发文汇集的几点认识

对发文汇集几个问题的认识对发文汇集几个问题的认识 发文汇集即本单位制发的文件，按发文字号的先后次序排列、装订成册的文件 汇编。发文汇集在基层单位日常工作中应用的相当频繁，它既有效地保护了档 案，又集中反映了本单位的各项职能工作，可以称它为“档案伴侣” 。但在整理 发文汇集时经常遇到以下一些发文形式，不知是否进入发文汇集？ 1 本单位与若干个单位联合发文，而发文字号是其他单位的文件。 2 本单位草拟签发的反映主要职能工作的，且需要以上级党委和政府红头文件 形式下发的文件。 3 本单位针对其他单位请示的批复，其他单位的请示文件。 4 本单位没有以红头文件形式制发的文件，即“黑头文件” ， 如专题会议或简 报类文件等。 那么，就出现了一个有异议的问题，在同一全宗内，发文汇集的整理范围宜宽 （除本单位红头文件，还包括以上几种情况）还是宜窄（只整理红头文件）？ 望翟霣远老师赐教，甚盼！ 对发文汇集几个问题的认识对发文汇集几个问题的认识 发文汇集，是发文机关（或单位）将其每一年或一年度的发文，全部集中在一 起，按发文顺序号排列起来，汇集成册（卷）的文件汇编。它是一个机关（或 单位）所有自制文件的组合总汇，反映、揭示机关（或单位）的职能活动。发 文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。正如王静所说，发文汇集在档案工 作中发挥了重要作用。 尽管目前还没有组织编排发文汇集的业务技术标准，但省局印发的有关文件对 此有相应的要求。 河南省档案局归档文件整理规则实施细则第十三条规 定：“归档文件实行两套制。一套按规则进行文件级整理；一套按不同发 文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上 不标注保管期限。 ” 河南省机关档案工作规范化管理认证标准中规定：“本 机关对外发文档案整理实行两套制。一套带发文底稿的按文件级进行整理；一 套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文 汇集” 。1994 年省局印发的关于实施综合档案馆新订等级标准中若干问 题的通知对第二套档案文件整理的程序和方法提出了系统的要求：一是“先 将有发文号的文件依文号顺序排列” ；二是“对无发文号的档案文件，依其产生 的时间先后赋予档编号 ” ；三是“遵循发文号在前、 档编号续后的顺序， 取大体相等份数（100 页左右）的档案文件，依此分存若干卷夹里，组成保管 单位” ；四是“在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、 年代、件数、室编卷号” ；五是“在卷内每份档案文件上加盖戳记” ；六是“按 各年代先后的次序统编跨年度的馆编卷号 ，最终建立起自成系统、单独排放 的保管体系。 ”按照上述要求，笔者对王静提出的问题初步进行分析： 对第一个问题，笔者认为，本单位与若干个单位联合发文，尽管发文字号是其 他单位的，但该文件仍是本单位印发的文件，应列入发文汇集的组编范围。 对第二个问题，笔者认为，本单位草拟的反映其主要职能工作的，且需要以上 级党委和政府名义下发的文件，是上级党委和政府制发的文件，而不是本单位 的文件，不应列入其发文汇集的组编范围。 对第三个问题，笔者认为，本单位针对其他单位请示的批复，是本单位正式印 发的文件，应列入发文汇集的组编范围。但由于其他单位的请示文件与该批复 联系较为密切，不宜分开，所以档案室（馆）应将请示与批复作为一份文件编 入发文汇集。 对第四个问题，笔者认为，本单位制发的无发文号的文件，是该单位发文的有 机组成部分，如果“汇集”中不收这些文件，会使一个单位发文的完整性受到 破坏。因此，这些文件应编入发文汇集。但因这类文件的构成比较复杂，而且 单位往往会对其进行处理，如一些专题会议形成的领导讲话、工作报告、典型 材料，通常在会后以正式文件的形式印发，即使不再正式发文，有的会出专题 会议文件材料汇编。又如， “情况反映” 、 “参阅件” 、 “快件” 、 “工作通讯”等简 报类材料，单位会按期汇集成册，一般不与发文汇集装订在一起。鉴于此，笔 者建议档案室（馆）在维护单位发文的完整性的前提下，对这类文件的组编范 围和标准进行具体的分析。 在组编发文汇集时，发文机关（或单位）对其每一年或一年度的发文，应先将 有发文号的文件依文号顺序排列，对无发文号的文件依其产生的时间先后赋予 档编号，遵循发文号在前、 档编号续后的顺序，组织保管单位。 发文汇集不宜过简，也不宜过杂。 “汇集”过简，