物资管理可行性建议

一座建筑无一不是用建筑材料堆砌而成的，俗话说：“兵马未 动、粮草先行”，“巧妇难为无米之炊 ”，如果拿这两句话来形容 建筑行业物资管理的话，那么足以见之物资材料在我们建筑行业所 占有的重要位置，所以物资管理工作显得尤其重要。同时随着精细 化管理的深入物资管理对项目的收益空间影响重大。 近年来，在集团公司的正确领导下，我们公司认真贯彻落实集 团公司各项物资管理措施和各项物资管理指示精神，积极借签兄弟 单位先进管理经验，不断细化物资基础管理工作，结合公司实际情 况，不断创新物资管理模式，使五公司的物资管理水平有了一定提 高。 现将公司近几年的物资管理情况向各位领导汇报如下： 一、建章立制夯基础，吐故纳新强队伍 为加强公司物资管理工作，公司自 2009 年 3 月单独设立了物资 管理部。物资管理部设立后就在公司范围内对物资管理实际情况进 行了长达半年的深入调研，全面、细致地摸清和掌握了公司物资管 理的实际情况，找准了搞好物资工作的关键点。 1、旧有规章制度不适应物资管理的要求。公司原有的物资管理 制度大都是 2005 年前后制定的，随着企业管理模式的更新，在手施 工任务的迅速增长，施工规模的急剧扩大，原本较为完善的物资管 理制度与公司的管理需求不相匹配，需要完善、改进、修订。 2、物资人才队伍不适应物资管理的要求。随着施工规模不断扩 张，物资人员十分匮乏，且人员素质和业务水平参差不齐成为物资 管理的一个瓶颈。据了解，社会各大院校没有专门开设工程项目物 资管理专业，很难找到专业的物资管理人员，公司大多数管理人员 都是“半路出家”，专业物资管理人员廖廖无己。 针对以上情况，结合公司管理需要，公司于 2009 年至今先后制 定、修订和完善了公司物资管理制度 15 项（不含每年的物资管理工 作要点），其中周转材料管理办法2010 根据运行情况，重新修 订过 2 次，物资采购合同范本2009 年至今修订下发过 4 次，现 公司有 10 大类物资采购合同范本供公司物资采购使用。 先进、有效和科学的管理源于高素质的人才和专业的管理团队， 针对物资人员缺乏、人员素质和业务水平参差不齐的状况，公司物 资部自 2009 年以来曾 3 次直接参与物资管理学员的招聘工作，通过 直接面试，共招聘学员 30 多人；另外每年还充实大量学员（特别是 学工程技术的学员）加入到物资管理队伍中来；同时对于不适应物 资岗位的人员进行了工作调整。经过几年整合，公司物资人员队伍 素质得到了增强。2010 年以来，公司还先后为物资管理人员编制了 两本书：五公司物资管理手册、五公司物资管理保管规程及 保管知识问答，为规范物资管理流程打下了基础；公司还定制了 “三本书、一汇编、一杂志、两网址”，通过网络交流平台或专门 的业务培训使物资人员的学习变为常态化；并结合物资人员现状 “对症用药”制定简单化、模块化、可操作性更强的物资管理操作 流程，使物资管理业务操作通俗易掌握。通过各方面努力使物资人 员的业务水平有了不同程度的提高。 截止目前，我公司物资管理制度相对较为完善，物资管理体系 较为健全，物资管理人员基本满足当前工程项目施工规模。 二、阶段管理目标明，过程控制是关键 1、项目进场阶段 物资管理的前期策划纳入项目开篇布局工作。项目物资管理的 前期策划是在物资精细化管理的基础上，对工程项目物资管理进行 全过程、全方位地科学预测和谋划，并针对物资采购供应过程中将 会出现的各种不利成本因素寻求最佳对策与方法。 在物资管理前期策划阶段我们着重做好以下几方面的工作： （1）了解项目基本情况和相关的合同文件内容。如工程概况， 了解我们有哪些任务、哪些结构物、工期多长、工地附近的人文环 境、地理条件、交通物流等信息；还有我们的投标文件中关于物资 方面的条款，清楚掌握哪些材料是甲供（甲控）材料，哪些是自购 材料。特别是对甲供（甲控）材料的供应方式、联系方法、供应数 量、结算方式及单价、供应商的能力等方面要做到心中有数，这样 才能对项目的物资供应工作做好合理的统筹安排。 （2）详细阅读项目对外劳务分包合同内容。主要是掌握合同中 劳务队的工作内容（比如材料到场的卸车费、材料转运费等）、材 料的供应方式、扣款方式及单价约定、节奖超罚约定等。要求必须 清楚知道哪些材料是项目部提供给劳务队使用的，扣不扣款，不扣 款的材料节超怎么考核；哪些材料是包含在劳务合同单价内的；由 劳务队自行采购承担费用的，要是由项目部代购的话有没有管理费 等。只有弄清楚情况，才能有效对现场物资进行管理，避免项目部 承担过多的成本。 （3）有针对性地做好材料市场调查工作及供应商的选择。除甲 供（甲控）材料以外的自购材料（在工程部的配合下明确各种材料 的规格型号及数量），物资人员应主动邀请计划部门、财务部门、 试验部门等相关部门人员一起对自购材料的市场进行考察，主要是 考察材料的来源、单价、运距等情况，按照“货比三家、物美价廉” 原则，掌握相关商家的信息，做好汇总。根据公司物资管理文件要 求，为了降低工程材料的采购成本，增强采购透明度，具备招标采 购条件的要实行招标采购（询比价采购）。 另外，对甲供（甲控）材料，物资人员也应对其供应商的综合 实力进行考察，并另外备用一到两家合格供应商(如集团公司物资贸 易中心可做为甲供、甲控物资的备用供应商), 防止在非常时期甲供 （甲控）材料供应出现问题时乱了阵脚。 （4）协助项目做好物资材料的存放、加工场地的规划。如：炸 药库、油料库、钢筋加工场、拌和站等场地布置，根据项目工程实 际情况，因地制宜对料场、料棚及大堆材料存放场地进行合理布置， 其中大堆材料堆放位置应靠近施工地点，遵循到场物资进出物流交 通要方便的原则，尽量减少二次倒运，减少保管和搬运损耗。水泥 库靠近搅拌机，油库、火工品库要单独存放，做到距施工现场及居 民区有一定安全距离。火工品库位置选择及贮存数量要符合当地公 安部门规定。存料现场要注意防火、防潮、防洪、防腐、防锈、防 盗并采取相应措施。 （5）结合项目实际情况，协同制定项目物资管理办法、拌和站 独立核算办法等规章制度。以公司（局指）的相关物资管理规定为 依据，项目部的管理制度中应明确规定项目部物资管理部门职责、 人员岗位职责,并对劳务队的材料供应模式、物资计划上报时间及程 序、现场物资的验收、发放要求、内业资料统计等方面进行严格约 束。要对劳务队领用的材料发生节超时，我们的奖罚考核该如何约 定，出现材料被盗、丢失，甚至劳务队私自倒卖材料的情况，应该 如何来处理等方面制定出管理办法，只有建立比较完善的规章制度， 并在管理过程中时刻以制度来约束，才能保证物资管理工作做到有 章可循、有章可依。 2、施工过程阶段 我们从以下几个环节抓物资管理的过程控制：物资需求计划、 采购计划的编制，物资招标采购，物资采购合同签订，合理供应， 运输组织，收发料，库存保管，回收，物资消耗核算等等。每一个 环节的管理都至关重要。每一个环节的工作都包含了很多具体的管 理细节，抓好每一个环节的每一个细节，都可以对降低物资管理成 本起到很大作用。 根据公司做法，主要是以下几方面的工作： （1）物资管理部门在日常管理中必须保证和项目其它部门有效 沟通和交流。如：工程部、试验室、计划部、财务部等，特别是工 程部、计划部和财务部对物资管理可以起到过程监督作用，如计划 部在与外施队签定劳务分包合同时合同里必须明确材料超耗使用的 处罚处理条约，由劳务队伍自身管理造成的材料超耗应在计价时按 照超耗部分的 100%扣回材料款。有的项目各部门沟通不畅，劳务队 材料消耗终端核算不及时、核算数据不准确，导致对劳务队伍完工 或过程计价时扯皮现象时有发生，因此这部分的材料超耗成本大多 也只能由项目自身买单。与工程部门的紧密沟通和配合主要体现在： 一是物资需求计划的提供；二是物资消耗节超分析核算时已完工程 设计应耗量的提供；三是优化施工组织设计对材料的耗用与运输影 响的交底。总之，与技术部门沟通流畅了，那么物资消耗核算才会 数据真实可参考。 （2）做好物资采购合同的管理工作，合同签订应严格审批流程。 项目的物资管理人员应着重做好物资招标采购、合同谈判、上报审 批、签订、履行、结算等工作内容。合同管理是物资采购管理工作 的一项重要内容。公司制定了严格的合同管理制度。对合同的审批、 签订、履行等做出了严格的规定。物资管理部设置专人对合同档案 进行集中统一保管。我们还对物资采购合同的格式进行统一规范， 加强了对合同签订和履行时效的管理和风险防范，保证了合同的严 肃性。公司物资采购合同审批流程自 2009 年建立以来，至今已全面 推行。通过逐级审核审批，一是把住了合同条款漏洞，最大限度规 避了法律风险；二是把住了价格漏洞，由事后“验尸”，变成事先 控制；三是项目物资采购合同签订由上级物资部门和分管领导审批 监督，为项目的全面预控管理迈出了坚实一步。 （3）做好项目物资采购价格控制。控制物资采购成本的一个重 要方面就是控制物资采购价格。我公司采取的方法是：一是做好前 期的市场调查；二是做好合同审批，三是做好价格公示。市场调查 是基础，市场调查的范围要广，要横向到边、纵向到底，要分片区， 分区域，分地方，要分同一条线上不同的施工单位，要分公司内不 同的施工项目来比较分析。只有掌握和了解了第一手资料，那么在 物资采购合同审批时才会心中有底，合理地控制物资合同采购单价。 如果说市场调查是事前控制，那么事后控制就是要做好全员监督和 价格透明化，即价格公示。我公司通过 OA 办公系统将每月全公司各 项目的物资采购价格进行公示，起到了很好的群众监督作用。 （4）重视物资消耗终端管理。材料最终要由施工作业队领用并 消耗，施工队的材料内部管理对项目部的整个材料管理起到至关重 要的作用。不管是项目甲供给作业队使用的材料，还是合同规定由 作业队自行购买的材料，项目物资部都必需对其监管，这种监管主 要体现在：一是监管作业队自购材料的单价和限额数量，防止作业 队以各种理由套现；二是监管项目甲供材料的限额发料，防止作业 队盗卖节余材料，同时对超耗材料责任的承担及节约材料的激励措 施都要明确规定。目前在我公司有些项目推行的是“一事一了，月 月清”的简单做法，即在施工某分部分项工程前由技术人员计算出 材料应耗量，施工完后根据实耗量马上计算节超，并几方签字确认， 到月底汇总计算该施工队本月的材料节超。做好物资消耗终端管理 的关键：一是要建立事前控制的施工队限额供料台帐，二是要及时 做好事后控制的材料消耗节超分析。最后是要将“节奖超罚”落到 实处。 （5）对项目施工过程中优化施工组织设计的节余材料、项目周 转材料和废旧物资由公司统一调配、处理。近两年我公司对部分项 目节余的材料(主要是钢材、水泥等)，在全公司范围内进行统一调 配，将节余的材料调配至资金困难的项目，一方面解决了项目的资 金困难，另一方面解决了项目节余材料的处理问题，减小了审计风 险，为公司节约了大量的资金。为了规范周转和废旧物资管理，我 公司制定了周转材料及废旧物资管理制度，对周转及废旧物资 的回收及处理过程进行规范严格管理。周转及废旧物资在进入调配、 处理程序之前要履行上报审批手续，在调配、处理过程中，由公司 物资、设备、财务、监察审计、法律事务等相关部门人员组成领导 小组，严格审查，保证了调配、处理过程的公平、公正、公开，有 效地维护了公司的利益。 （6）内业资料台帐的建立、归档、装订要求财务化、规范化、 标准化、模块化。我公司统一规定了物资各项台账、报表、报告的 内容和装订归档的标准，并通过开展公司内部物资管理人员观摩会， 对各项物资管理标准进行集中观摩和学习，有效地促进了物资各项 基础资料的质量，为资料归档、可追溯性做好了准备工作。 三、善于运用现代化、科学化的管理手段 随着市场经济的不断发展,物资管理也步入现代化管理进程, 要 使物资消耗量最小化,经济效益最大化,就要运用现代化、科学化的 方法对施工所需物资进行合理的、有效的组织管理。为此，我公司 在这方面做到了以下几点： 1、股份公司电子商务平台物资集采管理已在我公司全面推行。 2012 上半年，我公司新上的两个公路项目物资采购招标信息已在电 子商务平台中录入基础数据。 2、自 2011 年集团公司物资管理信息系统软件开始运行以来， 我公司各项目已较为完整地录入了物资基础数据。 3、2010 年以来，我公司有条件的项目（特别是新上场项目） 在材料集中堆放地、火工品库房、拌合站电脑房、拌合站地磅房、 拌合站备料仓等地安装摄像头，项目能实时监控，以防材料被盗或 人为暗箱操作给公司造成损失。 4、通过 OA 办公系统进行物资单价市场行情发布；对每月项目 物资采购单价及公司周转材料库存和调配情况进行公示；在办公系 统中设置各种物资相关审批流程。通过网络手段使我公司物资管理 更加科学化。 四、下一步物资管理工作打算 1、加强调研，学习集团公司及兄弟单位物资集采中心管理经验， 条件成熟时分片区成立五公司物资集采中心。 2、坚决推进物资管理规范化、标准化、流程化、模块化进程。 3、加大节余物资、周转材料管理力度。针对我公司今年在建项 目节余物资多、收尾项目多的情况，不断优化库存结构，盘活节余 物资、周转材料，加强调配处置工作。 4、加强