩效审计 CWSJ 财务审计 JYGL 经营管理审计 QT 其他 NKSH 内控审核 HGSJ 合规审计 NBKZ 内部控制审计 WBSJ 舞弊审计 LRSJ 离任审计JJZR 经济责任审计 QT 其他 QYCZ 企业重组 QSZX 清算注销 BGFL 并购分立 GLJY 关联交易 TZDB 投资担保 DY 调研 XM 项目 ZXSJ 专项审计 QT 其他 第十八条 行政档案的立卷编码审计行政档案按如下规则进行编码立卷： 一级编码 一级编码含义 二级编码 二级编码含义 三级编码 三级编码含义 LW 来文 FW 发文 SJGW 审计公文 QT 其他 RCWJ 日常文件 GZZD 规章制度 BMGL 部门管理 QT 其他 NBPX 内部培训PXZL 培训资料 WBPX 外部培训 XZ 行政 QT 其他 第十九条 档案的立卷归档期限审计档案的立卷期限如下： （一）审计项目在发布审计报告后一个月内立卷。跨年度的审计项目，在项目 审计终结的年度立卷； （二）审计行政档案分类立卷后应于平时收集，每月末定期归档一次。 第二十条 卷内排列规则审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是： （一）正件在前，附件在后； （二）定稿在前，修改稿在后； （三）批示在前，报告在后； （四）重要文件在前，次要文件在后； （五）汇总性文件在前，原始性文件在后； （六）批复在前，请示在后。 第二十一条 介质互换对于档案的介质按如下规则进行处理： （一）纸质档案应该编写文件页号、目录和备考表、填写卷宗封面后装订； （二）电子档案一般情况下应该同时制作纸质档案加以管理； （三）如果电子档案未同时制作纸质档案，应该在纸质档案目录内注明电子档 案的目录、页数及存放地点。 第二十二条 时间序列除了编码规则之外，各案卷应按时间序列立卷归档： （一）三级编码之下，采用日历年度顺序编号，以时间区分各案卷； （二）卷内文件按照产生的时间逆序编号； 第二十三条 档案保管审计档案由审计助理妥善保管，保证档案资料的安 全和完整。 第二十四条 档案保管期限审计档案按如下原则确定保管期限： （一）当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年； （二）永久性档案应长期保存； （三）不再继续审计的被审计单位，永久性档案的保管年限与最近一年当期档 案的保管年限相同。 第二十五条 档案借阅审计档案一般不对外借阅，必须借阅者应事先经审 计部总经理书面批准。调阅存于公司档案管理部门的审计档案,须经总裁审批。 审计部总经理根据有关项目的性质和内容，决定是否允许复印或摘录其中的有 关内容，借阅者应自行负责因其误用资料而造成的任何后果。 第二十六条 档案移交每年形成的审计档案，在审计年度终了后，暂由审 计部保管三年，期满之后，由审计部编制移交清册，移交公司档案管理部门统 一保管。 第二十七条 档案销毁销毁审计档案，应由公司档案管理部门会同审计部提 出销毁意见，编制审计档案销毁清册，经公司董事会审计委员会审核同意，并 经董事长签名批准方可实施。实施销毁时，应由公司档案管理部门和审计部共 同派员监销，并在审计档案销毁清册上签名。审计档案销毁清册应永久保存。 第五章 附则 第二十八条 解释本规程由公司审计部负责解释。 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 第二十九条 修订本规程应根据法律法规及公司经营管理等实际情况的变化， 由公司审计部在董事会审计委员会的指导下适时修订完善。 第三十条 施行日期本规程自公布之日起施行。 附件： 卷内目录 顺序号 文件作者 文号 文件日期 标题 所在张号 备注 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 备考表 卷内文件张数 卷内文件有关情况说明： 立卷人 归档人 立卷日期 归档日期 全宗号 目录号 案卷号 （卷宗名称） （类名） 自 年 月 日起至 年 月 日止 卷内张数 保管期限 归档时的案卷号： 全宗号 目录号 案卷号 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 案卷目录 顺序号 归档时的 案卷号 案卷标题 起止日期 张数 保管期限 备注 案卷目录封面 卷宗号 目录号 年 度 案 卷 目 录 文件编号 SHSS/SJ.DA-001上海 &（集团）有限公司 公司综合管理手册 版本/修订 A/0 案卷目录目次 案卷数量案卷 顺序号 年度 类别 名称 起止 页号 永久 长期 短期 合计 案卷目录说明 本目录案卷数量 保管期限 整理情况 存在问题及其他情