商务助理总结

商务助理年终总结商务助理年终总结 尊敬的领导:您好！ 一年如水而逝，新旧年交替之际，回顾工作，总结经验，以启迪来年的工作，我对商务助理这一岗 位有了更深的体验，对工作内容也更加熟悉。自 2012 年 2 月 14 日进入公司到现在已经将近 1 年了，在公 司同事和领导的支持帮助下，我成长了许多。通过这一年的工作及学习，我个人的工作模式和工作方法都 有了较大的进步，现将这一年多来的工作情况分类总结如下：一、日常事务工作的完成情况 自入职至现在，作为商务助理开始接手一些商务上的工作，主要是做好商务订货信息的建立、报价 跟踪、安排工厂发货、文档文案的整理等，同时协助部门人员处理各种事项。在此期间我的工作主要是以 下内容： 1)处理日常的商务发货：跟客户联系发货方式、核对收货信息和收发票信息，通知及跟催采购部门 及时采购、通知财务开发票。同时对于新客户要跟对方联系索要开票信息和一般纳税人证明。 2)跟踪商务报价：对于每个报价单子，及时协调生产研发部、采购部、财务部等相关部门，做到在 最短的时间报出最准确的价格，并及时回复客户。 3)管理客户订货及发货信息：整合了生产、发货、开票记录，以及销售明细跟踪表，做到对每一个 订单的生产、发货时间、开票时间、回款时间及金额等都有准确的记录。 4)协助部门领导处理日常工作：主要包括给客户发送报价、合同传真、跟催回款、审核合同、随时 处理领导安排的工作任务等。5）标书制作：负责商务部分，协调各个部门完成标书其他部分，并整合盖 章装订等。 二、协助领导管理事务工作方面 1)每天做好考勤、监控及员工外出登记，做好登记；2）每月协助领导处理部门人员考核事项；3） 部门人员费用报销审核，汇总，上交； 4)做好公司会议通知及会前准备工作，协调员工保障会议顺利进行；5)及时有效的完成领导安排的 各项任务。三、工作过程中总结的心得及经验：1）办事效率问题 工作中处理问题的时候各个部门之间的配合至关重要，市场营销中心是一个发起问题的部门，如何 协调其他部门配合解决问题很关键，这一年下来，我总结如下：积极沟通，做好主动反馈；有责任心，对 自己负责的追踪到底。 2)做个工作中的有心人，做好每件小事。 助理的工作其实很杂很琐碎，各个领导随时都有可能安排些临时的任务，这些任务有些是紧急的， 这就需要我快速判断事情的紧急程度及时处理，更要有好的记性，不落下待处理的任务。工作中我养成了 随时做好统计的习惯，例如对每天寄出的快递的的明细，客户的信息等都做好相应的统计，以便后来查询。 四、今后努力的方向 1、积极与各部门同事沟通交流，做到主动反馈 2、保持高效的执行力和责任心，对自己负责的事务追踪到底 3、用心做好每件事。 4、了解行业知识，让自己有一定的知识储备，更好的服务公司。 扩展阅读：商务助理年终总结商务助理年终总结 docdoc 尊敬的领导: 您好！ 今年是公司成立 10 周年，作为公司的一员感到我由衷的自豪与高兴，亲身感受 到公司的不断发展和变化，我对工作更加充满了信心！自 2010 年 8 月 24 日进入公司到现在已经有 1 年多了，在公司同事和领导的支持帮助下，我成长了许多。通过这一年的工作及学习，我个人的工作模 式和工作方法都有了较大的进步，现将这一年多来的工作情况分类总结如下： 一、日常工作的完成情况及心得 自 10 年 8 月至现在，我的工作主要分为 2 部分： 2011.3.14 至今调岗到公司的商务部，作为商务助理开始接手一些商务上的工作，主要是做好商务 订货信息的建立、报价跟踪、安排物流发货、技术项目表的整理同时协助公司商务和技术做好相应的工作。 2010.8.242011.3.14 作为公司的内勤助理主要负责前台接待和一些行政方面的工作。 1、商务助理期间的工作心得 在此期间我的工作主要是以下内容： 1)处理日常的商务发货：跟客户联系发货方式、核对收货信息和收发票信息，通知物流发货、财务 开发票。同时对于新客户要跟对方联系索要开票信息和一般纳税人证明。 2)跟踪商务的报价：对于每个报价单子，做到报价一周内有跟踪，建立了报价单跟踪回访记录表。 跟踪结果及时反馈小史和衣总。 3)管理客户订货信息：整合了发货记录、库存记录、在途订单建立了客户订货参考表。根据此表随 时协助商务领导统计各型号的订货需求，并协助安排客户货物的订单分布。 4)做会议记录、协助技术整理项目表：做会议记录发送想关人员，改进了技术项目表的布局、协助 技术整理完善项目表。 5)协助小史处理日常工作：主要包括给客户发送报价、合同传真、电话催款、管理好技术协议、随 时处理小史安排的工作任务等。 6)承担了技术交流会的部分筹备工作：联系客户、确认参会人员、准备会议用品、协助会议召开等。 通过这项工作，使自己对公司客户有了一个进一步的熟悉和了解；同时也借此机会锻炼了自己的组织协调 能力。该阶段形成的工作流程及正常情况下的案例分享： 1)建立了商务订货参考表，使得各型号的货物状态便于查询和管理。通过这个表格的使用，一方面 使得订货查询和货物订单分布变得直观、另一方面也在一定程度上加快了工作效率。通过这个表格的建立， 加深了对产品型号的掌握，了解了部分常规产品的客户群，但是这个表格目前刚步入正轨运行阶段，难免 会出现一些的错误，今后的工作重点就是，进一步熟悉常规产品的用户，在接到供应商反馈的发运单和 backorderreport 的时候认真的核对每一个型号，及时和商务领导沟通货物状态，力求准确。 2)建立了商务报价跟踪表、并定期分析报价跟踪结果。通过对这 2011 年 4 月 2011 年 7 月这 4 个月 来的报价跟踪结果分析，发现报价转成合同的客户类型中 oem 厂家是主力，占客户类型的半数以上，配套、 维修和贸易类公司的询价转成合同的数量较少，且比例不稳定。根据近几个月的报价跟踪，得出以下经验： 对于配套、维修和贸易类公司的报价跟踪，一般来讲具有：周期较长、不确定性强的特点。由于客户公司 的性质，决定了需要我们及时跟踪、并根据客户的意见即时做出反馈响应，一方面能够体现我们的真诚、 专业，增加合同签订的可能性，另一方面也能够尽可能多的掌握客户信息、尽早做出判断并调整跟踪计划、 同时也能发掘一些潜在的商机。 对于 OEM 厂家的报价跟踪，重点在于确认对方收到报价的同时尽可能多的获得对方的机型、用量、 期望交货期等信息，以此判断是否需要提前准备货物事宜等（尽量通过海运保证供货）；相对于配套、维 修和贸易类厂家的报价跟踪流程，OEM 厂家的报价跟踪较为系统和规范，跟踪周期比较规律（一般来讲是 一单报价跟踪 1-3 次即可确认是否能够形成合同订单），并且由于和客户的良好合作关系，我们能够很快 的确认此单报价是否成功。 3)处理商务发货的工作，此项工作我的原则是：响应领导提出的运费成本控制，基本在客户中形成 了中小货物自提、大货物物流送货的模式。经过这段时间的工作，基本上总结出这样一个工作流程： 在接到发货通知时，首先，根据货物重量和物流部沟通，确认最节省的运输方式。然后，结合客户 的交货期限与客户沟通确认发货信息，最终达到客户能够高兴的认同我们的货物运输方式这个结果（对于 多是老客户来讲，合作关系融洽，沟通方便，基本是按惯例模式进行；对于新客户，经常遇到不接受中小 货物自提的情况，多数是通过一些语言上的沟通技巧使客户最终能够自然接受。）；最后，对于一些突发 的紧急提货的客户，发货方式是按领导的要求处理。 4)协助整理技术部项目表。从新设计了技术部的项目表版面，逐步完善补充了客户和产品信息，但 是项目表还是存在一些错误（例如：产品型号更改没有及时更新、项目信息不完整等），已经写了一个项 目表使用说明的程序性文件，领导正在审批中。今后需要和技术人员共同完善维护好项目表，形成准备完 整的项目信息。 2、内勤助理期间的工作心得 在此期间我的工作主要是以下的内容： 1)协助发货、邮寄发票、样本，并全程跟踪货物，定期将发货照片刻录存档；2)接听、转接电话， 接待来访客户； 3)收发公司邮件、货物，同时做好记录以备查询，按月结算邮费；4)每天做好考勤、监控及员工外 出登记，定期上报；5)根据领导要求查询、预订机票、车票、酒店等； 6)做好公司会议通知及会前准备工作，协调员工保障会议顺利进行； 7)按月采购办公用品、定期清点库存并上报，做好办公用品的管理、发放。8)公司电器及各类设备 的供给、保养、维修。9)及时有效的完成领导安排的各项任务。 该阶段形成的工作流程及正常情况下的案例分享： 1)我们的专业精神是树立公司形象的第一张名片。 在协助发货的工作上，结合实际和客户需求设计了新版的物流部送货单并投入使用，版面整齐、信 息丰富。满足了客户要体现物料号、货物包装描述等的需求；对于客户货物的全程跟踪及时回访，发现异 常情况立刻反馈并积极做出响应，以及积极的协助为客户提供货物签收信息等，都体现出了我们的专注和 专业精神，努力满足客户要求，给客户留下好印象。 2)做个工作中的有心人，做好每件小事。 认真的对待每一项工作任务，用心对待日常工作。例如：设计了物流商务 的工作日报表并投入使用；将原来零散的办公用品采购，更改为每月按计划采购，并建立了采购成 本记录，方便今后的查询参考；收集客户信息，分类整理成客户通讯录，方便公司同事的快速查询；认真 做好领导交办的其他工作等。二、工作中出现的异常案例分析及解决方案 1、在技术交流会的筹备工作中，采购会议礼品优盘。收到的样品质量低劣与询价产品不符，导致 采购工作无法按预想正常进行，当时的处理是：拿出备选方案、即时上报领导，签订了样品合同，积极联 系相关厂家保证货期和供货质量。通过这个事情得到经验和教训就是： 对于接收到工作任务，在按照计划进行的同时，要充分考虑各方面的因素，准备一套完整的备选方 案，以防万一。对于采购的事宜，要根据实际情况先签订样品合同，得到实体的样品确认无误后再行采购， 不能盲目的下订单，以免造成不必要的损失。遇到异常情况，不能退缩，要及时汇报领导，勇敢面对事实、 敢于承 担责任，凡事把解决问题放在首位，确保工作的顺利进行。 2、对于电子版的工作资料，定期的整理备份到光盘存储，防止由于电脑异常而丢失。已经写了一 个公司资料存档的流程文件，暂时在商务部试行中。3、刚开始在报价的跟踪的过程中，由于在致电客户 前没有详细掌握报价信息，以至于客户在询问相关事项时不能及时完整的解答出来，让客户感觉不是很专 业。通过此事，形成了一个习惯：在致电客户跟踪之前，首先温习报价单内容，结合报价查询商务订货参 考表落实货物情况，再联系客户，确保能够流利的为客户解答报价单上的相关内容，给客户留下专业的好 印象。三、工作中的紧急情况预案 将自己所负责的工作分类整理写成书面文档，电子版的工作资料系统 完整的存档，当由于请假或其它事宜不能及时到岗时，可以转接给相关人员代为处理，并确保整理 出来的工作信息能够被除本人之外的其他任何一个同事看懂。 以上就是我的工作总结汇报。今后的工作中我会重点克服上面提到的不足之处，继续以饱满的热情 和积极的态度全心投入到工作中！2)快速判断对方的身份，很难第一时间就分清身份的“同等对待”也很 重要。 3)当遇到开会或者同事暂时不方便接听时，针对