办公室管理期末考试题

办公室管理单项选择题 1哪点不是办公室事务管理的特征？ B决 策性 2办公室布置要注意 D. 各种沟通、保密 3文员在进行办公室布置时，以下哪些行为 是不适宜的？C较大的物品放在稍高于眼光 平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 4以下关于文员对办公室布置的情况，哪一 个是错误的？B办公桌抽屉里的物品摆放要 注意放置整齐，东西可放得满一些 5在办公室里， （ ）的位置是上座 D靠近 窗户 6传真机的使用哪一项是不对的？ B随时 随地可向对方发送 7在使用复印机的过程中，以下哪项内容是 不恰当的？A接通电源可立即复印操作 8以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？ A录音时需将监听开关至于“ON”位置 9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？ D应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10以下哪些不是文员在准备办公用品时的 职责？B制造 11以下文员订购和储备办公用品的行为中， 哪一项是不适宜的？B让员工们随意领取办 公用品 12以下文员的工作顺序中，哪一项是正确 的？B文员也应具有适当判断情况，机智应 对的应变能力 13文员按照“优先顺序”处理工作，以下 哪一项是不适宜的？D可以按照文员自己的 习惯进行工作 14文员必须管理好自己的时间，以下利用 时间的行为中哪一项是不适宜的？（C ） 。 C每天把工作安排得超出工作时间，给自己 压力 15以下关于文员管理好时间的说法，哪一 个是不正确的？D把零散工作安排在安静、 有效的时间段里去做 16以下文员对办公室零用现金管理的行为 中，哪一项是不适宜的？C标准的零用现金 单据有一个签名 17文员传达上司的指示时，哪一项做法是 不适宜的？A. 传达可以根据上司主要意思， 夹进自己的意见 18文员必须具有合作精神，以下合作方法 中哪一项是不适宜的？ B应该有自己的个 性，尽可能使别人服从自己 19以下接打电话的行为中，哪一项是不适 宜的？C应随时使用手机在飞机上、饭店里、 大剧院等进行联系 20以下哪个接打电话的行为是不正确的？ A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回 击 21文员在接打电话时，正确的做法是 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一 有留言就能立即记录下来 22以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项 是不适宜的？B打出电话，而对方无人接听， 等铃声响了二、三下可挂电话 23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵 守的？ C按私人公务标准分拣 24文员在拆邮件时，不正确的做法是 A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕 开 25文员如果误拆了非本公司的信，应该（A ） 。A在信封上注明“误拆” ，写上自己姓名 的缩写，并把信重新封好并退回去 26邮件送到单位所租的信箱，由文员开启， 取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员 的工作要求不一致？ D应提高办事效率， 把取邮件与其他事一起办 27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？ D爱好 28文员打印寄往欧美国家的信封，收信人 内容的打印顺序应该是 C姓名、部门、地 址、国名 29传真机最好用来传送以下哪种邮件？ D感谢信 30以下关于握手的礼节，不正确的是 C双方有很多人时，可以交叉握手 31文员在处理信访工作时，由收信人（单 位）复信的情况是以下哪一种？A初次写信， 或有过激言行的 32文员从事信访工作，在处理顾客或其他 人的来信时，不应 C处理信件按照“分级 负责、归口办理”原则，进行转办、交办或 自办 33在会议开始前和进行过程中，文员的以 下哪项活动是不恰当的 C作会议记录时离 开会议室接听电话 34文员进行会议的计划和准备时，不应该 做的是 C会议场所的选择，要根据会议时 间长短、花费多少作决定 35文员做会议记录时，可以在会议记录中 C与发言者用词不一致但意思完全一致 36会议中有时有人会要求把他发言的一段 不作记录处理，这时文员应 D征求主持人 意见，停止笔录，关录音机 37上司决定参加某个会议时，文员不应该 A只在便笺上写好会议名称 38以下哪一种类型适合自由谈话，或是收 集创意的会议？ C圆桌型 39以下关于交互式电话会议的功能中，哪 一项是不具备的？A审查功能 40有时应上司要求，文员参与会见或会谈， 以下哪项内容不是文员的任务？ B发表意 见 41文员根据上司指示，向对方要求约会时， 以下哪种做法是错误的？ D如果上司出差， 可以在他回来的当天安排约会 42文员制作日程安排计划表时，以下哪一 种情况应避免？ D日程安排计划笔记本如 果已经使用一年以上，可以废弃 43在某些情况下，文员在安排日程计划表 时可能获得上司的完全信任，取决于两点： 一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急； 另一是具有（ B ） ，了解要求约会者的心 理。B说话的技巧 44以下关于确认上司日程安排计划的行为 中，哪一项是不适宜的？ A以电话方式决 定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书 面形式确认 45文员应该为上司的商务旅行作许多准备 工作，以下哪一项是不适宜的？ B代替上 司制定约会计划 46以下关于预订工作的行为中，哪一项是 不适宜的？ D不一定要弄到确认旅馆预订 的传真或其他书面形式的证明 47上司出差，文员预订机票时，以下哪一 种做法不正确？D不必提前在取票前或出发 前再用电话予以确认 48照料上司身边琐事的说法，哪一种是不 正确的？ D应酬需要更换衣服，这是上司 个人的需要，不必给予协助 49以下关于名片的使用方式，哪项是错误 的？ D各自只能当面递送，寄去是不礼貌 的 50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的 字，应 D请教对方“可否请问一下，这个 字怎么念？” 51以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项 是比较适宜的？ D穿着短裙的下蹲姿势， 应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下 时慢悠悠地弯下腰 52社交场合很讲究次序礼仪，一般 B以 右为尊 53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应 D查证消息的可靠性 54文员协助举行宴会时，不用考虑 D有 无休息室 55以下说明宴会的种类与形式的内容，哪 一项是正确的？ C工作餐是非正式宴请形 式，早、午、晚举行均可 56以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是 正确的？ D吃西餐时用左手把汤盘靠近自 己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向 外舀去 57以下餐巾的使用方法是正确的 C用来 擦嘴唇嘴角 59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中， 哪一项是不适宜的？ C. 未用完一道莱时， 应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上， 刀刃向内 60上司参加各种应酬和会议，有时需要更 换服装，文员应 A通知上司家人把衣服送 达 61以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？ B由过程先说 62接受忠告的正确反应是 D切勿感情用 事 63办公室人员在社交活动中应如何选择话 题，哪些是属于合适的话题？ A有共同利 益的话题 64将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首 页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证 明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡 改之嫌疑，这是 A. 骑边章 65值班人员不应该做以下哪类事情？ A签发文件 66文员要做好档案收集，应该收集的文书 资料是 A下级单位报送的报告，统计报表 等 67以本单位与外单位就某些问题的往来文 书为标准立卷。如问函与复函等用 A. 按通 讯者特征立卷 68文书立卷归档要求遵守一定的制度，包 括以下方面 B归档范围、归档时间、归档 耍求 69文书立卷的归档制度包括三方面：归档 范围、 （ ）和归档要求。A 归档时间 判断题 1 办 公 室 环 境 布 置 的 目 的 之 一 是 为 了 建 立 挡 驾 制 度 。（ ） 2 办 公 室 的 灯 光 照 明 要 避 开 自 然 光 ， 最 好 用 人 工 灯 光 。（ ） 3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机， 效果不受影响。 （ ） 4没有两位办公室人员一天的工作内容是完 全相同的,核对文员的日志与上司的日志的事 项是否一致则是典型的工作。 （ ） 5文员第一次做一项工作时应该快一些，如 果错误可以再做一遍。 （） 6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨 慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的 意愿。 （） 7文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应 该一同锁入抽屉。 （） 8 文 秘 人 员 对 上 司 支 票 往 来 管 理 要 谨 慎 小 心 ， 支 票 簿 与 印 章 应 该 一 起 收 藏 ， 以 避 免 被 盗 用 冒 领 。（ ） 9文员传达上司信息时，可以把上司的话语 加多或减少，以个人的口吻来转达。 （ ） 10文员代替上司传达不利消息时，因为当 这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。 因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该 变成上司的语气。 （ ） 11如果文员要找的人是一位比上司地位高 的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应 该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上 就会来听电话，让上司直接与对方通话。 （ ） 12文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上 司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其 他的放在报刊架上供大家阅读。 （ ） 13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可 能频繁的联系集中起来分批进行。 （ ） 14 文 员 在 工 作 时 间 如 需 要 补 妆 ， 应 随 时 随 地 进 行 。（ ） 15 文 员 在 工 作 时 间 如 需 要 补 妆 ， 应 该 去 洗 手 间 。（ ） 16 男 女 之 间 ， 男 士 先 伸 手 了 ， 女 土 才 能 与 之 相 握 。（ ） 17按英美国家习惯，文员接待来访者，应 该站起来与来访者讲话。 （ ） 18如果需要与来访者确定会面时间，应先 征求来访者方便的时间，查看上司的时间表， 如果这一时间有空，就可答应下来。 （） 19如果会客室的门是拉开的，文员进入会 客室后，才能让客人进入。 （ ） 20如果会客室的门是拉开的，先让来访者 进入会客室后文员立即换手握住室内的门把 手轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。 （） 21如果会客室的门是推开的，文员应先小 步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上 门。 （ ） 22介绍地位相同的人时，应按照到职的先 后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先 介绍年纪较轻的人。 （ ） 23文员作介绍，应先介绍地位高的人，再 介绍地位低的人。 （） 24文员作介绍，若年龄、地位都相同，应 从较亲近的人开始介绍。 （ ） 25 同 时 介 绍 很 多 人 时 ， 可 从 右 至 左 ， 按 顺 序 介 绍 。（ ） 26如果是你主持会议，则要做好笔记并把 每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件 夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证 实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ） 27为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最 方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房 间，只要弄清有多少人数即可。 （ ） 28假如上司不准备参加某个会议，应立即 将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ） 29如果会议气氛紧张，且对上司立场不利 时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓 慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。 （ ） 30会议租用的设备，文员必须确保宾馆 （或其他供应者）把所需用设备都送过来， 并在会议开始前有足够的时间布置好，这些 设备应由文员具体操作和负责。 （ ） 31 代 表 会 议 依 法 定 期 召 开 ， 与 会 代 表 必 须 达 到 法 定 人 数 方 为 有 效 ， 因 此 文 员 应 仔 细 核 对 出 席 人 数 。（ ） 32如果上司一年之中交往很多，但很难记 住每一个人和每一次见面的情况，文员应把 有关资料输入电脑，准备交往提示文件 （） 33受到直属上司以外的指派时，假如是文 员自己能够安排办理，而且不会影响到直属 上司所指示的工作就可以接受，否则要向直 属上司请示后再作决定。 （ ） 34 如 果 不 小 心 发 生 日 程 安 排 计 划 重 复 的 情 形 ， 就 要 排 定 能 够 动 用 的 空 档 ， 自 己 决 定 优 先 顺 序 。（ ） 35 上 司 自 己 安 排 的 约 会 忘 了 事 先 告 诉 你 ， 出 现 约 会 冲 突 ， 解 决 方 法 是 让 上 司 先 见 他 自 己 安 排 的 那 一 位 。（ ） 36 文 员 因 为 已 经 打 过 电 话 ， 并 给 对 方 留 了 言 ， 即 是 已 经 完 成 任 务 了 。“做 过 某 项 工 作”和 “完 成 某 项 工 作”是 完 全 相 同 的 。（ ） 37对于误投邮件，文员可先拆开看看，然 后在信封上写上“该地址不对” ，并把它退回 去。 （ ） 38假如对方所要求的日期已经被预约，除 非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒 绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件 必须取消原定约会的重要事情。 （ ） 39拜访长辈或地位较高人士时，可先请人 递上你的名片，以作通报。 （） 40当上司要求文员协助私人事务时，就把 它当作是上司利用文员下属同事的关系来协 助他解决私人的事务。 （ ） 41即使是上司私人的应酬，文秘人员也应 该积极、乐意地去协助。 （ ） 42如果是沿着人行道走，两个人并行， “尊 贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中 间。 （ ） 43文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内， 也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。 （ ） 44女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三 分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。 （ ） 45当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前 面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。 （ ） 46交际应酬要讲求时效，若时机错过再来 补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关 系。 （ ） 47 宴 请 的 菜 谱 应 符 合 对 方 的 饮 食 习 惯 ， 但 必 须 有 反 映 我 国 传 统 风 味 的 土 特 产 品 ， 如 茅 台 等 烈 性 酒 。（ ） 48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的 议论，也不可评论菜肴的优劣。 （ ） 49用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体 放人嘴里，或用舌头去舔。 （） 50 宴 请 的 请 柬 一 般 要 提 前 一 至 二 周 发 出 ， 以 便 客 人 及 早 安 排 ， 已 经 口 头 约 定 的 就 不 要 补 发 请 柬 了 。（ ） 51无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时 间、形式。请帖上指定打“黑领结” ，便表示 穿无尾正式礼服。 （ ） 52鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上 注明对着装的要求。 （ ） 53口头语言视时间、场合、对象的不同而 有所不同，对上司或长者说话，应文雅些； 对一般同事或顾客说话，就可通俗。 （ ） 54要发问或有意见时，应该等上司说完话 之后再发问，可以提出自己的看法。如果上 司不加采用，应说服上司。 （ ） 55如果要拒绝别人，最好是依照自己和对 方的人际关系程度，分别使用表示方法，以 避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ） 56 合 适 的 话 题 可 以 有 双 方 都 感 兴 趣 的 、 有 共 同 利 益 的 话 题 、 比 较 高 雅 的 话 题 和 夸 耀 自 己 的 话 题 。（ ） 57凡是单位撤消，原公章应立即停用，不 用通知有关单位。 （ ） 58 监 印 员 可 把 印 章 携 带 出 办 公 室 ， 去 其 他 地 方 盖 章 。（ ） 59文秘人员开出的介绍信的正本和存根必 须一致，可以出具空白介绍信。 （ ） 60值班人员要认真填写值班接待登记表或 值班日志，直接解决不了的问题要报请领导 批示或转交有关部门处理。 （ ） 61面对突发事件，值班人员有时在领导人 未指示前就要采取临时应急措施。 （ ） 62 办 公 室 人 员 值 班 工 作 的 制 度 有 交 接 班 制 度 、 请 示 报 告 制 度 和 安 全 、 保 密 制 度 ， 但 没 有 岗 位 责 任 制 度 。（ ） 63列入保密范围的公文，应在产生的同时， 由制文机关确定密级和保密范围，密级和保 密期限的变更和解密。 （） 64注办是指文秘人员在文件处理单上 或文尾的下角注明公文办理的结果。 （ ） 65档案是指使用过的、文件中所指事情已 经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ） 66即使客观形势发生变化，也不应变更档 案的密级、期限。 （ ） 67文书部门立好的案卷，必须逐年移交给 档案室集中保管，称为“归档” ，有归档范围 和要求，但没有期限。 （ ） 68文秘人员或文书人员依照已经编好的立 卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类 目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工 作。 （ ） 69.小 办 公 室 的 优 点 是 节 省 空 间 ， 空 气 流 通 ， 联 系 方 便 。（ ） 70.文员应有效利用时间，可以把重要工作如 写报告等与其他工作安排在一起去做。 （） 71.对 于 紧 急 而 重 要 的 事 ， 文 员 应 作 书 面 请 示 ， 留 档 备 查 。（ ） 72.文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂， 科把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢 慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏 话，我就没有办法再跟你谈下去了。 ”（ ） 73.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过 传真发送，因而文员传递星系应首选传真。 （） 74.上 下 级 之 间 握 手 ， 下 级 先 伸 手 后 ， 上 级 才 能 相 握 。（ ） 75.女 性 文 员 应 留 短 、 薄 式 的 发 型 ， 以 免 妨 碍 工 作 。（ ） 76.如果两位来访记者均未预约，应该按照先 来后到的原则引见给上司。 （） 77.文员对于在值班期间放生的重要情况，可 以的等交接班后再报告给上司。 （） 简答题 1什么是受意？受意有几种？办公室人员应 怎样运用受意方法？ 受意：是指文员接受和领会上司意图。一种 是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件 批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某 一问题或某项工作所发表的意见和想法等。 这种直接受意，易于判断和领会。另一种是 间接受意，指上司在平时随便交谈情况下， 或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作 发表的意见和看法等。文员要善于领会上司 意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝 酿过程中的的意图当作上司的授意，把上司 的质疑、设问误认为上司的指示。文员在受 意过程中应注意的事项：用心倾听、认 真记录、弄清意图、及时实施。受意是文员 接受和领会上司意图。我曾经经历过一件事 情，使我充分认识到，在受意时，充分做好 记录的重要性。 2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方 法和要求是什么？ 进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、 批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、 补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要 求：适事 适时 适地 适度 3来信受访的范围包括哪些?受理与处理的 程序和基本要求是什么？ (1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻 单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位 领导的信件. (2)及时拆封.拆封时,不要损坏 邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要 信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上 司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理. 拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并 装订. (3)认真阅读.把握信中的主要内容,也 可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸 的空白处注明“参阅某卷宗或“可与前信印 证“等.提供领导复信所需要的资料. (4)逐项 登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住 址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信 单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档 号等详细记载,便于统计,查找和催办. (5)认 真处理.处理信伺:应该按照“分级负责,归口 办理“的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时 复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增 加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人 (单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进 行. 4文员受上司指示，向对方要求约会时应注 意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ (1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方 式，在等到对方收到信后，再打电话给对方 的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者 的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早 餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4) 约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在 日程安排计划表：。还应准备约会所需要 的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下 班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的 休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的 日子不要安排约会；(7 公司有重大活动的那 一天不宜 安 排 约 会 ；(8)地 点 选 择 对 方 比 较 方 便 的 地 方 ， 还 应 考 虑 约 会 的 礼 仪 规 格 、 是 否 需 要 保 密 、 是 否 需 要 就 餐 等 因 素 。 5文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪 些提示系统？具体做法是怎样的？ （1）有电子提示系统和人工提示系统（2） 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表, 报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输人的 信息.人工提示系统的做法:设置基本办公日 程表(1 分),固定活动日期一览表(1 分),使 用提示性备忘录(1 分),准备约会表(1 分), 准备特殊提示卡(1 分),准备交往提示文件 (1 分). 6文 员 所 作 的 完 整 的 会 议 记 录 应 该 包 括 哪 些 事 项 ？ （1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、 盖章；（3）时间（开始时间，结束时间） ； （4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、 主席；（7）出席者名单；(8)会议的经过情 形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会 议预定日期。 7提高会议效率可以有哪些做法？ 遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必 要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规 模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会 议经费；分析会议成本。 8 文 员 所 作 的 口 头 报 告 的 基 本 方 法 是 怎 样 的 ， 有 什 么 要 求 ？ （1）不要时区报告的适当时机，最好是在完 成被指示工作之时，但也有时要在未完成前 作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长， 要预先约好时间。 （2）不要弄错报告对象及 顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基 本上是先说结论，接着依照必要说明理由及 经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一 定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容 要按 5W2H 的原则检查是否有遗漏。 9办公室人员为了说服对方接受自己的看法 应该怎么做，要领有哪些？ 让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉； 用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想 说什么；了解并研究对方的立场和意向；以 诚恳的态度为对方着想而发言。 （1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说 什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、 效果、重要性、关联性等，抓住重点 （2）说服是，要尽量具体客观，使对方产生 了解的动机 （3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的 意见，或者用图表、资料、经验谈等等 （4）要具体了解对方的立场和意向，先注意 聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式 进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努 力加以说服 （5）主动发问，理解对方的想法，对方有关 信息的种类和数量，以及背景如何等等（明 确了解对方的情况） （6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要 使用令对方反感的言词 （7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法 产生兴趣（让对方认同自己） （8）不可伤害对方的自尊心 10单位印章主要有哪些？印章的刻制和使 用有哪些规定？ (1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章, 其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种 是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人 代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后 由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘 人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖 公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人 批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日 期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功 日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完 整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出 的公文,信函都必须加盖单位公章方能有效。 11按照 2000 年国务院行政机关公文处理 办法的规定，国务院规定的行政公文共有 几类几种？ (1)命令(令)；(2)决定；(3)公告 ;通告；(4)通 知 、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示； (8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。 12 公 文 的 完 全 格 式 包 括 哪 几 项 ？ 请 写 出 这 些 项 目 。 (1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧 急程度；(3)签发人姓名；4)公文标题；5) 主送机关；6)正文,附件；(7)发文机关,成 文日期,机关印章；8)注释,阅读(发送)范围； 9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。 13文员根据单位需要向外或向内发文，需 要经过一系列程序即为发文处理过程。 (1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责 人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导 人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经 签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮 印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或 排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印 稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完 成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发. 指对准备发出的文件:进行分装和发送. 14 什 么 是 文 书 的 立 卷 特 征?通 常 可 以 按 照 哪 几 种 特 征 立 卷 ？ (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特 征组合成案卷,称为“立卷特征“；(2)按问题 特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种 特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区 特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运 用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上 的特征组合每一个案卷。 15.办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：1信封、纸张； 2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔； 5签字笔或钢笔；6修正液或修正带； 7印盒；8各种小型机器，如订书机（包 括订书针） 、打孔机、装订机（包括装订线） 、 日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎 纸机等；9小刀；10日历等；11其他， 如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶 带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 16.、 简 要 阐 述 文 员 工 作 的 三 个 步 骤 ， 相 互 关 系 如 何 ？ 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。 1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作 内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。 2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照 当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作 无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司 预期的期限。 3检查的步骤，要分析计划和实绩的差异， 并把以前进行过的工作或别人做过的工作和 目前自己所从事相同性质的工作加以比较分 析。三者的关系为：先作计划，付诸实施， 然后检查结果，围绕“计划实施检 查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联 系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划， 然后根据这个计划去实施，并严格检查其结 果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助 和启示。 17、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟 一份半天或一天工作（或家务）计划书。 在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以 下三个步骤进行： 1将自己要做的事情分为：A.是否应该做的 事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否 不可以做的事？对于 A 要集中精力做，对于 B 和 C 可以从计划中删掉。 2对于 A 类事情再进行分类，分为： 重要并且紧急的事（优先做） ；紧急但是并不 重要的事（第二做） ；重要但是并不紧急的事 （第三做） ；虽有做的价值，但是既不重要也 不紧急的事（可以请他人代劳） 。 3与上司形成默契，可以直接找上司商量、 请示。 18、从下列文员工作方法中，任意选择一种 或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法 的认识。 请示方法与报告方法请示内容：必须是自己 难以处理或无权处理的事，请求上司给予指 示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面 形式。重大、政策方面、需授权批准的事， 作书面请示，上司作书面批复，以示慎重， 也可备日后查证。一般的事，事务性工作， 只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上 司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可 先作口头请示，及时办理，事后再补写书面 请示，留档备查。 报告内容：一是定期报告工作情况和进程， 让上司及时了解下情，随时作出指导；二是 工作中发生的重大问题，让上司及时作出处 理；三是合理化建议，供上司改进工作时参 考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动 汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、 适度地进行，以免干扰上司的工作。 报告方式：口头或书面形式。重要情况、重 大事项采用书面形式，必要时可以附上文员 自己对情况的看法和意见，提出处理问题的 建议和方案，供上司选择、参考。 计划方法和总结方法计划方法：（1）要有科 学的、明确的工作计划：工作目标、内容步 骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻 重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。 受制约的工作应置于前，自己支配的工作则 置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做； 日常工作空余时间分散去做，任何工作既有 严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。 总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就 要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成 绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时 间上、规律上进行。 受意方法 受意是文员接受和领会上司意图。一种是直 接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、 工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题 或某项工作所发表的意见和想法等。这种直 接受意，易于判断和领会。另一种是间接受 意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其 他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的 意见和看法等。文员要善于领会上司意图， 按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程 中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、 设问误认为上司的指示。受意方法要注意： 1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好记录本，记录下指示要点；3）注 意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时 可以提问，直至明了意图为止，但不要打断 谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出， 但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接 受指示后，要不失时机地贯彻实施。我曾经 经历过一件事情，使我充分认识到，在受意 时，充分做好记录的重要性。才开始工作时， 我到一家房地产公司当文员。有一天，总经 理把我叫到办公室让我写一份公司的简介， 内容要包括四个部分公司的历史、公司 的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得 的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录 本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自 己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭 自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并 备好了记录本做好了记录，根据总经理的授 意，才写出了各方满意的公司简介。 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好 记录的重要性。 传达方法传达是文员将上司或上级机关的文 件精神、指示、情况等传递给下级机关或员 工、群众。一种是正式传达，即由文员在正 式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一 种是非正式传达，即由文员有意识地向传达 对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。 一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性 内容往往采取这种方式。无论是正式传达和 非正式传达，文员都要认真对待，重要的文 件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传 达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实 于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气 讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。 进言方法进言是指文员主动对上司提出意见、 建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑 难或处理权限问题而提出的请示，也有别于 例行工作制度所规定的报告，或应上级要求 而作的汇报。 变通方法和挡驾方法（1）变通方法通常情况 下，文员必须照章办事，但在特殊情况下， 文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧 急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。 来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允 许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对 新情况、新问题，无章可循时，上司又没有 明确的指示，文员可参照有关政策，作出合 乎情理的处理。 2）挡驾方法对于上司不必要接见的来访者、 邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面 阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之 有时间、精力、有效地进行工作，但要注意 方式方法，以不损害人际关系和公务活动为 原则。文员没有必要把真正原因告诉对方， 只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目 的即可。电话挡驾,上司不原接的电话,文员 要告诉对方,战士不能接,或上司不在,将内容 记下,转告上司,另月时间.来访挡驾.先清来 由,判断有无 必要引见给上司,或先请示. 19、从文员工作的角度对比说明打电话和接 听电话的异同。 同：1都应先问好，再传达自己的信息； 2都应保持耐性、热情的态度；3通话结 束，应让对方感受到自己愉快的心情；4都 应简明扼要表达自己的意思。 异：1打电话应首先查清楚对方的电话号码； 接电话应等电话铃响 24 声就接听。2打 电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍； 接电话则没有这一步。 20、了解“电视会议” 、 “交互式电话会议” 的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈 各自的优劣或应注意的地方。 1基本用途： “电视会议”主要用途是使相隔较远的双方 可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象 带等资料。 “交互式电话会议”的基本用途是使单位或 个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如 一室。2两者与一般会议的不同：可以消除 时空上的局限性。3各自的优劣：“电视会 议”优：通达范围广，消除时空上的局 限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 “交互式电话会议”优：方便、省时、 高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、 报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高， 技术含量高。本题得分率很低，因为需要同 学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只 是本题的参考答案，同学们也可以有自己的 看法，言之成理即可。 21、简要回答邮件分拣的一般标准。 （1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮 件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称 分拣。 22、怎样处理上司不在时的邮件？ （1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先 保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对 方何时可能得到答复。 （2）上司指明在他不在是把收到的邮件转送 某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收 单，要求收到人员签名，并注明时间。 （3）上司授权文秘人员处理一些应有让处理 的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础 上慎重办理。 （4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮 件摘要表。 （5）如果上司习惯于每天给办公室打电话， 文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内 容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时 向上司汇报。 （6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话， 文秘人员在处理邮件是遇到棘手的事情，应 及时向上司请示。 （7）把寄给上司的邮包连续编号（如 4- 1、4-2、4-3），这样就会知道你寄的邮包是 否全部到齐了。 （8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入 纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您 处理的信件”、“需要读的信件”这些信件 已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、 “一般阅读材料”（上司可能想读的广告和 出版物）。 23、 怎 样 妥 善 处 理 上 司 拒 绝 接 见 的 来 访 者 的 来 访 ？ 1上司正在开会时； 2上司繁忙时； 3上司即将外出时；4远道来访或有重要 事情的来访时。 24、日程安排计划表的种类大致有几种？ 1日程安排计划表的种类： （1）年预定表。是企业在每年度例行的主要 业务活动，及有关公司的活动事项一览表， 所记载的活动事项有股东大会、董事会、公 司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整 个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定 计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划， 此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定 计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。 2各种预定表的编制请同学们参照教材 P.166P.170 上的例子，编写。 本题考察同学们对知识点的灵活运用能力， 同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌 握之后，再结合自己的实际情况回答本题。 25、 文 秘 人 员 对 上 司 主 要 工 作 的 辅 佐 主 要 包 括 哪 些 方 面 ？ 1提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或 外出返回，以及工作告一段落，文员可适时 端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、 舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2私 事方面的协助。协助的方法应视实际情况， 其一是与业务有关的部分，另外是上司身边 的纯粹私事：1）特别指示事项的时候虽 然是上司的私事，但以为关系到上司的形象 问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办 理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 2）纯私人性请求时遇到这种情形，就把 它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系 来协助他解决私人的事务。3财物管理。包 括：（1）薪金收入管理薪金收入达到一 定的金额，或有两种以上收入来源者，以及 薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。 特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的 时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得， 或直接替上司办理申报手续。 （2）支票往来 的管理最主要的是保管支票簿、支票专 用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收 藏，以避免被盗用冒领。4其他。如每年的 各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员 代写致谢函，并做纪念保管。 26、 简 单 阐 述 口 头 语 言 的 基 本 特 征 及 敬 语 应 用 的 一 般 场 合 。 1口头语言的基本特征：（1）语音听过就 立即消失，但语义让人明白了，可能留在记 忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、 生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。 （2）有重音。口语中，需要强调的成分，都 是通过重音表达的。3）有歧义。因为汉字一 音多字。 （4）口头语言视时间、场合、对象 的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口 语应规范、简明些；休息时间，口语可生动 些，语调也可轻松、愉快些。 2敬语使用的一般场合：1）对于自己尊敬 的人，当然会使用敬语。 （2）与并非熟悉的 人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时 的致词及谈话）也需要使用敬语。 （3）敬语 一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较 高职务、职称或社会地位者；给（给过）自 己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮 助，或好感者。 27、简要阐述社交话题的选择。 1合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴 趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； 2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新 闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩 的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历 史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题， 如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览 会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体 验的话题；6）风趣、幽默的小故事，无伤大 雅的笑话，有时也能活跃气氛。 2不合适的话题包括：1）应当忌讳的话题。 如个人私生活等。2）令人不快的话题。如疾 病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等（3） 过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、 宗教信仰和政治观点的分歧等。4）自己不甚 熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不 应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸 俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的 话题。如涉及商业机密的话题。 28、印章的使用主要有哪几种形式，其中落 款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 1印章的使用的主要形式为：（1）落款章； （2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章； （5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 2落款章、骑缝章、更正章的使用范围： 1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表 明作者的法定性和文件的有效性。 （2）骑缝 章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正 本和存根连接处的骑缝线上。3）更正章用于 文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行 改正后，作为法定作者自行更正的凭信。 29、简要阐述收文处理的程序及分送的基本 原则。 1收文处理的程序：签收和拆封登记 分送拟办批办承办催办 注办。2分送的基本原则：（1）属于 方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥 性文件或重大问题的请示、报告之类的文件， 均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或 处理；2）属于机关日常事务性的已有明确分 工的文件，或早有批示规定和有规可循的例 行公文，按主管业务的分工范围分送给有关 部门或承办人阅办；3）分送给机关领导阅批 的文件，要先填好“公文处理单” ，连同文件 一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、 启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； （5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领 导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先 主办、后协办，先正职、后副职的次序分别 审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传 阅。 30、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种 类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含 义。 1 类 型 ： （ 1） 按 问 题 特 征 立 卷 ； （2） 按 作 者 特 征 立 卷 ； （ 3） 按 文 种 特 征 立 卷 ； （4） 按 时 间 特 征 立 卷 ； （5） 按 地 区 特 征 立 卷 ； （6） 按 通 讯 者 特 征 立 卷 。2 按 问 题 特 征 立 卷 的 含 义 ： 将 反 映 同 一 问 题 的 文 书 组 成 案 卷 ， 这 种 方 法 能 反 映 对 某 一 方 面 或 某 一 具 体 问 题 的 相 互 联 系 和 处 理 情 况 ， 运 用 最 广 泛 。 31、 通 过 档 案 利 用 的 途 径 和 方 式 ， 谈 谈 档 案 利 用 的 意 义 。 1通过设置档案室，可以提供档案原件或复 制件，方便借阅或直接阅读；2通过一定的 制度和手续，如借阅证