物业租赁服务提供和运行控制程序--mi11

文件编号：文件编号：GHSY/MP11GHSY/MP11 版版 本本 号：号：A/0A/0 生效日期：生效日期：20112011、0909、1010 某实业发展有限公司管理体系某实业发展有限公司管理体系 物业租赁服务提供和运行控制程序物业租赁服务提供和运行控制程序 目 录 0 修改批准页4 职责和权限 1 目的5 工作程序 2 适用范围6 相关/支持性文件 3 定义和缩写7 记录 受受 控控 受控号: 0.修改批准页 版本号生效日期修改页次修 改 理 由 A/02011.09.10新编 A/0 版本号编 写审 核批 准批准日期 文文件编号：GHSY/MP11 物业、产租赁服务提供和运行控制程序 版本号：A/0 生效日期：2011.09.10 第 3 页 共 8 页 1 1、目的、目的 本程序规定对公司物业租赁活动进行管理和控制的要求，以确保物业租赁的合 法、合规，使相关方满意。 2 2、适用范围、适用范围 本程序适用于委托管理的公有住房的租赁、小区其他产业的租赁及代理租售服 务。 3 3、定义和缩写、定义和缩写 3.1 本程序采用 ISO9001:2008、ISO14001：2004、GB/T28001:2001 标准和 管理手册的术语、定义。 3.2 公有住房：是指产权归海南港航控股有限公司所有的职工住房。 3.2 其他物业：是指除公有住房以外公司所管辖的物业。 3.3 代理租售服务: 是指客户委托的物业租售代理服务。 4 4、 职责和权限职责和权限 部门/岗位职责和权限 总经理负责审批公房租赁、其他物业、代理租售服务方案。 主管副总经理负责审核公房租赁、其他物业、代理租售服务方案。 房管室负责公有住房的租赁管理及办理各项相关事务。 产业管理部 负责其他物业租赁服务工作的开展、协调和管理并办理各项相 关事务。 小区管理处代理租售联系服务 5 5、 工作程序工作程序 5.1 公有住房租赁控制流程图 其他物业租赁控制流程图 物业租赁控制流程图物业租赁控制流程图 图（一）公有住房租赁控制流程图（一）公有住房租赁控制流程 需求提出 审查 登 记 制定方案 报 批 实施方案 （评审材料、打 分、排名、公榜） 确定租赁人 入住前报修 办理入住手续 签订合同 正式入住 建 档 N Y 文文件编号：GHSY/MP11 物业、产租赁服务提供和运行控制程序 版本号：A/0 生效日期：2011.09.10 第 5 页 共 8 页 铺面租赁控制流程图铺面租赁控制流程图 图（二图（二）铺面租赁控制流程铺面租赁控制流程 客 户 需 求 洽 谈 草拟/修改合同 办理租赁手续 正 式 使 用 签 订 合 同 正 式 使 用 建 档 合同评审 Y N 租赁期间的监督检查 期满退租和续签 5.1 公有住房的租赁 5.1.2 需求人向经营部房管室提出租赁申请，填写公有住房租赁申请表 (RGHSY/MP11-01)并按表上的要求提交有关材料。 5.1.3 房管室房管员负责受理公有住房租赁申请，并对提交的材料进行审核、 登记。 5.1.4 公有住房空闲或拟空闲的 ，房管室负责根据海南港航控股有限公司住 房管理规定及实际情况制定租赁方案报主管副总经理审核后，报总经理批准。 5.1.5 方案的实施:房管室工作人员按批准后的方案，对所有公房租赁申请人的 材料集中评审、打分、排名、公榜。 (1) 打分由房管员根据海南港航控股有限公司住房管理规定的规定实施， 房管室主任负责审核，报总经理审批后公榜。 (2) 公榜分为第一榜、第二榜两个阶段。第一榜公布时间数 7 天，7 天内客户 对公布的分数和排名有异议的，可到房管室复查，确实有误的房管室予于更正； 第二榜公布后，不再对分数及排名进行更正。 5.1.6 根据空闲或拟空闲公房的数量和打分排名的顺序确定租赁人。 5.1.7 租赁人交缴住房保证金后，房管室及时与租赁人签订公房租赁合同 ， 办理公有住房证(RGHSY/MP11-02)，同时房管室给租赁人建档。档案内容： 客户登记卡(RGHSY/MP11-03)。 5.1.8 做好环境因素和危险源的识别。 1）新建公有住房要做好环境评估。 2）新建或重新装修好的公有住房至少一个月后，方可分给住户。 3）告知住户不要往楼下丢失废弃物。 5.2 铺面租赁 5.2.1 客户提出租赁要求时，零散铺面的续签由产业管理部负责， 零散铺面续签的条件： 1）单个的、简易临时的铺面 2）租金不变、使用功能不变的铺面 除此之外的由经营部牵头，产业管理部配合洽谈有关租赁事项。 文文件编号：GHSY/MP11 物业、产租赁服务提供和运行控制程序 版本号：A/0 生效日期：2011.09.10 第 7 页 共 8 页 5.2.2 产业管理部和经营部根据分工，分别负责考察承租方的资质、身份证明、 声誉、财务状况、经营项目、经营时间段等是否符合租赁要求。 5.2.3 根据双方洽谈达成的意向,草拟铺面租赁合同和安全责任书，明确双方权 利和义务。合同内容应包含：合同当事人、标的物、租赁用途、营业时间、租 金及支付方式、广告招牌的规格、租赁期限、双方的权利和义务、违约责任、 免责条件、纠纷的解决方式、合同生效条件等。安全责任书内容应包含：双方 的安全责任、安全责任人、应配置的消防器材种类和数量，同时遵循谁受益谁 负责的原则。 5.2.4 在合同签订前需进行合同评审，合同审批具体按照物业服务提供和运 行控制程序 （RGHSY/MP10）中的 5.4.2 条款执行 5.2.5 合同的签订。 1)合同按规范填写,不得擅自涂改变更； 2)租赁合同一式四份，双方各执一份、同时报备经营部;安全责任书一式二份， 双方各执一份。双方签字盖章后生效。 3)起租日期按合同约定之日确定； 4)承租方按合同约定交纳租金和押金，并领取钥匙。 5.2.6 做好台账记录、租赁者身份证复印件和婚育状况、填写产业部客户资 料表 （RGHSY/MP11-05） 。等资料的归档 5.2.7 租赁期间的检查和监督，环境因素和危险源的识别。 1）铺面管理员每周要对铺面进行巡查，督促客户规范经营，做好危险源的记录， 并报主任：必要时保安员要对服务区域进行巡逻，做好防盗工作和确保道 路畅通。 2）客户租赁铺面期间必须遵守国家有关法律、法规，依法经营。注意防火安全、 计划生育、治安管理。禁止违规经营烟花、炮竹、汽油等危险品。 3）经营饮食店的客户要做好排污、排烟工作，排放要达标。 4）每间铺面和仓库由客户配置灭火器，每间铺面配一个 4 公升的干粉灭火器， 仓库配二个 4 公升的干粉灭火器和一台手推式灭火器。 5）各服务区域的道路要有交通安全标识， 5.2.8 因合同期满或其它原因需解除租赁关系的，产业管理部负责对租赁标的 进行验收，确认租赁标的完好无损并结清有关费用后，收回租赁方钥匙并封房； 如出现承租人租赁的标的的有损坏，应由承租人负责修复或照价赔偿后，产业 管理部才办理退租的相关手续；如租赁人需续租，租赁条件不变的，做好续签。 5.3 代理租售联系 5.3.1 客户委托出租（售）要求时，小区管理处负责接待洽淡有关出租（售） 物业事宜，并填写委托租售联系表(RGHSY/MP11-04)。 5.3.2 小区管理处根据委托租售联系表要求，与承租方联系，了解承租方的租 赁用途和意向后，通知委托出租（售）方与承租（售）方洽淡，双方自行签订 租赁协议后，小区管理处可向委托方一次性收取相应的业务代理服务费及协议 复印件，并通知承租方填写 客户登记卡(RGHSY/MP11-03)建立档案。 6 6、 相关相关/ /支持文件支持文件 6.1服务（项目）开发管理程序 （GHSY/MP09） 6.2中华人民共和国合同法 (1999 年 10 月 1 日） 6.3城市房屋租赁管理办法 （建设部令第 42 号） 6.4海南港航控股有限公司住房管理规定 7 7、 记录记录 7.1公有住房租赁申请表 (RGHSY/MP11-01) 7.2公有住房证 (RGHSY/MP11-02) 7.3 客户登记卡 (RGHSY/MP11-03) 7.4委托租售联系表 (RGHSY/MP11-04) 7.5产业管理部客户资料登记表 (RGHSY/MP11-05) 格式号：RGHSY/MP1101 公公 有有 住住 房房 租租 赁赁 申申 请请 表表 申请时间： 年 月 日 申请编号： 申请人 身份证 号 码 性别婚否 评分 结果 排名 工作单位 职 务/ 工 种 参加工作 时 间 文化 程度 联系电话 家庭成员性别 与申请 人关系 婚否身份证号码/出生日期工作单位 职务/ 工种 参加工作 时 间 户口 所在地 参加工 作时间： 工龄： 职务/ 工种 （盖 章） 年 月 日 房管室意见： 年 月 日 现住址现住面积 申请套式 申请分配地点 注 意 事 项 1 1、申请人必须认真填写本表，如有作假或漏填，本表作废；申请人必须同意遵守海口港集团公司住房管理规定 及物业管理的有关规定。2 2、本表必须由人事/组织主管部门（离退休职工到离退休办）核定参加工作时间、工龄、 职务/工种并加盖公章方有效；3 3、申请人交申请表时，须携带表中所列家庭成员户口本和夫妻双方身份证、结婚证、 独生子女证原件及复印件一份，退休的还需持退休证原件及复印件；4 4、配偶是外单位的，须持配偶所在单位有关 房改、参加集资建房、领取住房补贴等情况的证明来办理；5、本表须用黑色墨水笔填写，否则作废。 分房委员会/主管领 导意见： 年 月 日 格式号： RGHSY/MP1102 海海 口口 港港 公公 有有 住住 房房 证证 海海 口口 港港 集集 团团 公公 司司 制制 户主姓名户主姓名 身份证身份证 号号 码码 工作单位工作单位 从何时从何时 迁迁 入入 工作时间工作时间证证 号号 租赁房地址租赁房地址海口港海口港( (市市) ) 区区( (路路) ) 栋栋( (号号) ) 号房号房 姓姓 名名 性性 别别 与户主与户主 关关 系系 身份证号码身份证号码/ /出生日期出生日期工作单位工作单位 家家 庭庭 成成 员员 备备 注注 联系电话联系电话发证日期发证日期 客户登记卡 住户 户主姓名 工 作 单位 职务/ 职称 现 住 房号 房屋结构 建 造 年 份 建筑/使 用面积 产 权 性 质 租赁日期租赁年限 姓 名 与户主 关 系 性别身份证号码/出生日期工作单位 职务/ 职称 参加工作 时 间 户口所在地婚否 户主 家 庭 成 员 何时何处 迁入 联系电话 备 注 格式号： RGHSY/MP11-03 格式号：RHNGHWY/QP08-03 委托租售联系表 年 月 日 委托人(业主)联系电话：租(售) 出租（售）物业位 置 出租（售）物业量 出租（售）