商业银行关于档案管理工作申报“aaaaa级”自查报告

关于档案工作目标管理认定“AAAAA 级”自查报告 2011 年，我行将档案工作目标管理认定工作列入全年 工作计划，为了确保此项工作的顺利完成，在市档案局的正 确领导和悉心指导下，我行根据河北省机关档案工作目标 管理认定办法（冀档20112 号）和河北省机关档案工作目标 管理认定标准，制定了档案升级达标计划。自年初起，利用 近 1 年的时间，增加了新的档案库房，总面积达 240 平方米， 更新了档案室的各类硬件设施，档案管理系统软件由单机版 升级成网络版，并与我行的 OA 办公自 动化系统进行了对接， 实现了档案全行联网查阅功能。8 月份，我行在时间紧、任务 重、人员少的情况下，对一万五千多件档案资料按照 “AAAAA 级” 标准要求 进行了规范化整理，各类档案达到了 齐全完整，期限划分准确，分类、编目、排列规范，现已达到 档案工作目标管理认定标准，自查总分为 99 分。 一、单位基本概况 唐山市商业银行是唐山市唯一具有独立法人资格的地 方性股份制商业银行，成立于 1998 年 6 月 9 日，注册资本 10003 万元人民币，2010 年拥有 30 家支行（部），26 个总行 部室和 17 个事业部，2011 年调整为 8 各部室，下设 19 个中 心，从业人员 1059 人（含派遣人员 49 人，不含内退人员 10 名），总部于 2009 年 8 月 1 日从唐山市建设南路 78-1 号迁 入唐山市路南区新华西道 66 号。 2 二、档案管理基本情况 我行综合档案室现存 1995 年至 2010 年底各门类档案 40233 卷（件），其中文书档案 12160 件(其中：永久 4577 件； 长期（30 年）1602 件；短期（10 年）5981 件)；会计档案 17356 卷（其中：凭证类 14925 卷；帐簿类 422 卷；报表类 1235 卷； 其他类 774 卷）；照片档案 585 件，基建档案 51 件，实物档 案 61 件，声像档案 74 件，信贷档案 2527 件，电子文件 7419 件。文件材料齐全完整，没有积存文件，保管期限划分准确， 分类、编目科学规范，案卷质量达到国家规范化的要求。 三、自查情况（自查得分 99 分） （一）组织管理（本项标准分为 22 分，自查 21.5 分） 因近三年内在设区市级以上刊物或会议发表、交流档案 业务活动中没有发表文章，扣 0.5 分 1、组织领导 明确了分管领导；档案工作列入了领导的议事日程，对 档案工作的机构设置、人员配备、库房建设、业务建设、所需 经费等问题给予及时研究解决。建立了与机关工作相适应的 档案管理机构；档案工作列入机关目标管理责任制并考核。 建立了以档案管理机构为中心，各内设机构兼职档案人员为 基础的档案工作管理体系；严格执行业务部门立卷制度；档 案机构对本机关各部门文件材料的收集、整理、归档工作进 行监督指导，每年组织开展年度文件归档学习、评比或经验 交流活动两次。各种门类和载体的档案实现集中统一管理， 3 做到统一领导、统一机构、统一制度。档案工作纳入本机关 的工作计划、总结。并有档案部门的具体计划、总结。利用各 种形式学习、宣传贯彻档案法、 河北省档案工作条例等法 规，没有违法违纪行为。按照档案行政管理部门的工作计划 和要求；切实改进本机关的档案工作，按时报送档案工作情 况报告；积极参加档案行政管理部门组织的各项业务活动、 协作活动；接受档案管理部门的监督指导。 2、档案人员 配备了与本机关档案工作相适应的档案人员，并保持相 对稳定，有专职档案管理人员 2 名。档案人员遵纪守法、政 治可靠、忠于职守、爱岗敬业。档案人员具备大学本科学历； 通过档案专业课培训，取得证书及资格证书，具有档案专业 知识；熟练操作运用现代化设备。近三年档案人员参加设市 区级以上档案行政管理部门组织的培训三次以上。档案人员 在晋职、职称评聘、学习进修和福利等方面享受与单位同等 人员待遇。近三年来机关工作成绩显著，档案机构和档案人 员受到档案部门和主管部门的表彰和奖励。 3、制度建设 制定了本机关的档案管理办法、规定并纳入机关管理制 度中；制定并严格执行了文件收集归档制度、档案保管、整理、 保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理、电子档案管理 等专项制度；制定了档案人员岗位责任制及考核办法；档案 部门参加重要活动、竣工验收、设备开箱等形成制度；各专项 4 制度及档案人员岗位责任制上墙。制定了应急预案，进行了 模拟演练。 （二）档案业务建设（本项标准分为 38 分，自查 38 分） 1、收集归档 编制了各类档案文件材料归档范围和保管期限表，并经 同级档案行政管理部门审批通过。按归档范围和保管期限全 部整理，按时归档，各类文件材料归档率、完整率、准确率 达 100%；归档交接目录、手续齐全。及时收集声像档案、实 物档案和有关业务材料。文件制成材料和字迹材料符合国家 规定的质量要求。 2、整理 全宗明确，编制有档案分类方案；全宗内档案分类合理。 档案整理质量符合国家和省规范要求：期限划分准确；文件 排列有序，编号准确；加盖归档章，项目填写齐全、规范；根 据需要，对应的档案设立互见号；文件装订结实、整齐、美观， 无金属物；档案盒封面、盒脊、备考表填写齐全、规范、清楚、 整齐。按全宗、类别、保管期限编制了各门类、载体档案文件 级目录、专题目录、电子文件目录。各门类、各载体档案均按 国家有关标准整理上架，无积存零散文件。 3、保管与保护 库房、办公、阅览三分设，且布局合理，便于工作；库房 面积充足，达 240 平方米；档案库房建筑基本符合档案馆建 筑设计规范要求，库房门为防火防盗门；窗户为大开窗并采 5 用防光窗帘；开启窗有密闭措施。有设备有措施实现“八防” 。 库房干净、整洁、无积尘及物；温湿度符合标准，有温湿度记 录和分析；定期对室藏档案清理核对。档案柜架排列整齐，编 号规范。指引卡标识清楚；编制各门类档案存放地点索引和 图表，档案按类分别集中排列，类别内按类目条款顺序依次 排列，整齐、规范；实物档案设立了专门的展柜。 4、档案统计 及时、准确的填报档案工作年报及有关统计表。建立了档 案工作统计台帐，包括：室藏档案情况；档案及人员出入库情 况；档案利用情况；档案设施设备情况。 5、鉴定销毁：成立了档案鉴定组织；对已超过保管期限的 档案进行销毁并按规定编制了销毁清册，销毁档案手续齐全。 6、档案移交：无向同级国家档案馆移交的档案，此项档案 局对我单位不做要求。 7、建立全宗卷：按全宗卷规范建立了全宗卷。 8、设施设备 有充足规范的档案密集架，特殊载体档案有专用的保护 功能的柜架。各类档案盒规格、式样和质量符合国家、省规 范要求。配备档案工作所需要的装订机、打印机等设备；码照 相机、摄像机、复印机等设备；计算机、服务器、扫描仪、光盘 刻录机等设备。 （三）档案信息化建设（本项标准分为 20 分，自查 19.5 分） 6 因电子文件部分档案元数据、背景信息未一并归档，扣 0.5 分 1、纳入单位信息化建设规划：将档案信息化建设纳入机 关信息化建设总体规划和目标；与机关信息化建设协调同步 发展。 2、档案管理软件应用：使用了档案局统一要求的科怡档 案管理软件网络版，并且做到及时升级，网络化的应用，具 备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基 本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求曾扩其他相 应功能。 3、档案数字化 建立了室藏全部档案和主要业务档案文件级目录数据库； 条目录入规范，符合河北省文书档案机读目录数据管理规 范，能检索、查询；数据进行了备份。完成了室藏全部文书 档案（10 年除外）和主要业务档案的扫描，建立了图像数据 库，纸质档案符合纸质档案数字化技术规范要求，全部实 现了数字图像与相关联的目录数据的连接，能进行全文搜索、 浏览；数据进行了备份。 4、电子文件在线归档 本单位办公自动化 OA 系统已与科怡档案管理系统相衔 接；档案部门在网络环境下能够实现对本单位各类电子文件 的收集、整合、控制和传递。文件形成部门负责鉴定归档电 7 子文件的真实性、完整性和有效性及确定密级、是否归档和 划定保管期限；档案部门负责电子文件的鉴定、整理和保管。 电子档案实行了磁介质和纸介质异质备份管理；异质备份的 纸质档案须加盖单位公章；电子档案一式三套存储在脱机载 体上。 5、档案网络化服务 本机关通过局域网对数字化档案和已归档电子文件开展 了利用、咨询工作。档案管理系统没有连接互联网。档案管 理系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措 施。 （四）档案开发利用（本项标准分为 20 分，自查 20 分） 1、接待利用 利用室借阅条件良好，整洁宽敞明亮，摘抄复印方便快 捷，检索工具齐全。档案人员熟悉室藏，调卷迅速，10 分钟 内调阅 5 卷档案；查全率达 100%、查准率达 100%。提供利 用手段多样。采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提 供利用；有借阅登记册。有利用效果反馈登记；每年有利用效 果突出案例定期汇编成册。 2、开发利用成果 对档案信息进行分类汇总，编制规章制度汇编、专题文件 汇编、统计数字汇编等。对档案信息进行综合治理，编制大 事记、年鉴、组织沿革、全总介绍；为机关中心工作服务编写 各种资政参考二十多种。 8 3、档案展示：举办了以展室方式陈列档案资料。 四、工作中存在的不足及今后工作措施 我行的档案工作虽然在不断完善，但与其他兄弟单位相 比还存在一些差距：一是全员的档案意识不强；二是档案利 用工作还缺乏主动性；三是档案管理水平还有待于进一步提 高；四是档案信息、调研工作比较薄弱。今后我行将采取以下 措施推动档案工作，进一步加强对档案法贯