深圳市泓源林计算机软件有限公司

深圳市泓源林深圳市泓源林计计算机算机软软件有限公司件有限公司 集集团团物物业业收收费费系系统统 2006 版版 目目 录录 一、公司简介2 二、软件作用3 三、老用户使用情况5 四、产品背景6 五、模块简介7 六、同行重大项目对比8 七、网络部署10 八、实施配备11 九、产品功能12 十、选购软件注意事项18 深圳市泓源林计算机软件有限公司深圳市泓源林计算机软件有限公司 TEL82717493 25842081 25842093 联系：王红亮联系：王红亮 手机：手机Q Q ：501869533 网址：HTTP：/HYLWEB.VICP.NET 或 HTTP：/HYLSOFT.VICP.NET 地址：深圳市福田区福华路 144 号 6 栋 702 深圳市福田区新洲祥云-天都世纪商务中心 C 栋 2212 室 外地区域负责人联络：请查看网站外地区域负责人联络：请查看网站 2 一、公司简介公司简介 深圳市泓源林计算机软件有限公司（以下简称：泓源林）注册于 2002 年初，是一家集软件开发、销售、 服务于一体的私营企业。开发的产品主要以操作简便、系统稳定、界面清晰明朗、实用性强、维护方便简单 等特点而著称！主力技术有着非常丰富的开发经验，早期开发的产品有：商场进销存系统、电话资费查询系 统、光盘名片管理系统、娱乐场管理系统、复杂的业务提成系统、油站管理系统、货带管理系统等； 泓源林-时代物业管理软件作为后期开发的主力产品，经市场检验，因维护费极低（维护量极少） 、操作 更简便、实用功能更强大而成为深圳市罕有的集方便性、稳定性、实用性及系统长期的运行速度四项之最于 一身的品牌，于推广最初的三年内即已在竞争最激烈的深圳市场替换同行品牌达六家之多，替换同类软件过 百套，成为国内唯独敢于将用户真实的使用情况、累积维护费和维护原因公诸网站的物业管理软件品牌供应 商。深圳多家著名物业公司逐步采用泓源林-时代软件替换原用物业管理系统，典型用户如福田物业(深圳、 东莞)公司、深业物业（深圳、南京、重庆、惠州）公司、深圳城建物业、深圳熊谷物业、深圳泰然物业、 深圳国贸物业、深圳金地工业区、深圳新东升物业、海外物业（深圳、无锡、东莞、南宁）公司、TCL 物业 (深圳、惠州)公司、深圳广业物业、东莞御花苑物业、东莞悦诚物业、深圳美丽之家物业等，大部份公司均 曾经使用同行其他品牌，在小心谨慎的再次选购中均被泓源林精湛的技术及诚信的作风所打动，成为长期的 合作伙伴！部份物业公司更基于深圳公司与泓源林多年合作的信任，向外地公司推荐了我司产品，我们直接 通过互联网安装、语音培训及维护异地客户，令异地用户在网络上随时可享受到即时的贴心服务，同样获得 了一致好评，并为双方节省了不菲的联络费、往来费及宝贵时间！ 泓源林以站在客户的立场思考问题作为指导方针，脚踏实地的真正让客户省时、省心、省力，秉承创新 卓越、诚信互助的企业文化，鼎力打造中国使用更方便、更稳定、更实用的软件品牌！ 3 二、软件作用二、软件作用 一、一、简化繁琐的录入、统计、制表、核查、分析等大量工作，取代传统的手工作业，提高整体工作效率，如：简化繁琐的录入、统计、制表、核查、分析等大量工作，取代传统的手工作业，提高整体工作效率，如： 1、 有规律的数据可快速复制，不需逐项录入：有规律的数据可快速复制，不需逐项录入：入伙初期或使用软件初期的住户资料如建筑面积、开户 行、入伙日期、管理费单价、水电单价类型等、还有同级或同类员工的有规律数据资料、某些工资 项目的金额等均可快速复制，若员工调岗，只需将此员工的部门名称更改则此员工的所有资料即可 自动切换到新部门； 2、 录入、查询极其方便：录入、查询极其方便：所有住户数据的初始化录入及查询一个住户的所有数据只需在一个界面即可 完成，既方便又快捷； 3、 极速生成所有应收帐款极速生成所有应收帐款：初始化后，每月只需将水、电或气表等的本月读数录入系统，再更改某些 住户其他不固定费用金额，通过计算按钮在以秒计的时间单位内即可计算出所有应收账款及应收 报表；1000 户的数据大约需 3 秒，25000 户只需大约 40 秒； 4、 自动体现实收的统计清单自动体现实收的统计清单：只要在住户来交费时在系统里点击一个按钮，系统则自动统计每天或一 个时间段或不相连的时间段的各种收款方式的实收明细及所属大楼或管理区或整个集团物业的汇总， 并自动体现在年度应收、已收、未收的明细及汇总统计表中； 5、 自动变更未收明细自动变更未收明细：系统即时根据已收的标志自动更新每户每月的每一笔费用项目的详细的未收明 细清单，每笔欠款更清楚列明所属月份、费用名称、本金、滞纳金、滞纳金起计日期等，若此费用 曾经被收取过部份金额，系统亦自动记录那部份收取的日期、收款人、收取的金额及收款方式等， 更可以在月报表或年度分析表里直观地显示每户每月的欠款明细； 6、 系统对各种难度的收费提供了快速处理方式系统对各种难度的收费提供了快速处理方式：如一户多房的收费只需点击一个按钮即可，选择某些 费用收费时可利用快捷方式快速处理，并提供自动计算功能，只要选中费用，系统则自动体现各种 数据结果，包括本金、滞纳金、已交及未交，未交款亦分别体现出未交本金及未交滞纳金，无需手 工慢慢计算； 7、 自动生成银行出盘托收数据、托收收据、出回盘之间的数据更改清单、银行实扣及未扣清单； 8、 所有报表均可随意筛选数据统计所有报表均可随意筛选数据统计：所有报表可另行组合任意条件进行筛选，并自动统计筛选结果， 节省大量统计时间； 9、 自动列表体现三种常见的异常数据：自动列表体现三种常见的异常数据：1、往月欠款于本月做了更改；2、已收费用后又手工更改其单 价或基础数据；3、于本月更改过的住户基础数据，如水电或管理费或租金等单价； 4 二、减少管理成本，为企业创造更高价值，减少管理成本，为企业创造更高价值，切记：并非所有软件品牌均能为用户做到此点！ 1、 方便、实用、稳定及运行快速的优质系统可以为企业减少工作量，提高效率，从而减少管理成本； 2、 专业、规范的系统可以引导物业公司的日常管理规范化，从而提升专业形象，为企业创造更高价值； 三、三、提示、监督、分析、决策作用，如：提示、监督、分析、决策作用，如： 1、 自动体现当月与上月的基本数据的更改痕迹，有效核查及监督员工是否按章操作；自动体现当月与上月的基本数据的更改痕迹，有效核查及监督员工是否按章操作； 2、 已产生的每户应收、已收及未收亦详细地自动体现在月报及年度分析表上，每户的各种费用更可按 月份排列体现，对每户每月的固定费用的增减更加一目了然；对每户每月的固定费用的增减更加一目了然； 3、 对数据的变更结果提供了无法更改的分析报表； 4、 针对费用减少的月份，决策层可及时了解原因并做出及时纠正或对策； 四、四、规范管理作用，如：规范管理作用，如： 1、 客户服务简单化、流程化：客服人员对于各岗位负责工作一目了然，客服处理工作只需简单录入， 系统则自动生成各种已处理或未处理投诉、维修等派工单； 2、 分类记录物业管理日常发生的各种事务，如投诉管理、维修管理、仓库管理、设备管理、绿化管理、 保洁管理、车位管理等。 五、五、改善物业管理中有关资料的存档方式，自动保留每月数据，以备不时之需，如：改善物业管理中有关资料的存档方式，自动保留每月数据，以备不时之需，如： 1、 系统自动保留每月所有数据，泓源林-时代物业软件更独创了可以直接进入历史数据月份，此月份的 数据详细体现在各界面，查询更加直观清晰； 2、 对有纠纷的财务数据提供详细依据：系统自动记录每月的每种费用项目的所有详细情况，因此对住 户的疑问或产生的纠纷可以提供详细依据，并且随手可得； 3、 系统自动保留各种投诉及维修等记录，新上岗的客服人员随时可翻阅各种历史案例，以便学习或参 考解决方法； 总结：总结： 物业管理信息系统化管理，可以规范员工工作习惯，细化及明确化岗位分工权限，实现物业管理决 策科学化及物业管理信息的共享与高速交换；公司总部可以通过集团版随时了解各个管理处及物业 公司总的物业收入情况及管理细节，减少管理成本，提高管理水平和管理质量，从而提升公司整体 形象。 5 备注：其他详细功能请参阅备注：其他详细功能请参阅同行重大项目对比同行重大项目对比、模块简介模块简介及及功能说明功能说明。 三、老用户使用情况三、老用户使用情况 唯独我司敢于将一批老用户的使用情况及长期累积的维护费公诸网站让用户对比，因为此对比证明了系统的 稳定性，因此，一套系统是否适用，方便性及稳定性起了决定性的作用。 小区名称统计时间使用时间稳定性累积维 护费 主要维护原因及备注运行速度 TCL 物 业 2002-11-2006-124 年 1 个月数据稳定400 元更换电脑及排污更改为 三级计费 几乎不变 深圳福田2002-08-2006-124 年 4 个月数据稳定200 元排污费更改为三级计费几乎不变 深圳城建2002-12-2006-124 年数据稳定200 元排污费更改为三级计费几乎不变 深圳泰然2005-08-2006-121 年 4 个月数据稳定1400 元更改约 10 张难度报表程 序及格式 几乎不变 深圳国贸2005-08-2006-121 年 4 个月数据稳定0几乎不变 广垦六联 工业区 2004-05-2006-122 年 7 个月数据稳定500 元更换硬盘几乎不变 深业物业2004-11-2006-122 年数据稳定0包括外地公司将近有 20 个管理处在使用 几乎不变 向西物业2005-04-2006-121 年 8 个月数据稳定0几乎不变 榕江物业2003-10-2006-123 年 2 个月数据稳定400 元重装操作系统一次、 排污费更改为分三级计 费 几乎不变 鸿威物业2003-02-2006-124 年数据稳定200 元重装一次操作系统几乎不变 新东升2004-10-2006-122 年 2 个月数据稳定200 元排污费更改为分三级计 费 几乎不变 南宁海外2004-09-2006-122 年 3 个月数据稳定0几乎不变 无锡海外2004-09-2006-122 年 3 个月数据稳定0几乎不变 东莞海外2004-09-2006-122 年 3 个月数据稳定0几乎不变 6 深圳海外2004-09-2006-122 年 3 个月数据稳定0几乎不变 居佳物业2003-12-2006-123 年数据稳定0几乎不变 艺展中心 物业 2004-06-2006-122 年半数据稳定几乎不变 四、产品背景四、产品背景 物业管理行业是房地产行业的一个重要组成部分，随着市场化的普及，一些大型物业管理企业设立了 集团、区域公司、管理处三级组织机构，对信息和数据要求实时共享，实行集团式管理运作。 目前市场上大多数的物业管理软件品牌均针对多个管理处集中式应用的需要而开发出了相应的产品。 主要数据结构一般采用 C/S、B/S 或混合性结构，而后台数据库大多数均使用 Microsoft SQL Server 等大型 数据库，均可通过 Internet 的连接达到异地数据实时共享的要求；但是大部份品牌过于美化某些花俏功能 及一些先进理论，隐瞒了系统的致命隐患:如此大型的数据长年累积对用户长期的使用所产生的数据堵塞、 利用模块众多或某些表面上看起来能提升公司形象但实质上可有可无的卖点遮掩实用性的不足，导致市场上 大部份集团式网络版在实际运用过程中实用功能不强、而购买前构成较大吸引力的某些花俏功能一般无法发 挥预期作用，并在使用两年左右则因数据累积导致系统运行缓慢甚至瘫痪而严重影响日常工作！ 泓源林-时代物业软件为了首先保障系统的方便性、稳定性、实用性及远程的快速运行，采用了最成熟、 对内部管理软件的功能实现更适合的 C/S 结构及最新推出的 SQL SERVER2005 大型数据库，更在数据的处理 方式上有异于所有同行集团网络版，每月数据分库处理，月结后自动分离，用户每月只运行当月及欠款数据， 更可随时进入历史月份数据在各界面查询历史详细资料，超速生成所有应收帐款(1 千户:3 秒内；2 万 5 千 户只需约 47 秒)，系统自动生成日报、月报及年度统计分析数据，更好地避免了长期的数据累积导致的系统 运行逐步缓慢甚至瘫痪现象的发生，因此，能保障系统永远快速运行。我们剔除了一些会带来更大弊端的功 能，强化常用功能，真正让用户提高日常工作效率！站在专业角度分析并提醒用户根据各自实际情况权衡选 择，不要盲目跟随潮流。 基于对物业管理行业实际情况、发展趋势及对各大物业公司在使用其他品牌集团式网络版现状的了解、 结合对物业软件技术多年的深入研究，我们将选购集团网络版前不易发现的问题用真实的数据、现实案例及 选购经验公诸用户，专业剖析怎样的数据处理方式才可避免因庞大的集团数据长期累积所造成的系统瘫痪， 让用户明白每个供应商所大力推崇的功能之利弊，提醒用户在追求一些超前的理论的同时，要结合现实情况 理性权衡，不要顾小失大！只有选购了真正达到节省资源、提高效率的系统才能为企业创造价值！凭借多年 的行业经验，我们建议：在购买软件前，先安排多个资深使用者同时观看不同供应商的操作演示后，必须再 7 找几家供应商两年左右的老用户的管理处客户端简单操作对比，并询问操作员系统一般产生维护的原因及处 理速度等，即可发现不同供应商系统之间明显的质量差别。 五、模块简介五、模块简介 房产资源房产资源小区资料 大楼资料 房间资料 客户管理客户管理费用录入 表类管理 客户资料 成员资料 租赁资料 批量录入 走表录入 收费管理收费管理费用录入 走表管理 费用收取 费用设置 单价设置 币种 银行托收 恢复回盘 银行设置 报表管理报表管理房产资料 住户资料 租赁资料 走表清单 收费通知 催款通知 收款收据 银行清单 预收清单 押金清单 财务报表 仓库物料 保安消防 保洁绿化 人事工资 社区活动 文档管理 会议记录 联系单位 费用收取情况 年度统计 仓库管理仓库管理仓库物料 物料库存 入仓单 出仓单 进销存 社区管理社区管理治安管理 消防管理 重大事件 绿化保洁 车场管理 人事行政人事行政人事管理 工资管理 工资项目 银行托收（工资） 文档管理 会议记录 联系单位 信息发布 系统管理系统管理用户类型 用户管理 权限设置 系统参数 月结数据 会计期间 报表制作 备份数据 历史查询 备注：备注： 1、为了方便用户查询，客户管理模块里的客户管理及收费管理里的费用收取模块的内容完全相同， 即一个住户的基本资料在一个界面即可随手可得，无需频繁翻页； 2、在客户管理的批量录入模块，所有住户的基础数据在此即可批量录入完毕，相同规律的数据更可利 用快捷方式快速复制，不需在多个界面游走，录入方式与 EXCEL 相同； 8 六、同行重大项目对比六、同行重大项目对比 每个品牌均对新用户承诺其软件比其他同类软件更优秀，但绝大部份供应商却只能用含糊的专业术语或 某某大型用户已使用等措辞迷惑用户，无法用公开的实例或数据证明其老用户是否用得满意。据我司调查了 解，市场上有一定数量的大型用户在物业软件上存在凑合着用的现状！其实用户的多少与美化了的宣传资料 均不能做为选购软件的关键，而软件是否方便用户日常工作、老用户用得好不好才是真正的关键所在！泓源 林是唯独能对软件的每一项突出的特点做出了详细剖析的供应商，让用户直接看到同类软件在使用上的区别、 直接在软件上感受不同的技术处理所导致的不同结果，唯独敢于将老用户的真实使用情况及累积缴交的维护 费公诸网站让用户对比！对软件的方便性、实用性、稳定性及数据长远使用不造成堵塞等特点均列举了有力 的实据，非空口自夸！ 品牌名称 比较 项目 同行品牌泓源林-时代软件 方便性方便性 操作较繁琐，只要让我司及不同品牌 的供应商给资深操作员演示对比即可 看到明显区别： 1、 住户所有基础数据及费用的查询、 录入等均需翻开多个界面才可完成； 2、 没有自动计算功能，若欠费多月的 住户只选取部份款项缴交，操作员 只能手工计算或无法选择分月收费； 3、 报表清单没有筛选数据功能：若偶 尔只需统计部份或某类住户的数据 只能导出 EXCEL 做繁琐的二次删减 或手工统计； 4、 历史数据只能通过报表来体现，只 能显示部份资料，查询起来不够详 细及方便； 操作比同类软件简便得多，体现如下： 1、住户所有基础数据的查询及录入均统一在一个界面即 可完成； 2、 大量繁琐工作利用快捷方式即可轻易解决；有规律 数据不需逐户录入，如：快速赋值功能、自动计算 器功能、批量冲减不规律预交功能、入伙预收管理 费批量设置功能、报表可任意筛选部份数据显示并 可自动统计筛选结果功能、一户多房费用批量收费 或部份收费功能等； 3、 独创历史数据查询方式，使用者可直接进入历史月 份数据，在各界面查询历史具体情况，与查询当月 数据的方式一样简单明了； 4、大部份界面的操作使用方式基本相同，一般人无需特 别培训即可懂得操作使用；客服资料的录入、查询 比同行软件更加简便快速； 9 稳定性：稳定性： 维护量 维护费 数据的不稳定令维护量及维护费均属 同行较高水平：普通单机版每年均需 缴交 1000 元2000 元/套，网络版则 每年按总额的 10%以上收取，非常昂 贵； 目前唯独敢于将老用户使用情况、累积缴交维护费及维 护原因列表对外公开、真正用数据证明其稳定性的唯一 品牌，从 2002 年初至 2006 年 12 月止，4 年内单机版用 户累积缴交维护费最高累积缴交维护费最高的不超过 800 元，最少的为零； 约 3 年内的网络版用户累积缴交维护费最多的不超过 1500 元，最少的同样为零；维护原因主要因硬件故障、 操作系统重装、更改或增加报表及政策变动造成，稳定 性非常罕见！ 实用性实用性 模块多，但实用功能不够强大；一般 老用户在再次选择时若由操作员决定 则不愿再继续合作； 模块足够使用，且实用功能非常强大，几乎所有详细对 比过多家著名物业软件的专业人员均表示：泓源林-时代 软件是目前同行中实用功能最仔细、最实用及整体使用 最简便的软件；所有功能在长期使用中不存在致命隐患； 收费功能收费功能 不够细致，操作繁琐；部份软件欠费 无法体现每月明细及每笔滞纳金起计 日期等明细，无法向住户交待每笔有 疑问或有纠纷、拖欠时间稍久的费用 的详细资料，更缺少年度统计分析报 表； 非常细致且操作极其简便，尤其对带有复杂水电分摊的 大厦及工业区的复杂收费管理更显软件优势，且数据稳 定不出错，详见产品功能介绍； 数据结构数据结构 网络版每月数据不分库存放不分库存放，一定年 限后系统会因为数据的累积导致运行 逐渐变慢，严重影响工作效率，达到 3 年以上的甚至出现系统无法启动现象； 唯独我司系统每月数据分库处理分库处理，每月只运行一个月的 数据及欠款数据，因此能永远保持数据快速运行，跨月 数据的查询及年度报表亦可快速调用，并允许直接进入 历史月份的数据，在各界面查看当时最详细的资料； 10 生成应收生成应收 款速度款速度 因数据会滚动累积，使用一定年限后 一切运行速度会逐渐变慢，某些品牌 生成 4000 户的应收款的速度为 25 分 钟以上，并逐年变慢，某些品牌在单 机使用时 1000 户的小区数据生成一种 应收账款已需要 10 多分钟时间，有些 集团网络版已达到需半天时间方可生 成应收帐款，并常出现数据互串错误， 长久使用的问题严重； 因每月数据不累积，每月的运行速度基本相同，25000 户的数据，生成所有应收款及所有应收报表的速度约为 47 秒，同行所有软件远远无法比拟！（观看演示人员同 样可以感受到系统的运行速度与众不同） 市场现状市场现状 老用户已逐步流失，只有新用户易被 其宣传资料所吸引。 已替换六家以上著名品牌产品，替换软件过百套，曾替 换其他供应商的大型用户有：泰然物业、城建物业、深 业物业、福田保税区物业、福田物业、国贸物业、金地 工业区、海外物业、TCL 物业等，替换行动在不断进行替换行动在不断进行 中中，替换原因：主要由于原来的系统不稳定、维护费较 高、实用功能不够强大、数据累积造成系统运行缓慢及 数据出错或买了无法启用等原因；现在这类用户已成为 我司长期合作的忠实用户。许多曾观看过我司演示又曾 使用过其他品牌的专业人员多年后谈起仍然对我们印象 深刻。 11 七、网络部署七、网络部署 具有高度的安全性及稳定性，另附：老用户使用情况列表，供新用户查核，用真正的数据说话！具有高度的安全性及稳定性，另附：老用户使用情况列表，供新用户查核，用真正的数据说话！ 1、 功能权限：功能权限：功能权限可以针对每一名用户，授权到每一个功能的每一项操作，保证系统用户只能执行已 获得授权的功能。 2、 数据权限：数据权限：在支持功能权限的同时，提供数据权限的支持。管理处或分公司人员只能操作或查询其管辖 范围内的信息，总部人员或其他被授权的人员可以查询到整个集团的信息，根据用户进行设置，具有高 度的灵活性。 3、 数据存放：数据存放：数据存放在总部服务器，不需维护多个数据库，维护量及维护费均属最低水平。 4、数据结构：、数据结构：唯独我司系统的每月数据分库存放，不会造成数据累积堵塞及运行逐步缓慢现象。 12 八、实施配备八、实施配备 一、 以下配备需在实施前准备好： A：每个管理处正常使用的电脑、打印机： B：管理处需同时使用系统的电脑要连好局域网，并需提前申请好与总公司网络供应商统一品牌的宽带网络； C：直接操作的电脑必须下载最新版本的 QQ，最好配备一个能对话的耳机（大约 30 元/个） 、声卡，通过网 络各管理处人员可直接与我司或物业总公司免费对话，可节省高额电话费； D：每个管理处要保证最少有一台客户端电脑上的优盘接口或 CDROOM 可以正常使用： 二、软、硬件要求： A、服务器要求： 操 作 系 统：WIN2000 或 WIN2003 服务器版本； 硬盘剩余空间：40G 的 SCSI 硬盘； 内 存：3.0G 较好； C P U : P4 ； 其他性能无特别要求； B、 客户端要求： 操 作 系 统： WIN2000 以上，推荐使用 WINXP； 硬盘剩余空间：约 10G:要求不高； 内 存：256M 以上； C P U ：PIII500M； C、服务器数据库平台：安装 SQL SERVER2005； 三、宽带网络要求：（老用户建议） 1、 总公司的网络供应商与管理处最好统一为一家，这样对网络数据的传输更快速； 2、 电信和长宽是两家最适合的网络供应商； 3、 中大型物业公司尽量使用专线，一般以允许单个电信公司进驻小区为业主提供服务作为换取免费使用专中大型物业公司尽量使用专线，一般以允许单个电信公司进驻小区为业主提供服务作为换取免费使用专 线的条件即可获得。线的条件即可获得。 13 九、产品功能九、产品功能 (一一)房产资源房产资源 小区资料 大楼资料 房间资料 生成大楼 生成房间 此大模块包括五个小功能模块，介绍小区整体架构及设施、显示小区平面图、外观图及 消防分布图；将小区、大楼及其房间的各项资料登记入档，并可任意组合各种条件筛选 所需数据，为日常工作提供了极大的方便；若管理的是多小区数据，用户可自定义小区 及各房间的前后排列顺序；任何特殊房间号均可轻松批量生成，对有规律的大楼及房间 号更可一蹴而就； (二二)客户管理客户管理 重点说明：一个住户的基础数据在一个界面即可查询或录入完毕，无需到处翻页；针对有规律的初始化 数据，系统提供快速复制功能，无需逐户录入；拥有比同行软件更强大、更实用的筛选功能， 允许用户组合任何条件筛选各种范围的住户数据查询； 费用录入登记住户所有与计费有关的数据，新入伙小区更可快速批量设置预交费用：只要录入 入伙日期、选择预交项目、预收类型及预交月数，系统自动计算出预交项目的开始计 费时间及入伙预收总金额，到期自动按实际天数计费； 走表管理详细显示每户的每个走表的上月读数、本月读数、实用量、计费用量、单价及金额等， 允许一户多表，并允许每个走表参与多个总表的分摊； 成员资料详细记录业主或租户的成员资料和照片，方便社区的整体人员管理； 客户资料详细记录个人、商业、业主、租户、发展商等各种类型住户本身的具体资料，方便物 管人员归档或查找； 租赁资料对于允许充当中介角色的管理处，操作员可根据准租户的要求快速筛选出符合其条件 的到期或即将到期的出租房供其选择，系统自动统计每月佣金明细及一直以来的所有 佣金；更可预先设定租金增长比例，到期自动增长； 客客 户户 管管 理理 费用收取为方便客服人员日常查询工作，系统允许在此界面可查询到住户当月费用明细及任何 月份的详细交费情况、预收款及押金等情况； 批量录入所有住户的初始化资料集中在一个界面即可录入完毕，录入方式与 EXCEL 完全相同， 有相同规律的数据更可利用快捷方式快速复制，极大地节省了录入时间； 走表录入允许批量录入水电表读数，对录入出错的可能性则以本月读数列变色提示：本月读数 比上月读数小则以红色提示、本月实用量是上月的两倍以上则以黄色提示；一户多表 14 及独立表的录入同样集中在此界面按房间正常顺序录入；针对自动抄表系统的用户可 提供读数导入接口，更可快速筛选各个总表分摊的所有房间或一户多房住户的所有房 间。 总表管理登记总表表名、表号、单价类型、分摊类型等具体情况，做为分摊的主要依据； 总表录入总表录入与普通表录入分开不同界面，避免造成混淆； (三三)收费管理收费管理 特别说明：特别说明：为了方便用户在一个界面可查找到一个住户的详细资料，此模块亦可同时 查看费用录入、走表管理、成员资料、客户资料、租赁资料、费用收取费用录入、走表管理、成员资料、客户资料、租赁资料、费用收取等界面的详细 资料，允许根据不同人员的工作职责设置不同的查询权限； 1、 每月初各小区将水电类走表及不固定费用录入完毕，只要计算一次，系统则可自 动生成所有应收账款及报表，2000 个住户：大约 3 秒；25000 个住户：大约 47 秒； 每月数据分库存放，因此能保证系统永远快速运行，独特的数据处理方式令同类软 件远远无法比拟； 2、 预收款：操作员只要根据住户意愿设置好每户的预收项目，系统允许每户预交不同 项目，单户更可预交多笔金额各指定冲减不同费用，按一个按钮系统则在几秒内自 动根据设置冲减完所有预交住户的指定费用，当预交余额不够冲减任何一笔时，系 统亦自动冲减其指定的费用项目的部份金额； 3、 可登记所有住户的任何项目的交或退押金的经手人、时间等详细情况，自动统计每 户的每笔押金总额、已退金额、余额，自动显示每月或所有月份的各种项目押金的 明细及汇总清单； 4、 系统自动列明每户入住以来的交费明细，即每笔费用的本金、滞纳金、已交、未交 及所有笔数的本金、滞纳金、已交及未交的合计，可根据住户要求筛选不同月份等 任意条件的明细数据解答住户疑问，自动合计任意条件筛选出来的不同数据； 5、 系统允许单个房间住户或一户多房住户缴交一笔比费用总额少的金额，亦可指定只 交本金，只要输入此金额，系统则可按费用项目的上下排列自动收取，余额不够收 取某单条费用时，系统自动收取此条费用的部份金额； 费 用 收 取 6、 针对有多月欠款或一户多房的住户交费，系统可以快速选取单个月份、费用种类、 往月、本月、同月同费、本金或任意指定费用，并自动计算好选定费用的所需合计 数便于收取； 15 7、 系统自动记录及列表显示减免费用项目或滞纳金的金额、经手人、时间等明细及汇 总； 8、 收款方式：现金、支票、刷卡、银行（托收） 、转帐、签单、坏帐、代扣、减免、 冲销等，满足不同管理公司的各种特殊要求； 9、 币种：不同币种可事先设好汇率，收费时则自动兑换； 10、自动计算功能：系统提供自动计算功能，被选中的任意费用的本金、滞纳金、总 金额、已交款、未交款及未交款的本金及滞纳金自动计算，尤其方便有多月欠款 或一户多房的住户交费工作； 11、各种收款方式、不同收款人、不同币种的日报、一段相连时间统计及可选择不相 连收款日期的统计，季度、年度分析数据的明细及汇总、各种提醒报表或难度报 表应有尽有，针对大型用户，使用半年内还可免费订制个性报表，系统提供多种 报表格式以满足不同用户或同一用户不同时间的各种要求； 12、每张报表可根据用户不同时间的需求，通过各种条件组合筛选不同的数据范围并 自动统计，可设置不同人员的预览权限、可选页打印、所有明细报表既允许显示 明细及汇总，又可选择只显示汇总合计数、既允许导出 EXCEL 格式，又可原样导 出 TIFF 格式对外发送，无需任何修改； 13、拥有独创的历史数据查询方式，系统允许操作员进入历史月份直接在各界面查看 当时最详细的完整资料。 费用设置可由用户自定义各种固定及非固定收费项目、滞纳金等，操作简便易懂； 单价设置由用户自定义任何种类单价类型；基于深圳市水价、排污价已分三段计费，为防止政 策变动而产生的维护费，本系统现已允许水电气等所有表类可分无限段计费； 币种用户可自由增加及设置不同国家币种与人民币的兑换汇率，在收费时只要选上不同币 种，系统则已自动按汇率计算好兑换的总金额，无需再手工计算； 银行托收系统准备了数十家常用银行接口，并允许在无须更改程序的情况下随时在系统里添加 新的托收银行接口；允许选小区或某种费用项目单独托收，自动生成扣款收据；深圳 市支持深银联数据接口，每月允许托收次数不少于十次，并允许住户提供任何银行帐 号扣款，极大地提高了回收率及工作效率； 恢复回盘对于银行回盘的错误数据，系统提供自动恢复回盘数据重新处理功能，但在使用前须 16 与我司沟通后再进行操作； 银行设置各种银行接口允许有权限用户在不需更改程序的情况下在系统自由添加或更改； 银行收据号系统自动批量生成银行托收成功的收款收据，收据号可延续现场收费的顺序按房间的 先后序号自动分布排列； (四四)报表管理报表管理 房产资料、住户资料、租赁资料、走表清单、收费通知、催款通知、收款收据、银行清单、预收清单、 押 金清单、入伙费用、财务报表、装修管理、维修管理、服务申请、投诉管理、 钥匙管理、寄件管理、 设备 管理、仓库物料、保安消防、保洁绿化、人事工资、社区活动、文档管理、会议记录、联系单位、费用收取 情况、年度统计 每个报表种类均有多个报表及不同格式详细体现此模块的具体数据，每张报表更可因不同时间的要求筛选任每个报表种类均有多个报表及不同格式详细体现此模块的具体数据，每张报表更可因不同时间的要求筛选任 何范围的数据显示并自动统计，报表可导出何范围的数据显示并自动统计，报表可导出 EXCEL 及及 TIFF 图片格式，图片格式，TIFF 格式可将报表原样导出，无格式可将报表原样导出，无 需重新排版即可对外发送或打印，需重新排版即可对外发送或打印，EXCEL 格式满足了费用清单类报表的导出，而格式满足了费用清单类报表的导出，而 TIFF 格式则适合资料档格式则适合资料档 案类报表的导出；案类报表的导出； (五五)仓库管理仓库管理 仓库物料详细记录仓库物料的资料，并通过入仓及出仓的录入自动不断更新库存数量；可以通过各 种物料条件组合查找统计； 物料库存对物品初始的库存录入，此后的出、入库物品系统则自动统计累加； 入仓单通过入库单的录入，系统自动统计各种编号物料的当月入仓数量及金额，并自动写入物料 库存，以便对仓库的进销存进行自动统计； 出仓单通过出库单的录入，系统自动统计各种编号物料的当月出仓数量及金额，并自动写入物料 库存，以便对仓库的进销存进行自动统计； 进销存自动统计各仓库里的物品，可通过任何条件组合查询各种物品的库存清单及出/入仓不同单 价计算库存金额； (六六)社区管理社区管理 班次详细列明保安班次顺序及具体时间； 岗位记录每个岗位的详细情况； 警械设备登记警械设备名称、数量及特征等资料； 17 保安排班详细列出每个保安的排班情况，系统自动统计每个时间段、每个班次、每 个岗位的保安名单； 交班记录 记录交接班情况，对交接班中的重要事物作好登记，以防遗忘； 治安管理 来访登记 详细登记每月的每一天的来访客户情况以备案存档，为日常事故提供有效 数据； 消防检查将在消防检查中发现有违规的情况详细记录在案，以监督住户改善； 消防片区登记所管辖的消防片区资料； 保安消防 消防演练登记每次消防演练情况； 重大事件将小区中发生的重大事件作好登记； 绿化资料 登记绿化资料，并允许任何条件组合查找； 绿化安排 登记绿化安排，以方便绿化派工； 绿化检查 登记绿化检查情况，为绿化工程的安排提供依据； 绿化工程登记绿化工程的情况； 保洁项目 对保洁、消杀进行登记管理；明确责任人，以便监督检查； 绿化保洁 保洁检查对任何人员负责的保洁项目进行检查，便于提高卫生标准； 车场管理 车场管理 记录车位情况、车辆资料、车主情况及其停车情况；允许以各种条件组合 筛选查看； (七七)人事行政人事行政 人事管理详细记录每个员工的具体资料，包括：个人资料、培训记录、职位变更、家庭成员等，可 随时按部门或按类型等任何组合条件筛选查看；换岗时只要更换不同部门，全部数据则自 动转到新部门； 工资管理详细记录每位员工的每一项工资及所扣金额，通过设置，系统可自动计算出加班工资、缺 勤工资、工资税等，自动统计工资单等； 工资项目系统允许用户自定义应发及应扣的工资项目、计算公式及排列顺序； 银行托收 （工资） 可通过系统将员工所有工资数据出盘给银行进行统一发放； 工资统计系统自动按应发、应扣及实发工资统计每位员工任意时间段或年度工资明细及汇总； 18 社区活动 分类记录社区活动详细资料，包括活动类型、活动名称、组织人、参加人、活动内容、活 动场地、活动经费、活动情况等内容，便于对小区社区活动的统一管理； 文档管理 将每份文档分类归档，并记录其存放位置或在电脑里的路径，将繁琐的文件档案管理工作 梳理得有条有理，方便查找； 会议记录 对会议记录进行分类记录存档，方便查找； 联系单位 分类别详细记录与管理处或物业公司经常来往的单位资料，包括供应商的详细资料； 信息发布对公告发布情况的登记管理，可设定一打开系统则弹出信息提示； (八八)系统管理系统管理 权限设置 系统根据用户所属分公司、部门及工作职责，分小区、表单、模块、每张报表、按钮甚至 重要字段等严格设置不同的操作权限，总公司规定人员可以查询所有小区数据，分公司人 员可查看其管辖的多个小区数据，各管理处的工作人员只允许查询及操作其管辖管理处的 数据，确保了每一个用户使用的合法性； 用户管理 允许任意增加用户类型及用户，并可自定义此用户所属小区及所允许的权限； 系统参数 各种系统参数允许用户自行定义； 月结数据 当一个月的数据需要结转时，系统则将此月数据自动独立分离，使系统运行永远是一个月 的数据及欠款数据，避免了因数据堆积造成堵塞导致系统运行逐渐变慢现象； 会计期间 首次使用系统时间设置后，系统则根据月结情况自动更新会计月份； 报表制作强大的制表功能允许网管在系统里复制同类报表模仿制作，操作简单易用； 备份恢复 系统允许随时备份所有数据，备份的最佳时间为晚上；恢复功能要慎重使用； 历史查询拥有独创的历史数据查询方式，只要选择历史数据月份，系统则自动进入此月份，历史数 据即可详细显示在各界面，操作员可以进入其权限所允许的任何界面查看当时的具体数据， 与当月操作方式完全相同； 注：单机版、局域网版及集团网络版的功能模块完全相同，版本之间的不同只在注：单机版、局域网版及集团网络版的功能模块完全相同，版本之间的不同只在 于是否能远程使用，各大、中、小型客户可根据各自的实际情况选择适合版本。于是否能远程使用，各大、中、小型客户可根据各自的实际情况选择适合版本。 十、选购软件注意事项十、选购软件注意事项 一、市场使用软件概况：一、市场使用软件概况： 19 经过多年对物业管理市场的接触，发现了不少物业公司在使用物业软件时存在各色各样的问题，凑合 着用是目前极大部份物业公司使用软件的普遍现状！反映的问题可以大致总结为以下几点： 1、 操作步骤过于繁琐； 2、 因系统常需维护导致维护费过高，几乎每年均缴交固定年费； 3、 使用一定年限后数据的累积通常令运行速度逐渐减慢：许多品牌的单机版在使用两年后一启动则会感觉 整个电脑反映较迟顿，易死机；网络版更甚者常无法连接服务器及经常于启动时处于瘫痪状态，需多次 重启电脑方可勉强进入系统，管理处无法正常使用软件，部份工作只能到总公司的电脑里操作方可完成； 4、 实用功能不强，导致大量工作仍需手工配合，系统无法提供稍有难度的财务报表，部份用户愿意另行付 费也无法订制，需操作员手工计算方可统计；模块众多，但在实际运用中能达到预期效果的却很少； 二、市场上隐闭的各种陷阱：二、市场上隐闭的各种陷阱： 其实软件行业里存在许多陷阱，尤其是物业软件，稍为不慎则会选择错误。每家供应商都有着不同的卖 点，每种卖点对用户都有一定的吸引力，必须认真权衡对比，否则很容易被以下几点误导： 1、品牌陷阱：、品牌陷阱：某些时间较久的品牌，其部份典型用户已更换供应商，但其网站或宣传资料里仍然显示有此 用户，从表面资料看：此品牌历史悠久，用户众多，实际并非如此； 2、 用户陷阱：用户陷阱：个别品牌因其产品的竞争力不强，宣布倒闭后又以一个新的公司名称出现在市场，并在宣传 资料上列出大量已更换了其他品牌的旧用户作为典型用户，以此迷惑不明底细的用户； 3、 资料陷阱：资料陷阱：许多供应商的宣传技巧非常高超，夸大的宣传资料容易令准用户忽视软件本身的质量；因此， 网站上或资料里标明的典型用户不代表现时仍在使用此品牌！模块多，不代表实用！资料 写得好，不代表软件也能编写得适用！ 4、 思想陷阱：思想陷阱：选购人员认为各个品牌的产品质量相差不大，在筛选了几家软件后则不再愿意接收及接见其 他供应商，导致无法仔细对比！ 三、挑选软件的注意事项：三、