物资采购风险管理

物资采购风险管理 一、采购风险一、采购风险 1.采购风险 由于采购是施工企业供应链的源头，所以采购活动是一项很重要的行为和活动，采购 过程中的任何一个环节出现偏差，都会影响到物资采购预期目标的实现，这就使物资采购 活动面临着风险。采购风险是指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结 果与预期目标相偏离的程度和可能性。 2.采购风险产生的因素 采购过程是公路施工企业与外部环境的接口，它的风险来自原材料市场，主要包括供 应商交货时间的波动和原材料价格的波动两个方面。 （1）供应商交货时间的波动 如果供应商不能按时交货，就会导致公路施工停工待料，甚至造成工期延误。例如， 2003 年物资市场由买方市场变为卖方市场，货源紧俏，材料价格不仅随行就市，而且采购 人员拿着钱都买不到急需的物资。因此，供应商准确的交货时间对于保证企业的正常生产 是十分重要的。 采用供应链管理，同供应商建立牢固的合作关系，可以降低由供应商交货时间引起的 风险。 （2）原材料价格的波动 近些年来，一方面新技术的不断涌现使某些原材料和设备的成本不断降低，这种趋势 使得采购过程中存在着风险。另一方面，由于世界经济日益一体化，国际市场上物资的价 格受政治、金融危机等多因素的影响，价格波动十分剧烈。例如，2003 年国内钢材、水泥、 地材等大幅度上升，而今年钢材又进一步回落。 由于公路施工企业对钢材、水泥、地材的需求量极大，因此它的风险主要来自于原材 料价格的剧烈波动。 二、采购风险的分类二、采购风险的分类 采购风险主要分为 7 种类别： 1.增大开支的风险。由于在采购过程中各种增加支出因素的存在，譬如采购和保管部 门费用的增加、库存太多引起的仓储费用的增加等，使完成一项采购活动所需的最终采购 支出比预期的采购支出有所增加，所以采购面临着增支风险。 2.供应商延迟交货的风险。由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策 失误，使交货日期迟于采购合同所要求的日期，从而使采购机构不能及时采购到委托单位 所需的货物，给采购工作带来延期交货的风险。 3.采购质量不符合要求的风险。施工企业购到的物资质量差，将直接影响工程质量。 供应商由于自身生产能力上的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段，偷工减料、 以次充好，所提供的物资达不到采购合同的要求给采购带来风险。 4.采购中的道德风险。采购人员（或采购实体）和供应商之间可能存在舞弊行为。采 购人员为了达到个人的一些私利，可能会与某一供应商合谋，利用自己手中的权力，使该 供应商在竞标过程中处于优势地位，破坏采购所奉行的“公开、公正和公平”准则，给采 购带来极大的道德风险。 5.合同风险。合同风险是指企业采购人员在签订、履行合同过程中，由于合同条款考 虑不当，或供应商违反合同条款，给企业造成的经济损失。签订合同是企业采购活动中的 重要环节。如果采购人员不了解合同法的有关条款，就有可能签订不完善的合同，被 对方钻空子，使企业蒙受损失。从我局的现状来看，能够充分了解合同法的采购人员并不 多，其潜在的风险不容忽视。 6.预付款风险。预付款风险是指企业根据购货合同的规定预先付给供货方的款项。有 时企业为了得到急需的物资，会采取预先支付货款式的方式购进物资。然而，这种方式潜 在风险较大： (1)施工企业不是为了卖出物资，易造成停工待料。 (2)一旦质量有问题，就会相互扯皮，影响企业信誉，且款项又被供方控制，处于被动 局面； (3)一旦采购人员与供应商相互勾结，千方百计地将款项倒出去，就会给企业带来巨大 的损失。这种情况各公路施工企业应加以重视。 7.存货风险。存货风险指企业存货因价格变动、商品过时等因素而使存货价值减少的 可能性。存货具有实效性和发生潜在亏损的可能性。如果采购人员对市场变化的风险估计 不足，没有很好地控制采购，清理库存，就有可能造成存货积压，占用资金。 三、采购风险防范三、采购风险防范 采购风险的存在，直接影响着采购预期目标的实现。这就要求我们做到： 1.明确采购目的 物资采购部门在认识上首先明确采购的物资必须是企业所需要的，必须是生产市场所 要求的产品的基础。这就要求采购机构在采购过程中不应一味地追求采购价格最低化，不 应把节约资金作为采购的首要和唯一目标，而应对所要采购的物资的质量和效用进行通盘 考虑，在为企业节约采购资金的同时，保证采购质量。 2.建立供应商资格审查制度 在订立采购合同之前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，包括资格预审、资 格复审和资格后审，以便在采购活动的初期把由供应商方面的不确定所带来的采购风险控 制在最小。 3.建立保证金制度 采购中使用的主要保证金类型有： （1）投标保证金，它可使采购机构防止投标方在开标后撤回其投标； （2）支付保证金，它经常在建筑工程被采用，并要求承包保证向供应商及时支付； （3）履约保证金，其目的是保护采购机构，防止供应商不能履行合同而给企业带来损 失。 4.建立采购监督管理制度 （1）建立和完善采购信息公开制度和程序公开制度 有关采购的制度要公之于众，以便于供应商及时了解；采购合同的条件要提前公布给 有意向的供应商，便于供应商根据自己的情况及时做出是否参与的商业判断，或为参与竞 争做好充分准备；采购活动要做好记录，以备公司管理层审查。 （2）制订采购道德规范 ，规范采购行为 采购道德规范应充分体现如下三条原则： 公正原则； 诚实原则； 忠诚原则。 （3）参加专业系统和相关知识的培训与学习 由于采购自身的复杂性和重要性，对采购人员的职业素质要求很高。采购人员需要具 备的职业素质包括： 要懂采购的相关政策和采购的具体程序； 熟悉市场环境和企业内部资源环境； 不仅要懂经济知识，还要具备工程技术等方面的专业知识； 不仅要知道采购技巧，还要善于解决采购过程中出现的各种问题。 为了不断提高采购人员的职业素质，采购人员应积极参加各种专业系统和相关知识的 培训活动。 （4）推行采购人员资格认证制度 对采购人员进行资格认证，保证采购人员的素质是对采购人员进行管理的重要内容， 也是促进采购人员向专业化发展的一项重要内容。 （5）建立健全施工企业内部的管理制度 企业内部管理制度是强化企业内部管理的一种自律行为，是企业为完成既定目标进行 风险控制的有效措施。我局相继建立了物资招标采购制度 、 物资采购管理制度 、 合 同管理制度 、 物资进出库计量及量差帐务处理制度 、 物资订货、验收、索赔业务管理 制度 、 物资供应质量保证工作标准等规章，各公司、项目按照这些制度定期对自身的 采购活动进行追踪检查、考核，做到有制可依，有章可循，正确采购，规范管理。 5.选择合适的采购方式 公路施工企业在采购活动中，应注意选择合适的采购方式。目前，采购的方式很多， 有议价采购、比价采购、招标采购、询价采购、谈判采购等。每一种采购方式都有其自身 的优缺点和适用范围，如果在选择采购方式时不根据采购项目的要求和特点灵活选取，必 然会增大采购风险，增加不必要的人力、物力和财力消耗。从公路施工企业采购的实践来 看，经常采用的主要有议价采购、比价采购和招标采购三种方式。下面简单介绍一下这三 种方式的优缺点。 （1）议价采购 所谓议价采购，是指由买卖双方直接讨价还价实现交易的一种采购行为。议价采购一 般不进行公开竞标，仅向固定的供应商直接采购。 议价采购一般分两步进行，第一步由采购商向供应商分发询价表，邀请供应商报价； 第二步如果供应商报价基本达到预期价格标准，即可签订采购合同，完成采购活动。议价 采购主要适用于需要量大、质量稳定、定期供应的大宗物资的采购。 议价采购的优点主要有： 节省采购费用； 节省采购时间； 灵活性大，可依据 环境变化，对采购规格、数量及价格作灵活的调整； 有利于和供应商建立互惠关系，稳定供需关系。 缺点是： 议购往往价格较高； 缺乏公开性，信息不对称； 容易形成不公平竞争。 因此，在议价采购中应准确掌握供应商的信息，以保证企业在采购中处于有利地位。 （2）比价采购 所谓比价采购，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商 分开报价，最后选择报价最低的企业为供应商的一种采购方式。实质上这是一种供应商在 有限条件下的一种招标采购。 这种采购方式的优点为： 节省采购的时间和费用； 公开性和透明性较高； 采购过程规范。 其不足之处表现在：一是在供应商有限情况下，可能出现轮流坐庄的现象；二是可能 出现恶性抢标；三是供应品种规格上的差异，可能影响生产效率的提高，并加大消耗。 （3）招标采购 所谓招标采购，是指通过面向社会公开竞争招标或邀请招标采购的一种行为。在招标 采购中，其最大的特征在于其“公开性”。凡是符合资质规定的供应商都有权参加投标。 公开招标采购的优点：有利于做到采购工作的“公开、公正、公平”；有利于形成 符合市场的真实价格；有利于提高采购物CM(192资的质量；有利于采购方建立 供应商的信 息资源库，增大选择范围；有利于降低采购成本。缺点是：一是采购费用较 高；二是容易出现供应商合谋或者“抢标”即过度压低价格而中标，出现偷工减料，以次 充好，影响产品质量；三是采购程序复杂，应变性差；四是如果底价泄密易带来巨大风险。 我单位自 2002 年推行招标采购以来，各公司项目经理部结合自身的特点对大宗物资和专用 材料进行了招标采购，取得了较好的效益。 6.建立物资采购合同会签制度 物资或经营部门起草采购合同文本后，应建立物资采购合同会签制度。具体做法是： 由工程部门（试验室）负责审核质量、规格，经营部门负责审核价格、数量、进货时间及 合同条款，财务部门负责审核付款时间和方式，以上部门会签后，再由项目经理签字，经 营部门盖章、归档，副本返回材料和财务部门，物资部门开始执行合同进行采购，经营部 门跟踪合同履行情况，归档保管合同。 7.针对不同风险采取不同措施 公路施工企业最为直接和有效的防范风险的方法就是针对不同风险采取不同措施。如 针对存货风险，可采取的措施是适时控制，盘活库存，及时清理和报批。针对合同风险， 要采取组织业务人员学习合同法 ，在采购活动过程中除“即时清结”外，必