物业招投标指引

1、目的 对集团物业管理业务招标工作提供指引， ，在保证质量的提前下，以合理低价选择最合适的 投标单位。 2、范围 适用于集团内的全资及控股的物业管理公司。 3、职责 3.1 集团物业管理部负责本管理办法的制订、修改、解释。 3.2 各地物业公司负责参照本指引，结合各自的管理需要，制定相关的制度规范招标工作。 4、方法和过程控制 4.1 总则 4.1.1 本指引适用于集团物业系统工程、绿化、保洁、消杀、设备设施维护等的招标。招标 应采用公开招标或邀请招标的方式，但无论采取何种方式，都必须有三家以上的投标单位 参与竞标。下列情况之一者，必须通过招标选择合作单位：A、对于合同金额在 5 万元 （含 5 万元）以上的项目；B、某项业务的整体外包。 。 4.1.2 招标应遵循以下原则: 4.1.2.1 整体招标原则：禁止将项目拆开、肢解或化整为零，规范招标。 4.1.2.2 事前预算原则：招标前，应根据历史数据或相关图纸资料，拟定标底。 4.1.2.3 资格审查原则：所有投标单位都要经过严格的资质预审，符合要求的投标单位才有 资格参加投标。 4.1.2.4 充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应 鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争 优秀的单位中标。 4.1.2.5 透明公正原则：整个招标过程务必有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、 信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝黑箱操作。 4.1.2.6 保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是 公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺。公司并且要求各投标单位对自己的投标资料， 互不串讲。以防影响招标的公正和效果。 4.1.2.7 廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之 便谋求私利，任何个人不得影响招标机构进行客观公正的评价。 4.1.2.8 维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良 好的招标信誉和形象。 4.1.2.9 可追溯原则：项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、外包方考察结果审批、 记录、答疑记录、开标和评标记录、评定标评审记录、约谈记录、相关会议纪要等，须及 时收集、整理、归档和保存。 4.1.3 招标管理机构和职能 4.1.3.1 物业公司应设立相关的机构，负责公司各类招标工作的决策，机构成员至少包括： 公司领导、财务部和负责该项业务管理的职能管理部门的人员。 4.1.3.2 物业公司根据各类招标工作的特点，设立公司内不同的部门在招标工作中的职责： 相关业务管理的主要职责：投标单位资质预审，建立合格供方清单，编制招标文件，发标， 评技术标，控制整个招标工作进度，并负责招标资料的收集、整理、归档、保存，协助财 务管理部确定标底。 财务管理部的主要职责：编制标底，接标，主持开标，评经济标。 需要招标业务所在项目的主要职责：提出详细的招标要求，全过程参与招标工作，并督查 招标工作的进展。 4.2 合格供方 4.2.1 合格供方是与公司或集团内其它公司或部门有过相关合作关系并经过推荐，公司相关 管理部门审查合格的单位。物业公司建立相关的资料，以便今后相关业务招标时从中选择 投标单位。 4.2.2 合格供方应符合以下要求： 4.2.2.1 证照齐全、守法经营、管理规范。 4.2.2.2 技术力量雄厚，在本行业中有一定的知名度。 4.2.2.3 重合同，守信用，信誉良好。在与公司的合作过程中，未发生重大质量事故。 4.2.2.4 近三年无诉讼。 4.2.3 合格供方资格评审 4.2.3.1 合格供方资格并非终身制，建议每半年、强制至少每年需要对合格供方资格进行重 新评审。评审内容包括资质变化情况、配合情况、工作质量等。 4.2.3.2 根据评审结果，确定是否为公司的合格供方并在清单中保留。 4.3 招标工作程序 部门 程序财务部门业务管理部门管理处 1、制定招标计划 参与并提出意见主持招标会议，根据项目情况制定招标详细计划提 出详细的招标项目、时间计划、技术交底、达到的相关标准、配合等要求 2、编制招标文件 核定标底、审查修改标书中经济条款等主持编制招标文件参与并 提出意见 3、发布招标信息或投标邀请函 选择投标单位并提出意见主持信息发布及选择投标单位 选择投标单位并提出意见 4、发标、答疑参与并负责经济标部分的答疑主持发标、答疑会议， 审查投标单位资 质参与并负责有关技术交底、相关标准、配合情况答疑 5、开标 主持接标工作， 主持开标会议参与会议并提出意见参与并提出意见 6、评标 主持评标会议、负责评审经济标、谈判评审技术标并参与投标单位谈判提 出意见并根据情况参与谈判 7、定标、发中标通知 招标工作负责人主持，集体表决定标，并发出中标通知 8、资料管理 工程管理部主持招标资料的收集、整理、归档、保存工作（应指定专人负责 资料管理） 记录 4.3.1 招标文件 4.3.1.1 标准（示范）招标文件：物业公司应根据业务类别，确定标准（示范）招标文件。 招标文件由各相关部门共同起草，经过公司法律顾问或专业人士确认和公司领导审批后， 作为公司该类业务招标的标准（示范）文件。 4.3.1.2 招标文件内容：招标文件应包括正文和附件。正文包括：招标内容、招标范围、项 目简介、工期、质量要求、工程造价要求、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、 评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等。附件包括：相 关图纸、拟签标准合同（合同中应明确我方要求的全部内容）等。 4.3.1.3 工程造价要求应包括：定额及计价文件约定；合同造价包括范围；付款方式；报价 明细表；开办费、施工费、赶工费等费用明确的计取方式。 4.3.1.4 招标文件由公司规定的相关部门确认后，才能发标。 4.3.2 招标信息发布及投标邀请 4.3.2.1 公开招标的项目在当地主要报纸上或建设交易服务中心发布招标信息，并按政府有 关部门规定办理手续。 4.3.2.2 实行邀请招标，选择招标单位的工作由相关业务管理部门主持，财务管理部和需要 招标的项目等共同参与，并从公司合格供方中选择。 4.3.2.3 如合格供方清单中没有合适的投标单位，公司应安排相关部门再组织进行考察确定 （考察人员不得少于三人且分属不同部门） 。 4.3.3 发标 4.3.3.1 招标文件的发放和答疑由相关业务管理部门组织，相关部门参与。 4.3.3.2 公开招标的项目，要按照合格供方标准和项目要求对投标单位进行审查，审查合格 的投标单位才能领取招标文件。 4.3.3.3 招标答疑要做好记录工作，该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。 4.3.3.4 明确回标截止时间、接标地点和接标人，标书必须密封，开标前任何人不得打开标 书。 4.3.4 开标 4.3.4.1 招标文件应规定：投标单位应在规定日期之前将投标文件送交，不按时回标视为弃 标，接标人应予以记录。 4.3.4.2 财务管理部主持开标工作，开标工作应集体在场，现场拆封，该过程和内容需作好 记录，参加开标的全体人员签字确认。 4.3.5 评标、定标 4.3.5.1 评标、定标应按照货比三家的原则进行充分、科学的比较和论证，各公司根据实际 情况，选择采用：最低评标价法、综合权重评标打分法、合理最低投标价法，进行综合评 议。 4.3.5.2 中标单位应满足招标文件的实质性要求，并且投标价格是合理低价。对于技术要求 不高、规模不大的招标原则上应按合理最低投标价法确定中标单位。 4.3.5.3 财务管理部负责主持招标项目的评标工作，招标工作相关人员全体参与（与投标单 位有利害关系的人员不得参与评标） ，相关业务管理部门负责评技术标，财务管理部门负责 评经济标。 4.3.5.4 评标过程中，如果不同投标单位的综合评价结果相同或很相近，其中与公司类似业 务有过良好合作关系的投标单位可考虑其在同等条件下，优先中标。 4.3.5.5 公司应根据招标文件中的各项指标要求，制定评标办法，客观、公正地对所有投标 文件进行评价。 4.3.5.6 根据情况由招投标小组确定是否对投标单位进行现场考察并提交考察报告，考察小 组不得少于 3 人。 4.3.5.7 确定中标单位后的 3 天内，向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式 通知其它投标单位。 4.3.5.8 下列情况须重新招标：发现投标单位相互串通投标，投标单位以向负责招标工作的 人员行贿的手段谋取中标的情况；投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取 中标的情况；开标后，发现所有投标皆不满意，如各标价皆高出标底价，不在合理报价范 围之内。 4.3.5.9 整个评标、定标过程需做好记录，全体参加评标人员签字确认。 4.3.5.10 如发现投标人技术或经济标书内容表述不清，理解存在歧义，对评标结果会产生明 显影响的，经公司领导同意后，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄 清内容送招标人作为评定标的补充依据。但投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成 实质性修改，否则应不予接受。 4.3.5.11 评定标过程中，如投标价皆高于招标人预期，但差距较小，仍属合理报价范围，不 宜全部废除重新招标时，经过招标机构领导同意后，可与报价较低的投标单位就中标条件 进行商务谈判。 4.3.6 签订合同 在中标通知规定的签订合同时间内，按照投标文件中的合同条件和中标单位的相关承诺与 中标单位签订合同。 4.4 其它规定 4.4.1 投标结束后，做好项目招标资料（招标文件、投标文件、供方评审、答疑记录、开标 和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等）的收集、整