品牌公司订货会流程及注意点

订货会流程及注意点订货会流程及注意点 开订货会的目的是获得高业绩，有些公司的订货会能达到预期目的，有些公司 却达不到。先列举不成功订货会一些表现： 某公司召开全国订货会，在饮 食上却没有注意南北口味，让去长沙开会的其他地方客户吃湘菜和大米饭，结 果北方客户成群结队到超市买方便面或到饭店吃面食；客户竟然将展厅样品玩 具悄悄带走，甚至出现哄抢现象，搞得厂家不得不出具通知要求客户归还样品 等；还有因厂商矛盾没有解决出现围攻和谩骂工作人员和公司领导的情况 有的公司召开订货会，吃住行都报销，有的仅仅负责几餐饭。一般北京、上海、 广州市内的公司召开订货会的时候很少有接站的，负责食宿的很少，有的要收 取一定会务费。本人结合以前从事工作，归纳整理出订货会三大阶段，细分为 十步骤。十步骤涉及企业各个部门，体现企业团队作战能力和精神面貌，反映 企业文化，最终为业绩服务。玩具、文具、书包、鞋、服装、床上用品、图书 等商品订货会都可以参照十大步骤，下面以服装为例进行阐述。 服装公司 除了刚成立时举行的第一次订货会外，其他订货会都是承接上次，上次订货会 订单开始生产，公司派人跟单后的同时即进入下一季服装的设计、打版、样衣 生产阶段。春夏订货会一般在 8-9 月份，秋冬订货会一般在 4-5 月份。 一、 订货会前期准备 1、公司对渠道销量、竞争对手、库存等分析后，开始设 计下季产品、核算成本后确定价格。 2、出台订货会政策：对上季服装进 货情况进行分析，总结相关政策优劣：哪些政策执行不理想，哪些政策已不合 时宜，特别是那些没有带动销售额或没达到预期的要进行调整。调整后政策要 利于订货额的提高，订货会结果会有明显的政策导向，比如规定订购 50 万享 受优惠，那就会出现许多 50 万的订单，45 万以上的订单会很少。政策要锁定 渠道招商目标，希望寻找资金实力 100 万的还是 10 万的；政策最好是套餐式 的，明确如何让客户获得赠品、广告衫或营业员工作服等。 3、最关键的 还是参加订货会的客户要有一定的数量，老客户一个不能少，新客户多多益善。 这里关键要通过广告或其他形式寻找更多新客户参加订货会。一些小型公司召 开订货会，客户不足百人，订货会没有气势。订货会最吸引人的地方就是产品 要好，其次是政策，其次是服务，当然这些还是要讲系统组合的。 4、提 前一个月定好开会日期，并通知相关部门和老客户，公司要通过分支机构先进 行大致通知或对客户进行书面邀请。 二、订货会中期准备： 1、公司 行政部门负责后勤工作，负责宾馆、酒店、参会代表牌制作、车队租赁等工作， 一般都有协议单位。公司要提前半月正式通知老客户，邀请新客户，要求客户 填写参会回执，回执上要求客户提报准确人数、性别、拟乘坐车次、航班等情 况。初步确定参会客户数量后，据人数确定宾馆和饭店客房数和就餐桌数，一 般都是订几备几和自备酒水。接着要给酒店、宾馆交纳订金。如果有走秀活动， 还要邀请模特表演队。 2，其他各种费用的预算上报和申请，促销品的准 备，会议资料、打印订单并检查有无失误。 3、公司参会人员进行会议政 策研究、制定和学习，业务人员要预估所负责客户的最高或最低起订量。负责 人进行订货会前期动员，给每个业务人员下达订货任务。 三、订货会后期 准备 1、订货会展厅布置：展厅一般要分系列出样或据一定故事进行陈列， 由陈列师进行统一指挥和协调，除正季服装外，还要有特卖区，展厅布置好后， 还要进行调整。陈列要不断发现问题，挑剔毛病，没有最好，只有更好！展厅 布置完毕后垃圾要及时清理，并安排好相应人员保持整洁。 2、订货会要 进行 T 台走秀的，要搭好 T 型台，模特队要训练到位。 3、迎来送往：公 司要安排好汽车站、火车站、机场接站车辆和接站负责人，打印接站人员名单、 需要接站客户名单，名单要留好联系方式。负责人要安排好接站班次，分接早 晨和中午，接下午和晚上的两组；两组要交接好。接站负责人最好安排相应人 员给客户提前电话联系，约好接站地点，告知接站牌及接站车牌号码。 4、安排好订单数据录入人员和收取现金的财务人员，安排好订货会新闻发言人 或唱单人、现场秩序维持人、商品保管人、音响管理人、督促客户就餐人、督 促客户参加会议人；设置客户休息区等，做报告人员要提前进行彩排。 5、参加订货会工作人员要召开最后一次碰头会，把所有流程再过一遍，发现问 题随时解决。 四、订货会开始 1、会议接待人员要提前入住住宿酒店， 并在酒店明显位置标好指示牌和挂好相关条幅；安排好客户的早、午、晚餐。 2、为未能赶上公司餐饭的客户和接站人员准备一些食物； 3、客户报到 应能领取会议相关议程、参会牌、会议赠品、广告衫、订单、铅笔、笔记本、 餐券等；会议接待人员同时要做好客户就餐地点的通知、订票和返程时刻的登 记工作。 4、客户入住一段时候后，业务人员要去其下榻房间和客户进行 简单沟通，并提出相关要求或建议订货量。听取客户意见，做好反馈。 五、 会议开始： 1、主持人宣布会议开始，并宣读会议程序；公司领导致欢迎 词；总经理或业务部做汇报：包括取得的业绩、发现的问题，汇报内容要做成 ppt，有图片、有视频；公布代理商业绩排行榜，对优秀者点名表扬，讲解本次 会议政策，对某些方面进行强调；商品部或生产部对本次服装款式、面料、做 工等特点进行讲解；邀请成功代理商做经验交流；对业绩优异者颁奖。主持人 还可宣布订货金额达到一定额度的可参加抽奖等。 2、模特走秀：模特在 音乐声中走秀，展示新款式、新卖点，这一举措往往能促进展示款式的订货量。 3、订货会关键时刻：客户订货时每个展台要有相应部门工作人员进行解 说，设计师要带好耳麦和话筒给客户进行讲解，新客户要有专人给予专门指导。 必要时，可向全体客户就某些反映强烈的问题进行说明或培训。 4、客户 订货完毕后，将订货单交给接单人，由接单人把订单交给相应区域打单人进行 订单输入和统计；订货会新闻发言人喊话，通知客户订单结果，并由财务人员 收取订金；由业务人员现场签订合同等。新闻发言人及时对一些大额订单和好 消息进行播报，以刺激订量提升。 5、统计人员及时将订货量汇总给相应 负责人，以采取应急措施。有时可据现场情况临时出台相关激励政策。 6、订货会晚宴： 1)、主持人宣布晚宴开始，公司领导致祝酒词，相关部 门领导人公布订货额、客户订货排名，对订货额第一名进行奖励，举行颁奖仪 式、获奖客户和领导合影留念。此时宴会出现第一个高潮，下面开始觥筹交错。 2)进行抽奖，出现的一等奖会将现场气氛带到第二个高潮。 3)公司 领导和相关部门负责人开始给客户敬酒；同时上演精彩节目或由公司和客户进 行才艺表演，有些节目也会活跃现场气氛。 六、返程 1、第二天零散 客户继续订货，其他客户由公司安排送站。 2、安排好零散客户的早餐、 午餐。 七、经验总结： 1、对订单进行分析，是超额完成还是离目标 差一段距离；公布各业务人员订货排行榜，总结成功经验，吸取失败教训。继 续跟踪一些客户，确定需特批的客户。 2、再次促单：订货会后有些客户 的订单还要出现波动，业务人员可结合公司政策进