各单位之间发函格式

各单位之间发函格式 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部 门请求批准事项时所使用的公文。 函是应用写作实践中的一种常用文体。 函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面 形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴， 不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000 年国务院发布的国 家行政机关公文处理办法(以下简称办法) 规定， “函，适用于不相隶属机 关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项” 。这说明，除有 直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问 题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函” 。国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效 力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机 关权限决定的法定效力。 ”（节选自应用写作杂志 2004 年第 1 期泛议“函” 的使用与写作 ） 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向 上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其 中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相 隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准 事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或 请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报 表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较 小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题， 起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但 是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的 特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公 文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的 格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至 可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件 事项。 三、函的作用 “函”有下列三方面的作用： (一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指 导。 (二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干 部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。 (三)向有关主管部门请求批准。如民政部关于请安排每年生产三百辆火葬 运尸专用车的函就是为向国家计划委员会请求批准而发的。 四、函的分类。 函可以从不同角度分类： （一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公 务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有 公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单 位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公 事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催 办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 五、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介 绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求 如下： （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文 种构成。另一种是由事由和文种构成。 2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或 者规范化简称，其后用冒号。 （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原 因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下： ”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号， 然后再交代根据，以说明发文的缘由。 2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容 单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是 向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问 题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一 问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同 的结束语。如“特此函询（商） ”、 “请即复函” 、 “特此函告” 、 “特此函复”等。 有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致” 、 “敬礼” 。 （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 五、撰写函件应注意的问题 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或 者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也 不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他 公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 “函”的写法同时要注意以下几点： (一)要严格按照公文的格式写“函” 。 (二)“函”的内容必须专一、集中。 一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。 (三)“函”的内容必须真实、准确。 (四)“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向 有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。 (五)发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因 此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。 (六)“函”的结尾，一般常用“即请函复” 、 “特此函达” 、 “此复”等惯用语， 有时也不用。 编辑本段“函”的使用与写作 函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面 形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴， 不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000 年国务院发布的国 家行政机关公文处理办法(以下简称办法) 规定， “函，适用于不相隶属机 关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项” 。这说明，除有 直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问 题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函” 。国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效 力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机 关权限决定的法定效力。 ”在这里，笔者想举一个例子来说明这个问题。国务院 办公厅就宁波海关的行政级别问题答复浙江省人民政府和海关总署时，用的就 是函的形式： 国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函 国办函200231 号 浙江省人民政府、海关总署： 浙江省人民政府关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示(浙政 200127 号 )收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下： 同意宁波海关升格为正厅(局) 级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。 其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。 国务院办公厅 二二年四月十八日 (引自中华人民共和国国务院公报 ，2002 年第 16 号) 这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，浙 江省人民政府、海关总署均应按此执行。 所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公 文文种有权威的想法，都应该得到纠正。 编辑本段函的写作范例 四川省电力工业局关于 在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函 广元市人民政府： 宝珠寺水电站于 1996 年 10 月开始蓄水,1996 年年底首台机组投产发电, 水 库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展 旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。 一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设 的重点水电工程。 四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照 国家有关基本建设“谁投资, 谁受益“, 的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站 工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导, 是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生 产, 根据四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法第三十条“大型 电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保 证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用 “和 水利电力部颁发的水利水电工程管理条例第二十三条“开展综合经营事业, 应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经 济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产“的精神,我局 原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适 当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划, 并与宝珠寺水电厂签 订有关经济、安全、责任方面的协议。 二、根据国务院颁发的水库大坝安全管理条例第十条“兴建大坝时,建 设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保 护范围“的规定 ,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机 组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家 有关规定,大坝上游 3-5 公里,以及整个库区征地线以下, 属大坝管理和保护范围。 根据水库大坝安全管理条例第十七条“在大坝管理和保护范围内修建码 头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准“ 和水利水电工程管理条例第十一条“确 有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的 同意“的规定 ,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动, 必 须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内 搞开发,都是违反国务院规定的。 三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库 的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规 划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。 以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予 大力支持和帮助。 关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰“ 的函 湖北省人民政府： 现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰“ ，是中国现代革命史上的重要历史 文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。 “中山舰 “是重要的革命历史文物。该舰 192 喀年参加 “保卫大武汉会战“时 被日军炸沉。尽快打捞“中山舰“ ，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两 岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史 价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心 力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和 作用。 由于“中山舰 “在广州的时间长达 21 年，且围绕“ 中山舰“的几次主要历史事 件都发生在广州。因此，“中山舰“ 是把广州建设成为中国现代革命史教育基