合肥学院外事类档案工作规范

合 肥 学 院 外 事 类 档 案 工 作 规 范 为 了 提 高 我 院 外 事 类 档 案 （以 下 简 称 外 事 档 案 ）的 质 量 和 管 理 水 平 ，充 分 发 挥 外 事 档 案 在 学 院 对 外 交 流 、教 学 、科 研 活 动 中 的 作 用 ，并 为 考 核 外 事 管 理 档 案 工 作 提 供 依 据 ，根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 ，国 务 院 批 准 的 科 学 技 术 档 案 工 作 条 例 ，国 家 档 案 局 机 关 档 案 工 作 建 设 规 范 ，原 国 家 教 委 普 通 高 等 学 校 档 案 管 理 办 法 、高 等 学 校 档 案 实 体 分 类 法 与 高 等 学 校 档 案 工 作 规 范 等 法 律 、法 规 、规 章 的 规 定 ，结 合 我 院 实 际 情 况 ，特 制 订 本 规 范 。 一 外 事 档 案 的 收 集 和 归 档 1、确 定 外 事 档 案 归 档 范 围 的 原 则 （1）归 档 的 外 事 管 理 和 外 事 活 动 中 形 成 的 文 件 材 料 ，必 须 对 本 院 和 社 会 当 前 与 长 远 具 有 参 考 价 值 和 凭 证 作 用 。 （2）归 档 的 外 事 文 件 材 料 必 须 反 映 外 事 管 理 、外 事 活 动 的 全 过 程 ，保 证 其 完 整 、准 确 、系 统 。 （3）归 档 的 外 事 文 件 材 料 必 须 遵 循 其 自 然 形 成 规 律 ，保 持 其 有 机 联 系 ，体 现 涉 外 工 作 的 职 能 和 特 点 。 2、归 档 的 主 要 内 容 和 重 点 （1）归 档 的 主 要 内 容 包 括 综 合 管 理 、出 国 、来 校 、任 教 、讲 学 、 进 修 、访 问 、考 察 、参 加 国 际 会 议 、国 际 合 作 、留 学 生 工 作 等 方 面 。 （2）归 档 的 重 点 是 重 大 涉 外 和 国 际 合 作 项 目 、留 学 生 工 作 活 动 中 形 成 的 不 同 载 体 的 文 件 材 料 。 （3）本 院 人 员 在 国 外 获 得 证 书 、奖 状 、奖 章 、奖 品 ，可 采 取 不 同 方 式 归 档 ，或 存 复 印 、影 印 件 、外 国 赠 送 学 院 的 纪 念 品 、礼 品 ， 有 保 存 意 义 的 ，应 归 档 ，不 宜 长 期 保 存 的 可 存 影 印 件 或 清 单 。 3、不 归 档 的 材 料 （1）上 级 关 于 外 事 工 作 普 发 （不 专 指 本 院 ）、不 办 的 文 件 ； 2 （2）未 定 稿 的 各 种 文 件 ； （3）未 生 效 的 合 同 、协 议 书 ； （4）无 查 考 利 用 价 值 的 一 般 性 、临 时 性 函 件 ； （5）重 份 文 件 ，院 内 各 单 位 发 来 的 文 件 ； （6）与 院 外 单 位 交 换 来 的 材 料 ； 4、形 成 积 累 （1）学 院 外 事 处 是 学 院 外 事 管 理 部 门 、涉 外 教 学 、科 研 文 件 材 料 的 归 口 部 门 ，在 来 院 、出 国 （境 ）、国 际 合 作 、国 际 会 议 活 动 结 束 后 ，负 责 将 院 此 项 工 作 有 关 的 单 位 形 成 的 各 种 外 事 文 件 材 料 ，收 集 、汇 总 、整 理 组 卷 （件 ），按 规 定 向 院 综 合 档 案 室 移 交 。 （2）归 档 的 外 事 文 件 材 料 ，必 须 用 钢 笔 或 毛 笔 书 写 ，字 迹 工 整 、 图 样 清 晰 。 （3）外 事 文 件 材 料 一 般 归 档 一 份 ，重 要 活 动 和 经 常 使 用 的 应 酌 加 副 本 。 （4）凡 出 国 （境 ）学 习 、访 问 、考 察 、讲 学 、参 加 国 际 会 议 的 人 员 ，应 在 归 国 后 将 在 国 （境 ）外 各 项 活 动 中 形 成 的 材 料 交 给 外 事 处 进 行 验 收 后 ，出 具 证 明 ，财 务 部 门 方 可 准 予 报 账 结 算 ，师 资 管 理 部 门 才 准 予 报 到 上 班 。 5、整 理 组 卷 （件 ） （1）根 据 外 事 文 件 材 料 的 形 成 规 律 以 及 内 容 、价 值 、数 量 、密 级 和 载 体 等 实 际 情 况 ，保 持 文 件 材 料 之 间 有 机 联 系 和 便 于 查 考 利 用 的 组 卷 （件 ）原 则 ，以 内 容 为 主 ，将 每 组 外 事 文 件 材 料 进 行 整 理 组 卷 （件 ）。 （2）对 来 院 、出 国 和 国 际 合 作 、国 际 会 议 的 文 件 材 料 ，上 级 文 件 、请 示 、报 告 、上 级 批 复 与 国 外 来 往 信 函 等 准 备 阶 段 材 料 ，按 年 度 分 类 组 卷 （件 ），将 国 内 和 国 外 活 动 期 间 形 成 的 材 料 及 派 出 回 国 后 的 综 合 材 料 按 活 动 性 质 分 类 组 卷 （件 ），各 阶 段 密 不 可 分 的 材 料 3 按 正 件 在 前 ，附 件 在 后 ，印 件 在 前 ，原 稿 在 后 ，批 复 在 前 ，请 示 在 后 排 列 。 （3）拆 除 每 份 文 件 中 的 金 属 物 ，对 破 损 的 文 件 材 料 进 行 修 补 。 （4）每 份 文 件 用 缝 纫 机 装 订 后 装 盒 保 管 。 （5）声 像 载 体 的 材 料 、礼 品 实 物 ，应 保 持 其 原 状 ，另 行 专 柜 保 管 ，档 号 与 文 字 材 料 一 致 。 （6）每 份 文 件 材 料 ，按 顺 序 编 写 页 码 ，无 论 单 面 或 双 面 只 要 有 书 写 文 字 ，每 面 均 为 一 页 ，每 件 页 号 均 从 1 开 始 ，页 号 位 置 标 在 文 件 材 料 右 侧 的 下 角 。外 事 文 件 材 料 ，以 卷 （件 ）为 单 位 ，在 每 卷 （件 ） 文 件 材 料 的 右 上 角 盖 上 有 单 位 名 称 、档 号 、件 号 的 戳 记 章 ，逐 项 填 写 。 （7）填 写 卷 内 目 录 ，归 档 的 案 卷 必 须 填 写 卷 内 目 录 ，卷 内 目 录 可 打 印 或 用 钢 笔 正 楷 填 写 ，字 迹 要 工 整 、清 晰 ，文 面 要 整 洁 ，不 得 涂 改 。 每 个 案 卷 组 成 以 后 ，都 要 填 写 备 考 表 ，对 文 件 材 料 的 完 整 、准 确 的 程 度 ，损 坏 缺 少 情 况 加 以 说 明 ，案 卷 内 文 件 材 料 需 要 变 更 、修 改 时 ，由 档 案 管 理 人 员 随 时 在 备 考 表 上 注 明 。 （8）外 事 处 要 进 行 归 档 的 鉴 定 工 作 ，按 规 定 提 出 每 个 案 卷 （件 ） 内 部 文 件 的 保 管 期 限 和 密 级 意 见 ，经 外 事 处 主 管 领 导 同 院 综 合 档 案 室 协 商 后 确 定 。 6、归 档 验 收 （1）移 交 档 案 时 交 接 双 方 必 须 当 面 验 收 ，凡 不 符 合 要 求 者 ，档 案 部 门 应 拒 绝 接 收 ，要 求 限 期 改 正 。 （2）移 交 时 填 写 移 交 目 录 ，移 交 目 录 一 式 二 份 ，双 方 各 执 一 份 备 查 （3）外 事 档 案 在 次 年 3 月 底 前 归 档 。 二 外 事 档 案 的 管 理 4 1、分 类 编 号 （1）按 高 等 学 校 档 案 实 体 分 类 法 进 行 分 类 。 （2）每 年 所 有 外 事 档 案 材 料 按 先 后 顺 序 编 流 水 号 ，（每 年 一 个 流 水 号 ）。 2、编 目 （1）每 卷 档 案 脊 背 上 贴 上 注 有 档 号 的 标 签 ，标 签 下 沿 的 位 置 距 离 底 边 40mm。 （2）打 印 外 事 档 案 目 录 ，按 归 档 部 门 及 先 后 顺 序 ，以 案 卷 （件 ） 为 对 象 填 写 。 （3）认 真 登 记 外 事 档 案 分 类 目 录 。 3、排 架 、保 管 （1）按 档 号 顺 序 排 架 。 （2）按 合 肥 学 院 档 案 业 务 建 设 规 范 执 行 。 4、鉴 定 和 销 毁 按 合 肥 学 院 档 案 业 务 建 设 规 范 执 行 。 三 外 事 档 案 的 开 发 利 用 1、大 力 开 发 利 用 外 事 档 案 ，为 提 高 本 院 教 学 、科 研 水 平 及 社 会 效 益 和 经 济 效 益 服 务 。 2、借 阅 按 合 肥 学 院 档 案 业 务 建 设 规 范 执 行 。 3、咨 询 服 务 、指 导 交 流 （1）指 导 利 用 者 使 用 各 种 检 索 工 具 ，回 答 利 用 者 提 出 的 问 题 。 （2）了 解 和 掌 握 本 单 位 外 事 活 动 状 态 ，定 期 编 制 外 事 档 案 汇 编 和 编 辑 参 考 资 料 ，积 极 为 利 用 者 提 供 服 务 。 （3）结 合 本 单 位 管 理 现 代 化 的 进 程 ，创 造 条 件 ，逐 步 应 用 计 算 机 进 行 外 事 档 案 检 索 ，提 高 开 发 利 用 外 事 档 案 的 能 力 。 5 四 外 事 档 案 工 作 岗 位 责 任 制 1、分 管 外 事 工 作 的 院 领 导 职 责 （1）组 织 学 习 贯 彻 档 案 法 及 有 关 档 案 工 作 的 方 针 政 策 ，把 外 事 档 案 工 作 列 入 分 管 工 作 计 划 中 。 （2）定 期 检 查 和 研 究 解 决 外 事 档 案 工 作 中 存 在 的 实 际 问 题 。 2、与 外 事 活 动 有 业 务 联 系 的 各 部 门 领 导 职 责 （1）重 视 和 健 全 有 关 的 管 理 制 度 ，确 保 外 事 档 案 工 作 全 面 纳 入 本 部 门 工 作 之 中 ，并 认 真 执 行 。 （2）按 本 部 门 外 事 业 务 活 动 的 程 序 、形 式 、积 累 收 集 外 事 文 件 材 料 ，在 工 作 结 束 后 ，将 材 料 汇 集 、检 查 ，送 院 综 合 档 案 室 归 档 。 3、学 院 外 事 处 领 导 职 责 （1）制 定 和 健 全 外 事 工 作 管 理 制 度 ，确 保 外 事 文 件 材 料 的 形 成 积 累 ，将 外 事 档 案 工 作 纳 入 外 事 管 理 之 中 ，并 监 督 与 外 事 活 动 有 业 务 联 系 的 各 部 门 执 行 。 （2）指 导 本 部 门 兼 职 档 案 人 员 的 工 作 ，关 心 其 工 作 条 件 的 改 善 和 工 作 素 质 的 提 高 。 （3）指 导 、监 督 按 外 事 活 动 的 程 序 ，将 整 个 活 动 中 形 成 积 累 的 外 事 材 料 整 理 组 卷 （件 ），按 期 向 本 院 档 案 管 理 部 门 移 交 。 （4）指 导 外 事 档 案 的 鉴 定 工 作 。 4、外 事 办 公 室 兼 职 档 案 员 职 责 （1）在 部 门 负 责 人 的 领 导 下 ，做 好 外 事 档 案 材 料 的 平 时 积 累 工 作 。 （2）会 同 部 门 领 导 ，检 查 与 外 事 活 动 有 关 单 位 交 来 的 外 事 文 件 材 料 是 否 完 整 、准 确 、系 统 ，经 检 查 合 格 后 再 办 理 移 交 手 续 。 （3）将 收 集 、积 累 的 外 事 文 件 材 料 。整 理 组 卷 （件 ）、装 订 ，做 到 组 卷 （件 ）合 理 、编 目 清 楚 、标 题 准 确 、装 订 整 齐 、并 及 时 向 院 综 合 档 案 室 归 档 。 6 （4）完 成 学 院 档 案 部 门 委 托 办 理 的 其 他 有 关 任 务 。 5、学 院 档 案 部 门 职 责 （1）根 据 国 家 有 关 档 案 工 作 的 政 策 、法 规 ，制 定 本 院 外 事 档 案 工 作 的 各 项 管 理 制 度 。 （2）监 督 、指 导 、检 查 、协 助 外 事 部 门 做 好 外 事 文 件 材 料 的 形 成 、积 累 、整 理 、归 档 工 作 ，检 查 验 收 外 事 档 案 是 否 完 整 、准 确 、系 统 。 （3）负 责 外 事 档 案 的 接 收 、保 管 、组 织 鉴 定 、统 计 和 利 用 等 业 务 工 作 。 （4）积 极 开 发 利 用 外 事 档 案 资 源 ，充 分 发 挥 其 作 用 。 （5）遵 守 国 家 有 关 法 规 ，保 证 外 事 档 案 的 安 全 。 五 外 事 类 档 案 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 综 合 7 序 号 类 目 名 称 保 管 期 限 1 上 级 关 于 外 事 工 作 的 文 件 材 料 （1） 针 对 本 院 的 需 要 长 期 贯 彻 执 行 的 长 期 （2） 需 要 短 期 贯 彻 执 行 的 短 期 2 本 院 外 事 工 作 规 章 制 度 、计 划 、总 结 、简 报 等 长 期 3 本 院 外 事 工 作 统 计 报 表 永 久 4 本 院 外 事 工 作 会 议 材 料 长 期 出 国 序 号 类 目 名 称 保 管 期 限 1 上 级 对 出 国 人 员 的 有 关 文 件 材 料 （1） 需 要 长 期 贯 彻 执 行 的 长 期 （2） 需 要 短 期 贯 彻 执 行 的 短 期 2 参 加 国 际 学 术 会 议 论 文 等 材 料 长 期 3 投 寄 国 外 的 学 术 论 文 长 期 4 出 国 人 员 考 察 、访 问 材 料 长 期 5 出 国 讲 学 、研 究 人 员 有 关 材 料 长 期 6 出 国 进 修 、留 学 取 得 学 位 及 研 究 成 果 论 文 和 各 类 证 书 （影 印 件 ） 长 期 7 本 院 教 职 工 自 费 留 学 、因 私 出 国 探 亲 申 请 报 告 及 批 准 材 料 长 期 8 本 院 选 派 出 国 与 回 国 留 学 人 员 情 况 统 计 表 及 调 查 表 长 期 9 本 院 参 加 国 际 比 赛 、竞 赛 材 料 长 期 来 校 8 序 号 类 目 名